Wegleitung für die Bezahlung von Entschädigungen und Honoraren an Nicht-Angestellte

Transkript

1 Wegleitung für die Bezahlung von Entschädigungen und Honoraren an Nicht-Angestellte Diese Wegleitung regelt das Vorgehen bei Zahlung von Honoraren und anderen Entschädigungen an Personen, die nicht als Angestellte, sondern fallweise als Stellvertreter oder Hilfspersonen Beauftragte für die Kirche, oder eine Kirchgemeinde, oder in einem kantonalkirchlichen Dienst, für einen Pfarrer oder Sozialdiakon oder Sigrist oder Sekretariate oder Organisten Arbeitsleistungen erbringen. Sie dient der Umsetzung der folgenden gesetzlich vorgeschriebenen Grundsätze: - Lohnzahlungen jeglicher Art unterliegen gemäss AHV-Gesetz der Beitragspflicht an die AHV, IV, EO, und ALV. - Als einzige Ausnahme sind auf Zahlungen von höchstens CHF 2'300 pro Arbeitgeber und Jahr Beiträge nur dann abzurechnen, wenn der Arbeitnehmer dies ausdrücklich verlangt. Wichtig: Dies gilt jedoch nicht für Musiker, Künstler, Tanz- und Theaterproduzenten, Radio- und Fernsehmitarbeiter. Diese sind ab dem ersten Franken sozialversicherungspflichtig. - Über Lohnzahlungen hat der Arbeitgeber einen Lohnausweis auszustellen. Dies erfolgt im Januar des Folgejahres. Um diese gesetzlichen Vorgaben in unserer Kirche auf praktikable Art zu erfüllen, hat der Kirchenrat die folgenden, verbindlichen Regeln aufgestellt: 1. Diese Regeln betreffen alle Zahlungen (auch geldwerte Leistungen wie Gutscheine), die als Entgelt für Arbeit oder Dienstleistungen aller Art (Kunstbetrachtung, Vortrag etc.) geleistet werden. 1

2 Ausnahmen: Nicht betroffen sind Naturalgeschenke, die weniger als CHF 500 pro Jahr ausmachen und REKA-Checks bis zu einem Betrag von CHF 600 pro Jahr und Mitarbeitendem. Ebenfalls nicht betroffen sind Zahlungen an Vereine und Orchester, da es sich dabei nicht um Lohnzahlungen handelt. Die Zahlungen erfolgen in diesen Fällen direkt durch die Gemeinde/den Dienst, ebenso die Zahlungen an die selbständigerwerbenden Musiker, Künstler, Tanzund Theaterproduzenten, Radio- und Fernsehmitarbeiter. 2. Beträge in Einzelfällen von max. CHF 100 können bar erbracht werden, müssen aber zwingend gegen eine Quittung gemäss Beilage 1 (grün) erfolgen! Die Quittung wird der Kirchenverwaltung zugestellt. Fall 1 3. Beträge im Einzelfall, die CHF 100 übersteigen oder wiederholte Zahlungen an die gleiche Person, die in der Summe CHF 100 im Jahr übersteigen, dürfen nicht bar ausgezahlt werden, sondern erfolgen durch die Kirchenverwaltung aufgrund eines Zahlungsauftrages gemäss Beilage 2 (rosa). Beizulegen ist das Formular Personalangaben gemäss Beilage 3 (beige). Bei Empfängern, die bei der Kirchenverwaltung bereits mit den Personalangaben registriert sind, ist lediglich Name, Adresse (Adressänderung!) und Kontonummer zu vermerken. Die Kirchenverwaltung stellt der Gemeinde/dem Dienst anschliessend oder periodisch Rechnung. Fall 2 4. Bei Selbständigerwerbenden erfolgt die Lohnzahlung direkt durch die Gemeinde/den Dienst. Es empfiehlt sich, das Blatt Zahlungsauftrag (rosa) auszufüllen und den Beleg der AHV-Ausgleichskasse oder die Selbständigkeitserklärung zu verlangen und mit dem Auszahlungsbeleg aufzubewahren. Das Formular ist nicht an die Verwaltung zu schicken. 5. Auslandszahlungen werden durch die Verwaltung als Dienstleistung geleistet. 6. Die Kirchenverwaltung erstellt Lohnausweise über alle von ihr durchgeführten Zahlungen. 7. Diese Regeln sind ab sofort anzuwenden und bleiben solange gültig, bis das Gesetz oder die zuständigen Behörden eine Änderung verlangen. 2

