WebFTP Unser Service für Sie

Transkript

1 WebFTP Unser Service für Sie Datenaustausch zwischen Mandanten und Warth & Klein Grant Thornton Inhalt Inhalt Einleitung Verschlüsselung Passwortqualität Verschlüsseln mit dem Programm 7-Zip (empfohlen) Zip - Verschlüsseln mit Passwort Zip - Entschlüsselung mit Passwort Verschlüsseln mit dem Programm WinZip WinZip - Verschlüsseln mit Passwort WinZip - Entschlüsselung mit Passwort Bedienung des WKGT WebFTP Dienstes Upload der Daten Download der Daten Kommunikation mit Mandanten Anhang... 9 Nutzungsbedingungen... 9 Seite 1 von 10

2 1 Einleitung Der WebFTP-Service wurde eingerichtet, um das Übertragen von großen Datenmengen zwischen dem Mandanten und WKGT auf einfachste Art und Weise zu ermöglichen. Der Mandant kann seine Daten bei Bedarf abrufen (download) oder WKGT zur Verfügung stellen (upload). Da das System im Hause WKGT gehostet wird, ist intern auch ein zügiger Zugriff auf diese Daten möglich. Zum Übertragen von Dateien bis zu 1 GB Größe stellen wir Ihnen ein serverseitiges WebFTP-Interface zur Verfügung. Die Übertragungsgeschwindigkeit ist auf unserer Seite auf 10Mbit/s begrenzt. Für die WebFTP Nutzung wird bei der Verbindung zu der WKGT Webseite eine SSL-verschlüsselte Verbindung verwendet, damit Benutzernamen und Passwörter nicht unverschlüsselt im Internet übertragen werden. Wir weisen darauf hin, dass WebFTP kein vollwertiger FTP-Client ist und sich darauf beschränkt, Dateien zwischen dem lokalen PC und WKGT auszutauschen. Bitte nehmen Sie für die Nutzung Kontakt mit Ihrem Ansprechpartner bei Warth & Klein Grant Thornton AG auf. Ihr Ansprechpartner wird sich um die Einrichtung der WebFTP Nutzung kümmern und Ihnen kurzfristig Ihre persönlichen Zugangsdaten zukommen lassen. Die Zugriffsrechte für interne und externe Zugriffsanforderungen werden durch den IT Service verwaltet. Damit Daten-Missbrauch oder Irrtümer aktiv vermieden werden können, sind sämtliche Daten ausschließlich in verschlüsselter Form (siehe dazu Kap. 2) auf diesem System abzulegen. Mit Einrichtung der WebFTP Nutzung und Erhalt Ihrer persönlichen Zugangsdaten stimmen Sie den Nutzungsbedingungen im Anhang zu. Seite 2 von 10

3 2 Verschlüsselung Die Verschlüsselung dient dazu, vertrauliche Dokumente in Archiven vor dem Zugriff durch unberechtigte Personen zu schützen. Die Dateien, die Sie schützen müssen, werden mittels der Programme 7-Zip oder WinZip gepackt/komprimiert und anhand eines von Ihnen festgelegten Kennworts verschlüsselt. Der ursprüngliche Inhalt der verschlüsselten Dateien lässt sich anschließend nur noch nach Eingabe des richtigen Kennworts wieder entpacken/extrahieren. 2.1 Passwortqualität Damit die von Ihnen verwendeten Passworte entsprechend sicher sind, ist es erforderlich eine gewisse Qualität der Passworte zu gewährleisten. Das genutzte Verfahren stellt eine synchrone Verschlüsselung dar (beiden Teilnehmern ist das Passwort bekannt). Daher muss das Passwort hinreichend komplex sein. Als hinreichend sicher gelten, nach BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), synchrone Passwörter mit einer Mindestlänge von 20 Zeichen, bestehend aus Groß- und Kleinschreibung mit Sonderzeichen und Ziffern. Beispiel für ein sicheres Passwort: z.b.: -> MandantenNameMitAuftragsNummerUndMitarbeiter Zum Beispiel: SchmidtScheiderSöhne11/4712_Müller 2.2 Verschlüsseln mit dem Programm 7-Zip (empfohlen) 7-Zip ist eine freie Software (Freeware), die primär zum komprimieren von Dateien verwendet wird, kann aber auch zusätzlich als Verschlüsselungssoftware eingesetzt werden. Die Verschlüsselung erfolgt mit einer FIPS-197-zertifizierten AES Verschlüsselung (128- und 256-Bit). Die Software gehört zur Standardausstattung aller WKGT Rechner und kann jederzeit von der Herstellerseite heruntergeladen werden. Seite 3 von 10

