Häufige Fragen für Arbeitnehmer zur elektronischen Lohnsteuerkarte

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1 Häufige Fragen für Arbeitnehmer zur elektronischen Lohnsteuerkarte Stand der Informationen: 1. August 2013 Quelle: Seite 1/19

2 Inhalt 1 Allgemeine Fragen... 4 Warum wird die Lohnsteuerkarte abgeschafft?... 4 Was passiert, wenn meine Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung verloren gegangen, unbrauchbar oder zerstört worden ist?... 4 Was benötigt mein Arbeitgeber im Jahr 2013 anstelle der Lohnsteuerkarte von mir?... 4 Was benötigt mein Arbeitgeber ab dem Jahr 2014 für die Lohnabrechnung von mir?... 4 Wo finde ich meine steuerliche Identifikationsnummer?... 4 Welche meiner Daten sind bei der Finanzverwaltung gespeichert?... 5 Wofür steht die Abkürzung ELStAM?... 5 Welche Änderungen meiner Lohnsteuerabzugsmerkmale muss ich dem Finanzamt anzeigen?... 5 Wer kann meine Daten abrufen und welchen Einfluss habe ich darauf?... 6 Wozu benötigt mein Arbeitgeber diese Daten?... 6 Wo beantrage ich, dass keine Kinderfreibeträge ausgewiesen werden?... 6 Sind Bescheinigungen nach 39c und 39d EStG aus dem Jahr 2011 automatisch auch noch im Jahr 2012 und 2013 gültig?... 6 Was muss ich tun, wenn ich vor dem Einstieg meines Arbeitgebers in das neue Verfahren feststelle, dass meine ELStAM fehlerhaft sind?... 7 Was muss ich tun, wenn ich vor dem Einstieg meines Arbeitgebers in das neue Verfahren feststelle, dass meine ELStAM von den bisherigen Papierbescheinigungen (Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigungen) abweichen?... 7 Wir führen eine Lebenspartnerschaft. Wie erhalten wir die familiengerechten Steuerklassen? Steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)... 9 Was muss der Arbeitgeber tun, wenn der Arbeitnehmer seine vorhandene IdNr. nicht mitteilen möchte?... 9 Was ist eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)? ELStAM Welche Daten umfassen die ELStAM? Welche Religionen werden von der ELStAM erfasst? Wie werden dem Arbeitnehmer seine ELStAM mitgeteilt? Ist der Arbeitgeber verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM korrekt sind? ELStAM-Abruf Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten? Seite 2/19

3 Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten? Datenschutz Ist der Arbeitgeber berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt abzufragen? Auswirkungen der Startverschiebung auf den Was muss ich tun, wenn sich meine Lohnsteuerabzugsmerkmale (Freibeträge, Steuerklasse, Anzahl der Kinder, Kirchensteuerabzugsmerkmale) nicht geändert haben? Was muss ich tun, wenn die Eintragungen auf der bisherigen Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung nicht mehr aktuell sind? Wie informiere ich meinen Arbeitgeber, der noch nicht in das elektronische Verfahren eingestiegen ist, über Änderungen meiner Lohnsteuerabzugsmerkmale? Wie informiere ich meinen Arbeitgeber, der bereits umgestiegen ist und die Lohnabrechnung schon unter Berücksichtigung der ELStAM durchführt, über Änderungen meiner ELStAM? Was ist bei einem Arbeitgeberwechsel zu beachten? Was ist als Berufseinsteiger (Hauptarbeitsverhältnis) zu beachten? Was ist bei einem weiteren Arbeitsverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) zu beachten? Auswirkungen der gestreckten Einführung in Was legt der Arbeitgeber im Kalenderjahr 2013 dem Lohnsteuerabzug zugrunde, bis er in das neue Verfahren einsteigt? Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel in 2013? Soll der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer vor dem Einstieg in das ELStAM- Verfahren in 2013 informieren? Müssen für das Kalenderjahr 2013 im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren zu berücksichtigende Freibeträge erneut beantragt werden? Papierverfahren im Jahr Wie hat der Arbeitnehmer für die Dauer der Anwendung des Papierverfahrens im Jahr 2013 seine Lohnsteuerabzugsmerkmale gegenüber dem Arbeitgeber nachzuweisen? Anlage: Liste der Religionsschlüssel Seite 3/19

