Anmeldeformulare und allgemeine Informationen

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1 Anmeldeformulare und allgemeine Informationen 10. Fachtagung IT-Beschaffung 2014 am 17. und 18. September in Berlin Stand: 16. Juni 2014 BESL Business Event Service & Locations GmbH Köthener Straße Berlin Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Seite 1 von 15

2 Inhalt 1 Vorwort Wichtige Termine und Bestimmungen zur Durchführung Anmeldung Standpersonal Auf- und Abbau Ihres Messestandes (Zeiten, Ablauf) Namensschilder WLAN Abendempfang Bestellung von Mobiliar und Equipment für Ihren Messestand Allgemeine Bestimmungen Lieferung per Spedition Haftungsausschluss, Reinigung der Messestände Veranstaltungsablauf Parkplatzsituation Anfahrtsbeschreibung Veranstaltungsort Anfahrt für den Messeauf- und abbau Termine und Fristen Anmeldeformulare Anmeldung Personal am Aufbautag, 18. Januar Anmeldung Fremdunternehmen Anmeldung Standpersonal / Referent Ansprechpartner vor Ort Seite 2 von 15

3 1 Vorwort Sehr geehrte Damen und Herren, wir freuen uns sehr, Sie auf der nunmehr 10. Fachtagung IT-Beschaffung 2014 am 17. und 18. September im Bundespresseamt als Aussteller begrüßen zu dürfen. Um Ihnen Ihre Messeplanung so reibungslos und angenehm wie möglich zu gestalten, haben wir Ihnen im vorliegenden Factsheet alle für Sie relevanten Informationen und Anmeldeformulare zusammengestellt. Wir möchten Sie bitten, dieses Veranstaltungsinformationen ebenfalls an Ihr Standpersonal (und ggf. an Ihren Messebauer) weiterzuleiten, um Missverständnisse im Vorfeld und vor Ort zu vermeiden. Sollten Sie dennoch Fragen oder Anmerkungen haben, stehen wir Ihnen gerne unter der Rufnummer zur Verfügung. Susanne Bonnen Mit freundlichen Grüßen BESL Business Event Services & Locations GmbH Seite 3 von 15

4 2 Wichtige Termine und Bestimmungen zur Durchführung 2.1 Anmeldung Standpersonal Die Teilnehmer (Standpersonal und Personal am Aufbautag) Ihres Unternehmens müssen spätestens bis zum 05. September 2014 der BESL GmbH bekannt sein. Ein Anmeldeformular befindet sich in dieser Informationsbroschüre unter Punkt Auf- und Abbau Ihres Messestandes (Zeiten, Ablauf) Sie haben am Dienstag, 16. September 2014 von bis Uhr Gelegenheit, Ihren Messestand im Bundespresseamt aufzubauen. Sollten Sie Ihren Standaufbau über ein Messebauunternehmen durchführen lassen, hat dieses bereits ab Uhr Zugang zum Bundespresseamt. Der Aufbau muss bis Uhr beendet sein, da zu diesem Zeitpunkt das Gebäude geschlossen wird Der Abbau muss am 18. September 2014 (Donnerstag) bis Uhr beendet sein, da zu diesem Zeitpunkt das Gebäude geschlossen wird. Bitte beachten Sie diese Zeitvorgabe bei der eventuellen Beauftragung von Speditionen für die Abholung Ihres Messe-Equipments. 2.3 Namensschilder Die Akkreditierung der gemeldeten Teilnehmer erfolgt direkt vor Ort, es werden keine Eintrittskarten/Namensschilder vor der Veranstaltung versendet. Seite 4 von 15

5 2.4 WLAN Es besteht die Möglichkeit, eine WLAN-Verbindung über das Hausnetz des Bundespresseamtes zu nutzen das Passwort wird Ihnen vor Ort mitgeteilt. 2.5 Abendempfang Die Teilnahme am Abendempfang ist für jeden gemeldeten Teilnehmer inklusive. Um vorherige Anmeldung per Anmeldeformular (Punkt 5) wird gebeten. 2.6 Bestellung von Mobiliar und Equipment für Ihren Messestand Anhand unseres Equipmentkataloges können Sie bequem Ihr Messeequipment über uns bestellen (Abgabe der Bestellung bitte bis zum 31. August 2014). Bitte beachten Sie, dass die Verlegung eines Teppichbodens Pflicht ist. Teppichboden in der Farbe Anthrazit ist bereits in Ihrem Standpaket enthalten (weitere Farben sind gegen Aufpreis erhältlich). Sollten Sie ein Fremdunternehmen mit der Verlegung eines Teppichbodens beauftragen, berücksichtigen Sie bitte, dass dieser rückstandsfrei verlegt werden muss. Seite 5 von 15

