Kapitel 6 s schreiben und organisieren

Transkript

1 Kpitel 6 E-Mils shreien und orgnisieren Die Kommuniktion vi E-Mil ist heute essenziell. Und Ihr M ist estens gerüstet für den Empfng, ds Verfssen und die Orgnistion von E-Mils. Wie Sie effektiv mit dem Progrmm Mil umgehen, erfhren Sie in diesem Kpitel. Milkonten einrihten Viele untershiedlihe Anieter ieten ktuell E-Mil-Dienste n. Auh Apple ht mit icloud 1 einen solhen Dienst im Angeot. Es ist sehr einfh, ein entsprehendes Konto in Mil einzurihten. Ein Konto für Apples Mil-Dienst icloud lässt sih shnell und komfortel einrihten. E-Mils shreien und senden Mit Mil ringt der M ein Progrmm mit, mit dem Sie E-Mils shreien, senden und verwlten. E-Mils erstellen 2 und uf den Weg zum Empfänger ringen, ist dmit shnell erledigt. Mil heißt ds Progrmm m M, mit dem Sie E-Mils empfngen, shreien und orgnisieren. E-Mils orgnisieren Bei der täglihen Kommuniktion per E-Mil hen Sie es mit einer Menge neuer Nhrihten zu tun. Mil ietet dher vershiedene Möglihkeiten, Ihre E-Mils zu orgnisieren. Dei helfen Ihnen z. B. ein üersihtlihes Ordnersystem oder intelligente Postfäher. In Mil lssen sih E-Mils mithilfe intelligenter Postfäher utomtish orgnisieren

2 Ein E-Mil-Konto einrihten Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 1 2 Um E-Mils versenden zu können, enötigen Sie zuerst ein E-Mil- Konto. Wie Sie im Progrmm Mil ein Konto einrihten, erfhren Sie in diesem Ashnitt. Shritt 1 Um Ihr E-Mil-Konto einzurihten, müssen Sie zuvor ds Progrmm Mil strten. Dzu kliken Sie uf ds Progrmmsymol im Dok. Shritt 2 Mil strtet utomtish mit einem Assistenten, wenn Sie ds Progrmm zum ersten Ml ufrufen. Er leitet Sie Shritt für Shritt durh die Kontoerstellung. Zum Erstellen eines icloud-kontos wählen Sie die Option icloud 1 us der Liste us und estätigen mit einem Klik uf Fortfhren. Shritt Sie werden jetzt ufgefordert, Ihre Apple-ID nzugeen. Sollten Sie noh keine esitzen, erstellen Sie sih eine üer die Option Apple-ID erstellen 2. Shritt 4 Sind Sie shon mit einer Apple-ID versorgt, geen Sie sie in ds Feld Apple-ID und drunter Ihr Psswort ein. Zur Bestätigung kliken Sie uf Anmelden. Shritt 5 Sie erhlten jetzt eine Üersiht der Dienste, die üer icloud verwltet werden können. Aktivieren zw. dektivieren Sie ungewünshte Dienste. Wihtig ist im Zusmmenhng mit dem Versnd von E-Mils, dss der Dienst Mil 4 ktiviert ist. Ist lles in Ordnung, estätigen Sie mit einem Klik uf Aount hinzufügen. Shritt 6 Ds Progrmmfenster von Mil öffnet sih. Zunähst sehen Sie noh keine E-Mils, diese werden er kurz nh dem Progrmmstrt gelden. Ds Fenster gliedert sih in die Symolleiste 7 mit den wihtigsten Funktionen und den einzelnen Ordnern, die Seitenleiste 5, in der die Liste ller E-Mils zu finden ist, und den Drstellungsereih e f d g