4 1 Allgemeine Fragen Warum wird die Lohnsteuerkarte abgeschafft? Die Lohnsteuerkarte war bislang ein unverzichtbares Mittel, um dem Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen personenbezogenen Daten mitzuteilen. Mit der Produktion, Versendung und Verwaltung der Lohnsteuerkarten war immer ein hoher Aufwand verbunden. Durch den technischen Fortschritt lässt sich die Bereitstellung der notwendigen Informationen besser organisieren. Mit der Umstellung auf ein elektronisches Verfahren wird das Lohnsteuerabzugsverfahren zukünftig schneller, sicherer und effizienter. Die bisherige Lohnsteuerkarte ist dann nicht mehr notwendig. Was passiert, wenn meine Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung verloren gegangen, unbrauchbar oder zerstört worden ist? In diesen Fällen stellt Ihnen Ihr zuständiges Finanzamt auf Antrag bis zum Ende des Kalenderjahres 2013 eine Ersatzbescheinigung aus. Dieses gilt auch, wenn Ihr Arbeitgeber bereits am elektronischen Verfahren teilnimmt. Was benötigt mein Arbeitgeber im Jahr 2013 anstelle der Lohnsteuerkarte von mir? Unabhängig davon, wann Ihr Arbeitgeber im Jahr 2013 in das elektronische Verfahren einsteigt, benötigt er immer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine entsprechende Ersatzbescheinigung mit Ihren aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Die für das elektronische Verfahren nötige steuerliche Identifikationsnummer und Ihr Geburtsdatum kann Ihr Arbeitgeber den oben genannten Unterlagen entnehmen. Was benötigt mein Arbeitgeber ab dem Jahr 2014 für die Lohnabrechnung von mir? Anstelle der Lohnsteuerkarte benötigt Ihr Arbeitgeber nur noch einmalig Ihre steuerliche Identifikationsnummer, Ihr Geburtsdatum sowie eine Auskunft darüber, ob es sich um das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Bestand das Arbeitsverhältnis schon im Jahr 2013, sind dem Arbeitgeber diese Daten bereits bekannt. Wo finde ich meine steuerliche Identifikationsnummer? Ihre steuerliche Identifikationsnummer wurde Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) schriftlich mitgeteilt und ist bereits auf Ihrer Lohnsteuerkarte 2010, auf einer entsprechenden Ersatzbescheinigung oder auf Einkommensteuerbescheiden Ihres Finanzamts aufgedruckt. Verfügen Sie nicht mehr über Ihre Identifikationsnummer (zum Beispiel Anschreiben ist nicht mehr auffindbar), haben Sie die Möglichkeit, beim BZSt die Übersendung eines Schreibens mit der Identifikationsnummer erneut zu veranlassen. Auf den Internetseiten des BZSt steht dafür ein Kontaktformular zur Verfügung. Die Nutzung dieses Formulars beschleunigt die Bearbeitung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihnen die IdNr. aus datenschutzrechtlichen Gründen nur per Brief Seite 4/19

