Besprechen des Anrufbeantworters

Transkript

1 Besprechen des Anrufbeantworters Hinweis: OSO (Outlook-Plug-in) ist das gleiche Kennwort wie Anrufbeantworter (711) am Telefon Folgende Anleitung zeigt das Einrichten bzw. Besprechen des Anrufbeantworters am Beispiel des Präsenzstatus Urlaub und kann auch für alle anderen Status verwendet werden. Klicken Sie auf (Einrichtung) Grundeinstellungen Klicken Sie auf die Registerkarte Sensibilität Im Bereich Voic -Anwesenheitsstatus muss der Haken bei Externe Anrufer werden über meinen Anweisenheitsstatus informiert, wenn sie Voic erreichen gesetzt sein, sonst hören externe Anrufer nur die Eigene Voic -Begrüßung.

2 Klicken Sie auf die Registerkarte Profile dann auf einen beliebigen Status z.b. Urlaub Anschließend klicken Sie rechts oben auf den Button Aufzeichnen Im sich dann öffnenden Fenster müssen folgende Ansagen aufgezeichnet werden: Eigener Voic -Name Hier wird nur der eigene Name aufgezeichnet, z.b. Martin Zieglmeier Eigene Voic -Begrüßung Diese Ansage tritt in Kraft wenn nach 7 maligem Klingeln das Gespräch nicht angenommen wird, z.b.: Grüß Gott, Sie sind mit Martin Zieglmeier von der EDV des Landratsamtes Pfaffenhofen verbunden. Leider bin ich derzeit nicht erreichbar. Wenn Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie gerne zurück

3 Automatische Ansage einrichten Klicken Sie auf die Registerkarte Anrufregeln Im Bereich Weiterleitungsziele muss bei dem Status Urlaub Voic eingestellt sein. Jetzt kann in der Registerkarte Kommunikation im Bereich Einstellung für Sprachnachrichten gewählt werden ob der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann oder nicht. Aktiv = Nachrichtenaufzeichnung aktiv Nicht Aktiv = Nachrichtenaufzeichnung nicht aktiv

4 Persönliche Ansage einrichten Nachteil bei dieser Variante: Ansage muss vor jedem Urlaub neu aufgezeichnet werden. Klicken Sie auf die Registerkarte Profile dann auf den Status Urlaub Anschließend klicken Sie rechts oben auf den Button Aufzeichnen Im sich dann öffnenden Fenster den Menüpunkt Urlaub auswählen und auf Aufzeichnen klicken. Jetzt klingelt das Telefon und zeichnet nach dem Piep-Ton Ihre Ansage auf. Möglichkeit 1: Grüß Gott, Sie sind mit Martin Zieglmeier von der EDV des Landratsamtes Pfaffenhofen verbunden. Ich befinde mich bis einschließlich im Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an die EDV-Hotline mit der Telefonnummer 08441/ Vielen Dank auf Wiederhören Möglichkeit 2: Grüß Gott, Sie sind mit Martin Zieglmeier von der EDV des Landratsamtes Pfaffenhofen verbunden. Ich befinde mich bis einschließlich im Urlaub. In dringenden Fällen drücken Sie die 1 um mit der EDV-Hotline verbunden zu werden, oder drücken Sie die 2 um mir eine Nachricht zu hinterlassen. Vielen Dank auf Wiederhören Möglichkeit 3: Grüß Gott, Sie sind mit Martin Zieglmeier von der EDV des Landratsamtes Pfaffenhofen verbunden. Ich befinde mich bis einschließlich im Urlaub. Wenn Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie nach meinem Urlaub gerne zurück

5 Einstellungen für Möglichkeit 1 und 2: Jetzt muss für die Taste 1 die Funktion Übergeben mit dem entsprechenden Ziel eingegeben werden. Sowie für die Taste 2 die Funktion Aufzeichnen Die Haken bei Profil aktiv und Dynamische Ansage überspringen müssen ebenfalls gesetzt sein. Einstellungen für Möglichkeit 3: Jetzt muss bei Keine die Funktion Aufzeichnen gesetzt werden Die Haken bei Profil aktiv und Dynamische Ansage überspringen müssen ebenfalls gesetzt sein.

6 Kombinierte Ansage einrichten Mit dieser Funktion wird die automatische und die persönliche Ansage kombiniert. Vorteil bei dieser Variante: Ansage muss nur einmal aufgezeichnet werden, es muss nur die Rückkehrzeit eingegeben werden. Klicken Sie auf die Registerkarte Profile dann auf den Status Urlaub Anschließend klicken Sie rechts oben auf den Button Aufzeichnen Im sich dann öffnenden Fenster den Menüpunkt Urlaub auswählen und auf Aufzeichnen klicken. Jetzt klingelt das Telefon und zeichnet nach dem Piep-Ton Ihre Ansage auf. Möglichkeit 1: in dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an die EDV-Hotline mit der Telefonnummer 08441/ Vielen Dank auf Wiederhören Möglichkeit 2: in dringenden Fällen drücken Sie die 1 um mit der EDV-Hotline verbunden zu werden, oder drücken Sie die 2 um mir eine Nachricht zu hinterlassen. Vielen Dank auf Wiederhören Möglichkeit 3: wenn Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie nach meinem Urlaub gerne zurück

7 Einstellungen für Möglichkeit 1 und 2: Jetzt muss für die Taste 1 die Funktion Übergeben mit dem entsprechenden Ziel eingegeben werden. Sowie für die Taste 2 die Funktion Aufzeichnen Diesmal darf nur der Haken bei Profil aktiv gesetzt sein. Einstellungen für Möglichkeit 3: Jetzt muss bei Keine die Funktion Aufzeichnen gesetzt werden Diesmal darf nur der Haken bei Profil aktiv gesetzt sein.