6 2.7 Allgemeine Bestimmungen Bitte beachten Sie bei der Konzeption Ihres Messestandes die offen und freundlich gestaltete Marktsituation der Ausstellung. Um die Sichtbarkeit Ihrer Nachbarstände nicht zu beeinträchtigen, möchten wir Sie bitten, auf Seitenwände (z.b. Octanormwände), die die Länge von 1m überschreiten, zu verzichten. Benötigen Sie für den Aufbau/Abbau Ihres Standes ein Transporthilfsmittel (Hub-Wagen, Hund u.ä.), so achten Sie bitte unbedingt darauf, dass dieses Transporthilfsmittel eine Gummibereifung hat. Sollte diese Gummibereifung nicht vorhanden sein, so ist der Einsatz dieses Transporthilfsmittels nicht zulässig. Für entstehende Schäden am Bodenbelag des Bundespresseamtes haftet ausschließlich der Verursacher und nicht der Veranstalter. Bitte sehen Sie davon ab, Ihre Kunden aus der Privatwirtschaft auf die Veranstaltung einzuladen, da der Zutritt für diese Personen grundsätzlich kostenpflichtig ist. 2.8 Lieferung per Spedition Sämtliche Lieferungen über Speditionen beschriften Sie bitte von außen gut lesbar mit Ihrer Firmierung und Ihrer Standnummer, dem Veranstaltungsnamen 10. FTITB 2014 sowie mit der Gesamtanzahl der Packstücke. Adresse des Veranstaltungsortes/Anschrift für Equipmentlieferung (NUR AM AUFBAUTAG, ): Presse- und Besucherzentrum des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung Reichstagufer Berlin Seite 6 von 15

7 2.9 Haftungsausschluss, Reinigung der Messestände Das Gebäude des Bundespresseamtes wird außerhalb der Zeiten der Veranstaltung geschlossen sein. Die Reinigung der Ausstellungsfläche erfolgt über den Reinigungsdienst des Bundespresseamts jeweils vor Beginn der Veranstaltung. Eine Haftung für das Equipment der Aussteller an den Ständen wird von Seiten des Veranstalters ausdrücklich für den gesamten Zeitraum der Veranstaltung ausgeschlossen Veranstaltungsablauf Den Ablauf der Veranstaltung entnehmen Sie bitte der aktuellen Agenda auf der Internetseite: (die Agenda wird regelmäßig aktualisiert). Seite 7 von 15

8 2.11 Parkplatzsituation Aufgrund der Sicherheitsbestimmungen stehen uns für die Fachtagung IT- Beschaffung nur eine geringere Anzahl Parkplätze zur Verfügung (max. 15 Stück), weswegen wir leider nicht allen Ausstellern einen Parkplatz vor dem Bundespresseamt garantieren können. Um dennoch die verbliebenen Parkplätze nutzen zu können, haben wir uns dazu entschlossen, diese nach dem first come first serve Prinzip zu vergeben, d.h. sobald die Kapazitäten ausgeschöpft sind, werden wir keine Zufahrt mehr gewähren. Pro Firma wird maximal nur ein Fahrzeug zugelassen. Die Zu- und Abfahrt wird durch unser Personal geregelt. Diese Regelung betrifft sowohl den Aufbautag, wie auch die beiden Veranstaltungstage. Aus oben genannten Gründen möchten wir Ihnen von einer Anreise mit dem PKW nach Möglichkeit abraten. Sollten Sie dennoch mit dem PKW anreisen wollen und bei Ihrer Ankunft alle verfügbaren Parkplätze belegt sein, stehen Ihnen alternativ öffentliche Parkhäuser und kostenpflichtige Parkflächen in der unmittelbaren Umgebung des Bundespresseamtes zur Verfügung. Bitte setzen Sie Ihr Standpersonal über die Parkplatzsituation in Kenntnis! Seite 8 von 15

9 3 Anfahrtsbeschreibung 3.1 Veranstaltungsort Presse- und Besucherzentrum des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung Reichstagufer Berlin Telefon (01888) Seite 9 von 15