5 mitgeteilt werden kann. Weitere Informationen erhalten Sie unter Das neue Mitteilungsschreiben wird an die im BZSt gespeicherte Anschrift versendet. Ansprechpartner ist grundsätzlich das BZSt, das Finanzamt kann die Identifikationsnummer aber ebenso schriftlich mitteilen. Anschrift des Bundeszentralamts für Steuern: Bundeszentralamt für Steuern An der Küppe Bonn info@identifikationsmerkmal.de Welche meiner Daten sind bei der Finanzverwaltung gespeichert? Es werden keine zusätzlichen persönlichen Daten erhoben. Bei der Finanzverwaltung werden zukünftig nur die steuerrechtlichen Informationen gespeichert, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren sowie die melderechtlichen Daten, die wie bisher von den Gemeinden an die Finanzverwaltung übermittelt werden (Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale). Die steuerlichen Informationen werden auch als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet. Welche aktuellen ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welcher Arbeitgeber diese in den letzten zwei Jahren abgerufen hat, können Sie mit Beginn des elektronischen Verfahrens jederzeit über das ElsterOnline-Portal abrufen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal notwendig. Darüber hinaus ist Ihr zuständiges Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM. Wofür steht die Abkürzung ELStAM? ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale). Welche Änderungen meiner Lohnsteuerabzugsmerkmale muss ich dem Finanzamt anzeigen? Für das Jahr 2013 beziehungsweise zur Umstellung auf das elektronische Verfahren müssen sämtliche antragsgebundenen Einträge und Freibeträge neu beantragt werden. Ein entsprechender Antrag kann ab Oktober 2012 beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Sie haben wie bisher eine Anzeigepflicht, wenn bei ihnen die Voraussetzung für eine ungünstigere Steuerklasse eingetreten ist (zum Beispiel die Eintragung der Steuerklasse 1 ab 2012, weil sie sich in 2011 getrennt haben und seit dem dauernd getrennt leben und somit die Voraussetzung für die Steuerklasse 3 weggefallen ist). eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge zu berücksichtigen ist. Seite 5/19

6 die Voraussetzungen für eine bescheinigte Steuerklasse 2 entfallen ist. Die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung muss in diesen Fällen geändert werden ( 52b Absatz 2, 39 Absatz 5 Sätze 1 und 2 EStG). Ist Ihr Arbeitgeber bereits auf das ELStAM-Verfahren umgestiegen, gelten die gleichen Grundsätze. Auch wenn sich ein bisher eingetragener Freibetrag verringert oder wegfällt (zum Beispiel geringere Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung), kann dies ohne eine Korrektur zu erheblichen Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen. Die Herabsetzung des Freibetrags können Sie beim Finanzamt beantragen. Änderungsanträge für das laufende Kalenderjahr können wie bisher nur bis zum 30. November gestellt werden. Änderungen, die im Dezember eintreten, können somit nicht mehr im Lohnsteuerermäßigungsverfahren des laufenden Kalenderjahres berücksichtigt werden. Wer kann meine Daten abrufen und welchen Einfluss habe ich darauf? Nur Ihr aktueller Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der ELStAM berechtigt. Haben Sie mehr als einen Arbeitgeber, können auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) die für die Lohnsteuerberechnung erforderlichen Daten abrufen. Den Nebenarbeitgebern steht nur ein Teil der ELStAM zum Abruf zur Verfügung (Steuerklasse 6, Kirchensteuerabzugsmerkmale und gegebenenfalls ein Freibetrag). Sie können selbst bestimmen, welchem Arbeitgeber Ihre Daten zum Abruf bereitgestellt werden und welche Arbeitgeber davon ausgeschlossen sein sollen (Positivliste/Teilsperrung/Vollsperrung). Den Antrag können Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Hat der aktuelle Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung keinen Zugriff auf Ihre Daten, ist er verpflichtet, Ihren Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern. Wozu benötigt mein Arbeitgeber diese Daten? Ihr Arbeitgeber benötigt diese Daten (Lohnsteuerabzugsmerkmale) ausschließlich für die Berechnung und Abführung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags sowie gegebenenfalls der Kirchensteuer. Wo beantrage ich, dass keine Kinderfreibeträge ausgewiesen werden? Durch den Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers bei der Finanzverwaltung erhält der Arbeitgeber künftig auch Auskünfte über die Anzahl der Kinderfreibeträge des Arbeitnehmers. Dies kann jedoch auf Wunsch unterdrückt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt. Sind Bescheinigungen nach 39c und 39d EStG aus dem Jahr 2011 automatisch auch noch im Jahr 2012 und 2013 gültig? Nein! Nur die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 gilt auch für das Jahr 2012 und Die bisherigen Regelungen der 39c und 39d wurden im 39 Absatz 3 EStG neu gefasst. Die Bescheinigungen nach Seite 6/19

