Umstellung der organice 3 Standarddatenbank auf die organice 3 Datenbank mit Fakturierung. Problembeschreibung

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1 Version: organice 3 Datenbank: Betriebssysteme: andere Produkte: dexcon GmbH Wittenbergplatz Berlin Tel.: +49 (30) Fax.: +49 (30) smtp:info@dexcon.de Berlin, Tech-Info 312 Umstellung der organice 3 Standarddatenbank auf die organice 3 Datenbank mit Fakturierung Problembeschreibung organice 3 wird ab März 2002 standardmäßig mit einer neuen Datenbank inklusive integrierter Fakturierung ausgeliefert. Diese Datenbank können Sie auch als separate Datei kostenlos von unserem Downloadbereich unter ftp://osp.organice.de/update/office.deu.zip herunterladen. Die Dokumentation zu der Fakturierung finden Sie gleichfalls im Downloadbereich oder unter dem folgenden Link: ftp://osp.organice.de/handbuchfakturierung.zip Wenn Sie bereits Nutzer einer organice 3 Datenbank Vorgängerversion waren, können Sie jederzeit auf die neue Datenbank umsteigen. Der dabei erforderliche Aufwand, um mit der neuen Version weiterarbeiten zu können, ist dabei abhängig von den Abweichungen zur Standarddatenbank. Im einfachsten Fall, wenn Sie außer der Erfassung von Daten oder Dokumenten bisher keine strukturellen Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie lediglich alle Ihre bereits angelegten Daten in die neue Datenbank überführen. Falls Sie in Ihrer alten Datenbank bereits strukturelle Änderungen vorgenommen, d.h. wenn Sie Felder, Tabellen, angepasste Funktionen, Makros, Reports u.a. hinzugefügt oder geändert haben, ist es erforderlich, vor dem Datenimport die gleichen Änderungen zuvor in die neue Datenbank einarbeiten. Dazu sollten Sie die Erläuterungen aus dem organice 3 Referenzhandbuch zu Rate ziehen. Für den Export von Report- bzw. Etikettenlayouts aus organice 3 finden Sie am Schluss dieses Dokuments eine gesonderte Anleitung. Nachstehend werden die wesentlichen Schritte zum Import der Daten aus Ihrer bisher verwendeten organice 3 Datenbank beschrieben. Tech-Info 312 Seite 1 von 13

2 Lösung Schritt 1 Öffnen Sie die neue Office 3 Datenbank als Administrator mit Datenbankverwaltungsrechten. Dazu müssen Sie im Anmeldedialog unter Verwaltung die Option Datenbank aktivieren. Falls Sie bisher noch keine Datenbankeinstellungen vorgenommen haben, wird der Dialog Datenbankeinstellungen geöffnet. Geben Sie im Dialog Datenbankeinstellungen... Ihre Registriernummer sowie Ihre Firmenabsenderdaten ein. Schritt 2 Löschen Sie alle Beispiel-Datensätze in der neuen Datenbank. Da die Office 3 Datenbank mit Beispieldatensätzen ausgeliefert wird, müssen Sie diese vor dem Import Ihrer Daten zunächst löschen. Führen Sie dazu im Konfigurationsmodus den Menübefehl Datenbankobjekte Tabellen... aus oder Tech-Info 312 Seite 2 von 13

3 Klicken Sie in der Symbolleiste auf diese Schaltfläche. Sie öffnen den organice Objekteditor: Markieren Sie im Objektbaum die Tabelle Adressen und betätigen Sie die Schaltfläche Datensätze löschen... Aktivieren Sie die Option Alle Datensätze und klicken Sie anschließend auf OK. Bestätigen Sie den Rückfragedialog mit Ja. Damit wird gesichert, dass gleichzeitig alle Datensätze aus untergeordneten Tabellen mit gelöscht werden. Bestätigen Sie den Informationsdialog mit OK. Tech-Info 312 Seite 3 von 13

