Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern in kommunalen Unternehmen

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1 Die RGT-Gruppe Zukunftsorientierte Beratung Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern in kommunalen Unternehmen Frankfurt,

2 Agenda I. Allgemeine Grundlagen II. Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern III. Grundsätze ordnungsgemäßer Aufsichtsarbeit IV. Haftungsrisiken 2

3 Agenda I. Allgemeine Grundlagen II. Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern III. Grundsätze ordnungsgemäßer Aufsichtsarbeit IV. Haftungsrisiken 3

4 Aufsichtsräte sind Teil des Unternehmens und im Spannungsfeld zweier Rechtskreise tätig Anforderungen: grds. analog zu Unternehmen der Privatwirtschaft Besonderheit Unternehmen mit öffentl. Beteiligung: komplexes Umfeld mit verschiedenen Akteuren und unterschiedlichen Interessen Aufsichtsrat (AR) im Spannungsfeld von Gesellschaftsrecht und Kommunalrecht 4

5 Corporate - Governance - Akteure in Unternehmen mit öffentlicher Beteiligung AR als Bindeglied zw. Unternehmen und Gebietskörperschaft Abschlussprüfer Vorstand Geschäftsführer Rechnungshöfe Beteiligungsmanagement Landtag Kreistag AR Gesellschafter Quelle: PublicGovernance, 2016, Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats 5

6 Existenz des Aufsichtsrates bestimmt sich grundsätzlich nach der Rechtsform des Unternehmens Pflicht zur Einrichtung eines Aufsichtsrats: Aktiengesellschaften (AGs) und GmbHs > 500 Arbeitnehmern Fakultativ: GmbHs < 500 Arbeitnehmer Die Zusammensetzung und Größe des fakultativen AR bestimmt Satzung. Regeln zur Binnenorganisation in Satzung oder in GO niedergelegt. 6

7 Gesetzliche Bestimmungen zur Größe und Zusammensetzung von Aufsichtsräten Gesetz Geltungsbereich Zusammensetzung des AR MitbestG DrittelbG AG KGaA GmbH Unternehmen > Arbeitnehmer (AN) AG KGaA GmbH Unternehmen > 500 Arbeitnehmer (AN) ½ Anteilseigner ½ Arbeitnehmer 1/3 Arbeitnehmer 2/3 Anteilseigner Größe des AR - < AN = 12 Mitglieder AN = 16 Mitglieder - > AN = 20 Mitglieder Stammkapital: - < 1,5 Mio. Euro = 9 Mitglieder - > 1,5 Mio. Euro = 15 Mitglieder - > 10 Mio. Euro = 21 Mitglieder Quelle: Institut für den öffentlichen Sektor e.v.,

8 Möglichkeiten zur Erlangung eines Aufsichtsmandats Gesetz AktG GmbHG HGO Satzung Mandatserlangung 101 AktG - Wahl durch die Hauptversammlung - Entsendung (nur für bestimmte Aktionäre) 101 AktG analog Gesellschafterversammlung, soweit im Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt ist - Entsendung per Magistratsbeschluss, 125 Abs.2 i.v.m. Abs.1 HGO - Kraft Amtes: Wahlweise in Satzung bestimmte Personen festgelegt, insbs. Magistrat (z.b. Bürgermeister, Fachdezernent) aufgrund ihrer Funktion bei der Gesellschafterin 8

9 Öffentliche Unternehmen haben in der Regel einen Aufsichtsrat Gemäß Art. 28 GG Recht auf wirtschaftliche Betätigung ( 121 ff. HGO) zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben Wahlrecht der Organisationsform : öffentl.-rechtlich oder privatrechtliche Rechtsformen Häufigste Rechtsform öffentlicher Unternehmen = GmbH Ohne gesetzliche Pflicht eines AR (Ausnahmen, siehe Folie 6) 122 Abs. 1 Nr. 3 HGO verlangt angemessenen Einfluss der Gemeinde auf die Gesellschaft bzw. Geschäftsführung Kommunale GmbHs haben daher in der Regel einen fakultativen Aufsichtsrat. 9