7 39 Absatz 3 EStG müssen jährlich vom Arbeitnehmer/Arbeitgeber neu beantragt werden. Was muss ich tun, wenn ich vor dem Einstieg meines Arbeitgebers in das neue Verfahren feststelle, dass meine ELStAM fehlerhaft sind? Sollten Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor) von Ihrer vorherigen Lohnabrechnung abweichen und sollte diese Abweichung nicht auf einer Änderung Ihrer persönlichen Lebensverhältnisse beruhen (zum Beispiel Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes), wenden Sie sich bitte an Ihr Finanzamt. Grundsätzlich werden Ihrem Arbeitgeber mit dem Einstieg in das neue Verfahren Ihre korrigierten ELStAM elektronisch zur Verfügung gestellt. Soweit der Fehler dort aufgrund der Meldedaten technisch nicht richtig gestellt werden kann, stellt Ihnen Ihr Finanzamt eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage bei Ihrem Arbeitgeber aus und sperrt die elektronische Abrufmöglichkeit des Arbeitgebers. Damit ist bis zur Beseitigung des technischen Problems der richtige Lohnsteuerabzug gewährleistet. Was muss ich tun, wenn ich vor dem Einstieg meines Arbeitgebers in das neue Verfahren feststelle, dass meine ELStAM von den bisherigen Papierbescheinigungen (Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigungen) abweichen? Sollten Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor) von Ihrer vorherigen Lohnabrechnung abweichen und sollte diese Abweichung nicht auf einer Änderung Ihrer persönlichen Lebensverhältnisse beruhen (zum Beispiel Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes), wenden Sie sich bitte an Ihr Finanzamt. Nachfolgend finden Sie eine Aufzählung möglicher Abweichungen sowie Hinweise zur Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale: 1) Abweichender Freibetrag Freibetrag für 2013 wurde nicht beim Finanzamt beantragt Lösungsvorschlag: Der Freibetrag ist beim zuständigen Finanzamt erneut zu beantragen 2) Abweichende Steuerklasse a) Nach Heirat wurde weiterhin Steuerklasse 1 zugrunde gelegt Lösungsvorschlag: Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich b) Der persönliche Familienstand hat sich vor dem zum Beispiel durch Trennung oder Scheidung geändert Lösungsvorschlag: ab dem Jahr 2013 gilt grundsätzlich Steuerklasse 1 Seite 7/19

8 c) Der Ehegatte ist vor dem verstorben Lösungsvorschlag: ab dem Jahr 2013 gilt grundsätzlich Steuerklasse 1 d) Steuerklasse 2 ist in ELStAM entfallen, weil zum Beispiel ein Kind vor dem volljährig geworden ist Lösungsvorschlag: Der Antrag ist beim zuständigen Finanzamt zu stellen, wenn die Voraussetzungen weiterhin vorliegen e) Bei Ehegatten wurde statt der bisherigen Steuerklassenkombination 3/5 die Steuerklasse 4 in ELStAM zugrunde gelegt Lösungsvorschlag: Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich 3) Abweichende Kirchensteuer Unstimmigkeiten beim Kirchensteuerabzug Lösungsvorschlag: Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich 4) Abweichende Anzahl der Kinderfreibeträge Kind ist vor dem volljährig geworden Lösungsvorschlag: Die weitere Berücksichtigung (zum Beispiel wegen Ausbildung) ist beim zuständigen Finanzamt zu beantragen Wir führen eine Lebenspartnerschaft. Wie erhalten wir die familiengerechten Steuerklassen? Bei Lebenspartnerschaften können die für Ehegatten möglichen Steuerklassenkombinationen noch nicht automatisiert gebildet werden. Deshalb stellt Ihnen das zuständige Finanzamt auf Antrag gemäß 52b Absatz 5a Satz 3 EStG eine Besondere Bescheinigung für den zutreffenden Lohnsteuerabzug aus, die dem Arbeitgeber vorzulegen ist. Der Abruf Ihrer elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale wird für den Arbeitgeber bis zur automatisierten Umsetzung gesperrt. Ohne Antrag erfolgt der Lohnsteuerabzug nach Ihrer bisherigen Steuerklasse. Seite 8/19

