Checkliste für Aussteller zur Vorbereitung der

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1 Checkliste für Aussteller zur Vorbereitung der Gastro Fachmesse Oberschwaben bis 24. Februar 2015 Ravensburg, Oberschwabenhalle Gastro Fachmesse Oberschwaben UG, Schillerstraße 29, Bad Waldsee Telefon: 07524/ , Telefax: 07524/992215,

2 Termine Spätestens zu den angegebenen Terminen benötigen wir Ihre schriftliche Rückmeldung: Was? Termin Im Unternehmen verantwortlich Zusendung Ihres Firmenlogos und der Logos der durch Sie vertretenen Marken als druckbare Datei (tif, jpg, eps) per damit diese im Messeprospekt abgedruckt werden können. Bestellung von Messeprospekten + Eintrittskartengutscheine für Ihre Kunden Wir stellen Ihnen benötigte Messeprospekte und Eintrittskartengutscheine kostenlos in der von Ihnen benötigten Menge zur Verfügung. Bitte verteilen Sie diese größzügig an Ihren Kunden und Kontakte. Formular Rücksendung des ausgefüllten und unterschriebenen Anmeldeformulares Formular (nur, wenn nicht bereits erledigt) Meldung der benötigten Standgröße (nur, wenn nicht bereits im Anmeldeformular genau angegeben) Formular Meldung der benötigten Stromanschlüsse (nur, wenn nicht bereits im Anmeldeformular genau angegeben) Formular Versand und/oder Verteilung der Prospekte und Eintrittskartengutscheine an Ihre Kunden Für den Fall, dass Sie aus der Region Bodensee-Ulm sind und Ihre eigenen Kunden einladen möchten. (siehe auch Bestellung von Messeprospekten) Hierfür finden Sie Beispiele/Vorschläge für mögliche Anschreiben an Ihre Kunden/Interessenten in der Anlage Liste mit Namen Standpersonals Wird für die Ausstellung der Ausstellerausweise benötigt. Formular spätestens Erledigt/ Datum Bitte überschreiten Sie die Termine nicht, da sonst die Erledigung nicht garantiert werden kann.

3 Wichtige Informationen 1. Ansprechpartner Ihre Ansprechpartner für Fragen zur Messe sind: Frau Hannelore Raschka (07524) (07524) Frau Nathalie Stengele (07524) (07524) Veranstaltungsort Oberschwabenhalle Ravensburg Bleicherstraße Ravensburg Speditionsanlieferungen von Messeständen sind nur während der Aufbauzeiten und unter Anwesenheit der jeweiligen Aussteller bzw. deren Messebaufirmen möglich. Die Mitarbeiter des Hallenbetreibers Oberschwaben GmbH nehmen generell keine unbekannten Lieferungen an. Die Anlieferung / Abholung von Messeständen ist nur während der Auf- und Abbauzeiten möglich. 3. Messetermin/Öffnungszeiten Februar 2015, Öffnungszeiten: Sonntag Uhr Montag Uhr Dienstag Uhr Die Messehalle ist täglich ab 8 Uhr für Aussteller zugänglich. Da die Halle von einem Wachdienst beaufsichtigt wird, benötigen Sie zum Einlass außerhalb der Öffnungszeiten einen Ausstellerausweis. 4. Aufbau / Abbau Aufbau: Abbau Freitag, 20. Februar, Uhr Samstag, 21. Februar, Uhr (ab 17 Uhr wird ein Teppichboden verlegt. Deshalb müssen ab 17 Uhr die Gänge frei sein) Dienstag 24. Februar, ab Uhr kein Abbau während der offiziellen Messe-Öffnungszeit! Mittwoch, 25. Februar, Uhr Auch Besucher, die am Dienstag gegen Schluss kommen wollen gerne einen vollständigen Eindruck der Messe bekommen. Wir bitten Sie Ihre Warenmuster erst ab Uhr abzuräumen und mit dem Standabbau erst ab Uhr zu beginnen.