10 Die Vorschriften des AktG gelten zum Teil direkt und zum Teil analog auf den fakultativen Aufsichtsrat Fakultativer AR: Ausgestaltung durch Satzung ( 52 GmbHG) Über den Verweis 52 Abs. 1 GmbHG gelten Regelungen des AktG, sofern keine andere Regelung im Gesellschaftsvertrag Weitere Regelungen analog zu AktG anzuwenden AktG Regelungsinhalt 90 Abs. 3-5 Bericht an den AR 95 S. 1 Zahl AR-Mitglieder 100 Abs. 1, 2 Persönliche Voraussetzungen AR-Mitglieder 101 Abs. 1 Bestellung AR-Mitglieder. 103 Abs. 1 S. 1, 2 Abberufung 105 Unvereinbarkeit Zugehörigkeit zum Vorstand und AR 107 Abs. 4 Innere Ordnung AR 110 Einberufung AR 111 Rechte und Pflichten 112 Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstand 116, 93 Sorgfaltspflicht und Verantwortlichkeit 114 Verträge mit AR-Mitgliedern 170, 171 Vorlage Jahresabschluss an den AR, Prüfung durch AR 10

11 Was unterscheidet den Aufsichtsrat von der Gesellschafterversammlung und der Geschäftsleitung und wie ist die Verknüpfung? Informationsrechte gegenüber Geschäftsführer (Holschuld) Vorbereitung/Einberufung GV Teil des Unternehmens und grundsätzlich dessen Wohlergehen verpflichtet Aufsichtsrat Kontrollorgan Geschäftsführung Leitungsorgan Betriebsführung Buchführung Gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der Gesellschaft Erstellung/Unterzeichnung Jahresabschluss Gesellschafterversammlung einberufen/vorbereiten Bestellung/Abberufung Änderung Gesellschaftsvertrag Auflösung Gesellschaft Beschluss zur Einforderung von Nachschüssen Wahl Abschlussprüfer Bestellung/Abberufung GF Gesellschafterversammlung Anteilseigner Beschlussorgan Überwachung/Beratung 11

12 Die Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder im Unternehmen der öffentlichen Hand (Teil I) Natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person (mind. 18 Jahre alt) Angemessenes Alter Allgemeine wirtschaftliche, organisatorische und rechtliche Mindestkenntnisse Sachgerechte Beurteilung von Geschäftsvorgängen auch ohne fremde Hilfe Qualifikation des AR- Mitglieds Gewissenhafte Aufgabenwahrnehmung Eigenverantwortung und Unabhängigkeit Keine Interessenskonflikte (keine Funktion beim Mitbewerber, kein Lieferant der Gesellschaft) Ausreichend Zeit Teilnahme an Sitzungen möglich Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Studium von Unterlagen 12

13 Die Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder im Unternehmen der öffentlichen Hand (Teil II) Zu den fachlichen Anforderungen an Mitglieder des AR hat der Deutsche Städtetag mit Beschluss vom , Ziffer 2.1 folgende Eckpunkte für einen Kodex formuliert: Unabhängig Stadtinteressen vertreten Bereit sein, sich persönlich und fachlich weiterzubilden Zeit haben und die Anzahl der Mandate beschränken Den Unternehmensinteressen verpflichtet sein, die besonderen Interessen der Stadt vertreten, Entscheidungen nicht für persönliche Interessen nutzen 13

14 Agenda I. Allgemeine Grundlagen II. Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern III. Grundsätze ordnungsgemäßer Aufsichtsarbeit IV. Haftungsrisiken 14

15 Aufgabenbereiche des Aufsichtsrats mit Rechten und Pflichten im Überblick Überwachung der Geschäftsleitung Höchstpersönlichkeit und Sitzungsteilnahme Beratung und strategische Mitwirkung Rechnungslegung und Abschlussprüfung Verschwiegenheitspflicht Treuepflicht 15

16 Der Aufsichtsrat überwacht ausschließlich die Geschäftsleitung (Teil I) Überwachungsperspektive Ex-post-Kontrolle laufender und abgeschlossener Vorgänge Begleitende Überwachung mit Blick auf die Zukunft Krisen- und Schadensvermeidung im Fokus 16

