Schweiz Rechtliche Grundlagen im Rahmen der elektronischen Archivierung

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1 Schweiz Rechtliche Grundlagen im Rahmen der elektronischen Archivierung

2 Speicherung der archivierten Belege mit HABEL Zur Speicherung der archivierten Belege mit HABEL können verschiedene Speichergeräte und medien verwendet werden. Speichermedien sind revisionssicher, wenn diese nur einmal beschreibbar sind und die Lebensdauer der Medien der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entspricht. Durch den Einsatz des HABEL-AUTOJOBs kann HABEL dahingehend Unterstützung geben, dass die archivierten Belege automatisch gespeichert werden. Treten Fehler bei der Übernahme auf, werden diese durch Bereitstellen von Fehlerprotokollen erkenntlich gemacht. Dass die Speicherung jedoch endgültig auf revisionssicheren Medien erfolgt, liegt im Verantwortungsbereich des jeweiligen Unternehmens. Rechtliche Grundlagen für die Speicherung der archivierten Belege sind in den verschiedenen Gesetzbücher wie z. B. OR, GeBüV etc. in Bezug auf die erforderliche Aufbewahrungsfrist der kaufmännischen Belege geregelt. Dort ist geregelt, welche Dokumente und Unterlagen elektronisch unter welchen Voraussetzungen aufbewahrt werden können. Archivierung von Geschäftsunterlagen Es wird nicht mehr zwischen Führung und Aufbewahrung unterschieden, ebenso nicht zwischen Original und Aufzeichnung oder zwischen Bild- und Datenträgern. Die elektronische Führung und Aufbewahrung ist anerkannt. Gründe für die Archivierung Kaufmännische Buchführung Beweissicherung Nachvollziehbarkeit des Handelns Dokumentation von historisch, kulturell oder wirtschaftlich wichtigen Ereignissen (Bund, Kantone) Gesetzliche Grundlagen Obligationenrecht (Kaufmännische Buchführung, Art. 957 ff. OR) Prozessrecht Archivgesetze Spezialgesetze wie z. B. Regelungen für den Zoll, Steuerrecht, etc. Bitte beachten Sie: Aus rechtlichen Gründen kann diese Auskunft nur unverbindlich erteilt werden, es kann keine Garantie auf Vollständigkeit gegeben werden. Seite 1

3 Auszug aus dem Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Fünfter Teil- Obligationenrecht) Vierte Abteilung 1Handelsregister, Geschäftsfirmen und kaufmännische Buchführung Zweiunddreissigster Titel Die kaufmännische Buchführung Art A. Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher 1) Wer verpflichtet ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen, ist gehalten, diejenigen Bücher ordnungsgemäss zu führen und aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetriebe zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen. 2) Die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. 3) Betriebsrechnung und Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auch elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können. 4) Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. 5) Der Bundesrat kann die Voraussetzungen näher umschreiben. Art. 958 B. Bilanzvorschriften I. Bilanzpflicht 1) Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, hat bei Eröffnung des Geschäftsbetriebes ein Inventar und eine Bilanz und auf Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar, eine Betriebsrechnung und eine Bilanz aufzustellen. 2) Inventar, Betriebsrechnung und Bilanz sind innerhalb einer dem ordnungsmässigen Geschäftsgang entsprechenden Frist abzuschliessen. Art. 959 II. Bilanzgrundsätze 1. Bilanzwahrheit und -klarheit Betriebsrechnung und Jahresbilanz sind nach allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen vollständig, klar und übersichtlich aufzustellen, damit die Beteiligten einen möglichst sicheren Einblick in die wirtschaftliche Lage des Geschäftes erhalten. 1 Fassung gemäss BG vom 18. Dez. 1936, in Kraft seit 1. Juli 1937 (AS ; BBl 1928 I 205, 1932 I 217). Siehe die Schl- und UeB zu den Tit. XXIV-XXXIII am Schluss des OR. 2 Fassung gemäss Ziff. I des BG vom 22. Dez. 1999, in Kraft seit 1. Juni 2002 (AS ; BBl ). Seite 2

4 Art Wertansätze 1) Inventar, Betriebsrechnung und Bilanz sind in Landeswährung aufzustellen. 2) Bei ihrer Errichtung sind alle Aktiven höchstens nach dem Werte anzusetzen, der ihnen im Zeitpunkt, auf welchen die Bilanz errichtet wird, für das Geschäft zukommt. 3) Vorbehalten bleiben die abweichenden Bilanzvorschriften, die für Aktiengesellschaften, Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung sowie Versicherungsund Kreditgenossenschaften aufgestellt sind. Art III. Unterzeichnung Betriebsrechnung und Bilanz sind vom Firmeninhaber, gegebenenfalls von sämtlichen persönlich haftenden Gesellschaftern und, wenn es sich um eine Aktiengesellschaft, Kommanditaktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Genossenschaft handelt, von den mit der Geschäftsführung betrauten Personen zu unterzeichnen. Art C. Dauer der Aufbewahrungspflicht 1) Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. 2) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist. Art D. Editionspflicht 1) Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, kann bei Streitigkeiten, die das Geschäft betreffen, angehalten werden, Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz vorzulegen, wenn ein schutzwürdiges Interesse nachgewiesen wird und das Gericht dies für den Beweis als notwendig erachtet. 2) Werden die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege oder die Geschäftskorrespondenz elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt, so kann das Gericht oder die Behörde, die kraft öffentlichen Rechts ihre Edition verlangen kann, anordnen, dass: 1. sie so vorgelegt werden, dass sie ohne Hilfsmittel gelesen werden können; oder 2. die Mittel zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie lesbar gemacht werden können. 3 Fassung gemäss Ziff. I des BG vom 22. Dez. 1999, in Kraft seit 1. Juni 2002 (AS ; BBl ). 4 Fassung gemäss Ziff. I des BG vom 22. Dez. 1999, in Kraft seit 1. Juni 2002 (AS ; BBl ). 5 Fassung gemäss Ziff. I des BG vom 22. Dez. 1999, in Kraft seit 1. Juni 2002 (AS ; BBl ). Seite 3

