Verwendung der Sharepoint-Portal-Server Website

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1 VDE Prüf- und Zertifizierungsinstitut Version: Telefon: 069/8306- Fax: 069/ Verwendung der Sharepoint-Portal-Server Website Inhalt: 1 Ziel Allgemeine Techniken zur Benutzung des Sharepoint Servers (SPS) Sharepoint Server Website und wie man darauf zugreift Ordnereinrichtung für Projekte Upload von Dokumenten auf die Website Abonnement und automatische Benachrichtigung per Mit dem Sharepoint Server spielen Allgemeine formale Verfahren zur Benutzung des SPSs innerhalb von Projekten Verfahren, die nur einmalig auf dem SPS durchgeführt werden müssen Allgemeiner Workflow für Projekte unter Benutzung des Sharepoint Servers..8 1 Ziel Die Sharepoint-Portal-Server Website wird dazu verwendet, den Austausch von Informationen und Dokumenten zu ermöglichen. Sie stellt eine Plattform zum Speichern und Austauschen von Dateien und anderen Informationen zwischen dem VDE Institut und seinen Kunden bereit. Sie ist für Kunden angedacht, die mehrere Projekte im Laufe eines Jahres mit dem VDE Institut abwickeln. Das System ist nicht für Kunden gedacht, die weniger als 10 Projekte pro Jahr haben. Die Vorteile sind, dass es nicht mehr notwendig ist, große Dateien per zu versenden, die oftmals von den Servern zurück gewiesen werden. Die Dateien sind für beide Seiten von überall auf der Welt per Internet zugreifbar. Die automatische Benachrichtigung ist ein sehr nützliches Instrument, um sich die Zeit zu sparen, s zu schreiben, die nur ankündigen, dass etwas versendet wurde. Der Sharepoint Server ist weltweit über das Internet abrufbar. 2 Allgemeine Techniken zur Benutzung des Sharepoint Servers (SPS) 2.1 Sharepoint Server Website und wie man darauf zugreift Für die jeweiligen Projekt Partner, installiert das VDE Institut eine so genannte Sharepoint Server -Website. Die Sharepoint Server Website kann mit jedem Internet Browser (MS-Explorer, Firefox) über den folgenden Link erreicht werden: Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 1 von 9

2 Dabei ist xxxxxx die Firmennummer des VDE Kunden. Bitte denken Sie daran, dass Sie eine sichere Verbindung mit https benutzen, um sicher zu stellen, dass alle Kommunikationen verschlüsselt sind! Der Zugang zur Website ist Passwort-geschützt. Ein Benutzername und ein Passwort wird Ihnen vom VDE Institut zur Verfügung gestellt. Nach dem Öffnen der Website mit dem Internet Browser werden Sie aufgefordert einen Login Namen und ein Passwort einzugeben. user: xxxx password: xxxxxxx Leider ist die Sprache des Sharepoint Server Programms nicht einheitlich. Einige Begriffe sind auf Deutsch, andere wieder auf Englisch. Wir hoffen, das in der Zukunft abstellen zu können. Wir werden in dieser Beschreibung versuchen, die Begriffe eindeutig zu erklären. 2.2 Ordnereinrichtung für Projekte Die allgemeine Struktur des Sharepoint Portal Servers wird vom VDE Institut angelegt. Dies bedeutet, dass die übergeordneten Verzeichnisse nach bedarf angelegt werden. Die darunter liegende Struktur kann von den Projekt Partnern je nach Rechtevergabe modifiziert, verändert und editiert werden. Nachdem die Seite geöffnet wurde, stellt sie sich so (oder ähnlich) dar: Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 2 von 9

3 Der Beispiel Ordner EMC Projects oder EMV Projekte wird für die Kooperation bei entsprechenden EMV Projekten benutzt. Wenn Sie diesen Beispiel Ordner anklicken (wie im Bild oben mit dem Mauszeiger symbolisiert), werden Sie folgenden Inhalt vorfinden: Mit dem Menüpunkt "Neuer Ordner" können neue Ordner für ein neues Projekt unter dem Hauptbegriff (hier EMC Projects ) erstellt werden. Danach können in diesen Ordner die gewünschten Dokumente (Prüfberichte, Form 19, technische Dokumentation, Briefe und alle anderen Dokumente) abgelegt bzw. dahin hochgeladen (Dokumentenupload) werden. 2.3 Upload von Dokumenten auf die Website Für das Hochladen der Dokumente oder anderer Dateien müssen Sie den Ordernamen doppelt anklicken und dann den Menüpunkt "Dokumentenupload" anklicken Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 3 von 9

