Bewilligungsbedingungen für die Zuwendung

Transkript

1 Bewilligungsbedingungen für die Zuwendung 1. Anforderung und Verwendung der Zuwendung 1.1. Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Zuwendungsbescheid bestimmten Zwecks verwendet werden. Der Zuwendungsbescheid kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, wenn sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht zu erreichen ist. Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden Dürfen aus der Zuwendung auch Personalausgaben oder sächliche Verwaltungsausgaben geleistet werden und werden die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten, darf der Zuwendungsempfänger seine Beschäftigten finanziell nicht besser stellen als vergleichbare Landesbedienstete. Höhere Vergütungen als nach dem TVöD sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von sechs Wochen nach der Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt wird. Die Anforderung jedes Teilbetrages muss die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten. 2. Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtkosten für den Zuwendungszweck, so vermindert sich die Zuwendung um den vollen in Betracht kommenden Betrag. 3. Vergabe von Aufträgen Bei der Vergabe von Aufträgen zur Erfüllung des Zuwendungszwecks sind die Bestimmungen des 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Abschnitte 2ff. der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten. Bei der Vergabe von Leistungen ist eine nachvollziehbare formlose Preisermittlung bei mindestens drei Unternehmen durchzuführen. Der Höchstwert für die freihändige Vergabe von Leistungen ist auf (ohne MwSt.) festgelegt. Bei der Vergabe von Leistungen von 500 bis (ohne Mwst.) ist eine nachvollziehbare formlose Preisermittlung bei mindestens drei Unternehmen durchzuführen. Bei Aufträgen von bis (ohne MwSt.) sind mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen. Die Ergebnisse der formlosen Preisermittlung sind stets aktenkundig zu machen. Mit dem Verwendungsnachweis sind die Angebote und Entscheidungsbegründungen einzureichen. Die Teilung eines Auftrags in mehrere Vergaben ist unzulässig, wenn damit der Zweck verfolgt wird, die vorgenannten Höchstwerte zu unterschreiten. 4. Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände 4.1 Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden, sind für den Zuwendungszweck zu verwenden und sorgfältig zu behandeln. Der Zuwendungsempfänger darf über sie vor Ablauf der im Zuwendungsbescheid festgelegten zeitlichen Bindung nicht anderweitig verfügen. 4.2 Der Zuwendungsempfänger hat die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschafften Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 410,- Euro übersteigt, zu inventarisieren.

2 5. Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, unverzüglich der Koordinierungsstelle anzuzeigen, wenn 5.1 der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, 5.2 sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist, 5.3 die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung verbraucht werden können, 5.4 zu inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden, 5.5 ein Konkurs- oder Vergleichsverfahren gegen ihn beantragt oder eröffnet wird. 6. Nachweis der Verwendung 6.1 Die Verwendung der Zuwendung ist der Koordinierungsstelle bis zum nachzuweisen (Verwendungsnachweis). 6.2 Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Im Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen. 6.3 Im zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans auszuweisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen) und Ausgaben enthalten. Aus dem Nachweis müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Soweit der Zuwendungsempfänger die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach 15 des Umsatzsteuergesetzes hat, dürfen nur die Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berücksichtigt werden. 6.4 Mit dem Nachweis sind der Koordinierungsstelle die Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen vorzulegen. 6.5 Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Im Verwendungsnachweis ist zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen. 7. Prüfung der Verwendung 7.1 Die Koordinierungsstelle, die Regiestelle Demokratie Leben! beim Bundesamt für Zivildienst, das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend oder seine Beauftragten sowie der Bundesrechnungshof sind berechtigt, die Verwendung der Mittel beim/ bei der Zuwendungsempfänger/in zu prüfen. Der Zuwendungsempfänger hat die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen. 7.2 Unterhält der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung, ist von dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und die Prüfung unter Angabe ihres Ergebnisses zu bescheinigen. 7.3 Der Bundesrechnungshof ist berechtigt, bei allen Zuwendungsempfängern zu prüfen ( 91 BHO). 8. Erstattung der Zuwendung, Verzinsung 8.1 Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwendungsbescheid nach Verwaltungsverfahrensrecht ( 48, 49 VwVfG) oder anderen Rechtsvorschriften mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen, widerrufen oder sonst unwirksam wird. 8.2 Nummer 8.1 gilt insbesondere, wenn die Voraussetzungen für die Zuwendung nachträglich entfallen sind die Zuwendung durch Angaben des Mikroprojektträgers zustande gekommen ist, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren, die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck verwendet wird, eine auflösende Bedingung eingetreten ist (z.b. nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben nach Nr. 2).