5 Auszug aus Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV) vom 24. April 2002 (Stand am 18. Juni 2002) Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 957 Absatz 5 des Obligationenrechts1, verordnet: 1. Abschnitt: Zu führende Bücher Art. 1 1) Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen. 2) Das Hauptbuch besteht aus: a. den Konten (sachlogische Gliederung aller verbuchten Geschäftsvorfälle), auf deren Basis Betriebsrechnung und Bilanz erstellt werden; b. dem Journal (chronologische Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle). 3) Die Hilfsbücher müssen in Ergänzung zum Hauptbuch die Angaben enthalten, die zur Feststellung der Vermögenslage des Geschäftes und der mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie der Betriebsergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre nötig sind. Darunter fallen insbesondere die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistungen. 2. Abschnitt: Allgemeine Grundsätze Art. 2 Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher 1) Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung). 2) Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege sowie die Geschäftskorrespondenz elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. 3) Die Ordnungsmässigkeit der Führung und der Aufbewahrung der Bücher richtet sich nach den allgemein anerkannten Regelwerken und Fachempfehlungen, sofern diese Verordnung oder darauf gestützte Erlasse keine Vorschrift enthalten. Art. 3 Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Seite 4

6 Art. 4 Dokumentation 1) Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz verstanden werden können. 2) Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden. 3. Abschnitt: Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung Art. 5 Allgemeine Sorgfaltspflicht Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren. Art. 6 Verfügbarkeit 1) Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. 2) Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten. 3) Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Art. 7 Organisation 1) Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren. 2) Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können. Art. 8 Archiv Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Seite 5

7 4. Abschnitt: Informationsträger Art. 9 Zulässige Informationsträger 1) Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig: a. unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger; b. veränderbare Informationsträger, wenn: 1) technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.b. digitale Signaturverfahren), 2) der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z.b. durch «Zeitstempel»), 3) die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und 4) die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden. 2) Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid state-speicher). Art. 10 Überprüfung und Datenmigration 1) Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. 2) Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass: a. die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben; und b. die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen. 3) Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren. Seite 6

8 Presse Archivieren von Unterlagen: So will es das Gesetz Aus KMU-Magazin Nr. 8, August/September 2004 Autoren: Maria Winkler (Geschäftsführende Partnerin Adovkatur SURY BRUN HOOL) und Caspar Steiner (Director Segment Marketing Open Text) Die Datenmenge, die unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht fällt, wächst von Jahr zu Jahr. Verantwortlich für das gesetzeskonforme Führen und Archivieren von Geschäftsunterlagen ist die Unternehmensführung. Eine Compliance- Aufgabe, die sich mit Hilfe durchdachter IT-Konzepte und moderner IT-Lösungen rechtskonform erfüllen lässt. Compliance und elektronische Archivierung Ein Schlagwort gewinnt an Bedeutung: Compliance. Der Begriff bezeichnet das generelle Erfüllen und Einhalten von Normen. Dabei handelt es sich neben den vom Staat gesetzten Normen wie Gesetze, Verordnungen und Reglemente auch um jene Normen, die ein Unternehmen freiwillig adaptiert: branchenübliche Standards (ISO usw.), Empfehlungen, unternehmensethische Grundsätze oder CI- Vorgaben. Compliance ist Chefsache Die Verantwortung für das Einhalten der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften ist eine Compliance-Aufgabe und liegt bei der Unternehmensführung. Gemäß OR hat der Verwaltungsrat die unübertragbare und unentziehbare Aufgabe, die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen sicherzustellen, namentlich in Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen. Auf die GmbH werden diese aktienrechtlichen Vorschriften analog angewandt. Hält ein Unternehmen die gesetzlichen Normen nicht ein, droht den Verantwortlichen ein Verlust von Forderungen auf Grund fehlender Beweise. Es kann aber auch zu zivilrechtlichen Schadenersatzpflichten kommen oder gar zu einer Verurteilung nach den Artikeln 166 und 325 StGB. Das bedeutet im Klartext: Busse oder Gefängnis. Gerade in Zusammenhang mit der Datenarchivierung und dem Umgang mit elektronischen Dokumenten ist Compliance ein aktuelles Thema Tendenz steigend. Archivierungspflicht Nach Obligationenrecht (OR) hat ein Unternehmen, das sich auf Grund seiner Rechtsform ins Handelsregister eintragen muss, seine Geschäftsbücher ordnungsgemäß zu führen und grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch für Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz. Heute dürfen Bücher, Belege und Korrespondenz auch in elektronischer Form geführt und aufbewahrt werden. Nur die Betriebsrechnung und die Bilanz sind schriftlich unterzeichnet physisch zu archivieren. Seite 7