17 Der Aufsichtsrat überwacht ausschließlich die Geschäftsleitung (Teil II) Kontrollmaßnahmen im Einzelnen Ex-post-Kontrolle Soll-Ist-Vergleich Ziele GL Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit abgeschlossener Geschäftsführungsmaßnahmen (bedeutsame) Ggf. Prüfung Haftungsansprüche gegenüber Geschäftsleitung Präventiv Mitwirkung an laufenden oder geplanten Maßnahmen (Investitionen/ Finanzierung) Beratung der Geschäftsleitung Erörterung zentraler und strategischer Fragen Entscheidung über zustimmungspflichtige Geschäfte Informationsquellen Fragerecht gegenüber Abschlussprüfer Berichtspflichten der Geschäftsleitung Einsichtsrecht des AR in Geschäftsunterlagen, Einbezug beauftragter Spezialisten Überwachungsintensität An die jeweilige Lage der Gesellschaft angepasst Kontrolldichte in Krisensituationen höher 17

18 Der Aufsichtsrat überwacht ausschließlich die Geschäftsleitung (Teil III) Überwachungsmaßstab Rechtmäßigkeit: Beachtung gesetzlicher Vorschriften, Satzung, Geschäftsordnung durch GF? Ordnungsmäßigkeit Leitung und Organisation durch GF betriebswirtschaftlich sinnvoll? (Planung, IKS) Zweckmäßigkeit/Wirtschaftlichkeit Maßnahmen Sicherung der Liquidität, Ertragskraft, Finanzierung 18

19 Der Aufsichtsrat überwacht ausschließlich die Geschäftsleitung (Teil IV) Überwachungsgrenze Kein Eingreifen in die Geschäftsführung Berücksichtigung des Ermessens der GL Keine Überwachung nachrangiger Personen Keine Einwirkung auf operatives Geschäft 19

20 Seine Aufgaben hat der Aufsichtsrat wie ein ordentlicher und sorgfältiger Geschäftsleiter wahrzunehmen Der für Vorstandsmitglieder geltende Sorgfaltsmaßstab ( 116, 93 AktG) gilt sinngemäß auch für AR- Mitglieder BGH v II ZR 202/7: Unternehmerisches Ermessen setzt die sorgfältige Ermittlung der Entscheidungsgrundlagen voraus BGH: alle verfügbaren Informationsquellen tatsächlicher und rechtlicher Art sind auszuschöpfen Auf Basis dieser Informationen sind die Vor-und Nachteile bestehender Handlungsalternativen sorgfältig abzuwägen und den erkennbaren Risiken Rechnung zu tragen Der AR muss sich stets umfassend informieren und mit den Themen intensiv auseinandersetzen, ggf. auch Berater hinzuziehen. 20

21 Höchstpersönlichkeit und Sitzungsteilnahme Die Rechte sind das Spiegelbild der Pflichten Recht auf Teilnahme Pflicht zur Anwesenheit Jedes AR-Mitglied kann Einberufung des AR verlangen und hat nicht entziehbares Teilnahmerecht Teilnahmepflicht an Sitzungen (Wahrung Beschlussfähigkeit) Abweichende Satzungsregelungen möglich (schriftlicher Umlaufbeschluss/Telefonkonferenz) keine direkte gesetzliche Pflicht, aber bei häufigem Fehlen haftungsrelevanter Sorgfaltspflichtverstoß möglich Recht auf Information Pflicht zur Verschwiegenheit Der AR (Gesamt oder einzelne Mitglieder) jederzeitiges Informationsrecht von GF über Angelegenheiten der Gesellschaft Die Berichterstattung erfolgt aber an Aufsichtsrat insgesamt Bei Ablehnung hat AR Klagerechte In Gesellschaftsverträgen ist i.d.r eine turnusgemäße Grundinformation analog 90 Abs. 1 S. 1 AktG vorgesehen. Einsichtsrecht in Bücher, Schriften sowie Einsicht und Prüfung der VermögensG. Recht auf Aushändigung der Aufsichtsratsprotokolle sowie auf Einsichtnahme in die Aufsichtsratsakten 21

22 Beratung und strategische Mitwirkung Neben der Überwachungsfunktion hat der AR auch die Aufgabe, die Geschäftsleitung in besonders wichtigen Belangen zu beraten, d.h. Mitwirkung bei der Entwicklung der Unternehmensstrategie Diskussion strategischer Konzepte und Planungsrechnungen Umgekehrt besteht die Pflicht für die Geschäftsleitung, sich vom AR beraten zu lassen. Die Geschäftsleitung hat bei der Befolgung von Ratschlägen des AR ein eigenen weiten Ermessensspielraum. 22

