Funktionsbeschreibung der HRecruiting Lösung. HReSERVICES für Personalberater Version

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1 Funktionsbeschreibung der HRecruiting Lösung HReSERVICES für Personalberater Version Stand

2 Inhaltsübersicht 1 Funktionen im Account des Personalberaters Menüpunkt "Bewerberverwaltung" Bewerberübersicht Status der Bewerber Bewerberübersicht Notizfunktion und Bewerberhistorie Bewerberübersicht Optionen Menüpunkt Adminstration 6 2 Funktionen im Account des Kunden 7 3 Ihren Kunden einzelne Bewerber vorschlagen 7 4 Weitere Funktionen im Vollaccount der Version Funktionsbeschreibung HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 Seite 2 von 8

3 1 Funktionen im Account des Personalberaters 1.1 Menüpunkt "Bewerberverwaltung" Auf den Sub-Menüpunkt Bewerberübersicht wird in den folgenden Abschnitten näher eingegangen. Unter Bewerber erfassen steht Ihnen ein komfortables Eingabeformular für die Erfassung der Bewerberdaten zur Verfügung. Das Formular orientiert sich an dem Online-Bewerbungsformular, über das Bewerber Ihr Profil direkt online eingeben. Unter "Bewerber einlesen" können Sie eingescannte Bewerberprofile in die Bewerberverwaltung eingeben. Sie geben hier die Kontaktdaten ein und fügen alle vom Bewerber vorliegenden Dokumente als Dateianhänge an. Die Formularfelder sind natürlich an Ihre Bedürfnisse anpassbar. Unter dem Punkt Kommunikation können Sie Ihre Vorlagen erstellen, überarbeiten und verwalten. Die Module Bewerbermatching und Bewerbersuche werden kundenindividuell auf die jeweils relevanten Datenfelder eingestellt und helfen Ihnen, die auf die Anforderungen Ihrer Kunden passenden Bewerber in Ihrem Bewerberpool zu finden. Das Ergebnis einer Suche bzw. eines Matchings ist eine Ergebnis-Bewerberliste, in der Ihnen die volle Funktionalität der Bewerberverwaltung zur Verfügung steht Bewerberübersicht Status der Bewerber In der "Bewerberübersicht" finden Sie alle Bewerber, die sich in der Bewerberverwaltung befinden. Über die Reiter "Neue Bewerber", "in Prüfung", etc. betrachten Sie nur die Bewerber mit dem jeweiligen Status. Durch einen Mausklick auf den entsprechenden Reiter wechseln Sie in die jeweilige Ansicht. Der Bewerberstatus wird außerdem durch ein Symbol in der ersten Spalte der Bewerberübersicht angezeigt. Neben diesem generellen Eignungsstatus wird in der ersten Spalte der Bewerberübersicht auch der Kommunikationsstatus des jeweiligen Bewerbers angezeigt. A) Genereller Eignungsstatus: (neu), (in Prüfung), (geeignet), (ungeeignet), (BRM) Der Eignungsstatus wird durch die Vor-Selektion, das Vorschlagen eines Bewerbers und das Freigeben eines Bewerberprofils geändert (siehe 1.1.3). B) Kommunikationsstatus: (Eingangsbest.), (Statusmeld.), (Unterlagenanford., (Einladung), (Absage) Der Kommunikationsstatus wird nach dem Versenden einer Kommunikationsmaßnahme (siehe 1.1.3) gesetzt und zeigt immer die letzte durchgeführte Kommunikationsmaßnahme an. Funktionsbeschreibung HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 Seite 3 von 8