9 Elektronische Belege Seit 2002 haben elektronisch aufbewahrte Geschäftsbücher, Belege und Geschäftskorrespondenz ausdrücklich die gleiche Beweiskraft wie Unterlagen, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. Einzige Bedingung: Die elektronischen Dokumente müssen die Voraussetzungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen. Die GeBüV regelt die Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung, Datenhaltung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, insbesondere hinsichtlich der anzuwendenden Informationstechnologie. Werden die Geschäftsbücher elektronisch geführt, sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung einzuhalten. Dabei gelten die allgemein anerkannten Regelwerke und Fachempfehlungen. OR und GeBüV gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen. Daneben existieren aber auch Spezialnormen für bestimmte Branchen (z.b. Bankengesetz oder Geldwäschereigesetz) oder für datenschutzrechtliche Tatbestände. Und nicht zu vergessen: das Steuerrecht. Die Verletzung der Aufbewahrungsvorschriften für steuerrelevante Unterlagen kann bedeutende finanzielle Konsequenzen haben. Es lohnt sich daher für das Management, eine klare Archivierungsstrategie zu entwickeln und die bestehenden Archivierungsprozesse regelmäßig zu überprüfen. Hält die Archivierung vor dem Richter stand? Sind die gesetzlichen Anforderungen, die für das Unternehmen im Zusammenhang mit Archivierung relevant sind, bekannt? Sind mittels interner Weisungen die zu archivierenden und die zu vernichtenden Dokumente verbindlich definiert? Gibt es ein Konzept über die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung der rechtskonformen Archivierung? Unterstützt die Soft- und Hardware, die zur elektronischen Archivierung eingesetzt werden, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben? Ist jedwelche Manipulation an den archivierten Daten auch nachträglich feststellbar? Sind die Zugriffsberechtigungen auf archivierte Dokumente definiert und wird deren Einhaltung überwacht? Sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend geschult? Seite 8

10 Checkliste: So will es das Gesetz Folgende Gesetze, Verordnungen und Regelwerke sind unter anderem im Zusammenhang mit Compliance und elektronischer Archivierung von Bedeutung: Art. 716 a Abs.1 Ziff. 5 OR Art. 827 OR; Art. 957ff OR in Verbindung mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Verordnung über elektronisch übermittelte Daten und Informationen des EFD (EIDI-V) in Verbindung mit Art. 45 MWSTGV (Mehrwertsteuerverordnung) Art. 166 und 325 StGB (Schweiz. Strafgesetzbuch) Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) in Verbindung mit der Datenschutzverordnung Code of Practice for Information Security Management iso/iec und das BSI Sicherheitshandbuch (Deutsches Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) Zu archivieren sind: Geschäftsbücher, in der Regel elektronische Daten aus dem Buchhaltungs- oder ERP-System Buchungsbelege, insbesondere Ein- und Ausgangsrechnungen in Papier oder elektronischer Form, wobei das Scannen und anschließende Vernichten des Originalbelegs möglich ist Geschäftskorrespondenz auf Papier, gescannt oder als Geschäftskorrespondenz Interessant ist die Frage, was vor dem Gesetz als Geschäftskorrespondenz gilt und somit zehn Jahre aufzubewahren ist. Geschäftskorrespondenz umfasst alle mit Dritten ausgetauschten Unterlagen, die über Abschluss und Abwicklung von Rechtsgeschäften Auskunft geben. Nach Berner Kommentar zu OR 962 (Seite 1136 ff) sind dies hauptsächlich: Ein- und ausgehende Briefe Verträge Rechnungen und Lieferscheine Quittungen und Bankbelege Telegramme, Fax, s Statuten und Gesellschaftsverträge Prozessakten, Gerichtsurteile, Vergleiche Dokumente aus Arbeitsverhältnissen, Werkverträgen, aus dem Transportverkehr oder dem Verkehr mit Behörden Nicht unter die Aufbewahrungspflicht fallen Informationsmaterial, Prospekte, Anfragen, Offerten, Preislisten, interne Notizen sowie Schriftstücke aus dem internen Verkehr zwischen Betriebsabteilungen. Seite 9