23 Wichtiges Mitspracheinstrument: Zustimmungsvorbehalte des AR für bestimmte Art von Geschäften Obligatorischer AR Pflicht: Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte im Gesellschaftsvertrag oder durch Aufsichtsratsplenum festgelegt Fakultativer AR Keine Pflicht: Üblicherweise im Gesellschaftsvertrag festgelegt z.b. Wirtschaftsplan (Finanz/Investition/Personal), Umorganisation, Gewährung/Aufnahme von Krediten, risikoreiche Einzelgeschäfte Verweigerung der Zustimmung durch AR => Vorlage seitens GF an Gesellschafterversammlung (GV) =>Entscheidung durch GV Die Gesellschafterversammlung kann die Angelegenheit auch von sich aus vor oder nach der Beschlussfassung des AR an sich ziehen und entscheiden. 23

24 Besondere Aufsichtsratsaufgabe: Rechnungslegung und Abschlussprüfung Auftragserteilung an Abschlussprüfer (Wahl durch GV) Vorlage Prüfungsbericht an AR Teilnahme an Bilanzsitzung AR Erweiteter Jahresabschluss mittelg. und großer KapG Jahresabschluss KapG Jahresabschluss für KleinstKapG Bilanz GuV Anhang Lagebericht Prüfungspflicht des JA + LB sowie Ergebnisverwendungsvorschlag unter Einbeziehung Prüfungsbericht ( 170, 171 AktG) Schriftlicher Bericht über das Ergebnis der Prüfung an die GV (sog. Bericht des Aufsichtsrats) Für Jahresabschluss nach gesellschaftsvertraglichen und kommunalrechtlichen Vorschriften gelten i.d.r. die Vorschriften für große Kapitalgesellschaften => Erweiterung um Lagebericht => Faktische Prüfungspflicht Die Prüfungspflicht des Aufsichtsrats ist unabdingbar 24

25 Verschwiegenheitspflicht (Teil I) Über vertrauliche Angelegenheiten der Gesellschaft (Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse) haben AR-Mitglieder gegenüber Dritten Stillschweigen zu bewahren, d.h. gegenüber allen Personen, die nicht dem Vorstand oder Aufsichtsrat angehören. Sonderregelungen für AR-Mitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in den AR gewählt oder entsandt wurden, 394, 395 AktG. 125 Abs. 1 Satz 5 HGO: Berichtspflicht gegenüber Gemeindevorstand Die Berichtspflicht erfasst vor allem solche Informationen, deren Kenntnis zur sachgerechten Verwaltung und Kontrolle sowie zur Steuerung der Unternehmensbeteiligung erforderlich ist. 25

26 Verschwiegenheitspflicht AR-Mitglieder öffentlicher Unternehmen im Überblick (Teil II) Personenkreis Geschäftsführung Andere AR-Mitglieder Gesellschafter Betriebsrat/Wirtschaftsausschuss Hilfskräfte/Berater Partei/Fraktion Öffentlichkeit Gebietskörperschaft Gemeinderat insgesamt Einzelne Ratsmitglieder Spezieller Ratsausschuss Beteiligungsverwaltung Verwaltungsführung (Bürgerm.) Verschwiegenheitspflicht als AR gegenüber dem Personenkreis Nein, keine Verschwiegenheitspflicht Grundsätzlich nein, Informationen können je nach Gesellschaftsvertrag auf Mitglieder eines Ausschusses beschränkt werden Bei GmbH nein, da nicht Dritte Ja, wenn AR gleichzeitig Mitglied in diesen Gremien Ja. Wenn keine Verschwiegenheitspflicht von Berufs wegen, muss eine vertragliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit erfolgen Ja Ja Unterschiedliche Auslegung (kritisch, da nicht geheimnisfähig) Ja Nein Nein Nein Quelle: Institut für den öffentlichen Sektor e.v.,

27 Erfolg der Aufgabenwahrnehmung wird bei Vertretern von Gebietskörperschaften insb. auch anhand politischer Ziele gemessen AR Unternehmen Privatwirtschaft Erfolg der Aufgabenwahrnehmung Vertreter Gebietskörperschaft Betriebswirtschaftliche Kategorien Umsatz/Jahresüberschuss/ Unternehmenskennzahlen Zielmessung anhand objektiver Kriterien Politischgesellschaftsrechtliche Ziele Daseinsversorgungsauftrag Gerechtigkeit Umsetzung politischer Beschlüsse 27