4 1.1.2 Bewerberübersicht Notizfunktion und Bewerberhistorie Unterhalb des Bewerbernamens kann durch einen Mausklick auf das Notizsymbol ( ) ein Vermerk zu dem Bewerber notiert werden. Oberhalb des Notiz-Eingabefensters dokumentiert die Bewerberhistorie neben den bereits gemachten Notizen jede Aktion (mit Bearbeiter und Datum), die mit dem jeweiligen Bewerber durchgeführt wurde Bewerberübersicht Optionen Rechts neben den Bewerberdaten stehen Optionen für Aktionen zur Verfügung, die Sie mit dem Bewerber durchführen können: A) : Bewerberdetailansicht mit weiteren Funktionen am Fuße der Ansicht B) : Vorselektion der Bewerber als "ungeeignet", "in Prüfung" und "BRM" (Bewerber- Relationship-Management für langfristige Bewerberbeziehungspflege). C) : oder Papier-Ausdruck zur Kommunikation mit dem Bewerber. Die Kommunikation basiert auf verschiedenen kundenindividuellen Vorlagen, die Sie sich selber einrichten können. Vor der Versendung können die Texte beliebig überarbeitet werden. D) : Editierfunktion für die Bewerberdaten. Da diese mit den jeweils für den einzelnen Kunden eingerichteten Bewerbungsformularfeldern korrespondieren muss, ist diese Funktion hier nur exemplarisch dargestellt. E) : Bewerber einem Kunden vorschlagen. In dem nachgeschalteten Dialog kann der Kunde ausgewählt und eine Stelle, für die der Bewerber vorgeschlagen werden soll, ausgewählt bzw. eingetragen werden. Vorgeschlagene Bewerber erhalten automatisch den Bewerberstatus geeignet. F) : Angefordertes Bewerberprofil freigeben. Diese Option steht nur bei Bewerberprofilen mit dem Status Angeforderte Profile zur Verfügung. Sobald die Bewerberdaten freigegeben wurden, steht dem Kunden der vollständige Bewerberdatensatz zur Verfügung Bewerber vorschlagen Links neben den einzelnen Bewerbern finden Sie eine Reiche von Optionen in Form von Icons (kleine Bilder) dargestellt. Hinter dem Icon Verbirgt sich die Option Bewerber einem Kunden vorschlagen. In dem nachgeschalteten Dialog kann der Kunde ausgewählt und eine Stelle, für die der Bewerber vorgeschlagen werden soll, ausgewählt bzw. eingetragen werden. Vorgeschlagene Bewerber erhalten automatisch den Bewerberstatus geeignet. Die Bewerber werden den Kunden zunächst anonym vorgeschlagen. Erst wenn der Kunde die Freischaltung des Profils erbittet und der Personalberater dieser Bitte durch betätigen der Option : Angefordertes Bewerberprofil freigeben nachkommt, sieht der Kunde alle Bewerberdaten. Bewerber, die bei mindestens einem Kunden vorgeschlagen wurden, werden in dem Reiter Vorgeschlagene Bewerber in der Bewerberübersicht aufgeführt. Sobald die Freischaltung eines Bewerberprofils von einem Kunden angefordert wurde, erscheint dieser Bewerber zusätzlich in der Rubrik Angeforderte Profile in der Bewerberübersicht. Funktionsbeschreibung HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 Seite 4 von 8

5 Sofern Sie in dem nachgeschalteten Dialog die Option Mailvorschlag auswählen, wird der Kunde über den Bewerbervorschlag per informiert. Den text, den wir für Sie dazu hinterlegt haben bekommen Sie natürlich noch einmal angezeigt und können diesen beliebig überarbeiten. Die zweite Option, Exklusivvorschlag, richtet den Bewebervorschlag so ein, dass nur ein Kunde, die Freischaltung des Profils des Bewerbers anfordern kann. Bei jedem weiteren Versuch, das exklusiv vorgeschlagene Profil freizuschalten, erscheint ein Hinweis für den Kunden, dass er sich bitte mit seinem Personalberater in Verbindung setzen möge. Funktionsbeschreibung HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 Seite 5 von 8

6 1.2 Menüpunkt Adminstration Hier können Sie unter Nutzer verwalten existierende Nutzerdaten ändern, Nutzer löschen und neue Nutzer anlegen. Neben Nutzern Ihres Unternehmens werden hier auch Benutzer für Ihre Kunden angelegt, denen Sie Bewerber vorschlagen wollen (dazu wählen Sie bitte bei der Einrichtung eines Kunden-Benutzers die Option Kunde aus). Bitte beachten Sie, dass erst Abteilungen (interne Abteilungen und Kunden) angelegt werden müssen, bevor ein Nutzer für die jeweilige Abteilung / Kunden angelegt werden kann. Ihre Kunden melden sich einfach mit dem in der Nutzerverwaltung eingegebenen Benutzernamen und Passwort an und können sofort auf die von Ihnen vorgeschlagenen Bewerber zugreifen. In der Abteilungsverwaltung legen Sie neue interne Abteilungen und Kundenzugänge an bzw. editieren existierende Abteilungen und Kundenzugänge. Für jede Abteilung können Berechtigungen zur Benutzung einzelner Funktionen vergeben werden. Bitte beachten Sie, dass Kunden i.d.r. nur die Berechtigung zur Bewerberverwaltung besitzen sollten. Unter HRecruiting Account können sie Ihren Account bei uns verwalten. Über die Adressverwaltung können Sie für einzelne Abteilungen vom Hauptsitz Ihres Unternehmens abweichende Kontaktdaten hinterlegen. Die Adressverwaltung ist für die vorlagenbasierte Bewerberkommunikation wichtig, bei der die Adressdaten des jeweiligen Mitarbeiters automatisch eingesetzt werden. Der Punkt Anzeigen verlinken erlaubt Ihnen, Links zu dem an Ihre Bedürfnisse angepassten HRecruiting-Online-Bewerbungsformular zu kreieren. Diese Links können in Ihren Online- Stellenausschreibungen platziert werden und verbinden diese dann ausschreibungsspezifisch mit dem Online-Bewerbungsformular. Für diesen Testaccount ist z.z. kein Online-Bewerbungsformular eingerichtet. Unter Passwort verwalten können Sie das Zugangspasswort zu dem Account ändern, in dem Sie sich jeweils gerade befinden. Funktionsbeschreibung HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 Seite 6 von 8