4 Zip - Verschlüsseln mit Passwort Starten Sie 7-Zip um Dateien für ein neues Archiv hinzuzufügen, oder klicken Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie verschlüsseln wollen. Wählen Sie dann im Kontext Menü den Punkt 7-Zip Zu Archiv hinzufügen, bzw. im geöffneten 7-Zip <Hinzufügen> aus. Ändern Sie das Archivformat in Zip um, setzen Sie das Verschlüsselungsverfahren in AES-256 und tippen Sie ein Passwort ein. Wichtig: Das Passwort zu Ihrer verschlüsselten Datei müssen Sie immer separat (telefonisch oder in einer 2. ) mitteilen Zip - Entschlüsselung mit Passwort Zum Entpacken einer passwortgeschützten bzw. verschlüsselten Datei, klicken Sie auf die Datei doppelt und geben im Dialogfenster das Passwort ein und bestätigen abschließend mit <OK>. Seite 4 von 10

5 2.3 Verschlüsseln mit dem Programm WinZip WinZip ist eine nicht freie Software und muss lizenziert werden. Sie wird primär zum komprimieren von Dateien verwendet wird, kann aber auch zusätzlich als Verschlüsselungssoftware eingesetzt werden. Die Verschlüsselung erfolgt mit einer FIPS-197-zertifizierten AES Verschlüsselung (128- und 256-Bit) Die Software ist auf den meisten WKGT Rechnern installiert. Ist diese nicht vorhanden oder benötigt ein Mandant diese so kann die Software von der Herstellerseite heruntergeladen werden WinZip - Verschlüsseln mit Passwort Starten Sie WinZip um Dateien für ein neues Archiv hinzuzufügen, oder wählen Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste die Datei, die Sie verschlüsseln wollen. Wählen Sie dann im Windows Explorer Menü den Punkt WinZIP Zu ZIP-Archiv hinzufügen, bzw. im geöffneten WinZip Neu aus. Markieren Sie die Option, Hinzugefügte Dateien verschlüsseln. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Im nachfolgenden Dialog geben Sie ein Passwort ein und wählen die Verschlüsselungsmethode 256-Bit-AES aus. Wichtig: Das Passwort zu Ihrer verschlüsselten Datei müssen Sie immer separat (telefonisch oder in einer 2. ) mitteilen. Seite 5 von 10

6 2.3.2 WinZip - Entschlüsselung mit Passwort Zum Entpacken einer passwortgeschützten bzw. verschlüsselten Datei, geben Sie im Dialog der vor dem Entpacken angezeigt wird das Passwort ein. 3 Bedienung des WKGT WebFTP Dienstes WebFTP ist ein Dienst um Dateien auf den internen WKGT FTP Server zu übertragen oder von dort herunterzuladen. Aus Sicherheitsgründen dürfen nur verschlüsselte Dateien hochgeladen werden. Starten Sie einen Web Browser (z.b. Internet Explorer) und geben Sie folgende Adresse ein: Die Einrichtung der Zugangsdaten zum Warth & Klein Grant Thornton WebFTP Server erfolgt durch den WKGT IT-Service. Es erscheint eine Anmeldemaske in welche Sie den Benutzernamen und das Passwort eintragen. Gegebenfalls werden Sie aufgefordert die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren. Seite 6 von 10

7 3.1 Upload der Daten Betätigen Sie die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Datei welche auf den WebFTP Server hochgeladen werden soll. Sie können mehrere Dateien auswählen. Betätigen Sie die Schaltfläche Upload. Die Daten werden auf den Server geladen und stehen anschließend für den Download bereit. 3.2 Download der Daten Betätigen Sie das Download Symbol neben der Datei welche Sie herunterladen möchten. Ein Download Fenster öffnet sich und Sie können die Datei auf dem Rechner abspeichern. Seite 7 von 10

8 4 Kommunikation mit Mandanten Welche Informationen bekommt der teilnehmende Mandant? Der Mandant bekommt die URL seinen Benutzernamen und das Passwort mitgeteilt. Der Mandant wird von über die Notwendigkeit der Verschlüsselung und die Bedienung des WebFTP Dienstes aufgeklärt. Dem Mandanten wird mitgeteilt wo er diese Anleitung findet. Der Mandant ist verpflichtet die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren. Er kann nun Dateien sicher uploaden, downloaden und löschen. Seite 8 von 10