3 Was geschieht, wenn während eines Kalenderjahres eine Person mehrere Entschädigungen erhält, die den Totalbetrag von CHF übersteigen? Die Kirchenverwaltung führt Buch über alle Beträge die ausbezahlt wurden. Dies entbindet den Arbeitnehmer aber nicht, selbst zu überwachen, ob er AHV-pflichtig wird, oder nicht. Wird festgestellt, dass eine Person während eines Jahres mehrere Entschädigungen erhält, die insgesamt CHF übersteigen, erfolgt eine nachträgliche Abrechnung ALLER Zahlungen. Ein Lohnausweis wird erstellt für die Summe aller Lohnzahlungen, auch wenn die Summe unter CHF liegt. Auszahlung von Entschädigungen in Form von REKA-Checks Als weitere Variante besteht die Möglichkeit, Entschädigungen bis zu CHF 600 pro Jahr in Form von REKA-Checks auszurichten. Mit diesen Checks können Bahnbillette und andere Dienstleistungen der Bahn sowie Benzin und weitere Tourismusdienstleistungen bezahlt werden. Der/die Begünstigte muss dieser Zahlungsart zustimmen. Wir gewähren auf diesen REKA-Checks zwar keine Rabatte, sondern rechnen mit dem Nominalwert der REKA-Checks, dennoch bietet dieses Verfahren einen beachtenswerten Vorteil: Vergütungen mit REKA-Checks sind bis CHF 600 auf dem Lohnausweis nicht zu deklarieren! Wir empfehlen daher, diese Möglichkeit, die sowohl für den Empfänger (Steuerersparnis) wie für die ERK BS (geringerer Administrationsaufwand) interessant ist, anzubieten. Die Auftraggeber können den Begünstigten REKA-Checks sofort ausbezahlen. Die Kirchgemeinden erhalten einen Stock dieser Gutscheine und rechnen periodisch mit der Verwaltung Rittergasse ab. Die Kirchgemeinden erhalten diese REKA-Checks zu unserem Einkaufspreis, d.h. zu 98.5 % des Nominalwertes. Bezugsquelle der Formulare: Sie können die Formulare kopieren oder finden sie im Internet. Internet: dort unter Archiv/Dokumente/downloads/Formulare Personalwesen/Entschädigungen für Nicht-Angestellte. 3

4 Nur für einmalige Beträge bis maximal CHF 100. (Fall 1) Q u i t t u n g Der/Die Unterzeichnete bestätigt, für Arbeits- bzw. Dienstleistungen (Art der Dienstleistung) am/von bis von (Kirchgemeinde, Amt, ) durch (z.b. Pfr. / Sozialdiakon / Sigrist, Herr / Frau) CHF erhalten zu haben. Basel, den Name (bitte in Blockschrift ausfüllen): Unterschrift Empfänger: Der/Die Empfänger/in verlangt, dass Beiträge an die AHV/IV/EO/ALV entrichtet werden. ja nein (Zutreffendes bitte ankreuzen) Unterschrift Vertreter Kirche: Laufweg des Formulars: Andrea Wohlgemuth Rittergasse Basel Telefon

5 für Beträge über CHF 100. (Fall 2) Wir bitten Sie, Z a h l u n g s a u f t r a g Herrn/ Frau für Arbeits- bzw. Dienstleistungen den Betrag von CHF gemäss den Angaben auf dem beiliegenden Blatt Personalangaben zu überweisen. Basel, den Name Auftraggeber (in Blockschrift): Der/Die Empfänger/in verlangt, dass Beiträge an die AHV/IV/EO/ALV entrichtet werden. ja keine (gilt nicht für Musiker, Künstler, Tanz- und Theaterproduzenten, Radio- und Fernsehmitarbeiter) selbständig (Beleg AHV-Ausgleichskasse oder Selbständigkeitserklärung beilegen)* Unterschrift Auftraggeber: Informationen für die Kirchenverwaltung Ort/Kirchgemeinde/Amt: In welchem Gebäude erfolgte der Dienst? Was für ein Dienst wurde erbracht? Datum des Dienstes / Durchführungsdatum: Informationen für die Kirchenverwaltung zur Rechnungsstellung an die Gemeinde Welcher/m Gemeinde/ kantonalkirchlichen Amt ist der Dienst zu belasten? Welcher Person ist diese Rechnung zu senden? Laufweg des Formulars: Andrea Wohlgemuth * Wenn selbständig erwerbend, kein Formular Rittergasse 3 senden. Bezahlung erfolgt direkt durch die 4001 Basel Gemeinde/den Dienst. Telefon Beilage: Blatt Personalangaben 5