7 2 Funktionen im Account des Kunden Der Kunde betrachtet im Menüpunkt Vorschlagsverwaltung in der Bewerberübersicht die ihm vorgeschlagenen Bewerber. Solange das Profil nicht vom Personalberater freigegeben wurde, sieht der Kunde in der Bewerberdetailansicht ( ) lediglich die anonymisierten Bewerberdaten. Außerdem kann er alle Bewerber beliebig vorselektieren ( ). Diese Selektion des Kunden hat keinen Einfluss auf den Bewerberstatus im Account des Personalberaters. Erst wenn sich der Kunde dafür entscheidet, die vollständigen Bewerberdaten anzufordern ( ) verändert sich der Bewerberstatus im Account des Personalberaters und im Account des Kunden. Der Bewerber wird nun in beiden Accounts unter dem Reiter Angeforderte Profile gezeigt und verschwindet ggf. automatisch aus den Bewerberübersichten anderer Kunden, bei denen der Bewerber ebenfalls vorgeschlagen war. Sobald das angeforderte Bewerberprofil vom Personalberater freigegeben wurde, steht dem Kunden der vollständige Bewerberdatensatz zur Verfügung. Der Kunde hat in dem Menüpunkt Administration darüber hinaus die Möglichkeit, sein Zugangspasswort zum HRecruiting-Kundenaccount zu ändern. Die hier beschriebenen Kundenaccounts sind Bestandteil des HReCRUITING CENTER für Personalberater. Daneben lassen sich auch vollständige HReCONNECT bzw. HReCRUITING CENTER Accounts einzelner Kunden in den Personalberater Account integrieren. Dabei stehen dem Kunden dann alle Funktionalitäten der jeweiligen Lösungen zur Verfügung, wobei der Personalberater dem Kunden weiterhin Bewerber vorschlagen kann und Einsicht in Bewerberübersicht des Kunden hat. 3 Ihren Kunden einzelne Bewerber vorschlagen Sie initiieren das Vorschlagen in der Bewerberübersicht (siehe Abschnitt 1.1) durch einen Mausklick auf die Vorschlagen -Option ( ) neben dem jeweiligen Bewerber. In dem nachgeschalteten Dialog kann der Kunde ausgewählt und eine Stelle, für die der Bewerber vorgeschlagen werden soll, ausgewählt bzw. eingetragen werden. Solange ein Bewerber bei mindestens einem Kunden vorgeschlagen ist, hat er den Status Vorgeschlagene Profile und ist entsprechend unter diesem Reiter in der Bewerberübersicht angesiedelt. (Ist der Bewerber nicht mehr vorgeschlagen, wechselt der Bewerber in den Status zur Prüfung.) In dem Account des Kunden taucht der Bewerber anonymisiert in dem Reiter Vorgeschlagene Bewerber auf und kann von dort vom Kunden beliebig vor-selektiert werden. Ist Ihr Kunde an dem vorgeschlagenen Bewerber interessiert, kann er dessen Detaildaten mit der Anfordern -Option ( ) bei Ihnen (dem Personalberater) anfordern (siehe Abschnitt 2). Dadurch verändert sich der Bewerberstatus im Account des Personalberaters und im Account des Kunden. Der Bewerber wird nun in beiden Accounts unter dem Reiter Angeforderte Profile gezeigt und verschwindet ggf. automatisch aus den Bewerberübersichten anderer Kunden, bei denen der Bewerber ebenfalls vorgeschlagen war. Sie können dann die Bewerberdaten mit der Option Angefordertes Bewerberprofil freigeben ( ) (siehe Abschnitt 1.1) freigeben, so dass Ihr Kunde das vollständige Bewerberprofil einsehen kann. Funktionsbeschreibung HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 Seite 7 von 8

8 4 Weitere Funktionen im Vollaccount der Version 2.0 Der Ihnen zur Verfügung stehende Testaccount HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 beinhaltet das Bewerbermanagement für Personalberater. Auf Wunsch kann in der Vollversion auch die Anzeigenverwaltung des HRePUBLISHERs integriert werden. Im Vollaccount wird ein vom Kunden als ungeeignet selektierter Kandidat außerdem automatisch nach 7 Werktagen aus der Vorschlagsliste entfernt (optional). Darüber hinaus möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die technische Flexibilität in Bezug auf die HR-Prozesse unserer Kunden eine Stärke von HRecruiting ist. Sollten Sie wichtige Funktionalitäten vermissen oder ändern wollen, realisieren wir das im Rahmen eines Projektes gerne gemeinsam mit Ihnen. Funktionsbeschreibung HReCRUITING CENTER für Personalberater Version 2.0 Seite 8 von 8