28 Wie ist das Spannungsverhältnis zwischen Unternehmensinteressen und Interessen der Gebietskörperschaft zu lösen? Höchstpersönliche Aufgabe Betriebswirtschaftliche Kategorien Interessen der Gesellschaft Wirtschaftlichkeit Entpersonalisiertes Mandat Politisch-gesellschaftsrechtliche Kategorien Öffentliches Interesse der Gebietskörperschaft Erfüllung öffentlicher Aufgaben mit geringen Aufwand an Mitteln Beispiel: Abstimmung AR über Erhaltung Schwimmbad (defizitär): wirtschaftliche Interessen => Schließung Bad Kommunale Interessen => Erhaltung des Bades als Freizeitangebot der Bürger Weites Beispiel: Gebührenerhöhung/Preiserhöhung Fakultativer AR: ausdrückliche, schriftliche Weisung des Gesellschafters für die Entscheidung einholbar => Gesellschafterweisung stellt das handelnde Organ AR von der Haftung frei. Im obligatorischen AR besteht diese Option nicht 28

29 Ist der AR-Mitglied an Weisungen gebunden und wie sind die Rahmenbedingungen? Konfliktfall AGs und GmbH mit obligatorischem AR Gem. AktG - unbedingte Weisungsfreiheit, Gesellschaftsrecht GmbHG, AktG Bundesrecht Kommunalrecht HGO Landesrecht Öffentliche Unternehmen mit fakultativem AR Weisungen grds. möglich, geregelt im Gesellschaftsvertrag Was geht vor? VGH Kassel. Beschluss Gestützt auf 125 HGO Weisungsrecht Grundsätzlich geht das Bundesrecht, damit Gesellschaftsrecht vor Bundesverwaltungsgericht v C 16/10 Gem. Bundesverwaltungsgericht: Kommunaler AR kann nicht weisungsfrei handeln, d.h. Weisungsrecht ist auch ohne Regelung in der Satzung möglich. 29

30 Verstöße gegen die Weisung berechtigen zur Abberufung aus dem Aufsichtsrats, sind aber im Außenverhältnis wirksam Weisung an AR Þ Prüfung auf Wahrung der Vereinbarkeit mit den Interessen der Gesellschaft Weisung hat Bindungswirkung im Innenverhältnis zu der entsendenden Gebietskörperschaft. Abweichende Stimmabgabe bleibt im Außenverhältnis wirksam. Verstöße gegen die Weisung berechtigen zur Abberufung aus dem Aufsichtsrat. Wer genau kann die Weisung erteilen? Hauptverwaltungsbeamte der Gebietskörperschaft, d.h. Bürgermeister, Landrat), ggf. in Vollzug eines Ratsbeschlusses Eine Weisung durch die Partei oder die Fraktion nicht möglich Praxis: Explizite Weisungen eher selten, da dadurch Haftungsfreistellung der handelnden Organe Weisungen können vor dem Verwaltungsgericht angegriffen werden. 30

31 Agenda I. Allgemeine Grundlagen II. Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern III. Grundsätze ordnungsgemäßer Aufsichtsarbeit IV. Haftungsrisiken 31

32 Die innere Organisation Der Aufsichtsrat als Kollegial-und Innenorgan Inhaber der Rechte Der Aufsichtsrat als Kollegialorgan Überwachungstätigkeit erfolgt durch das Gremium Trotz Gesamtverantwortung des AR obliegen den einzelnen Mitgliedern auch individuelle Rechte und Pflichten Ausschüsse Werden vom AR mit einzelnen Aufgaben betraut 32

33 Pflicht zur Binnenorganisation und Ausschussbildung Der AR besteht aus mindestens 3 Mitgliedern ( 95 Abs.1 AktG), dem Vorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern Binnenorganisation: durch die Geschäftsordnung regelt die Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern im Gremium, - Aufgabenverteilung - Kommunikation Um die Effizienz der Arbeit zu steigern, können Ausschüsse gebildet werden Beschließender Ausschuss (muss bei fakultativem AR in der Satzung geregelt sein) Vorbereitender Ausschuss nur AR dürfen Mitglieder sein alle AR-Mitglieder haben grds. ein Teilnahmerecht an allen Ausschüssen (wenn sie kein aktives Mitglied sind), nur AR- Vorsitzender kann diese Teilnahme untersagen 33

