Repräsentationen und Datenträger. Weiterentwicklung der Repräsentationenverwaltung in AUGIAS-Archiv X

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1 Repräsentationen und Datenträger Weiterentwicklung der Repräsentationenverwaltung in AUGIAS-Archiv X

2 Fall 1 Eine Repräsentation auf mehreren Datenträgern Beispiele: ein Film auf mehreren Filmrollen eine Rede auf zwei Tonbändern Die Datenträger D1 und D2 werden zu einem Datenträger zusammengefasst. Weder auf D1 noch auf D2 dürfen weitere R oder Teile davon liegen. Die einzelnen D, die zu einer R gehören, können in der Datenträgerwaltung nicht unterschieden werden. Aus Sicht der R entsteht eine einfache 1 : 1-Beziehung.

3 Fall 2 Kopien von Datenträgern Per Definition gibt es keine R, die auf mehr als einem (ggf. aus mehreren D zusammengefassten) D liegt. Im System registrierte Kopien werden als solche gekennzeichnet. Beispiele: Abzüge eines Fotos Kopien von zwei Tonbändern, die zu einer R gehören

4 Fall 3 Mehrere Repräsentationen auf einem Datenträger Fall 3 wird abgebildet. Zwischen D und R besteht eine 1 : n-beziehung. Ein D kann mehrere, aber nur vollständige R enthalten (s. Fall 1). Beispiele: mehrere Reden auf einem Tonträger Mikrofilm mit sehr vielen R

5 Fall 4 Mehrere Repräsentationen verteilt auf mehreren Datenträgern Beispiel: entfällt Fall 4 wird nicht zugelassen. Er wird dadurch verhindert, dass zwischen D und R eine 1 : n- Beziehung besteht, zwischen R und D dagegen per Definition nicht. Eine Überschneidung ist nicht möglich, weil eine R nur auf einem, ggf. aus mehreren D zusammengefassten, D vorliegen kann (vgl. Fall 1).

6 Fall 5 Kopien von einer Repräsentation auf mehreren Datenträgern Fall 5 ist wie Fall 2.

7 Fall 6 Kopie eines Datenträgers mit mehreren Repräsentationen Fall 6 ist wie Fall 3, kombiniert mit Fall 2.

8 Repräsentationsarten Unterscheidung nach Datenträgern a) R kann einmal ausgegeben werden und ist bis zur Reponierung nicht verfügbar. (Beispiel: klassische Akte) b) R kann einmal ausgegeben werden, was Auswirkungen auf weitere R hat, die dann ebenfalls nicht verfügbar sind. (Beispiel: mehrere Reden auf einem Tonträger) c) R kann gleichzeitig mehrmals ausgegeben werden. (Beispiel: im System registrierte Kopien) d) R kann beliebig oft ausgegeben werden. (Beispiel: Digitalisate im Massenspeicher oder nicht registrierte Bedarfskopien)

9 Repräsentationstypen Unterscheidung nach Objektarten 1) Analoge Objekte (Beispiele: Akten, Urkunden,...) entspricht Typ a oder b, selten auch c 2) Digitale Objekte (Beispiel: an mobile Datenträger gebundene Dateien) entspricht Typ a oder b, ggf. auch c 3) Digitale Objekte im Massenspeicher des LZA (Beispiel: abrufbare Dateien) entspricht Typ d

10 Datenträger Verwaltung im Programm Wird ein D ausgegeben, der mehr R als die gewünschte enthält, werden die übrigen R auf dem D ebenfalls gesperrt (Status:»nicht verfügbar«). Erstreckt sich die gewünschte R über mehrere D, so werden diese zusammengefasst als ein einzelner D verzeichnet, ausgegeben und gesperrt (Status:»nicht verfügbar«). Gibt es zu einer R mehrere im System registrierte D-Kopien, ist die R verfügbar, so lange es noch verfügbare D-Kopien gibt.

