Fax2Mail Bedienungsanleitung

Transkript

1 Fax2Mail Bedienungsanleitung

2 Inhalt Einstieg Seite 3 Hauptseite Seite 4 Fax versenden Seite 5 Faxdrucker Seite 9 Kundendaten ändern Seite 12 Fax empfangen Seite 14 Seite 2

3 Einstieg Über die Internetadresse kommen sie direkt auf die Hauptseite des Faxservice. Klicken sie rechts oben auf den Text Login für bestehende Kunden. Tragen sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort in die entsprechenden Felder ein und klicken sie auf den Knopf einloggen. Den Benutzernamen und das Kennwort haben sie oder Ihr Administrator beim Registrieren selbst festgelegt. Falls sie dennoch das Kennwort vergessen haben, klicken sie auf den Text Kennwort vergessen. Geben sie danach die Adresse ein, die sie bei der Registrierung verwendet haben. Ein zum zurücksetzen des Kennworts wird Ihnen daraufhin zugeschickt. Seite 3

4 Hauptseite Nachdem sie nun erfolgreich eingestiegen sind, sehen sie die Hauptseite Ihres Faxdienstes. Dabei sehen sie nun in der Übersicht Ihren Benutzernamen und rechts Ihre Faxnummer und Ihre Kundennummer. Durch die Verrechnung über T-Mobile, haben sie noch zusätzlich eine funktionelle T-Mobile Faxnummer und eine T-Mobile Kundennummer welche hier nicht angezeigt werden. Im Auswahlmenü auf der rechten Seite, finden sie die Übersichtsseite, das Hauptfenster um Faxe zu versenden, die Detailseiten um die Faxdruckersoftware und die Apps downzuloaden und die Seite um Ihre Kundendaten zu verändern. Durch klicken der entsprechenden Textzeile kommen sie auf die gewünschte Seite. Ganz rechts unten gibt es die Möglichkeit, aus dem Account auszuloggen. Seite 4

5 Fax versenden Im obersten Feld geben sie nun die Faxnummer ein. Dabei benützen sie das gleiche Eingabeformat wie auf Ihrem Mobiltelefon. Nun wählen sie das gewünschte Dokument welches sie als Fax versenden wollen, indem sie auf Dokument und Auswahl klicken. Seite 5

6 Nun können sie wie gewohnt ein Dokument auswählen und auf Öffnen klicken. Unterstützt werden dabei die Dateiformate: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp, rtf, tif, tiff, jpg und jpeg. Die maximale Dateigröße: 25 MB TIP: Falls sie keinen aktuellen Browser verwenden, bzw. Ihr Browser kein Flash unterstützt klicken sie bitte auf Probleme mit dem Upload Durch anklicken des Kästchens Deckblatt oder Text wird zu Ihrem Faxdokument noch ein Deckblatt hinzugefügt. Es erscheinen neue Eingabefelder wo sie direkt einen Text eingeben können. Der Text wird dann auf einen Standard-Deckblatt vor Ihrem Dokument eingefügt. Für individuelle Deckblätter benützen sie das Textverarbeitungsprogramm Ihrer Wahl und fügen es Ihrem Hauptdokument hinzu. Seite 6

7 Nachdem sie eine Empfängernummer eingegeben, ein Dokument ausgewählt und optional ein Deckblatt ausgewählt haben, klicken sie bitte auf Fax versenden. Das Dokument wird nun übers Internet an unsere Server übertragen und für den Versand in ein Fax umgewandelt. Danach wird dieses Fax über unsere Faxserver an das Empfängerfaxgerät übermittelt. Der Faxversand erfolgt wie bei einem klassischen Faxgerät und wird daher mehrere Minuten dauern. So kann die Übertragungszeit für ein 3 Seitiges Fax durchaus 15 Minuten betragen. Falls die Empfängerfaxnummer besetzt ist, wird automatisch ein 2. und 3. Zustellversuch durchgeführt. Zwischen den Zustellversuchen wird mindestens 1 Minute gewartet. Den Status Ihres Faxes sehen sie auf der Hauptseite, auf die sie nach dem Klick auf Fax versenden automatisch weitergeleitet werden: Dabei gibt es folgende Zustände: Fax wird vorbereitet Fax wird verschickt OK: 1 Seite Ihr Dokument wird in ein Fax umgewandelt. Ihr Fax wird zum Empfängerfaxgerät übertragen. Ihr Faxversand war mit z.b. 1 Seite erfolgreich. Seite 7