34 Der Prüfungsausschuss (Audit Commitee) Gesetzliche Etablierung eines Prüfungsausschusses durch BilMoG ( ) Geregelt in 107 Abs.3 AktG Die Einrichtung ist fakultativ Von Sachverständigen auch zur Verringerung des Haftungsrisikos empfohlen Aufgaben: Überwachung Rechnungswesen Wirksamkeit IKS Risikomanagement Interne Revision Abschlussprüfung 34

35 Ablauf Sitzung Feststellung Ordnungsmäßigkeit Einberufung und Beschlussfähigkeit Feststellung Tagesordnung, ggf. Entscheidung über Änderungswünsche Abarbeitung Tagesordnungspunkte, Beratung Beschlussfassung nur in ausdrücklicher Form/erforderliche Stimmmehrheit ergibt sich aus der Satzung Protokollierung: wortgenaue Wiedergabe gefasster Beschlüsse - Beweisfunktion 35

36 Aufgabenbereiche des Vorsitzenden des Aufsichtsrates Einberufung, Vorbereitung, Leitung Sitzungen Koordination Arbeit Aufsichtsrat und Ausschüsse Ausführen von Aufsichtsratsbeschlüssen Bei Abstimmungen grundsätzlich keine Sonderrechte Vorsitzender AR Kontaktperson des Aufsichtsrats zur Geschäftsleitung Zugang Erklärungen beim Vorsitzenden bedeutet Zugang beim AR Beauftragung von externen Leistungen (z.b. juristischer Rat) zur Unterstützung Entscheidungsfindung im Namen/Kosten Gesellschaft 36

37 Wesentliche Mitwirkungsrechte einzelner Aufsichtsrats-Mitglieder (Teil I) Aufsichtsinterne Mitwirkungsrechte Recht auf Ladung und Teilnahme an den Sitzungen Recht auf Einberufung des AR und Ergänzung TOP Recht, Erklärungen zu Protokoll zu geben und auf Aushändigung des Sitzungsprotokoll Recht zur Teilnahme an Ausschusssitzungen auch als ausschussexternes Mitglied Vetorecht gegen Beschlussfassung ohne förmliche Sitzung Gerichtliche Feststellung der Unwirksamkeit von Aufsichtsratsbeschlüssen 37

38 Wesentliche Mitwirkungsrechte einzelner Aufsichtsrats-Mitglieder (Teil II) Rechte bzgl. Geschäftsleitung und Anteilseigner Recht auf Kenntnisnahme der schriftlichen Vorstandsberichte und sonstiger Unterlagen Verlangen einer Sonderberichtserstattung des Vorstands an den AR Recht zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung Geltendmachung der Nichtigkeit von Gesellschafterbeschlüssen 38

39 Wie findet ein AR heraus, wie das Unternehmen wirtschaftlich dasteht (Teil I) Erweiterter Jahresabschluss mittelg. und großer KapG Jahresabschluss KapG Jahresabschluss für KleinstKapG Bilanz GuV Anhang Lagebericht Bilanz und GuV: Darstellung der Vermögensgegenstände, Schulden, Erträge und Aufwendungen mit Vorjahresangaben Anhand der in der Bilanz und GuV enthaltenen Werte lassen sich Kennzahlen zur Orientierung der wirtschaftlichen Lage ableiten Anhang: Gesetzlich vorgeschriebene zusätzliche Erläuterungen zu Posten, soweit nicht aus Bilanz und GuV direkt ersichtlich Lagebericht: Enthält detaillierte Informationen über den Geschäftsverlauf, aktuelle Lage des Unternehmens sowie Risiken und Chancen der künftigen Entwicklung 39

40 Wie findet ein AR heraus, wie das Unternehmen wirtschaftlich dasteht (Teil II) Prüfungsbericht (nicht öffentlich): Redepflicht des Abschlussprüfers (AP) bei wirtschaftlichen Schwierigkeiten grundsätzliche Feststellungen zur Lage des Unternehmens Analysen zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage Beurteilung wesentlicher Aussagen im Lagebericht Informationen zur Bilanzpolitik (Bilanzierungs-und Bewertungswahlrechte) Fragebogen nach 53 HGrG zur Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung Der Bestätigungsvermerk ist das abschließende Urteil des Abschlussprüfers Wirtschaftsplan, Angaben über voraussichtliche Erträge/Aufwendungen (Erfolgsplan) Einnahmen/Ausgaben (Finanzplan) Stellenplan und Investitionsplan Zwischenberichte, Zischenbilanzen, BWA 40