3 8.3 Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann auch in Betracht kommen, soweit der Zuwendungsempfänger die Zuwendung nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen verwendet oder Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten Frist erfüllt, insbesondere das Vergaberecht (Nr. 3) nicht beachtet, Mitteilungsverpflichtungen (Nr. 5) nicht rechtzeitig nachkommt sowie den vorgeschriebenen Verwendungsnachweis (Nr. 6) nicht rechtzeitig vorlegt. 8.4 Der Erstattungsanspruch ist nach 49a Abs. 3 VwVfG mit jährlich fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz nach 247 BGB jährlich zu verzinsen. 8.5 Wird die Zuwendung nicht alsbald nach der Auszahlung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsbescheid nicht zurückgenommen oder widerrufen, können für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen in Höhe des Zinssatzes nach Nr. 8.4 verlangt werden. Eine alsbaldige Verwendung nach Satz 1 liegt vor, wenn ausgezahlte Beträge innerhalb von zwei Monaten verbraucht werden. 9. Öffentlichkeitsarbeit Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, die Vorgaben der Regiestelle zur Öffentlichkeitsarbeit gemäß Merkblatt zur Öffentlichkeitsarbeit zu beachten. Bei allen Veröffentlichungen ist auf die Förderung durch das Bundesprogramm Demokratie Leben! hinzuweisen. Bei Druckerzeugnissen muss das Logo des BMFSFJ und das Logo des Bundesprogramms mit dem Zusatz Gefördert im Rahmen des Bundesprogramms Demokratie Leben! versehen werden. Alle Entwürfe von Materialien der Öffentlichkeitsarbeit der Projektträger müssen vor Erteilung des Druckauftrages der Koordinierungs- und Fachstelle vorgelegt werden. Nach Drucklegung werden drei Belegexemplare des Printerzeugnisses an die Koordinierungs- und Fachstelle übersandt. Die Einzelprojektträger räumen der Koordinierungs- und Fachstelle das einfache und räumlich, zeitlich und inhaltlich beschränkte Nutzungsrecht an allen urheberrechtlich geschützten Arbeitserzeugnissen ein. Bei einer Zusammenarbeit mit Dritten sind diese ebenfalls dazu zu verpflichten, der Koordinierungsund Fachstelle das Erstmitteilungsrecht ( 12 Abs. 2 UrhG) einzuräumen. Die Koordinierungs- und Fachstelle räumen ihrerseits gegenüber dem BMFSFJ das entsprechende Nutzungsrecht ein. Entsprechendes gilt für das Erstellen eigener Websites. Verwendung von Bildmaterial: Beachten Sie bitte bei der Verwendung von Bildmaterial unbedingt die entsprechenden Rechtsvorschriften. Grundsätzlich sind die Zuwendungsempfänger im Bundesprogramm Demokratie Leben! verpflichtet, vor einer Veröffentlichung die Erlaubnis der darauf abgebildeten Personen einzuholen (Kunsturheberrechtschutzgesetz 22 KUG/ KunstUrhG- das Recht am eigenen Bild). Davon ausgenommen sind Bilder, die eindeutig unter die Bestimmungen des 23 KUG/ KunstUrhG fallen, wie z.b. Personen der Zeitgeschichte oder große Personengruppen bei öffentlichen Veranstaltungen. Hingegen muss für eine Bildveröffentlichung von Kindern unter 12 Jahren generell eine offizielle Erlaubnis der Erziehungsberechtigten eingeholt werden. Bei Jugendlichen unter 18 Jahren muss sowohl die Einwilligung der Erziehungsberechtigten als auch die der/des Jugendlichen selbst vorliegen. Bei der Abgabe und Versand von Bildträgern mit Film- und Spielprogrammen sind die Vorschriften des Jugendschutzgesetzes zu beachten. Erklärung des Zuwendungsempfängers Hiermit werden die o.g. Bewilligungsbedingungen anerkannt. Saarburg, den Projektträger Name und rechtsverbindliche Unterschrift des/der zur Rechtsgeschäftlichen Vertretung befugten Person Auszug aus dem Handbuch von TOLERANZ FÖRDERN KOMPETENZ STÄRKEN ohne Passage zur Abschreibungsfähigkeit, da außer für die Koordinierungs- und Fachstelle keine Abschreibungen mehr möglich sind! Alle Angaben unter Vorbehalt und nur gültig, bis eigene Leitlinien zur finanztechnischen Abwicklung für