11 Integrität und Verfügbarkeit Um die Beweiskraft der archivierten Dokumente sicherzustellen, sind diese so zu verwalten und aufzubewahren, dass sie den Anforderungen der Integrität, also der Echtheit und Unverfälschbarkeit, genügen. Das heisst: Das Führen und Aufbewahren von Geschäftsunterlagen muss so gestaltet sein, dass Bücher, Belege und Korrespondenz nicht abgeändert werden können, ohne dass dies feststellbar ist. Um dieser Vorschrift gerecht zu werden, müssen Unternehmen geeignete Kontroll- und Schutzmechanismen vorsehen. Das gilt sowohl für die physische als auch für die elektronische Buchführung und Archivierung. Darüber hinaus müssen Organisation, Zuständigkeit, Prozesse und verwendete Infrastruktur in Arbeitsanweisungen dokumentiert sein. Auch verlangt der Gesetzgeber die jederzeitige Verfügbarkeit der archivierten Daten. Konkret bedeutet das: Bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss stets ein schneller und einfacher Zugriff auf Archivdaten gewährleistet sein. Dazu braucht es bei der elektronischen Archivierung technische Systeme, die während der gesamten Dauer der Aufbewahrungspflicht betriebsbereit sind. Dies gilt es besonders bei der Einführung einer neuen Software zu berücksichtigen. Um auf Dokumente zugreifen zu können, müssen sie erst gefunden werden. Deshalb sind Archivdaten zentral und zusammen mit den nötigen Metadaten abzuspeichern. Die Metadaten geben Auskunft über Struktur, Inhalt, Kontext und Darstellung der verarbeiteten Informationen zu bestimmten Zeitpunkten. Schliesslich sind die archivierten Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, indem das Unternehmen den physischen oder logischen Zugriff aufzeichnet. Zur Aufbewahrung von Daten sind sowohl veränderbare Informationsträger wie Magnetbänder, Disketten oder Festplatten als auch unveränderbare Datenträger wie Papier zulässig. Veränderbare Informationsträger aber nur dann, wenn technische Verfahren wie digitale Signatur und Protokolle die Integrität der gespeicherten Daten oder Zeitstempel den Zeitpunkt der Speicherung garantieren. Die Lesbarkeit und Integrität der Datenträger gilt es regelmässig zu überprüfen und Datenmigrationen genau zu protokollieren. Archivierung und IT Archivierungsprojekte erfordern neben der Evaluation einer geeigneten Software vor allem eines: ein Konzept über alle nötigen organisatorischen und technischen Massnahmen, die ein Unternehmen zur Sicherstellung einer rechtskonformen Archivierung einsetzt. Interne Weisungen und Richtlinien müssen festhalten, welche Dokumente wie zu archivieren sind aber auch, welche Unterlagen vernichtet werden können. Im Sinn eines umfassenden Risikomanagements muss jedes Unternehmen abschätzen können, welche Gefahren drohen, wenn es zu wenige oder zu viele Dokumente aufbewahrt. Geeignete Soft- und Hardware sowie deren korrekter Einsatz sind Compliance-Massnahmen, die das Risiko von Gesetzesverstössen erheblich verringern können. Moderne Archivlösungen helfen, die Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen und unterstützen Unternehmen in den nachstehenden Bereichen: Langzeitaufbewahrung von Daten aus Buchhaltungs- und ERP-Systemen Scannen und Archivieren von Eingangsrechnungen und anderen Dokumenten Elektronische Archivierung von Ausgangsrechnungen und Journalen Automatisierte Langzeitarchivierung von s Sicherstellen der Datenverfügbarkeit und Datenintegrität Prozessdokumentation und Mitarbeiterausbildung Ziel ist, geschäftskritische Daten dank automatisierter Prozesse ohne menschliches Eingreifen zu archivieren. Der Nutzen: Erfüllen der gesetzlichen und unternehmensinternen Normen Gesetzes- und regelkonformes Aufbewahren möglicher Beweisstücke Verbessern und Verstärken der Corporate Governance Schnelles Auffinden von Informationen Mitarbeiterentlastung Seite 10

12 Presse Daten und s rechtskonform archivieren Aus KMU-Magazin Nr. 9, September/Oktober 2004 Autorin: Maria Winkler (Geschäftsführende Partnerin Adovkatur SURY BRUN HOOL) Compliance und elektronische Archivierung Der Gesetzgeber verlangt das Aufbewahren von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz sowie das Sicherstellen der Verfügbarkeit und Integrität archivierter Daten. Die Verantwortung für das Einhalten dieser Normen tragen die Führungsorgane eines Unternehmens. Eine Compliance-Aufgabe, die sich mit Hilfe durchdachter Archivierungskonzepte und moderner IT- Lösungen gesetzeskonform erfüllen lässt. Vorliegender Artikel zeigt auf, welche rechtlichen und organisatorischen Anforderungen es im Archivierungsprozess zu beachten gilt und mit welchen Massnahmen diese in der Praxis erfüllt werden. Schritt 1 Archivierungskonzept erstellen Das zu erstellende Archivierungskonzept hält die organisatorischen und technischen Massnahmen fest, die ein Unternehmen bei der Archivierung ihrer Daten ergreifen will. Das Archivierungskonzept definiert unter anderem: Bezugsgruppen mit Interesse an Archivdaten (z.b. Benutzer, Gesetzgeber, Finanzabteilung, Kunden, Management, Behörden) Geschäftsunterlagen, die aufbewahrt werden sollen und müssen Aufbewahrungsdauer (in der Regel zehn Jahre) Aufbewahrungsform (z.b. Papier, Magnetband, Harddisk, optische Speichermedien) Massnahmen bezüglich Datensicherheit (z.b. unveränderbare Medien, Zeitstempel, digitale Signatur, Zugriffsberechtigungen) Kontrollinstrumente sowie deren regelmässige Überprüfung und Aktualisierung (z.b. Protokolle, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Benutzerrechte) Entscheid, ob elektronisch oder konventionell archiviert wird Im Fall einer elektronischen Archivierung: Speichersysteme (Archivierungssoftware) und Speichermedien (Hardware) Seite 11