41 Informationsquelle Abschlussprüfer: AR hat umfangreiches Fragerecht bei der Vorstellung des Jahresabschlusses und Prüfungsberichts Grundsätzlich: Teilnahme des AP an der Bilanzsitzung des AR Prüfungsausschuss vorhanden => AP kann trotzdem in AR Sitzung geladen werden AR kann Prüfungsumfang und Prüfungsschwerpunkte erweitern in Beauftragung Praxisfall: Prüfung nach 53 HGrG i.d.r. durch Satzung vorgegeben Beim Prüfungsbericht empfiehlt es sich für einen schnellen Überblick zunächst die Anlagen (Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht) und dann den Bericht zu lesen. Der AP ist dem AR zur Auskunft über die Jahresabschlussprüfung (JAP) verpflichtet. 41

42 Welcher Nutzen ergibt sich aus der Erweiterung des Prüfungsauftrags nach 53 HGrG? Prüfungsgegenstand: Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung Dokumentation Prüfungsergebnis: Fragebogen (Anlage zum PB) 16 Fragenkreise u.a. Management-und Funktionsbereiche Organisation Überwachung und Controlling Investitionen und Finanzierung Auftragsvergabe Funktionsfähigkeit Risikomanagement Berichterstattung über wesentliche verlustbringende Geschäfte Ursachen für wirtschaftliche Schieflagen Maßnahmen zur Verbesserung der Ertragslage 42

43 Wer unterstützt sonst noch den Aufsichtsrat in seiner Arbeit? Beteiligungsmanagement, z.b. Bad Nauheim Betreuung und Unterstützung der Mandatsträger in den Aufsichtsgremien Parteipolitisch neutrale Anlaufstelle für fachliche Fragen, auch für Schulungen Zu den wesentlichen Unterstützungsleistungen gehören i.d.r.: Analyse und Kommentierung von Unterlagen der AR-Sitzung Ausarbeitung von Handlungs- und Abstimmungsempfehlungen Beurteilung von komplexen, fachlichen Fragen wie z.b. Finanzierungsmodelle bei Investitionen Nutzen Sie diese Möglichkeiten 43

44 Wann und wie scheidet der Aufsichtsrat aus dem Gremium aus? Dauer ist grds. in der Satzung festgelegt Ansonsten nach Ablauf von 5 Jahren ( 102 Abs. 1 AktG) Beendigung durch Niederlegung, gegenüber AR- Vorsitzenden oder Gesellschaft (Geschäftsführer) Regulär nach Ablauf Amtszeit Nach Ablauf Wahlperiode Abberufung Abberufung: Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes AG: Auf Antrag des AR Abberufung durch Gericht, 103 Abs. 3 S. 1 AktG GmbH: Abberufungsfälle aus wichtigem Grund müssen in der Satzung geregelt werden Abberufung i.d.r. durch das Organ, welches für die Bestellung zuständig ist Gesellschafterversammlung Entsandte Vertreter von der Gebietskörperschaft 44

45 Niederlegung aus einem wichtigen Grund jederzeit möglich Niederlegung Bei wesentlichen Interessenskonflikten sofortiges Ausscheiden möglich Um Pflichtverletzung zu vermeiden Übrige AR-Mitglieder müssen Abberufung beantragen, wenn das betroffene AR-Mitglied sein Amt nicht niederlegt (sonst Verletzung der Sorgfaltspflicht) Verschwiegenheitspflicht und Umgang mit Unterlagen Verschwiegenheitspflicht gilt auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt Ausscheidendes Mitglied ist zur Rückgabe der Unterlagen an die Gesellschaft verpflichtet ( 667 BGB) 45

46 Agenda I. Allgemeine Grundlagen II. Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern III. Grundsätze ordnungsgemäßer Aufsichtsarbeit IV. Haftungsrisiken 46

47 Die Haftungsrisiken (Teil I) Zielsetzung der persönlichen Heranziehung des AR: bewusster und sorgfältiger Umgang mit der übertragenen Verantwortung Zivilrechtliche Haftung des Aufsichtsrats Innenhaftung 116, 93 AktG gegenüber der Gesellschaft Pflichtwidriges schuldhaftes Verhalten Mitglied Maßstab: ordentlicher gewissenhafter Überwacher Außenhaftung Deliktische Haftung gem. 823 ff. BGB geringe praktische Bedeutung, da Klage gegen AR durch Dritte (Gesellschafter/Aktionäre/Gläubiger) selten vorkommt 47