4 Demokratie leben! vorliegen! 5.2 Hinweise zur Förderfähigkeit von Ausgaben Förderfähig sind Ausgaben der externen lokalen Koordinierungsstelle bzw. der Einzelprojekte, die dem Zuwendungszweck entsprechen und ausschließlich projektbezogen sind Förderfähigkeit von Sachausgaben Förderfähige Sachausgaben sind z.b.: Reisekosten innerhalb des Projekts, Reisekosten der Teilnehmer/innen, Honorare, z.b. für Referent(inn)en, externe Mitarbeiter/innen, Mietkosten und Mietnebenkosten (Strom, Reinigung etc.) bzgl. Projektdurchführung, Raummietkosten (für Einzelveranstaltungen), Kosten für Unterkunft und Verpflegung, Kosten für Mietleasing, Portokosten, Telefon- /Internetkosten, Bürobedarf, Arbeits- und Verbrauchsmaterialien, Zeitschriften und Bücher, geringwertige Wirtschaftsgüter (<410 Euro netto) und Ausgaben für Veröffentlichungen. Reisekosten sind im Rahmen der Durchführung der Einzelprojekte förderfähig. Bei der Bemessung der Höhe der förderfähigen Kosten bildet das Bundesreisekostengesetz (BRKG) in der jeweils aktuell gültigen Fassung den Maßstab für die Anerkennungsfähigkeit der Kosten. Bei Benutzung des privaten PKW wird gem. 5 BRKG eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,20 Euro pro km, begrenzt auf einen Höchstbetrag von 130,00 Euro (in Ausnahmefällen 150 Euro) pro Dienstreise gewährt. Honorarverträge müssen immer schriftlich vereinbart werden. Honorarausgaben sind unter Sachausgaben einzuordnen und abzurechnen. Förderhöchstgrenzen können wie folgt festgelegt werden: Bei Honorarkräften mit vergleichbaren Aufgaben von Mitarbeiter/innen des öffentlichen Dienstes ist ein am BAT/ TVöD -Bund angelehnter Stundensatz erstattungsfähig (Achtung: Besserstellungsverbot). Ansonsten ist eine Anlehnung an Honorarverordnungen öffentlicher Auftraggeber/innen statthaft (Kommune, Land oder bspw. Volkshochschulen/Universitäten). Für Honorare von Dozent(inn)en steht auf der Programmhomepage im Internen Bereich auch eine entsprechende Honorartabelle zur Orientierung als Download zur Verfügung. Bei Honorarkräften, deren Tätigkeit nicht mit Aufgaben von Mitarbeiter/innen des öffentlichen Dienstes vergleichbar ist, sind marktübliche Preise förderfähig, die durch eine Markterkundung, i. d. R. durch die Einholung von drei Angeboten, ermittelt werden. Darüber ist ein Vermerk zu fertigen (siehe unter 5.1, Anwendung Vergabeordnung). Mietkosten können nur für Räume geltend gemacht werden, für die durch den/die Zuwendungsempfänger/in tatsächlich Miete entrichtet wird und hier nur für den Flächen- und Zeitanteil, der durch das Einzelprojekt genutzt wird. Wie bei allen Ausgaben gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Das ortsübliche Niveau darf nicht überschritten werden. Es werden bei der Finanzierung von Unterkunfts- und Verpflegungskosten nur die absolut notwendigsten Ausgaben anerkannt. Als Maßstab gelten die nach den Richtlinien des Kinder- und Jugendplanes des Bundes (RL-KJP) vom (GMBl 2009, S. 790 ff.) festgelegten Fördersätze unter III. Nr. 3.1 bis 3.6 (Anlage 2 KJP). Des Weiteren sind die folgenden Hinweise zu beachten: Eine Abrechnung von Verwaltungs-, Gemein- und/oder Personalausgaben über eine generelle Pauschale ist nicht zulässig. Es werden nur tatsächlich getätigte Ausgaben als förderfähig anerkannt. Diese müssen anhand von Einzelbelegen nachgewiesen werden. Eine Pauschale kann somit weder prozentual zur Fördersumme noch pro Person zur Geltung kommen. Zur Abrechnung von anteiligen projektbezogenen Sachausgaben sollte ein nachvollziehbarer Umlageschlüssel auf der Grundlage der Ist-Kosten herangezogen werden (z. B. für Mietnebenkosten, Strom, Telefon, Heizung, Kopierkosten etc.). Dieser Umlageschlüssel entbindet jedoch nicht von einer Nachweispflicht, d. h. es muss ein entsprechender Ausgabebeleg (wenn auch nicht in dieser Höhe) vorliegen, also z. B. eine Gesamt- Telefon- oder Stromrechnung des Einzelprojekt-Trägers. Bei einer Vergabe von Unteraufträgen und Leistungen sind generell die Vergaberichtlinien (VOL/A) zu beachten. Es werden folgende Vergabearten unterschieden: Öffentliche Ausschreibung