11 Metadaten Notwendige Metadaten für Repräsentationen Repräsentationstyp Verfügbarkeitsstatus (evtl. redundant, weil vom D-Status abhängig, aber noch nicht endgültig geklärt) Validitätsstatus Nutzbarkeitsstatus Anzahl der Datenträger zu dieser R

12 Metadaten Notwendige Metadaten für Datenträger Verfügbarkeitsstatus (beeinflusst Verfügbarkeitsstatus der R) Statusflag»Kopie (j/n)«statusflag»teil eines Bundles (j/n)«(hier ist noch das Problem der Identifizierung des Bundles zu berücksichtigen) Typ oder Art des Datenträgers Nutzbarkeitsstatus

13 Fragen und Antworten (1) zur Umsetzung des Repräsentationenmodells im Programm? Wie wird abgebildet, dass sich eine R über mehrere D verteilt? Alle D einer R werden zu einem D zusammengefasst.? Wie wird abgebildet, dass eine R valide ist? Statusfeld»Validität«? Wie wird abgebildet, dass eine R nutzbar ist (wenn verfügbar)? Statusfeld»Nutzbarkeit«? Wie wird abgebildet, dass eine R verfügbar ist? Statusfeld»Verfügbarkeit«

14 Fragen und Antworten (2) zur Umsetzung des Repräsentationenmodells im Programm? Wie wird abgebildet, dass ein D verfügbar ist? Statusfeld»Verfügbarkeit«? Wie wird abgebildet, dass zu einer R registrierte D-Kopien gehören? vgl. Fall 2 und Repräsentationsart c.? Wie wird abgebildet, dass mehrere R auf einem D liegen? vgl. Fall 3 und Repräsentationstyp 2.? Wie wird eine Kopie des D (und damit eine Kopie der R) verzeichnet? Anders gefragt: Wie wird eine Kopie gekennzeichnet? Statusflag»Kopie (j/n)«

15 Fragen und Antworten (3) zur Umsetzung des Repräsentationenmodells im Programm? Wie wird abgebildet, dass Kopien von D ein Bundle bilden (also zusammengehören)? Statusfeld»Teil eines Bundles (j/n)«(noch nicht genügend durchdacht / es müssen auch Bundles voneinander unterschieden werden / Relevanz?)? Ist eine m : n-tabelle im Datenmodell notwendig, um die Beziehungen zwischen R und D vollständig abzubilden? Prinzipiell ja. Weil das Datenmodell dadurch aber unnötig kompliziert wird, wird vereinfachend Fall 1 eingeführt und Fall 4 ausgeschlossen.

16 Auswirkungen der Verzeichnung von Repräsentationen und Datenträgern im Programm Die bisherigen VE werden zu IE (intellectual entities). Jeder IE wird bei der Verzeichnung automatisch eine R zugeordnet, die Verzeichnung nach dem Repräsentationenmodell wird obligatorisch. Eigenschaften und Funktionen, die bisher einer VE zugeordnet waren, werden jetzt nicht der IE, sondern einer (oder mehreren) R zugeordnet. Allen R werden D zugeordnet. Es gibt weder R ohne D noch umgekehrt. Es wird eine neue Datenträgerverwaltung eingerichtet. Schäden, Restaurierungen, Bestellungen etc. beziehen sich künftig auf die D bzw. R, nicht mehr auf die klassischen VE bzw. auf die IE.

17 Anwenderwünsche zur Umsetzung des Repräsentationenmodells im Programm Automatisierung der Signaturvergabe und Übernahme bereits vorhandener Daten (IDs und Signaturen) (Ernst) Möglichkeit zur granularen Typisierung der R auf verschiedenen Ebenen für verschiedene Zwecke (Finden, Bestandserhaltung, Access, Aushebung,... ) (Ernst) Einfache Verzeichnungsmöglichkeit für große Mengen vorhandener R auf Mikrofilmen (Merchel, Werzinger) Standard- bzw. Vorgabeeinstellungen der Repräsentationenerstellung per Setup ermöglichen