9 2 Steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) Was muss der Arbeitgeber tun, wenn der Arbeitnehmer seine vorhandene IdNr. nicht mitteilen möchte? Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt ist er verpflichtet, die Steuerklasse 6 anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen. Die Weigerung zur Herausgabe der IdNr. und die Anwendung der Steuerklasse 6 ist zu dokumentieren, darüber hinaus besteht keine gesonderte Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto. Was ist eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)? Die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) umgangssprachlich auch als Steuer- ID bezeichnet ist eine bundeseinheitliche und lebenslang gültige steuerliche Identifikationsnummer von in Deutschland steuerpflichtigen Bürgern. Sie dient ausschließlich steuerlichen Zwecken und findet ihre gesetzliche Grundlage in 139a, 139b Abgabenordnung. Seite 9/19

10 3 ELStAM Welche Daten umfassen die ELStAM? ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen: Steuerklasse, Faktor (bei Steuerklasse 4), Kirchensteuermerkmal, Kirchensteuermerkmal des Ehegatten, Zahl der Kinderfreibeträge, Frei- und Hinzurechnungsbetrag. In späteren Ausbaustufen werden hinzukommen: auf Antrag des Arbeitnehmers die Höhe der privaten Krankenversicherungs- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge für die Dauer von zwölf Monaten auf Antrag des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers die Mitteilung über nach DBA steuerfreien Arbeitslohn Welche Religionen werden von der ELStAM erfasst? Dies hängt davon ab, in welchem Bundesland die lohnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgebers liegt. Es werden dem Arbeitgeber stets nur die Kirchensteuerabzugsmerkmale in den ELStAM bereitgestellt, die im jeweiligen Bundesland als erhebungsberechtigte Religionsgemeinschaften geführt werden, denn nur für diese ist Kirchensteuer einzubehalten. Eine Übersicht der bundeseinheitlichen Religionsschlüssel ist als Anlage zu diesem Dokument beigefügt Wie werden dem Arbeitnehmer seine ELStAM mitgeteilt? Die erstmalig gebildeten Lohnsteuerabzugsmerkmale wurden den Arbeitnehmern im Herbst 2011 in Form eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind aus der Lohnabrechnung des Arbeitgebers ersichtlich und gelten damit als bekannt gegeben. Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt auch das zuständige Finanzamt. Jeder Arbeitnehmer kann seine persönlichen ELStAM auch im ElsterOnline-Portal abfragen. Voraussetzungen hierfür ist eine kostenlose Registrierung mit Identifikationsnummer. Einzelheiten zur Registrierung finden Sie unter Ist der Arbeitgeber verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM korrekt sind? Nein. Der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt geändert werden. Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer aber (insbesondere vor erstmaliger Anwendung der ELStAM) auf ihm bekannt gewordene Abweichungen zwischen den Eintragungen im Lohnkonto und den abgerufenen ELStAM hinweisen. Seite 10/19

11 4 ELStAM-Abruf Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten? Grundsätzlich sind die Änderungen dort enthalten. Dabei ist aber die Gültigkeit der ELStAM in der Änderungsliste maßgebend. Hierzu zwei Beispiele: Der Arbeitnehmer beantragt im Februar einen Freibetrag. Dieser gilt ab dem 01. des Folgemonats März. In der nächsten Änderungsliste des Arbeitgebers (Anfang März) sind die geänderten ELStAM mit Gültigkeit 01. März bereits enthalten. Somit kann der Arbeitgeber mit der Abrechnung März den Freibetrag berücksichtigen. Gleiches gilt für einen Steuerklassenwechsel bei Ehegatten, der immer erst ab dem Folgemonat wirksam ist. Der Arbeitnehmer beantragt im Februar im Rechtsbehelfsverfahren die Berücksichtigung eines Freibetrages ab März. Über diesen Antrag wird im Juli positiv entschieden. In diesem Fall beinhaltet die nächste Änderungsliste (Anfang August) den Freibetrag mit Wirksamkeit 01. März. Da hier die Wirksamkeit in die Vergangenheit reicht, kann der Arbeitgeber den vorgenommenen Lohnsteuerabzug für die betroffenen Vormonate wie bisher - ändern. Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten? Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (zum Beispiel für Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang Februar für den Monat Februar) noch nicht vor. Liegen geänderte ELStAM in der nächsten Änderungsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erfolgen. Seite 11/19