8 Zusätzlich zu der Bestätigung am Bildschirm, wird Ihnen noch eine Sendebestätigung per geschickt, in der das Original Fax auch als PDF Dokument vorliegt. Seite 8

9 Faxdrucker Als Zusatzoption ist auch das Programm Faxdrucker für den Faxversand verfügbar, welches sie direkt von der Webseite downloaden können. Damit ist der Faxversand möglich ohne das sie jedesmal auf der Webseite einloggen müssen. Falls diese Option für sie freigeschalten wurde, finden sie den Download hier: Das Faxdruckerprogramm ist für Windows/Mac verfügbar, für Smartphones und Tablets ist ein Programm unter dem Namen Fax App verfügbar. Seite 9

10 Die Installation erfolgt durch downloaden und das anschließende Starten der downgeloadeten Datei. Beim 1. Start werden sie nach Benutzername und Kennwort gefragt, welche identisch mit den Login Daten für die Webseite sind. Nach der Installation finden sie nun einen neuen Drucker in Ihrem Betriebssystem: Um ein Dokument zu faxen, öffnen sie das Dokument im Programm Ihrer Wahl (z.b. für pdf Adobe Acrobat Reader). Wählen sie als Drucker den Faxonline Faxprinter und klicken sie auf drucken: Seite 10

11 Nun geht ein neues Fenster auf, wo sie die Empfängerfaxnummer eingeben: Senden klicken und Ihr Fax wird übers Internet und den Fax2Mail Service an das Empfängerfaxgerät übermittelt. Nach dem Versand erhalten sie eine Sendebestätigung per mit dem Original Fax als Anhang. Seite 11

12 Kundendaten ändern Hier verändern sie Ihre benutzerdefinierten Einstellungen. Kennwort ändern: Nach Eingabe des alten Kennworts kann ein neues Kennwort vergeben werden. Adresse: nach Eingabe einer neuen Adresse werden alle empfangenen Faxe an die neue Adresse zugestellt. Sendebestätigungen werden ebenfalls an die neue Adresse zugestellt. Fax-Kopfzeile: Kann unter Fax-Kopfzeile versenden ein bzw. ausgeschalten werden. Die Standard Kopfzeile sieht so aus: Seite 12

13 Die Standard Kopfzeile kann durch eine benutzerdefinierte Kopfzeile ersetzt werden. Es kann Text, aber es können auch Platzhalter verwendet werden. Die möglichen Platzhalter finden sie, wenn sie auf Hilfe klicken. Mit dem Ergebnis: Alle Änderungen werden erst durch Klicken des Knopfes Änderungen sichern gespeichert und wirksam. Seite 13

14 Fax empfangen Alle empfangenen Faxe werden als weitergeleitet. Das Original Fax wird als PDF-Anhang im mitgeliefert. Die -Adresse kann von Ihnen selbständig unter Kundendaten verändern festgelegt werden. Es kann nur 1 Adresse eingetragen werden. Falls sie empfangene Faxe an mehrere Empfänger verteilen möchten, empfiehlt es sich eine Weiterleitung der s auf Ihren Server oder bei Ihren Provider einzurichten. Damit kann auch jede Veränderung sofort durch sie selbst durchgeführt werden und Zugriffsrechte usw. werden wie bei allen anderen -Adressen durchgeführt. Seite 14