13 Schritt 2 Archivierungsprozesse definieren Informationen sind zu wichtigen Trägern des Unternehmenswissens geworden, so genannte digitale Vermögenswerte. Ein modernes Data Lifecycle Management umfasst die Verwaltung und Kontrolle von Daten ab ihrer Entstehung über die verschiedenen Phasen der aktiven Nutzung bis hin zur Archivierung und endgültigen Vernichtung. Während des gesamten Zyklus muss dieses Unternehmenswissen stets wiederauffindbar, verfügbar und damit nutzbar sein. Der Archivierungsprozess stellt den letzten Schritt des Dokumenten-Lebenszyklus dar: die Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem. Dieser Schritt reduziert den teuren Speicherplatz auf der Festplatte und garantiert im Optimalfall die Unveränderbarkeit der Daten. Abhängig von Medium und Inhalt gilt es, für jede Dokumentenart einen separaten Archivierungsprozess zu definieren, der Verantwortlichkeiten und Datenverwaltung klar regelt. Die einzelnen Archivierungsprozesse sollen sich nahtlos in die bestehenden Geschäftsprozesse integrieren und damit effiziente Abläufe gewährleisten. Ob nun elektronisch oder konventionell archiviert wird die Aufgabe bleibt sich gleich. Schritt 3 Arbeitsanweisungen und Richtlinien festlegen Arbeitsanweisungen und Archivierungsrichtlinien sorgen dafür, dass die unter Schritt 2 definierten Prozesse im operativen Geschäft auch umgesetzt werden. Sie umfassen nicht nur die technischen Aspekte (z.b. Speichermedium, Benutzerrechte), sondern auch organisatorische. So hält eine Arbeitsanweisung etwa fest, dass Frau Meier alle eingehenden Rechnungen täglich scannt, im elektronischen Archiv ablegt und Teamleiter Müller diesen Prozess jeweils am Monatsende überprüft. Unterstützung durch IT Moderne IT-Lösungen erleichtern die gesetzeskonforme Archivierung, indem sie sowohl elektronisch wie physisch vorliegende Daten und Schriftstücke nach definierten Regeln automatisch ablegen. Archivierungslösungen können ein Unternehmen folgendermassen unterstützen: Aufbewahren von Büchern und Buchungsbelegen Ältere Daten aus Buchhaltungs- oder ERP-Systemen, die für das operative Geschäft nicht mehr verwendet werden, lassen sich problemlos aus dem Produktivsystem auslagern und bleiben dennoch jederzeit und während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar. Ob gescannte Papierdokumente oder Buchungsbelege aus dem eigenen ERP-System eine moderne Archivlösung unterstützt die elektronische Langzeitablage von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen, Journalen und Buchungsbelegen. Ebenso ermöglicht sie die Verknüpfung dieser Dokumente mit Buchungen im ERP- System. Geschäftskritische Arbeitsdokumente wie Anweisungen, Protokolle, informelle Abmachungen, Zu- oder Absagen können im Document Management System (DMS) kategorisiert und mit einer Aufbewahrungsdauer hinterlegt werden. Aufbewahren von Geschäftskorrespondenz Eine moderne Archivlösung erlaubt die automatische Ablage von aus- und eingehenden s. Dank definierter Regeln werden Mails systematisch und gesetzeskonform im Archivserver abgelegt. Zusätzlich lassen sich s und gescannte briefliche Korrespondenz mit einem konkreten Geschäftsfall im ERP-System verknüpfen. Seite 12

14 Sicherstellen der Datenintegrität Ein bedeutender Punkt bei der elektronischen Aufbewahrung von geschäftlich relevanten Dokumenten ist das Sicherstellen ihrer Beweiskraft. Hierzu muss ein Unternehmen Massnahmen implementieren, die beweisen, dass archivierte Dokumente tatsächlich dem Original entsprechen. Neben organisatorischen Massnahmen gibt es zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit zwei Möglichkeiten, die der Gesetzgeber explizit erwähnt: Erstens, die Datenspeicherung auf unveränderbare Medien wie WORM (write once read many) oder WORM Harddisk. Zweitens, das programmtechnische Sichern der Daten. Dabei wird jedes Dokument mit einem (amtlichen) Zeitstempel versehen und mitgeführte Prüfsummen oder digitale Signaturen beweisen seine Vollständigkeit und Integrität. Da heute fast jedes Speichermedium angesichts der rasanten technischen Entwicklung grundsätzlich als veränderbar angesehen werden muss, gewinnt die digitale Signatur zunehmend an Bedeutung. Sicherstellen der Datenverfügbarkeit Archivierte Daten müssen jederzeit verfügbar, schnell auffindbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Eine Archivlösung mit integrierter Volltextsuche erlaubt, Dokumente jederzeit im gesamten Archiv zu finden und basierend auf Attributen wie Absender oder Datum auszufiltern. So lassen sich aussortierte Objekte auch auf externe Datenträger und Offline-Medien wie CD speichern. Zudem kann ein Dokument zur langfristigen Verfügbarkeit in ein Applikationsunabhängiges Format (z.b. PDF odertiff) umgewandelt werden, damit es aller Voraussicht nach auch in zehn Jahren noch lesbar ist. Im Weiteren schreibt das Gesetz vor: Bei einem Systemwechsel muss die Datenmigration genau dokumentiert und nachvollziehbar sein. Auch diesem Anspruch wird die moderne Archivlösung gerecht. Und nicht zuletzt verhindert sie dank verschlüsselter Datenübertragung und Archivierung den unberechtigten Zugriff auf Unterlagen. Und s? ist innerhalb weniger Jahre zum wichtigsten Kommunikationsmittel für Unternehmen geworden. Tatsache ist: Geschäftlich relevante Korrespondenz wird heute zum grössten Teil elektronisch abgewickelt und ist wie die briefliche Korrespondenz gesetzeskonform aufzubewahren. Tatsache ist auch, dass die korrekte Aufbewahrung geschäftsrelevanter Mails meist den Mitarbeitern überlassen bleibt. In den wenigsten Unternehmen bestehen klare Konzepte und definierte Prozesse, welche die langfristige Ablage der elektronischen Korrespondenz regeln. Der Entscheid, ob zu archivieren oder zu löschen ist und wohin die Daten abgelegt werden, erfolgt meist nach eigenem Gutdünken, nach Hierarchiestufe oder gar nicht. Gleichgültigkeit und Nichtwissen können jedoch fatale Folgen haben, denn sie schützen nicht vor Strafe. Seite 13