10 3.2 Anfahrt für den Messeauf- und abbau Bitte beachten Sie, dass eine Anlieferung für Fahrzeuge über 7,5 t geprüft werden muss. Fahrzeuge bis 7,5 t Fahrzeuge ab 7,5 t von der Luisenstr. (Höhe Marschall-brücke/ARD- Hauptstadtstudio) ab-biegen in das Reichstagufer in Fahrt-richtung Friedrichstr. Reichstagufer ist auf diesem Ab-schnitt eine Einbahnstr. Haltemöglichkeit vor dem Presse- und Besucherzentrum nur zum Be- bzw. Entladen Lieferantenanfahrt über Dorotheenstraße 84 von der Luisenstraße abbiegen in die Dorotheenstraße in Fahrtrichtung Friedrichstr. die Zufahrt über den Lieferantenhof ist nur möglich, wenn vorab das Fahrzeug (mit Kennzeichen, sowie Fahrer/Beifahrer) dem Veranstalter bekannt sind Ansprechpartner für die Messebauer vor Ort Susanne Bonnen, BESL GmbH, Johannes Wiedemann, BESL GmbH Seite 10 von 15

11 4 Termine und Fristen Datum Termin 14. August 2014 Abgabe Bestellung Equipment 31. August 2014 Abgabe Druckdaten für eventuelle Bestellungen aus dem Equipmentkatalog 05. September 2014 Namentliche Anmeldung des Standpersonals 05. September 2014 Namentliche Anmeldung Personal Aufbautag 16. September 2014 Ab bis Uhr Aufbau der Messestände 17. September Uhr Beginn der Veranstaltung (Zutritt für Aussteller ab 8.00 Uhr) 17. September 2014 Ab ca Uhr Beginn der Abendveranstaltung 18. September 2014 Ab Uhr bis Uhr Abbau der Messestände Seite 11 von 15

12 5 Anmeldeformulare 5.1 Anmeldung Personal am Aufbautag, 16. September 2014 An die BESL GmbH Per Fax: 030/ Aussteller: Stand: Folgende Personen werden für unser Unternehmen am Aufbautag vor Ort sein (Bitte in Druckbuchstaben ausfüllen): Lfd. Nr. Nachname Vorname Mobilfunknummer Bitte melden Sie bis spätestens 05. September 2014 das Personal namentlich an. Zum Nachweis der Legitimation bei der Einlasskontrolle bringen Ihre Mitarbeiter bitte ein amtliches Lichtbilddokument (Personalausweis, Führerschein, o. ä.) mit. Seite 12 von 15

13 5.2 Anmeldung Fremdunternehmen An die BESL GmbH Per Fax: 030/ Beauftragen Sie für den Aufbau/Abbau Ihres Standes ein Fremdunternehmen, so müssen die Namen dieser Mitarbeiter der BESL GmbH bis spätestens 05. September 2014 bekannt sein. Folgendes Fremdunternehmen wird uns bei dem Aufbau und Abbau des Messestandes unterstützen: Aussteller: Stand: Fremdunternehmen: Folgende Mitarbeiter dieses Fremdunternehmens werden vor Ort tätig: (bitte in Druckbuchstaben ausfüllen!) Lfd. Nr Nachname Vorname Folgendes Transportfahrzeug des Fremdunternehmens wird für die Anlieferung und den Abtransport des Messestandes genutzt: Amtliches Kfz-Kennzeichen: Zum Nachweis der Legitimation bei der Einlasskontrolle bringen die Mitarbeiter bitte ein amtliches Lichtbilddokument (Personalausweis, Führerschein, o. ä.) mit. Bitte beachten Sie, dass eine Anlieferung für Fahrzeuge über 7,5 t geprüft werden muss. Seite 13 von 15

14 5.3 Anmeldung Standpersonal / Referent An die BESL GmbH Per Fax: 030/ Aussteller: Stand: Folgende Mitarbeiter unseres Unternehmens möchten wir anmelden: Referenten bitte kennzeichnen (bitte in Druckbuchstaben ausfüllen!) Lfd. Nr. Nachname Vorname Standpersonal / Referent Abendempfang ja nein Bitte beachten Sie bei der Anmeldung die Kontingente Ihres gebuchten Standpaketes. (Paket C 2 Mitarbeiter, Paket B 3 Mitarbeiter, Paket A 4 Mitarbeiter). Jede weitere Anmeldung ist kostenpflichtig! Referenten für ein gebuchtes Marktforum haben freien Eintritt! Bitte melden Sie bis spätestens 05. September 2014 das Standpersonal Ihres Unternehmens namentlich an. Zum Nachweis der Legitimation bei der Einlasskontrolle bringen Ihre Mitarbeiter bitte zur Veranstaltung an beiden Tagen ein amtliches Lichtbilddokument (Personalausweis, Führerschein, o. ä) mit. Seite 14 von 15

15 6 Ansprechpartner vor Ort Susanne Bonnen Projektleitung INFORA Fachtagungen Johannes Wiedemann Projektmanager Aussteller Phone: Mobil: Phone: Mobil: Fax: Fax: Seite 15 von 15