5 Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe Für die Anwendung einer der Vergabearten sind bestimmte Rahmenbedingungen zu beachten und Verfahren einzuhalten. Die VOL/A geht in der Regel von einer öffentlichen Ausschreibung aus. Eine beschränkte Ausschreibung ist nur unter bestimmten (eingeschränkten) Voraussetzungen möglich. Sowohl die öffentliche als auch die beschränkte Ausschreibung erfordern ein formelles Verfahren mit festgelegten Fristen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist nach der VOL/A auch eine Freihändige Vergabe möglich. Dies ist aber in der Regel die Ausnahme. Bei der freihändigen Vergabe gelten Euro (ohne MwSt.) als Höchstwert. Die Teilung eines Auftrages in mehrere Vorhaben ist unzulässig, wenn damit der Zweck verfolgt wird, den vorgenannten Höchstwert zu unterschreiten. Bei der Freihändigen Vergabe von Leistungen von 500 Euro bis Euro (ohne MwSt.) ist eine nachvollziehbare formlose Preisermittlung bei mindestens 3 Unternehmen durchzuführen. Bei Aufträgen von Euro bis Euro (ohne MwSt.) sind mindestens 3 schriftliche Angebote einzuholen. Es ist stets aktenkundig zu machen, weshalb von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung abgesehen worden ist ( 3 Nr. 5 VOL/A); ein Hinweis auf die gem. Nr. 1 festgelegten Höchstgrenzen reicht aus, zu welchem Ergebnis die formlose Preisermittlung geführt hat. Die Angebote und Aktennotizen zum Ergebnis der Preisermittlung müssen auf Anforderung zu Prüfzwecken vorgelegt werden können (vgl. Hinweis unter Nr. 5.1, Anwendung Vergabeordnung). Für freiberufliche Leistungen ist die VOF zu beachten. Neben der Vorlage von Originalbelegen sind alle Aufträge in Listenform mit den folgenden Angaben zu erfassen: Auftragnehmer/in Art des Vertrages zeitlicher Rahmen Rechnungsdatum Nicht zuwendungsfähig sind folgende Ausgaben: Zinsausgaben, Anschaffungskosten abschreibungsfähiger Wirtschaftsgüter/Ausrüstungen Kautionen, Rückstellungen, Gesellschaftereinlagen, Provisionen, nicht projektbezogene Ausgaben, allgemeine, nicht projektbezogene Umlagen für Verwaltung, Ersatz für öffentliche/kommunale Pflichtleistungen. Einzelprojekte mit dem Projektziel einer Baumaßnahme sind nicht förderfähig Förderfähigkeit von Personalausgaben Abgegrenzte Personalausgaben können auch anteilig bei Einzelprojektträgern anerkannt werden, nachgewiesen durch einen Aufstellung der im Projekt geleisteten Tätigkeiten (Stundennachweis). Eine Abrechnung ist auf Basis dieses Stundennachweises und den entsprechenden Gehaltsbelegen durchzuführen (förderfähig ist der entsprechende Anteil am Arbeitgeberbrutto ). Das Besserstellungsverbot ist generell bei allen Personalausgaben zu beachten, d.h. das mit Bundesmitteln geförderte und bezahlte Personal darf nicht besser gestellt werden als vergleichbare Arbeitnehmer/innen des öffentlichen Dienstes. Als Vergleichsgrundlage ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD -Bund, Hinweise s.u.: mit den entsprechenden Eingruppierungen heranzuziehen, als Vergleichsbasis dient dabei die tatsächliche Tätigkeit im Rahmen des Projektes. Ggf. auftretende Differenzen können bzw. müssen die Projektträger aus eigenen Mitteln ausgleichen.