15 Vorteile einer automatisierten Mail-Archivierung Compliance o Normen erfüllen o Beweisstücke aufbewahren o Gesetzes- und regelkonform wirtschaften o Image Erhöhte Mitarbeiterproduktivität o Mitarbeiterentlastung dank automatischer Regeln bezüglich Ablageort, -medium und - dauer o Keine überfüllten Mailboxen o Einfacher, schneller Zugriff auf archivierte Mails via Internet unabhängig von Zeit und Ort o Abgelegte Informationen lassen sich schnell finden und einfach verwalten Prozess- und Kostenoptimierung o Hardwarekosten reduzieren (Auslagerung auf preiswerte optische Medien; Text- und o Bildanhänge werden nur einmal abgelegt, unabhängig vom ursprünglichen Verteiler) o Zeitersparnis bei Backups, Upgrades und Recovery o Kostengünstiges Verwalten und Unterhalten des Systems dank Zentralisierung o Automatisches Löschen von Dokumenten im Langzeitarchiv Interaktiv oder automatisch Eine unterstützende IT-Lösung für die gesetzeskonforme Archivierung von Mails muss gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) alle geschäftsrelevanten s abfangen und bis zum Ablauf der gesetzlich vorgesehenen Frist aufbewahren. Dabei entscheidet das Gesetz, was und wie lange abgelegt wird. Die Art und Weise der Datenaufbewahrung aber bestimmt die Geschäftsleitung und nicht der Zufall. Unterscheiden lässt sich zwischen nichttechnischen, interaktiven Archivierungsverfahren und automatisierter Archivierung nach definierten Regeln. Ersteres bedeutet ausdrucken und physisch aufbewahren oder von Hand elektronisch ablegen; bei der automatisierten, regelbasierten Archivierung hingegen muss der Nutzer nicht mehr eingreifen. Solche Regeln lauten beispielsweise: Zu archivieren sind nur die Postfächer bestimmter Benutzer alle ein- und ausgehenden Mails ohne firmeninterne Mails nur Attachements Mail inklusive Anhänge sämtliche ein- und ausgehenden Mails nach Ablauf von zehn Tagen. Das systematische Archivieren von s macht es unvermeidbar, dass auch private Mails mitarchiviert werden. Es ist Aufgabe der Geschäftsleitung, festzuhalten, ob das Versenden und Empfangen von privaten Mails überhaupt gestattet ist. Wenn ja, müssen die Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass auch private Mails im Archiv landen. Das Datenschutzgesetz verlangt einen strukturierten und kontrollierten Datenzugriff sowie den Schutz privater Daten vor unbefugter Einsicht. Seite 14