12 5 Datenschutz Ist der Arbeitgeber berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt abzufragen? Nein. Die IdNr. kann ausschließlich über den Arbeitnehmer erlangt werden. Seite 12/19

13 6 Auswirkungen der Startverschiebung auf den Was muss ich tun, wenn sich meine Lohnsteuerabzugsmerkmale (Freibeträge, Steuerklasse, Anzahl der Kinder, Kirchensteuerabzugsmerkmale) nicht geändert haben? Sie müssen nichts veranlassen, wenn Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale unverändert sind und Sie keinen antragsgebundenen Freibetrag auf Ihrer Lohnsteuerkarte 2010 oder einer entsprechenden Ersatzbescheinigung eingetragen hatten. Mit der Umstellung auf die elektronische Lohnsteuerkarte müssen die bisher in der Übergangszeit 2011/12 automatisch übertragenen Freibeträge für den Lohnsteuerabzug wieder beantragt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Umstellung Ihre vorhandenen Freibeträge unbedingt neu beantragen müssen. Ansonsten kann es Auswirkungen auf Ihren Nettolohn haben. Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Berufspendler oder die Berücksichtigung volljähriger Kinder, können Sie ab Oktober 2012 bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Dies gilt auch für Kinderfreibeträge, wenn bereits ein Antrag zur mehrjährigen Berücksichtigung gestellt worden ist. Was muss ich tun, wenn die Eintragungen auf der bisherigen Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung nicht mehr aktuell sind? Alle antragsgebundenen Einträge und Freibeträge sind für das Kalenderjahr 2013 wieder neu zu beantragen. Die für 2010 ausgestellte Lohnsteuerkarte sowie die Ersatzbescheinigung gelten darüber hinaus mit allen Eintragungen auch bis zum Einstieg des Arbeitgebers in das elektronische Verfahren weiter ( 52b Absatz 1 Satz 1 EStG). Der Arbeitnehmer hat wie bisher eine Anzeigepflicht, wenn bei ihm die Voraussetzungen für eine ungünstigere Steuerklasse eingetreten sind eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge zu berücksichtigen ist die Voraussetzungen für eine bescheinigte Steuerklasse 2 im Laufe des Kalenderjahres entfallen. Sind für Lohnabrechnungszeiträume ab Januar 2013 andere Lohnsteuerabzugsmerkmale maßgeblich (zum Beispiel geänderte Lebensverhältnisse oder erstmaliger beziehungsweise geänderter Freibetrag im Sinne des 39a EStG), ist grundsätzlich eine Änderung weiterhin auf der Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise Ersatzbescheinigung vorzunehmen und dem Arbeitgeber vorzulegen. Alternativ kann Ihnen das Finanzamt auch einen Ausdruck Ihrer aktuellen ELStAM aushändigen. Ist ein eingetragener Freibetrag zu hoch zum Beispiel wenn Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallen - kann es im Rahmen der Seite 13/19