4 Wiederholen Sie den Löschvorgang analog für die Tabellen Ordner, Artikel, Merkmalliste Adresse und Merkmalliste Ansprechpartner. Mit Ausnahme der Tabelle Mahnwesen sollten nun die Datensätze aller anderen Tabellen gelöscht sein. Schritt 3 Wir empfehlen Ihnen, vor dem Import der Daten alle diejenigen Benutzer anzulegen, die auch in Ihrer Quelldatenbank eingerichtet sind. Damit sichern Sie in der Office 3 Datenbank die personifizierte Zuordnung aller bereits angelegter Datensätze und Dokumente auf die bisherigen Benutzer der Datenbank. Wie Sie neue Benutzer anlegen, entnehmen Sie bitte Ihrem Referenzhandbuch, dass Sie auf Ihrer organice 3 CD finden. Schritt 4 Nachdem Sie alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen haben, empfehlen wir, die Datenbank zu kompaktieren. Anderenfalls schließen Sie bitte die Office 3 Datenbank mit dem Menübefehl Datei Beenden. Schritt 5 Importieren Sie mit Hilfe des organice 3 Import-Assistenten alle Datensätze, Tabelle für Tabelle aus der alten in die neue Datenbank. Vor dem Start von organice Import müssen Sie den Internet Explorer auf "Offline" schalten. Starten Sie dazu den Internet Explorer und führen den Menübefehl Datei Offlinebetrieb aus. Öffnen Sie den Import-Assistenten über das Windows Startmenü. Klicken Sie dazu in der Windows-Taskleiste auf den Button Start und im geöffneten Startmenü Programme organice 3 auf Import-Assistent. Klicken Sie im Begrüßungsdialog auf Weiter. Tech-Info 312 Seite 4 von 13

5 Sie öffnen damit die Dialogbox Zieldatenbank auswählen. Geben Sie hier im Eingabefeld Datenbank den Pfad der Zieldatenbank an, in die Sie die Daten importieren wollen. Standardmäßig schlägt der Import-Assistent im Eingabefeld Datenbank die Office 3 Datenbank aus dem Verzeichnis c:\orgdb\office3\office3.odb vor. Sollten Ihre Zieldatenbank in einem anderen Verzeichnis liegen, müssen Sie dieses hier angeben. Achten Sie bitte darauf, dass das Kontrollfeld Mit Verwaltungsrechten aktiviert ist. In das Feld Benutzer tragen Sie ADMIN ein. Das Passwortfeld lassen Sie bitte frei und klicken anschließend auf Weiter. Tech-Info 312 Seite 5 von 13

6 Übernehmen Sie die Voreinstellung Neue Importregel und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie das Importformat organice 3 und betätigen Sie die Schaltfläche Weiter. Geben Sie in dem oberen Eingabefeld den Pfad und Dateinamen Ihrer Quelldatenbank ein. und klicken Sie auf Weiter. Tech-Info 312 Seite 6 von 13

7 Wählen Sie aus der Liste die Tabelle Adressen und klicken Sie auf Weiter. Übernehmen Sie die Voreinstellung, wenn Sie alle Datensätze aus der aktuellen Tabelle importieren wollen und klicken Sie auf Weiter. Falls Sie ausgewählte Datensätze importieren wollen, aktivieren Sie die Option Nur bestimmte Datensätze importieren, geben Sie In dem Feld Bedingung einen gültigen orgbasic Ausdruck ein, der die Selektion beschreibt und betätigen dann die Schaltfläche Weiter. Tech-Info 312 Seite 7 von 13

8 Wählen Sie hier die Zieltabelle aus, in die die Datensätze importiert werden sollen und klicken Sie auf Weiter. Der Dialog zeigt die Gegenüberstellung der Felder der Quell- und Zieltabelle. Falls Sie in Ihrer Ausgangsdatenbank Felder hinzugefügt haben, achten Sie besonders darauf, dass auch für jedes Quellfeld Ihrer alten Datenbank ein Zielfeld in der neuen Datenbank vorhanden ist. Nur so stellen Sie sicher, dass auch alle Ihre kompletten Daten in die neue Datenbank überführt werden. Deaktivieren Sie in jedem Fall die Option "Zählerfeld automatisch weiterzählen". Das ist erforderlich, weil andernfalls die vorhandenen ID-Nummern neu vergeben werden und damit die richtige Zuordnung von Datensätzen der untergeordnete Tabellen verloren geht. Aktivieren Sie das Kontrollfeld Restriktive Feldeigenschaften, um Felder Ihrer Zieldatenbank die mit den Eigenschaften schreibgeschützt oder keine manuelle Eingabe definiert sind, zum Import aller Daten aus der Quelltabelle freizugeben. Andernfalls können diese Felder beim Import nicht überschrieben werden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Datenbank mit Verwaltungsrechten geöffnet wurde. Nach dem Importvorgang werden die Einstellung wieder zurückgesetzt. Wenn Sie die Option Indizes deaktivieren ankreuzen, werden während des Importvorgangs die Indizes der Zieltabelle deaktiviert und anschließend wiederhergestellt. Zweck ist dabei, den Importvorgang zu beschleunigen und das Indizieren auf einen späteren Zeitpunkt zu verlagern. Diese Option ist freibleibend anzuwenden und ist ebenfalls nur verfügbar, wenn die Datenbank mit Verwaltungsrechten geöffnet wurde. Tech-Info 312 Seite 8 von 13