4 5. Hygieneanforderungen am Stand /Reinigungsmöglichkeiten - Der Bodenbelag im Kochbereich muss abwischbar sein (kein Teppichboden). Der Hallenboden ist abwischbar. Sie verlegen also in den Kochbereichen entweder gar nichts oder einen abwischbaren Belag, außer: - In Bereichen, in denen frittiert oder gebraten wird, muss der Hallenboden abgedeckt werden (= bitte PVC verlegen). Spülmöglichkeiten in Form von 2 großen Spülbecken sind im rückwärtigen Hallenbereich (Technikbereich/Catering) vorhanden. Wasserversorgung für Stände ohne eigenen Wasseranschluss ist dort ebenfalls möglich. Handwaschbecken mit Warmwasser sind in den Eckbereichen der Halle vorhanden. Bitte benutzen Sie die Ausstellertoiletten im Backstage -Bereich der Halle (siehe Hallenplan auf der Messe-Homepage) Bitte achten Sie auf Hygiene am Stand und in den Kochbereichen. Kochbekleidung sollte für einen Koch selbstverständlich sein. Ebenso, dass Ware mit Handschuhen angerichtet wird usw. Die gängigen Vorschriften und Bestimmungen sollten Ihnen bekannt sein wenn nicht, informieren Sie sich bitte. Bei Bedarf kann ein Spül- und Reinigungsdienst für die Getränkeaussteller (Gläser) gegen Kostenberechnung organisiert werden. 6. Stände/Standanordnung Die Standanordnung wird durch die Messeleitung festgelegt. Sonderwünsche versuchen wir nach Möglichkeit zu erfüllen, können es jedoch nicht versprechen. Einen Hallenplan können Sie ab ca. 2 Wochen vor der Messe auf der Messe-Homepage herunterladen. Tische, welche Sie für Ihren Stand benötigen, erhalten Sie während der Aufbauzeiten kostenlos in der Halle Wir verweisen bei Verwendung von Dekomaterial und Standbau auf die aktuellen Brandschutzvorschriften und die Bestimmungen der Oberschwabenhallen GmbH. Bei der Halle befinden sich mehrere hundert kostenlose Parkplätze. 7. Verkostungen Es ist vorgesehen, dass Sie Ihre Verkostungsware in Einweggeschirr ausgeben (wird nicht vom Veranstalter gestellt). Abfallbehälter erhalten Sie während der Aufbauzeiten oder am Sonntag zwischen 9 und 11 Uhr am Empfang. Bitte leeren Sie die Abfallbehälter täglich selbst und bringen Sie die Müllsäcke in den dafür vorgesehenen Sammelbereich bzw. Container). Müllbeutel erhalten Sie am Empfang Speisereste entsorgen Sie bitte in die ebenfalls dafür bereitgestellten Behälter außerhalb der Halle. Bitte verwenden Sie nach Möglichkeit Pappschalen und Holzbesteck um die Umwelt zu schonen. Hinweis zur Planung Ihrer Verkostungsware: Wir erwarten an den 3 Messetagen ca Besucher.