6 Personalangaben für Honorarauszahlungen und andere Entschädigungen Name/Vorname:* Geburtsdatum:* AHV-Nr.:* Strasse:* PLZ/Ort:* Nationalität:* Zivilstand:* Anzahl Kinder:* Bewilligung:* Telefon:* * Zahlungen sind zu überweisen via: Postkonto:* IBAN-Nr.: Bankkonto:* Name/Ort der Bank: AHV/IV/EO/ALV-Abrechnung Clearing Nr. der Bank: IBAN-Nr.: Für Entgelte bis CHF pro Jahr [ ] Empfänger/in verlangt AHV-Abrechnung der Beträge. [ ] Empfänger/in verlangt keine AHV-Abrechnung der Beträge.** [ ] keine Abrechnung, da Empfänger/in selbständig erwerbend ist und selber abrechnet. Beleg AHV-Ausgleichskasse beilegen. (Selbständigkeitserklärung)*** Datum: Unterschrift: * Sind die Personalangaben nicht vollständig vorhanden, kann die Honorarzahlung nicht gewährleistet werden. ** Dies gilt jedoch nicht für Musiker, Künstler, Tanz- und Theaterproduzenten, Radio- und Fernsehmitarbeiter. *** Bei Selbständigerwerbenden erfolgt die Bezahlung direkt durch die Gemeinde/den Dienst. 6

7 Ergänzung zur Wegleitung: Arbeitsbewilligungen für Musiker Selbständigerwerbende: - Auf muss der Musiker, Künstler, Tanz- und Theaterproduzent, Radio- und Fernsehmitarbeiter 8 Tage vor dem Einsatz selber per Meldeverfahren anmelden (sollte die Anmeldung unterlassen werden, wird gebüsst). - Die Selbständigkeit ist zu beweisen. - Honorar wird nicht über Lohn bezahlt. Kein Formular an Lohnbuchhaltung senden. Auszahlung erfolgt direkt über die Gemeinde/Dienst. EU25-Bürger (ohne Bulgarien und Rumänien): - ERK-Lohnbuchhaltung muss mittels Meldeverfahren ein Tag vor Einsatz anmelden und eine Arbeitsbewilligung einholen. - Ausgefüllter Personalbogen inkl. Kopie der Bewilligung zwingend notwendig (sollte die Anmeldung unterlassen werden, wird derjenige, welcher die Meldung unterlassen hat, gebüsst). - Honorar wird unter Abzug der Sozialleistungen und Quellensteuer auf ein CH-Konto überwiesen aufgrund des Zahlungsauftrags an Lohnbuchhaltung. Drittstaaten: - 8 Einsätze pro Jahr bewilligungsfrei! Honorar wird unter Abzug der Sozialleistungen und Quellensteuer auf ein CH-Konto überwiesen aufgrund des Zahlungsauftrags an Lohnbuchhaltung. - Bei mehr als 8 Einsätzen pro Jahr muss eine ganz normale Bewilligung eingeholt werden (ca. 2 Monate im Voraus). Bulgarien und Rumänien: - Kein bewilligungsfreier Aufenthalt zur Erwerbstätigkeit. - Vom ersten Tag an eine Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung notwendig. Bei allen Varianten besteht die Möglichkeit der REKA-Check-Zahlung. Der Betrag von CHF 600 pro Musiker und Jahr darf jedoch nicht überschritten werden. Es werden keine Abzüge gemacht. AHV-Freibetrag von CHF 2 300/Jahr gilt nicht für Musiker, Künstler, Tanz- und Theaterproduzent, Radio- und Fernsehmitarbeiter. Sozialabzüge müssen ab dem ersten Franken abgezogen werden. Quellensteuer muss abgezogen werden. (Aussagen gemäss Telefon vom mit Frau Natalie Trepte, Tel: 061/ oder natalie.trepte@bs.ch vom Amt für Wirtschaft und Arbeit, Basel) 7