3 Ein E-Mil-Konto einrihten (Forts.) Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 7 Shritt 7 Sold lle E-Mils gelden sind, die im Postfh uf dem Server uf Sie wrten, können Sie sie lesen. Wählen Sie dzu us der Üersiht ller E-Mils in der Seitenleiste eine Nhriht mit der Mus us. Der Inhlt der Nhriht wird dnn im Drstellungsereih ngezeigt. Shritt 10 Ds Einstellungsfenster öffnet sih mit der Ktegorie Allgemein 2. Kliken Sie uf die Shltflähe Aounts, um den Bereih zu öffnen, der die Möglihkeit zur Einge von Kontoinformtionen ietet. Shritt Shritt 8 Mit einem Klik uf Postfäher öffnen Sie die Postfh-Üersiht in der Seitenleiste, in der Sie die Ordner Eingng, Mrkiert, Entwürfe und Gesendet 1 finden. Auh intelligente Postfäher, Ordner und der Ppierkor mit gelöshten E-Mils werden dort ngezeigt. Ds Fenster zeigt die Aount- Liste und stndrdmäßig die Registerkrte Aountinformtionen 4. In der Aount-Liste finden Sie lle Aounts, die Sie mit Mil verwlten. Die Registerkrte enthält lle Grundeinstellungen für den jeweils usgewählten Aount. Shritt d 9 Shritt 9 Weitere E-Mil-Aounts können Sie jetzt üer die Voreinstellungen nlegen. Sie rufen sie üer den Menüefehl Mil E Einstellungen oder lterntiv mit der Tstenkomintion (md) +(,) uf. Am Fuß der Aount-Liste finden Sie eine Plus-Shltflähe. Sie ist der Shlüssel für die Neunlge eines weiteren Aounts. Kliken Sie druf, wenn Sie ein weiteres E-Mil-Konto einrihten möhten. E-Mil-Adresse eziehen E-Mils mrkieren Sie können E-Mils üer einen Rehtsklik mit Etiketten versehen, um sie zu orgnisieren. Alle uf diese Weise usgezeihneten E-Mils smmelt Mil in dem Ordner Mrkiert. Für ds Einrihten eines E-Mil- Aounts in Mil enötigen Sie einen E-Mil-Zugng und eine E-Mil-Adresse. Dfür git es viele kostenfreie Angeote, z. B. von Google, Telekom oder GMX. 16

4 Ein E-Mil-Konto einrihten (Forts.) Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren Shritt 1 Wählen Sie im folgenden Dilog den Mil-Dienst us, den Sie konfigurieren möhten. Wählen Sie Anderen Mil-Aount hinzufügen 1, wenn Ihr Dienst niht in der Liste ersheint. Kliken Sie dnn uf Fortfhren. Shritt 14 Mil suht utomtish nh den pssenden E-Mil-Servern. Einen positiven Fund estätigt ds Progrmm mit dem Dilog E-Mil-Aount hinzufügen. Geen Sie dort Ihren Vollständigen Nmen, Ihre E-Mil-Adresse und Ihr Psswort ein. Bestätigen Sie mit Erstellen 2. Shritt 15 Shritt 16 Die Eigenshften des E-Mil-Postfhs können Sie üer die Registerkrte Postfh-Verhlten estimmen. Wählen Sie ds Konto in der Aount-Liste us 5, und kliken Sie uf Postfh-Verhlten. Hier estimmen Sie, wie mit gesendeten E-Mils 6 oder Werung (Spm) 7 umgegngen wird oder wnn der Ppierkor geleert werden soll 8. Shritt 17 Wenn Sie gesendete E-Mils nh einer estimmten Zeitspnne löshen wollen, kliken Sie uf den Pfeil m Feld Gesendete E-Mils löshen, und wählen Sie eine Einstellung us der Liste us, z.b. Nie. 16 e 17 f g h d Ist ds Konto ngelegt, wird es utomtish in der Aount-Üersiht ngezeigt. Die Informtionen zum Konto sehen Sie dnn in der Registerkrte Aountinformtionen 4. Unerwünshte Werung Shritt 18 Im Feld Werung legen Sie fest, wnn ls Werung gekennzeihnete E-Mils gelösht werden. Kliken Sie uf den Pfeil m Feld, und wählen Sie eine Möglihkeit us der Liste, z.b. Nh einer Wohe. 18 Sie können Mils direkt im Posteingng ls unerwünshte Werung kennzeihnen. Wählen Sie die Nhriht us, und kliken Sie uf den nh unten gerihteten Dumen in der Symolleiste. Mil klssifiziert ähnlihe E-Mils zukünftig utomtish ls Werung