4 Danach erscheint der folgende Dialog: Sie müssen den Durchsuchen Button anklicken, um die Datei auf der lokalen Festplatte oder im Netzwerk auszuwählen. Die Datei wird dann für den Upload auf die Website vorbereitet. Sie müssen einen beschreibenden Titel (z.b. Prüfbericht für Typ xxxx.xxx.xxx) und den Autor angeben. Speichern und Schließen Dadurch wird das Dokument auf die Website hochgeladen. Zurück zur Dokumentenbibliothek bedeutet, dass das Dokument nicht hochgeladen wird und der Dialog verlassen wird. Der Hochlade-Bildschirm kann auch durch das Anwählen von Neues Dokument hinzufügen angezeigt werden Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 4 von 9

5 2.4 Abonnement und automatische Benachrichtigung per Der Sharepoint Server kann Ihnen zu jeder Zeit eine Benachrichtigung zusenden, falls sich an der Website irgendetwas geändert haben sollte (Dokumente hinzugefügt, Ordner angelegt, Dokumente gelöscht, etc.). Diese Information wird als Benachrichtigung bezeichnet. Dies ist eine sehr sinnvolle Eigenschaft, die es Ihnen erlaubt, eine automatisch generierte zu erhalten, für den Fall, dass jemand ein Dokument in einem Ordner oder der Bibliothek hinterlegt. Wenn Sie diese automatische Benachrichtigung aktivieren wollen, müssen Sie zuerst den Punk "Bibliothek Abonnieren" auswählen. Danach führen Sie bitte die nachfolgenden Schritte aus: - Zurück zur Hauptseite (linke obere Ecke, Button Homepage ) - den folgenden Link verwenden ( Meine Benachrichtigungen konfigurieren ): Hier können Sie dann die Abonnements eintragen, für die Sie eine Benachrichtigung einrichten wollen ( Benachrichtigungen ): Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 5 von 9

6 - Benutzen Sie den Link: "Benachrichtigung hinzufügen" - Markieren Sie das Feld für das Projekt, welches Sie verfolgen wollen. In diesem Beispiel ist es EMC Projects. - Klicken Sie auf "Weiter" - Lassen Sie alle Einstellungen so, wie sie sind und klicken Sie auf OK um zur nächsten Maske zu gelangen. Dort bekommen Sie die folgenden Informationen angezeigt: Diese Liste zeigt alle Ihre Benachrichtigungen, Hinweise und Abonnements. In diesem Beispiel für den Ordner "EMC Projects" für alle Änderungen ( All changes ) Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 6 von 9

7 Sie können die Funktion sehr leicht testen, in dem Sie selbst ein Dokument einstellen oder einen neuen Ordner in einer Bibliothek anlegen, für die Sie sich eine Benachrichtigung konfiguriert haben. Nach dem Hinzufügen eines Dokuments erhalten Sie eine an die von Ihnen angegebene Adresse, in der Sie mitgeteilt bekommen, dass jemand (in dem Fall Sie selber) ein Dokument oder einen Ordner ergänzt hat. Alle anderen Mitglieder dieser Website (VDE Institut und Ihre Kollegen, die als User beim VDE Institut angemeldet sind) bekommen auch eine Benachrichtigung sofern sie sich für ein Abo von dieser Seite eingetragen haben. Im Normalfall hat der vorgesehene Ansprechpartner des VDE Instituts für sich auch eine Benachrichtigung für diesen Ordner konfiguriert. Daher wird Ihr VDE Ansprechpartner automatisch per darüber informiert, dass Sie einen neuen Ordner angelegt haben und/oder Dokumente zu einem Projekt hinzugefügt haben. Daher ist es nicht mehr notwendig, eine weitere mit dem Inhalt Ich habe Dateien im Sharepoint Server abgelegt zu versenden. Der Homepage Button bringt Sie immer zur Start Seite zurück. 2.5 Mit dem Sharepoint Server spielen Bitte spielen Sie ein wenig mit der Sharepoint Server Website, um sich damit vertraut zu machen. Es besteht keine Gefahr, dass Sie etwas zerstören könnten. Achtung: Der Sharepoint Server ist kein Archiv! Alle Dokumente können jederzeit vom VDE Institut gelöscht werden. Behalten Sie daher bitte eine Kopie auf Ihrem lokalen Rechner oder in Ihrem Netzwerk. Alle wichtigen Zertifizierungsdokumente werden vom VDE Institut in einem separaten elektronischen Archiv gespeichert, dass gegen Beschädigung und Verlust gut gesichert ist. Sollten Sie Fragen zu oder Probleme mit dem Sharepoint Server haben, informieren Sie bitte Ihren VDE Ansprechpartner. Er wird Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 7 von 9