9 5 Anhang Allgemeines Nutzungsbedingungen Der Anwendung etwa vorhandener Allgemeiner Geschäftsbedingungen des Nutzers wird ausdrücklich widersprochen. Die vorbehaltlose Vertragserfüllung durch WKGT stellt kein Einverständnis mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Nutzers dar. Laufzeit Bei Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen erteilt WKGT den Zugang zur WebFTP Nutzung für einen unbefristeten Zeitraum nach Freischaltung des Nutzers durch WKGT, sofern WKGT nicht anderes mit dem Nutzer schriftlich vereinbart. WKGT behält sich aber das Recht vor, bei Beendigung der Mandatsbeziehung zwischen WKGT und dem Nutzer, bei dessen Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen, bei missbräuchlicher Nutzung des WebFTP Dienstes oder aus sonstigen berechtigten Gründen, ohne Einhaltung einer Frist den Zugang des Nutzers zur WebFTP Nutzung zu sperren und dessen Zugangsdaten zu deaktivieren. Regeln für die WebFTP Nutzung Die Bereitstellung der notwendigen und funktionsfähigen Zugangsmittel für die WebFTP Nutzung, insbesondere der Hard- und Software sowie des erforderlichen Internet-Browsers, obliegt dem Nutzer. Diese Zugangsmittel unterliegen ausschließlich dem Verantwortungsbereich des Nutzers, der auch sämtliche Zugangskosten zum Internet sowie die Übertragungskosten selbst trägt. Sämtliche Daten/Dateien müssen in verschlüsselter Form abgelegt werden. Detalierte Informationen und Hilfe zur Verschlüsselung finden Sie auf der Hauptseite des WebFTP Dienstes in der Anleitung WebFTP Unser Service für Sie ) Die Zugangsdaten sind streng vertraulich und sind nicht an Dritte weiterzugeben. Aus Sicherheitsgründen können die Zugangsdaten nach 6 Wochen deaktiviert werden. Der Nutzer bestätigt, das Recht zur Vervielfältigung und Übertragung der übertragenen Daten an WKGT zu besitzen. Es dürfen keine unerlaubten, sitten- oder rechtswidrigen, insbesondere keine Rechte Dritter verletzenden Inhalte abgelegt werden. Seite 9 von 10

10 Für diesen Dienst gibt es keine Service-,Verfügbarkeits- und Funktionsgarantie. Es besteht kein Anspruch auf Unterstützung. Die übertragenen Dateien werden nicht gesichert und nach 6 Wochen gelöscht. Eine Nutzung zu privaten Zwecken, d. h. zu Zwecken ohne sachlichen Bezug zu dem Mandatsverhältnis mit WKGT, ist untersagt. Alle Transaktionen werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit unter Beachtung geltenden Datenschutzrechts protokolliert. Diese Protokolle können ausgewertet werden, um Missbrauch aufzudecken. Zu den gespeicherten Daten können unter anderen gehören: Benutzername, der Zeitpunkt des Upload/Downloads, die IP-Adresse des zugreifenden Computers, Name und die Größe der Dateien. Haftungsausschluss Soweit gesetzlich zulässig, sind Haftungsansprüche gegen WKGT wegen Schäden materieller oder immaterieller Art, welche dem Nutzer oder sonstigen Dritten aus dem Zugriff auf oder der Nutzung bzw. Nichtnutzung des WebFTP Dienstes, durch Missbrauch, Verbindungsfehler, Fehlkonfiguration des Dienstes oder der Zugriffsrechte oder durch technische Störungen entstehen, ausgeschlossen. WKGT haftet insbesondere nicht für den Verlust von Daten oder die Zerstörung von Daten auf dem Übertragungsweg. Bei objektiv nachvollziehbaren Anhaltspunkten, dass eine Übermittlung nicht, nicht richtig oder nicht vollständig erfolgt ist, werden sich WKGT und der Nutzer gegenseitig unverzüglich benachrichtigen. Der Nutzer ist verpflichtet, angemessene, dem Stand der Technik entsprechende Schutzmaßnahmen zur Datensicherung vorzunehmen. Sonstiges Das Nutzungsverhältnis unterliegt deutschem Recht. Als Erfüllungsort und als Gerichtsstand ist, soweit zulässig, Düsseldorf vereinbart. Seite 10 von 10