9 Klicken Sie abschließend auf Weiter. Deaktivieren Sie im Zusammenfassungsdialog die Option Einstellungen speichern und klicken Sie auf Fertigstellen. Mit Klick auf die Schaltfläche Beenden schließen Sie den Importvorgang für die ausgewählte Tabelle ab. Wiederholen Sie anschließend den Importvorgang analog Schritt 6 für alle übrigen Tabellen. Sie müssen dazu organice Import für jeden Importdurchlauf erneut starten, Quell und Zieldatenbank sowie Quell und Zieltabelle auswählen und die beschriebenen Optionen einstellen. Hinweis: Sie können zwischenzeitlich, nach einem abgeschlossenen Importdurchlauf jederzeit kontrollieren, ob der Import bisher erfolgreich verlaufen ist, indem Sie die neue Datenbank öffnen und die Datensätze in den bereits abgearbeiteten Tabellen kontrollieren. Tech-Info 312 Seite 9 von 13

10 Schritt 6 Nach dem Import aller Tabellendaten empfehlen wir, die neue Datenbank vor der endgültigen Benutzung zu kompaktieren. Im nachstehenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Report- oder Etikettenlayouts aus einer organice 3 Datenbank als externe Dateien auf dem Datenträger speichern und abgespeicherte Layouts in eine organice 3 Datenbank laden: Berücksichtigen Sie die Handlungsschritte in diesem Abschnitt nur, wenn Sie in Ihrer bisher verwendeten Datenbank neue Reports oder Etiketten erstellt oder Anpassungen an bestehenden vorgenommen haben. Report- und Etikettenlayouts in Datei speichern: So können Sie Report- oder Etikettenlayouts aus Ihrer alten Datenbank als separate Dateien abspeichern: Schritt 1 Öffnen Sie dazu organice Print aus organice Data über den Menübefehl Datei Reports drucken... bzw. Datei Etiketten drucken... Schalten Sie in organice Print über den Menübefehl Datei Konfigurieren in den Konfigurationsmodus. Wählen Sie den Report bzw. das Etikett, das Sie exportieren wollen. Tech-Info 312 Seite 10 von 13

11 Führen Sie den Menübefehl Layout in Datei speichern... aus. Bestätigen Sie den vorgeschlagenen Dateinamen oder geben sie einen neuen Dateinamen an und starten Sie den Speichervorgang. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Reports bzw. Etiketten, die Sie neu erstellt oder geändert haben. Report- und Etikettenlayouts von Datei laden: So können Sie organice Print-Layouts, die als externe Dateien auf dem Datenträger gespeichert vorliegen, wieder nach organice Print laden. Schritt 1 Öffnen Sie dazu organice Print aus organice Data über den Menübefehl Datei Reports drucken... bzw. Datei Etiketten drucken... Tech-Info 312 Seite 11 von 13

12 Schalten Sie in organice Print über den Menübefehl Datei Konfigurieren in den Konfigurationsmodus. Führen Sie den Menübefehl Layout von Datei laden... aus. Tech-Info 312 Seite 12 von 13

13 Sie öffnen den Dateiauswahldialog: Wählen Sie die gewünschte Layoutdatei (mit der Datei-Endung.opr) und starten Sie den Ladevorgang über den Button Öffnen. Die geladenen Layouts werden alphabetisch in die Liste der bereits vorhandenen Layouts einsortiert. Dabei wird automatisch zwischen Reports und Etiketten unterschieden. Das bedeutet, Sie können über einen geöffneten Reportdialog auch Etikettenlayouts laden. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Report bzw. Etikettenlayouts, die Sie in die neue Datenbank laden wollen. Beachten Sie bitte: Wenn Sie eine Layout-Datei mit einem bereits in der Datenbank vorhandenen Namen laden, wird das bestehende Layout nicht überschrieben. In diesem Fall wird der Bezeichner des hinzugefügten Layouts automatisch um eine fortlaufende Ziffer erweitert. Beispiel: Adressen 2. Tech-Info 312 Seite 13 von 13