5 Ein E-Mil-Konto einrihten (Forts.) Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren Shritt 19 Im Aufklppmenü Ppierkor geen Sie shließlih n, in welhem Zeitrum die E-Mils endgültig gelösht werden, die Sie in den Ppierkor vershoen hen. Wählen Sie hier z. B. die Option Nh einer Wohe. Shritt 20 Experteneinstellungen nehmen Sie uf der Registerkrte Erweitert 1 vor. Hier können Sie z. B. festlegen, dss ds Konto immer ktiv ist und sofort eim Strt des Progrmms Mil nh neuen E-Mils gesuht wird. Aktivieren Sie hierzu den Punkt Beim utomtishen Empfng erüksihtigen. Shritt 22 Flls Sie nur üer eine lngsme Internetverindung verfügen, können Sie ngeen, dss ds Lden von E-Mils nur is zu einer gewissen Größe utomtish erfolgen soll. Für eine E-Mil-Größe von KB trgen Sie in ds Feld Empfng von E-Mils größer ls [ ] KB estätigen z.b. den Wert»10000«ein. Shritt 2 Um ein vorhndenes Konto zu löshen, wählen Sie es in der Aount- Liste mit einem Musklik us. Kliken Sie dnn uf ds Minus. Shritt Shritt 21 Mnhe Aount-Typen, z. B. POP,»holen«Ihre E-Mils utomtish vom Server. Wenn Sie möhten, dss die E-Mils dnh vom Server gelösht werden, kliken Sie ds Kästhen Nh Erhlt einer E-Mil Kopie vom Server löshen 2 n. Wählen Sie dnn us dem Aufklppmenü ds Intervll, z.b. Nh einem Mont. Bestätigen Sie den nähsten Hinweis und dmit ds Löshen mit einem Klik uf die Shltflähe Aount entfernen. Bei dieser Aktion werden ds Konto und sein kompletter Inhlt gelösht. POP vs. IMAP POP und IMAP sind die gängigsten Üertrgungsprotokolle für E-Mils. Mit POP werden lle E-Mils vom Server n ds Mil- Progrmm üertrgen und dort gespeihert. Mit IMAP leien die E-Mils uf dem Server: Im E-Mil- Progrmm wird dnn lediglih uf ds Originl»verwiesen«

6 E-Mils shreien, senden und empfngen Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 1 2 d 168 Wie Sie mit Mil selst E-Mil-Nhrihten erstellen, diese versenden und uh Nhrihten von nderen empfngen, lernen Sie in diesem Ashnitt. Shritt 1 Strten Sie ds Progrmm Mil mit einem Musklik uf ds Progrmmsymol im Dok. Shritt 2 Ds Fenster gliedert sih in die Symolleiste 1 mit den wihtigsten Funktionen, die Seitenleiste 2 mit den vershiedenen Konten, den eingegngenen, gesendeten und gelöshten E-Mils, einer Liste der im usgewählten Ordner liegenden Mils und den Drstellungsereih 4, in dem der Inhlt der E-Mil ngezeigt wird. Shritt Um eine neue E-Mil zu shreien, kliken Sie uf die Shltflähe Neue E-Mil in der Symolleiste. Alterntiv verwenden Sie die Menüfunktion Alge E Neue E-Mil oder die Tstenkomintion (md) +(N). Shritt 4 Ein Fenster öffnet sih. Geen Sie im Feld An die E-Mil-Adresse des Empfängers ein. Ds Progrmm ergänzt die Adresse utomtish, wenn der Kontkt in Ihrem Adressuh steht oder Ihnen shon einml eine E-Mil gesendet ht. Shritt 5 Im Feld Kopie können Sie weitere Adressten hinzufügen. Diese erhlten dnn eine Kopie Ihrer E-Mil. Die Dominezeihnung.de ist länderspezifish; sie knn er uh länderüergreifend sein und eispielsweise.om oder.org luten. Shritt 6 In ds Eingefeld Betreff f shreien Sie den Grund zw. ds Them Ihrer E-Mil. Kliken Sie mit der Mus in ds Feld, und tippen Sie einen ussgekräftigen Text ein. Ws ist eine Blindkopie? Um eine Kopie einer E-Mil n eine weitere Person zu shiken, ohne dss der Empfänger es emerkt, fügen Sie üer Drstellung E Adressfeld Blindkopie ein Adressfeld hinzu. Dnn trgen Sie einfh die E-Mil-Adresse des zusätzlihen Empfängers in ds neue Feld Blindkopie ein