14 Einkommensteuerveranlagung zu einer Nachzahlung kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Änderung des Freibetrags beim Finanzamt beantragen. Wie informiere ich meinen Arbeitgeber, der noch nicht in das elektronische Verfahren eingestiegen ist, über Änderungen meiner Lohnsteuerabzugsmerkmale? Der Arbeitnehmer hat dazu verschiedene Möglichkeiten: Änderung der Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung durch das Finanzamt. Daneben gibt es folgende vereinfachte Nachweismöglichkeiten: - Vorlage eines vom Finanzamt ausgestellten Ausdrucks der gültigen ELStAM nur in Verbindung mit der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder Vorlage des im Herbst 2011 versandten Informationsschreibens des Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) ab nur in Verbindung mit der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung Wichtig ist, dass die Angaben darin zutreffend und vollständig sind. Bitte beachten Sie, dass mit jedem neuen Nachweis alle bisherigen Eintragungen/Nachweise ungültig werden. Nur der aktuellste Nachweis gilt. Wie informiere ich meinen Arbeitgeber, der bereits umgestiegen ist und die Lohnabrechnung schon unter Berücksichtigung der ELStAM durchführt, über Änderungen meiner ELStAM? Es ist grundsätzlich nichts zu veranlassen, da dem Arbeitgeber die aktuellen ELStAM mit der Anmeldung bereitgestellt und Änderungen durch die monatlichen Änderungslisten automatisch zur Verfügung gestellt werden. Sollte jedoch aufgrund der Meldedaten durch das Finanzamt eine Übermittlungssperre Ihrer ELStAM gesetzt worden sein, erhalten Sie vom Finanzamt eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die Sie Ihrem Arbeitgeber vorlegen müssen. Bis zur Aufhebung der Übermittlungssperre sind alle Änderungen der ELStAM auf dieser Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch das Finanzamt nachzutragen. Was ist bei einem Arbeitgeberwechsel zu beachten? Bei einem Arbeitgeberwechsel muss - wie bisher - der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010, die Ersatzbescheinigung mit allen dazugehörigen Papierbelegen (zum Beispiel Mitteilungsschreiben oder Ausdruck der ab dem Jahr 2012 gültigen ELStAM) oder die Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aushändigen. Dieses gilt für das Jahr 2013 unabhängig davon, ob die betreffenden Arbeitgeber schon das neue Verfahren anwenden. Der bisherige Arbeitgeber hat diese Unterlagen dem Arbeitnehmer zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber herauszugeben. Seite 14/19

15 Was ist als Berufseinsteiger (Hauptarbeitsverhältnis) zu beachten? Für alle Arbeitnehmer, die im Jahr 2012 oder 2013 ein neues oder ein weiteres Dienstverhältnis beginnen, stellt das Finanzamt bis zum Ende des Kalenderjahres wie bisher - eine Ersatzbescheinigung aus. Diese ist dem Arbeitgeber vorzulegen ungeachtet dessen, ob der Arbeitgeber bereits am neuen Verfahren teilnimmt. Für Auszubildende gilt die Vereinfachungsregel aus dem Jahr 2011 auch für die Jahre 2012 und 2013 weiter. Das bedeutet, dass für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige ledige Arbeitnehmer, die ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, der Arbeitgeber die Steuerklasse 1 unterstellen kann. Der Arbeitnehmer muss in diesem Fall seinem Arbeitgeber folgende Informationen mitteilen: Identifikationsnummer Tag der Geburt Religionszugehörigkeit Schriftliche Bestätigung, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Diese Bestätigung ist bei Ausbildungsbeginn im Jahr 2011 für das Jahr 2012 und gegebenenfalls 2013 zu wiederholen. Was ist bei einem weiteren Arbeitsverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) zu beachten? Das Finanzamt stellt bis zum Ende des Einführungszeitraums des neuen ELStAM- Verfahrens - wie bisher - eine Ersatzbescheinigung mit Steuerklasse 6 aus. Diese ist dem Arbeitgeber vorzulegen. Seite 15/19

16 7 Auswirkungen der gestreckten Einführung in 2013 Was legt der Arbeitgeber im Kalenderjahr 2013 dem Lohnsteuerabzug zugrunde, bis er in das neue Verfahren einsteigt? Die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung (gegebenenfalls mit ergänzenden Bescheinigungen) gelten mit allen Eintragungen und Freibeträgen bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM fort. Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel in 2013? Der bisherige Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung (gegebenenfalls mit ergänzenden Bescheinigungen) zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber auszuhändigen. Ohne Vorlage dieser Dokumente hat der neue Arbeitgeber keine Berechtigung, die Anmeldung als Hauptarbeitgeber durchführen (Steuerklasse 1-5). Dafür sind diese Unterlagen in allen Fällen bis Ende 2014 weiter aufzubewahren. Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob die betreffenden Arbeitgeber bereits am neuen Verfahren teilnehmen. Soll der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer vor dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren in 2013 informieren? Ja, eine entsprechende Information an die Arbeitnehmer sollte vor dem erstmaligen Abruf der ELStAM erfolgen. Müssen für das Kalenderjahr 2013 im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren zu berücksichtigende Freibeträge erneut beantragt werden? Ja. Das Finanzamt stellt neben der Speicherung des Freibetrags im ELStAM- Verfahren eine Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber aus. Entsprechend ist zu verfahren, wenn der Arbeitnehmer für das Kalenderjahr 2013 die Berücksichtigung eines Kinderfreibetragszählers beantragt. Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene sowie Kinderfreibeträge, die über das Jahr 2012 hinaus gewährt worden sind, müssen nicht erneut beantragt werden. Seite 16/19