5 8. Hotels Bitte buchen Sie Ihre Unterkunft selbst. Bitte fragen Sie Zimmer am besten über das Verkehrsamt Ravensburg oder die bekannten Buchungsportale an. 9. Einladung Ihrer Kunden Wenn Sie als Aussteller aus der Region Bodensee-Oberschwaben sind, bitten wir Sie, Ihre Kunden aus Gastronomie, GV, Catering auch selbst per Post zur Messe einzuladen und großzügig Eintrittskartengutscheine zu verwenden. Natürlich laden wir als Veranstalter auch alle gastronomischen Betriebe aus dem Umkreis von ca. 100 km um Ravensburg ein. Aber erstens ist nicht jeder Betrieb auch in den Brachenbüchern verzeichnet und zweitens ist es am besten, wenn ein Betrieb von mehreren Ausstellern eine Einladung erhält. Sie wissen ja: Werbung lebt von der Wiederholung. Außerdem versenden wir als Veranstalter nur Werbung und keine Eintrittskartengutscheine. Diese werden durch die Aussteller an ihre Kunden und Kontakte verteilt. Sie erhalten Eintrittskartengutscheine in der von Ihnen benötigten Menge kostenlos. Den Messeprospekt stellen wir allen Ausstellern in der gewünschten Menge zur Verfügung. Bitte fordern Sie diesen kostenlos mit dem beiliegenden Formblatt an. Bitte versenden Sie diesen offiziellen Prospekt zusammen mit einem persönlichen Anschreiben mit dem Briefkopf Ihres Unternehmens, um die Einladung persönlicher zu machen. Wir haben Ihnen 2 Musterbeispiele hierzu beigelegt. Natürlich können Sie Ihren eigenen Text nach eigenen Wünschen / Stil verwenden. 10. Sonntagsarbeit Für ersten Messetag (Sonntag) wurde durch das Ordnungsamt Ravensburg eine Marktfestsetzung zur Öffnung der Messe ab 11 Uhr festgesetzt. Die Marktfestsetzung in Kopie finden Sie unter im Ausstellerbereich zum Download (ab ca. November 2014). Inwieweit Sie ergänzend dazu eine Genehmigung für Sonntagsarbeit benötigen, klären Sie bitte selbst mit den für Sie zuständigen örtlichen Behörden. 11. Haftungsausschluss Noch ein rechtlicher Hinweis: Der Veranstalter (Gastro Fachmesse Oberschwaben UG), übernimmt die Organisation der Veranstaltung. Beachten Sie bitte, dass wir insbesondere nicht für Sach- oder Personenschäden, die durch Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter während der Veranstaltung oder des Auf- oder Abbaus entstehen, haften. Ebenso sind Ihre Stände von Seiten des Veranstalters nicht versichert. Bitte sorgen Sie selbst dafür. Die meisten Firmenversicherer versichern dies zu sehr günstigen Sätzen manchmal sogar kostenlos man muss aber den Versicherungsschutz beantragen. Wir weisen außerdem darauf hin, dass die Haftung auch ausgeschlossen ist, wenn die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt (z.b. politische Risiken, Unruhen, Naturgewalten) abgesagt oder abgebrochen werden muss, bzw. nicht durchgeführt werden kann. Eine Kostenerstattung ist in diesem Fall ausgeschlossen. Wir freuen uns auf eine gelungene und erfolgreiche Messe, gemeinsam mit Ihnen!

6 Gastro Fachmesse Oberschwaben UG Frau Nathalie Stengele Schillerstraße Bad Waldsee Fax: / Standgröße Gastro Fachmesse Februar 2015 in Ravensburg, Oberschwabenhalle Wir benötigen folgenden Platz für unseren Messestand: Maße (Meter x Meter): Höhe Besonderheiten/Bemerkungen: Aussteller/Firma:

7 Gastro Fachmesse Oberschwaben UG Frau Hannelore Raschka Schillerstraße Bad Waldsee Fax: / Bestellung Messeprospekte + Eintrittskartengutscheine Gastro Fachmesse Februar 2015 in Ravensburg, Oberschwabenhalle Wir benötigen folgende Menge an Messeprospekte + Eintrittskartengutscheine zum Versand/Verteilung an unsere Kunden: Stück Messeprospekte Stück Eintrittskartengutscheine Mit einem Eintrittskartengutschein erhält der Besucherbetrieb kostenlose Eintrittskarten für bis zu 5 Personen. Ohne Eintrittskartengutschein kostet der Messeeintritt offiziell 12,00. Sie erhalten die von Ihnen benötigte Menge an Eintrittskartengutscheinen kostenlos. Bitte verteilen Sie die Gutscheine großzügig an Ihre Kunden und Kontakte! Aussteller/Firma:

8 Gastro Fachmesse Oberschwaben UG Frau Nathalie Stengele Schillerstraße Bad Waldsee Fax: / Elektrische Anschlüsse Gastro Fachmesse Februar 2015 in Ravensburg, Oberschwabenhalle Wir benötigen Stromanschlüsse für folgende Geräte: Gerätebezeichnung 220 V (bitte ggf. ankreuzen) 360 V (bitte ggf. ankreuzen) Leistungsaufnahme KW Aussteller/Firma:

9 Gastro Fachmesse Oberschwaben UG Frau Hannelore Raschka Schillerstraße Bad Waldsee Fax: / Bestellung Ausstellerausweise Gastro Fachmesse Februar 2015 in Ravensburg, Oberschwabenhalle Diese Mitarbeiter sind bei der Messe als Standbesetzung dabei: Vor- und Zuname Position Aussteller/Firma: Die Namen des Standpersonals benötigen wir, um für alle Ausstellerausweise anfertigen zu können. Sie benötigen die Ausstellerausweise, da wir eine Einlasskontrolle durchführen, damit nur Fachbesucher die Messe besuchen. Außerhalb der Öffnungszeiten wird die Halle durch einen Sicherheitsdienst kontrolliert. Auch hier benötigen Sie, um an Ihren Stand zu kommen, einen Ausstellerausweis. Bitte entsprechend ankreuzen: Bitte schicken Sie uns die Ausstellerausweise vorab zu. Wir holen die Ausstellerausweise während der Messeaufbauzeiten bei der Messeleitung ab.

10 Mustervorlage 1 Anschreiben zur Einladung Ihrer Kunden Kundenanschrift Regionale Gastronomie Fachmesse in Ravensburg Oberschwabenhalle Februar 2015 Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr, um als erfolgreicher Gastronom bestehen zu können, werden heute mehr denn je Innovation, Kundenzufriedenheit und beste Qualität vorausgesetzt. Um Ihnen unsere Neuheiten und Innovationen 2015 vorzustellen, präsentieren wir uns auf der regionalen mit unserem Stand. Gastro Fachmesse Oberschwaben in der Oberschwabenhalle, Ravensburg vom 22. bis 24. Februar 2015 Die Gastro Fachmesse Oberschwaben ist eine regionale Fachmesse für Hotellerie, Gastronomie, Kantinen, Catering, Care-Verpflegung, Bäcker und Metzger. 80 Aussteller aus den Bereichen Lebensmittel, Getränke, Geräte und Einrichtungen präsentieren Ihnen ihre Neuheiten Wir freuen uns, auch Sie persönlich auf unserem Stand begrüßen zu dürfen. Anbei erhalten Sie einen Gutschein für bis zu 5 kostenlose Eintrittskarten für die Messe. Sollten Sie weitere Eintrittskarten benötigen senden wir Ihnen gerne weitere Gutscheine zu. Mit freundlichen Grüßen Ihr Unternehmen Ihr Name Anlage

11 Mustervorlage 2 Anschreiben zur Einladung Ihrer Kunden Kundenanschrift Regionale Gastronomie Fachmesse in Ravensburg Oberschwabenhalle Februar 2015 Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr, erleben Sie ein paar Stunden Auszeit aus Ihrem Betrieb, verbunden mit interessanten Messegesprächen und den Neuheiten der Branche 2015 auf der Gastro Fachmesse Oberschwaben in der Oberschwabenhalle, Ravensburg vom 22. bis 24. Februar 2015 Auf unserem Stand präsentieren wir Ihnen die folgenden Neuheiten Wir freuen uns, Sie an unserem Stand auf der Gastro Fachmesse Oberschwaben 2015 begrüßen zu dürfen. Anbei erhalten Sie einen Gutschein für bis zu 5 kostenlose Eintrittskarten für die Messe. Sollten Sie weitere Eintrittskarten benötigen senden wir Ihnen gerne weitere Gutscheine zu. Mit freundlichen Grüßen Ihr Unternehmen Ihr Name Anlage