7 E-Mils shreien, senden und empfngen (Forts.) Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 7 8 Shritt 7 Flls Sie mehrere E-Mil-Aounts ngelegt hen, können Sie nun estimmen, welhe Adresse für den Versnd genutzt werden soll. Kliken Sie in ds Feld Von, und wählen Sie den Aount us. Shritt 8 Im Textereih shreien Sie jetzt Ihre Nhriht. Kliken Sie dzu mit der Mus in den leeren Bereih, und eginnen Sie wie gewohnt mit dem Shreien des Textes. Shritt 9 Hen Sie Ihre E-Mil fertiggestellt, ringen Sie sie mit einem Klik uf die Shltflähe Senden uf den Weg zum Empfänger. Shritt 10 Neue E-Mils werden in Intervllen vom E-Mil-Server geholt (siehe Shritt 20 im Ashnitt»Ein E-Mil- Konto einrihten«uf Seite 166). Sie lnden im Ordner Eingng 2. Sie können die Aholung mit einem Klik uf Empfngen oder üer Postfh E Alle neuen E-Mils empfngen uh mnuell nstoßen. Shritt 11 Neue, ungelesene E-Mils werden im Ordner Eingng 4 ngezeigt und mit einem Mrker 5 gekennzeihnet. Mit einem Klik öffnen Sie die Nhriht zum Lesen. Sie wird drufhin im Drstellungsereih ngezeigt. Shritt d e Einen Entwurf speihern Sie können eine E-Mil uh später versenden. Kliken Sie nh dem Erstellen der Nhriht uf die rote Shltflähe 1 oen links, und estätigen Sie ds Dilogfenster, ds sih dnn öffnet, mit einem Klik uf Sihern. Mil legt die Nhriht im Ordner Entwürfe. Um sie weiterzuereiten, öffnen Sie den Ordner und kliken die Nhriht einfh n. Eingegngene E-Mils lssen sih niht nur lesen, Sie können uh direkt druf ntworten. Kliken Sie dzu uf die Shltflähe Antworten. Automtish wird eine neue E-Mil erstellt. E-Mils formtieren Blenden Sie die Formtierungsleiste ein, indem Sie uf die Shltflähe mit dem A 6 kliken. Dnn können Sie Shriftrt, -größe, -shnitt und -fre oder uh die Ausrihtung des Textes verändern. 12 f 171

8 E-Mils mit Anhängen versenden Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 1 2 E-Mils können niht nur Text enthlten, es ist uh möglih, Dteien n die Nhriht nzuhängen. In Mil ist der Versnd von E-Mil-Anhängen sehr einfh. Shritt 1 Um eine Nhriht mit Anhng zu versenden, erstellen Sie zuerst eine neue E-Mil üer den Menüefehl Alge E Neue E-Mil. Shritt 2 Ziehen Sie jetzt einfh ds Dokument, ds Sie mit der E-Mil versenden wollen, mit gedrükter Mustste vom Shreitish oder us einem Ordner uf ds Milfenster. Sold Sie ds Dokument üer dem Fenster loslssen, erstellt Mil drus utomtish einen Anhng. Shritt 4 Im Öffnen-Dilog wählen Sie die Dtei für den Anhng us, z.b. eine PDF-Dtei 1, und üernehmen sie mit einem Klik uf Dtei wählen. Der Anhng wird dnn direkt in die E-Mil eingefügt, wenn Sie z. B. Bilder oder PDF-Dokumente nfügen. Shritt 5 Wenn Sie Bilder vershiken möhten, können Sie direkt us Mil herus uf Ihr iphoto-arhiv zugreifen. Kliken Sie dzu uf die Shltflähe Fotoüersiht ein-/uslenden. Shritt 6 Wählen Sie nshließend ein Foto us, und üernehmen Sie es mit einem Doppelklik. Ds Foto wird dnn direkt in die E-Mil eingefügt. 4 5 Shritt 6 Sie können üer die Shltflähe Anhng uh direkt zum Speiherort des nzuhängenden Dokuments nvigieren. Alterntiv verwenden Sie den Menüefehl Alge E Dteien nfügen. Anhänge für Windows Nutzt der Empfänger Ihrer E-Mil einen Windows-Rehner, hten Sie druf, dss ds Kontrollkästhen Anhänge Windows-komptiel senden 2 ktiviert ist, ds Sie in Shritt 4 sehen

9 Eine E-Mil-Signtur nlegen Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 1 2 Sie können jede E-Mil, die Sie senden, mit zusätzlihen Informtionen zum Asender versehen mit der sogennnten Signtur. Wie Sie sie nlegen, erfhren Sie nun. Shritt 1 Um eine Signtur nzulegen, rufen Sie zuerst die Progrmmeinstellungen von Mil uf. Nutzen Sie dzu den Menüpunkt Mil E Einstellungen. Shritt 2 Der Einstellungsdilog von Mil öffnet sih mit dem Bereih Allgemein 1. Wehseln Sie in die Ktegorie Signturen, indem Sie uf die gleihnmige Shltflähe kliken. Shritt Auf der linken Seite finden Sie die Üersiht üer Ihre E-Mil-Konten. Wählen Sie ds Konto 2 us, für ds Sie eine Signtur nlegen möhten. Kliken Sie dnn uf ds Plus, um mit dem Anlgevorgng zu strten. Shritt 4 In der mittleren Splte wird jetzt eine neue Signtur ngelegt. Stndrdmäßig trägt sie den Titel Signtur 1. Üershreien Sie ihn einfh mit einem ussgekräftigen Nmen, z. B.»Privt«. Shritt 5 Auf der rehten Seite sehen Sie ds Textfeld. Hier erstellen Sie Ihren persönlihen Signturtext. Üliherweise git mn dort seinen Nmen, seine Postnshrift und weitere Kommuniktionsdten ein. Shritt 6 Wenn Sie diese Signtur utomtish ei jeder neuen E-Mil einfügen wollen, wählen Sie sie gnz unten im Aufklppmenü des Feldes Signtur uswählen us. Signturen verwenden Signturen können lle Informtionen enthlten, die Sie Ihren E-Mils stndrdisiert nfügen möhten, z. B. Ihre Adresse, eine Grußformel oder Werung. Wenn Sie eine Signtur ngelegt hen, fügen Sie sie üer ds Aufklppmenü Signtur im Kopf Ihrer E-Mil hinzu