17 8 Papierverfahren im Jahr 2013 Wie hat der Arbeitnehmer für die Dauer der Anwendung des Papierverfahrens im Jahr 2013 seine Lohnsteuerabzugsmerkmale gegenüber dem Arbeitgeber nachzuweisen? Für die Dauer des Papierverfahrens im Jahr 2013 gelten die Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor), die sich aus der Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise der Ersatzbescheinigung oder sonstigen Papierbescheinigungen (unter anderem Mitteilungsschreiben, ELStAM-Ausdruck) ergeben. Nein, nach dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren ist eine Rückkehr zum Papierverfahren nicht mehr möglich. Seite 17/19

18 Anlage: Liste der Religionsschlüssel Stand: nach Anlage 2 zu DSMeld (Datenblätter 1101 und 1104) Liste 1 der Anlage 2 (von Meldebehörde zu liefern) rk = Römisch-katholisch Bundesländer: alle ak = Altkatholisch Bundesländer: Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg ab 2010, Hamburg ab 2010, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein- Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Schleswig-Holstein fa = Freie Religionsgemeinschaft Alzey Bundesland: Rheinland-Pfalz fb = Freireligiöse Landesgemeinde Baden Bundesland: Baden-Württemberg fg = Freireligiöse Landesgemeinde Pfalz Bundesland: Rheinland-Pfalz fm = Freireligiöse Gemeinde Mainz Bundesländer: Brandenburg ab 2010, Hessen, Rheinland-Pfalz fs = Freireligiöse Gemeinde Offenbach Bundesland: Hessen ev = Evangelisch Bundesländer: alle lt = Evangelisch-lutherisch Bundesländer: alle ohne Sachsen-Anhalt rf = Evangelisch-reformiert Bundesländer: alle ohne Sachsen-Anhalt fr = französisch-reformiert Bundesländer: Baden-Württemberg, Brandenburg, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland- Pfalz, Sachsen, Schleswig-Holstein, Thüringen ib = israelitische Religionsgemeinschaft Baden Bundesland: Baden-Württemberg iw = israelitische Religionsgemeinschaft Württemberg Bundesland: Baden-Württemberg Seite 18/19

19 isby = Landesverband der israelitischen Kultusgemeinden in Bayern Bundesländer: Bayern, Brandenburg ab 2010 jh = Jüdische Gemeinde Hamburg Bundesländer: Brandenburg ab 2010, Hamburg ishe = Jüdische Gemeinde Frankfurt (HE) Bundesländer: Brandenburg is ab 2010, Hessen is il = Jüdische Gemeinden im Landesverband Hessen Bundesländer: Brandenburg il ab 2010, Hessen il isnw = Nordrhein-Westfalen: israelitisch (jüdisch) Bundesländer: Brandenburg jd ab 2010, Nordrhein-Westfalen jd isrp = Jüdische Kultusgemeinden Bad Kreuznach und Koblenz (RP) Bundesland: Rheinland-Pfalz is issl = israelitisch (SL) Bundesland: Saarland is Liste 2 der Anlage 2 (von Meldebehörde NICHT zu liefern) av = Adventisten Lohnkirchensteuer durch Finanzverwaltung: nein Bundesländer: keine bg = Bund für Geistesfreiheit Lohnkirchensteuer durch Finanzverwaltung: nein Bundesländer: keine ap= Apostelamt Jesu Christi, Sachsen Lohnkirchensteuer durch Finanzverwaltung: nein Bundesländer: keine go = Griechisch-orthodox Lohnkirchensteuer durch Finanzverwaltung: nein Bundesländer: keine ro = Russisch-orthodox Lohnkirchensteuer durch Finanzverwaltung: nein Bundesländer: keine mt = Mennoniten Lohnkirchensteuer durch Finanzverwaltung: nein Bundesländer: keine Seite 19/19