16 Inhalt ist entscheidend Interessant ist die Frage, was vor dem Gesetz als Geschäftskorrespondenz gilt und somit zehn Jahre aufzubewahren ist. Unter Geschäftskorrespondenz fallen alle mit Dritten ausgetauschten Unterlagen, die über Abschluss und Abwicklung von Rechtsgeschäften Auskunft geben. Nach Berner Kommentar zu OR 962 sind dies hauptsächlich: ein- und ausgehende Briefe sowie Verträge Rechnungen und Lieferscheine Quittungen und Bankbelege Telegramme, Fax, s Statuten und Gesellschaftsverträge Prozessakten, Gerichtsurteile, Vergleiche Dokumente aus Arbeitsverhältnissen, Werkverträgen, aus dem Transportverkehr sowie aus dem Verkehr mit Behörden (Steuer und Sozialversicherungen) Es lohnt sich indes, gewisse Unterlagen zur Beweissicherung freiwillig zu archivieren. Aus gutem Grund: Beweismaterial bei möglichen Uneinigkeiten mit oder ohne rechtliche Folgen Dienst am Kunden dank schnellen Auskünften und Zugriff auf alte Vereinbarungen Imagesteigerung dank schnellem und fehlerfreiem Finden alter Informationen Zugriff auf interne Abmachungen, vor allem aus dem Personalwesen Effizientes Knowledge Management dank erleichtertem, zentralem Zugriff auf Archivdaten Verhindern von Wissensverlust bei Personalaustritten Fazit Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft sämtliche geschäftskritischen Dokumente. Verantwortlich für das rechtskonforme Führen und Archivieren von Geschäftsunterlagen ist der Verwaltungsrat. E- Mails werden bei der Archivierung oft vergessen, obwohl heute der grösste Teil der geschäftlich relevanten Korrespondenz elektronisch abgewickelt wird. Moderne ITLösungen erfüllen die Anforderungen des Gesetzgebers und unterstützen Unternehmen bei der gesetzeskonformen Archivierung. Sie sind jedoch nur ein Aspekt. Ebenso wichtig sind die Kenntnis der rechtlichen Auflagen und Konsequenzen auf allen Ebenen sowie die Information, Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter. Und nicht zuletzt: Ohne klare Archivierungskonzepte und definierte Archivierungsprozesse geht es heute nicht mehr. Beachten Sie bitte nachfolgende Anlage zum Thema Zollabwicklung. Seite 15

17 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössische Zollverwaltung EZV Oberzolldirektion Sektion Organisation Bern, Information Bereitstellung der elektronischen Veranlagungsverfügungen (evv) Export durch die Eidgenössische Zollverwaltung EZV 1 Grundsätzliches über die evv 1.1 Eröffnung der evv Die evv wird nach der Freigabe im EDV-System der EZV spätestens nach 24 Stunden (ohne Transit im NCTS), bzw. spätestens nach 4 Tagen (mit Transit im NCTS) zur Abholung aufgeschaltet und gilt ab diesem Zeitpunkt als eröffnet. Die Kunden werden nicht aktiv informiert, wenn die evv zum abholen bereitsteht. 1.2 Bedingungen um evv anzuwenden Damit ein Kunde die evv abholen kann, muss er folgende Bedingungen erfüllen: Er muss beim Zoll registriert bzw. zertifiziert sein, damit die Kommunikation mit dem Bundesnetz sichergestellt ist. Details zur Registrierung können gefunden werden unter e-dec Export (Projekt IDEE) Registrierung. In der Zollanmeldung muss die Exporteur Trader Identification Number (TIN) deklariert werden, falls der Exporteur die evv abholen möchte. 1.3 Aufbau der evv Die eigentliche evv ist eine XML-Datei. Sie wird in einer sogenannten SOAP-Nachricht (Simple Object Access Protokoll) verpackt. Die SOAP-Nachricht muss man sich wie einen elektronischen Briefumschlag vorstellen. Darin verpackt sind nebst der evv auch die Signatur und das Zertifikat. 1.4 Abholen der evv Die evv können entweder über einen Webservice oder über einen Mailservice abgeholt werden. Die detaillierte technische Beschreibung der beiden Services kann im Internet eingesehen werden unter Spezifikationen Import und Export Service Beschreibung (Web Service und Kanal).

18 Nebst den einzelnen evv können die Kunden auch eine Liste der aktuellen VV-Nummern innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs abfragen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, diese Liste auf einen bestimmten Status der evv zu beschränken (z.b. nicht abgeholt ). 2 Bereitstellung evv während der gesetzlich vorgeschriebenen Frist Steuervermindernde Tatsachen wie Geltendmachung von Lieferungen ins Ausland oder bei der Einfuhr von Gegenständen entrichtete Steuer bedingen eine Veranlagungsverfügung. Diese muss spätestens im Zeitpunkt, in welcher die Deklaration in der Mehrwertsteuerabrechnung erfolgt, vorhanden sein. Sie muss bis zum Ablauf der Verjährungsfrist systematisch und geordnet archiviert werden. Die EZV übernimmt keine Archivierungsdienstleistung für die Zollpartner. Sie stellt die evv lediglich während der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von 11 Jahren (10 Jahre + laufendes) zum Abholen zur Verfügung. Die komplette SOAP Nachricht der evv sowie das Protokoll der Signaturprüfung sind von diesem Zeitpunkt an durch den Zollpartner oder durch einen von ihm beauftragten Archivierungsdienstleister aufzubewahren. Die EZV kann jedoch nicht als solch Dritter in Verpflichtung genommen werden. 2.1 Warum übernimmt die EZV keine Archivierungsdienstleistung? Die Verpflichtung zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher obliegt dem Buchführungspflichtigen. Der Zollkunde ist im Rahmen der Ordnungsmässigkeitsgrundsätze frei, wie er die Buchführung und die Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege ausgestaltet. Ungeachtet des Einsatzes von informationstechnischen Mitteln bestehen wichtige Buchführungsgrundsätze. Erwähnt sei als Beispiel: "keine Buchung ohne Beleg". Wichtig ist auch, dass die Prüfspur vorhanden ist. Darunter versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Diese Prüfspur muss - auch stichprobenweise - ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Einzig der Zollkunde verfügt über alle Daten und Informationen, um die Prüfspur sicher zu stellen. Die EZV kann auch aus einem weiteren wichtigen Grund keine Archivierungsdienstleistungen erbringen. Solche werden von privaten Anbietern angeboten oder erwogen. Es besteht die Gefahr, den Grundsatz zu verletzen, wonach die öffentliche Hand die Privatwirtschaft nicht konkurrenzieren soll. Zu Recht würde der EZV ein den Wettbewerb verzerrendes Verhalten vorgeworfen. 3 Signaturprüfung 3.1 Zweck der Signaturprüfung Der Buchführungspflichtige muss vor der ersten Verwendung bis zum Ablauf der Verjährungsfrist mittels Verifikation der elektronischen Signatur Integrität und Authentizität der Daten belegen können. Mit der Signaturprüfung stellt der Kunde sicher, dass er Gewissheit über folgende Punkte hat: - Die Nachricht wurde nicht verändert (Integrität) - Die evv ist zum Zeitpunkt des Abholens gültig - Die Authentizität der Quelle ist sichergestellt, d.h. die Nachricht stammt tatsächlich von der EZV 2/4