8 3 Allgemeine formale Verfahren zur Benutzung des SPSs innerhalb von Projekten 3.1 Verfahren, die nur einmalig auf dem SPS durchgeführt werden müssen Allgemeine Verfahren, die nur einmalig von allen Beteiligten durchgeführt werden müssen: Schritt Wer Aktion 1 VDE Abonnieren des Ordners XX Projects für alle Änderungen ( all changes ) 2 Kunde Abonnieren des Ordners XX Projects für alle Änderungen ( all changes ) 3 Kunde Abonnieren des Ordners XX Basic documents für alle Änderungen ( all changes ) 3.2 Allgemeiner Workflow für Projekte unter Benutzung des Sharepoint Servers Das Verfahren für ein Projekt sollte wie folgt aussehen: Schritt Wer Aktion 1 Kunde Richten Sie einen neuen Ordner für jedes vorgesehene Projekt ein. Der Name des Ordners sollte eine Referenz zu den zertifizierten Typen haben (z.b. Typenbezeichnung oder einen Teil daraus, wie XYZ ). 2 Kunde Speichern Sie die notwendigen Dokumente dort ab (Minimum): - Beschreibung des Musters (Handbuch, schematische Beschreibung des Musters, Beschreibung der zu zertifizierenden Typen) - Auftragsformblatt (Form 19) - Alle zusätzlichen Informationen, die für die Zertifizierung notwendig sind 3 VDE Das VDE Institut erhält aufgrund des Abonnements der Benachrichtigung für den Ordner eine automatische . Dies ist die Benachrichtigung darüber, dass der Kunde ein neues Projekt starten möchte. 4 VDE Anlegen eines Auftrags im SAP-System. Umbenennen des vom Kunden angelegten Ordners mit der Auftragsnummer vor dem Namen: XYZ Kunde Der Kunde erhält aufgrund der Änderung des Ordnernamens und aufgrund des Abonnements der Benachrichtigung für den Ordner eine automatische . Dies ist zusätzlich als Auftragsbestätigung anzusehen, da das VDE Institut eine Auftragsnummer generiert hat. 6 VDE Das VDE Institut wird die Dokumente bearbeiten und die Prüfung und Zertifizierung durchführen. 6a VDE Sollte es Kommentare zu dem Prüfbericht geben, wird das VDE Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 8 von 9

9 Schritt Wer Aktion Institut ein entsprechendes Dokument erstellen und in dem Projekt Ordner ablegen. Der Kunde erhält eine automatische E- Mail. 6b Kunde Der Kunde überprüft den Ordner, entnimmt das Dokument mit der Problembeschreibung und produziert ein neues, korrigiertes Muster oder Information (falls notwendig). 6c Kunde Hochladen des korrigierten Dokuments in den Projekt Ordner. 6d VDE Das VDE Institut überprüft die neuen, korrigierten Dokumente 7 VDE Das VDE Institut erteilt das Zertifikat/Ausweis oder andere gewünschte Dokumente und legt diese in den Projekt Ordner. 8 Kunde Der Kunde erhält eine automatische Benachrichtigung dass einige Dokumente abgelegt worden sind. Der Kunde kann das Zertifikat/den Ausweis, Prüfbericht oder jedes andere Dokument herunter laden. 9 Beendet Verwendung des Sharepoint Portal Server.doc Seite 9 von 9