48 Die Haftungsrisiken (Teil II) Schadensersatz: Gesamtschuldnerische Haftung des Aufsichtsrats für Schäden, die dem Unternehmen oder Dritten entstanden sind von jedem AR-Mitglied kann der volle Schaden verlangt werden (insgesamt einmal) ggf. kann das in Anspruch genommene AR-Mitglied einen Ausgleichsanspruch gegenüber den anderen Mitgliedern haben, 426 Abs.1 BGB 48

49 Haftungsrisiken (Teil III) Bedingte Haftungsfreistellung bei öffentlichen Aufsichtsratsmitgliedern Bei kommunalen Vertretern sind Regressansprüche auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, 125 Abs. 3 HGO, d.h. bei leichter Fahrlässigkeit hat das AR-Mitglied Freistellungsanspruch gegenüber der Kommune Sind im AR Ausschüsse gebildet, können sich die Pflichtmaßstäbe für einzelne Mitglieder differenzieren Vorsatz: Bewusstes Handeln und billigende Inkaufnahme Schaden Grob fahrlässig: Wenn Sorgfaltspflicht in besonders schwerem Maße missachtet wird Fahrlässig: Missachtung der Sorgfalt eines gewissenhaft handelnden Aufsichtsratsmitglieds 49

50 Haftungsrisiken (Teil IV) Strategien zur Haftungsbegrenzung Verjährung Abschluss einer Vermögensschaden- Haftpflichtversicherung, sog. D&O- Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance), ggf. vom Unternehmen mit Zustimmung der Gesellschafterversammlung Verjährung: nach 5 Jahren, 52 Abs. 3 GmbHG Berechnung der Frist ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Greift nicht bei vorsätzlichem Handeln Bei fakultativem AR Weisung Gesellschafter einholen Aufsichtsratsmandat niederlegen 50

51 Haftungsrisiken (Teil V) Strafrechtliche Haftung Zielsetzung strafrechtlicher Haftung individuelle Bestrafung gesellschaftsschädlicher Verhaltensweisen Straftatbestand Untreue, 266 StGB (Verletzung fremder, zur Betreuung übertragener Vermögensinteressen) Verletzen Verschwiegenheitspflicht, 404 AktG, 85 Abs.1 GmbHG - Antragsdelikt Vorteilsannahme, 331 StGB (Amtsträger, AR- Mitglied wird wie Amtsträger behandelt) Tätigen von falschen Angaben, 82 GmbHG Sanktion Geld- oder Haftstrafe bis zu 5 Jahren Geld- oder Haftstrafe bis 1 Jahr Geld- oder Haftstrafe bis 3 Jahren Geld- oder Haftstrafe bis 3 Jahren Verletzung Bilanzierungsvorschriften bei der Feststellung Jahresabschluss, 334 HGB Ordnungswidrigkeit, Geldbuße bis EUR 51

52 Was zeichnet einen guten Aufsichtsrat aus? Eine Einschätzung AR-Mitglieder öffentlicher Unternehmen im Rahmen einer Umfrage Positive Verhaltensweisen Neugierde/Lernwilligkeit Effektive Sitzungsvorbereitung Gute Diskussionskultur Selbstreflektion Strategisches Verständnis Negative Verhaltensweisen Statusdenken Passivität Rechthaberei Unzuverlässigkeit und Desinteresse 52

53 Ihre Ansprechpartner Niederlassung Frankfurt RGT CONSULTANTS Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Uwe. D. Koeberich, LL.M, CEP Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Frankfurt am Main Niddastraße 91 Telefon ++49/ (0)69/ Telefax ++49/ (0)69/ Rechtsberatung Steuerberatung Wirtschaftsprüfung Wirtschaftsberatung RGT CONSULTANTS Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Dilek Gress Wirtschaftsprüferin Steuerberaterin Rechtsanwältin d.gress@rgtgroup.de Niederlassung Friedberg RGT Treuhand Revisionsgesellschaft mbh Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Esther Rupp Wirtschaftsprüferin Steuerberaterin e.rupp@rgtgroup.de Haagstraße Friedberg Telefon ++49/ (0)6031/ Telefax ++49/ (0)6031/ Büdingen Frankfurt Friedberg Gedern 53