19 3.2 Protokollieren der Signaturprüfung Dass eine Signaturprüfung erfolgt ist, kann nur mittels Protokollierung des Ergebnisses nachgewiesen werden. Als Prüfprotokoll reicht eine Datei, in der Regel in einem Dateiformat, das ohne spezielle Programme wie Word oder Excel gelesen werden kann (z.b. XML, ASCI, EDIFACT). Sie sollte folgende Informationen enthalten: - Datum und Zeit der Signaturprüfung - Eindeutige Identifikation der evv (z.b. Nr. der evv) - Bericht über die Prüfung der Integrität der evv - Bericht über die Prüfung der Gültigkeit des Zertifikats zum Signaturerstellungsdatum - Bericht über die Prüfung des Absenders Sicherstellung dass das gesendete Zertifikat von der EZV stammt (Prüfung der Certificate Chain unter Berücksichtigung der zum Signatur-Zeitpunkt gültigen Zertifikate). 3.3 Nachträgliche Signaturprüfung Es muss während der ganzen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer möglich sein, eine Signaturprüfung durchzuführen. Dies gilt auch für evv, die schon vor einigen Jahren, aber immer noch innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, abgeholt wurden. Dieses wird dadurch sichergestellt, dass jede evv in einer SOAP Nachricht versendet wird, das nebst der evv im XML-Format auch die Signatur und das zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültige Zertifikat enthält. Es ist aus diesem Grund immer die komplette SOAP Nachricht aufzubewahren. 3.4 Signaturprüfungstools Auf dem Markt gibt es verschiedenen Signaturprüfungstools. Teilweise handelt es sich dabei auch um Freewareprodukte. Die EZV prüft, ob eine kleine Liste zu empfehlender Tools evaluiert werden kann. Im gegebenen Fall würde diese Liste im Internet aufgeschaltet. 4 Stylesheet Gemäss EIDI-V Art. 6 Abs. 2 müssen die für die Steuererhebung relevanten gespeicherten Daten bei ihrer Wiedergabe inhaltlich unverändert und vollständig sowie leicht verständlich dargestellt werden. Das im Internet aufgeschaltete XSL Stylesheet bietet eine einfache Möglichkeit, die evv in einer gut lesbaren Form (ähnlich der heute auf dem Postweg versendeten VV) als HTML- Dokument darzustellen. Das Stylesheet finden Sie auf Spezifikationen Import und Export Schnittstellenbeschreibung / XML Austauschformat XSL Stylesheet. 5 Ablauf einer Steuerprüfung Über den Ablauf einer Mehrwertsteuerkontrolle erfahren Sie mehr unter Themen Mehrwertsteuer MWST-Kontrolle. Wichtige Voraussetzungen für eine Steuerprüfung sind u.a. ein Zugriff auf die Daten, der Prüfpfad und die Wiedergabe. 3/4

20 Die Eidgenössische Steuerverwaltung ist berechtigt, vor Ort Einsicht in sämtliche für die Steuer relevanten gespeicherten Daten zu nehmen und für deren Prüfung das Datenverarbeitungssystem der steuerpflichtigen Person zu benutzen (Art. 7 Abs. 1 ElDI-V). Weiter müssen sämtliche Geschäftsvorfälle ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung und ohne wesentlichen Aufwand einzeln vom Beleg über die Buchhaltung bis zur Mehrwertsteuerabrechnung und umgekehrt überprüft werden können (Art. 8 Abs. 1 ElDI-V). Bei der Wiedergabe sind die für die Steuererhebung relevanten gespeicherten Daten inhaltlich unverändert und vollständig sowie leicht verständlich darzustelllen (Art. 6 Abs. 2 ElDI-V). 6 Ausblick auf evv Import Nach Abschluss von evv Export startet das Projekt evv Import. Ziel ist, die evv Import per einzuführen. Da sich das Projekt noch im Anfangsstadium befindet, können noch keine detaillierten Aussagen gemacht werden. Bezüglich der Archivierung ist grösstenteils von den gleichen Gegebenheiten wie beim Export auszugehen. Das Informationsschreiben wurde gemeinsam von der EZV und der ESTV erstellt. 4/4