10 E-Mils orgnisieren Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 1 2 Ds Progrmm Mil ietet vershiedene Möglihkeiten, die täglihe E-Mil-Flut im Griff zu ehlten. Shritt 1 Niht mehr enötigte Nhrihten können Sie us dem Postfh löshen. Mrkieren Sie die Nhriht 1, und kliken Sie uf ds Ppierkorsymol. Shritt 2 Die Nhriht wird niht direkt gelösht, sondern wndert in den Ordner Ppierkor 2 in der Seitenleiste. Er wird nh einem estimmten Zeitpln entleert, und die Nhrihten werden dnn endgültig gelösht (siehe Shritt 19 im Ashnitt»Ein E-Mil-Konto einrihten«uf Seite 166). Shritt Sie können E-Mils, die Sie ungewollt erhlten, ls Werung kennzeihnen. Dfür müssen Sie in den Einstellungen den Werefilter ktivieren. Rufen Sie Mil E Einstellungen uf. Wählen Sie nshließend unter dem Reiter Werung die Option Filter für unerwünshte Werung ktivieren. Shritt 4 Wählen Sie die ungewünshte E-Mil us, und kliken dnn uf die Shltflähe mit dem Dumen nh unten. Zukünftige E-Mils mit dem gleihen Muster vershiet Mil utomtish in den Ordner Ist Werung. Shritt 5 Sie können uh eigene Arhivordner nlegen, um drin E-Mils zulegen. Kliken Sie dzu uf ds Plussymol 4 m linken unteren Fensterrnd. Aus dem Aufklppmenü wählen Sie die Option Neues Postfh. Shritt 6 Im nähsten Dilogfenster estimmen Sie üer ds Aufklppmenü Ort 5 den Speiherort für den neuen Ordner. Sie können ds Postfh lokl (uf Ihrem Rehner) nlegen oder in icloud, dmit Sie uh mit nderen Geräten druf zugreifen können. Benennen Sie den Ordner im Feld Nme 6, und estätigen Sie Ihre Angen shließend mit OK. d e f

11 E-Mils orgnisieren (Forts.) Kpitel 6: E-Mils shreien und orgnisieren 7 Shritt 7 Nun wählen Sie die Nhrihten in der Üersiht us, die Sie in diesen Ordner legen wollen. Mehrere mrkieren Sie, indem Sie eim Ankliken die Tste (md) gedrükt hlten. Ziehen Sie die E-Mils mit gedrükter Mustste uf den neuen Arhivordner, um sie dort zulegen. Shritt 10 Bestimmen Sie die Regeln. Sollen z.b. lle E-Mils, die ls dringend gekennzeihnet sind, in einem Ordner gesmmelt werden, wählen Sie die Option Priorität ist hoh 1. Wenn Sie mit Ihren Angen fertig sind, estätigen Sie sie mit OK Shritt 8 Mil ietet uh die Möglihkeit, intelligente Postfäher nzulegen. Üer festgelegte Kriterien wndern dnn Ihre E-Mils utomtish in die entsprehenden Postfäher, und Ihre E-Mil-Korrespondenz sortiert sih qusi von selst. Wählen Sie Postfh E Neues intelligentes Postfh. Shritt 9 Legen Sie zuerst den Nmen des intelligenten Postfhs fest. Üershreien Sie hierfür den Stndrdtext. Shritt 11 Sie finden den neuen Ordner in der Seitenleiste in der Rurik Intelligente Postfäher. Kliken Sie ihn mit der Mus n, um sih seinen Inhlt nzeigen zu lssen. Shritt 12 Ihre E-Mils können Sie ußerdem der Üersihtlihkeit hler ktegorisieren. Wählen Sie dzu eine E-Mil us, und kliken Sie in der Symolleiste uf den kleinen Pfeil des Aufklppmenüs Etikett. Wählen Sie dnn die gewünshte Fre us. Alle mrkierten E-Mils legt Mil in den Ordner Mrkiert