Mit Sicherheit willkommen Besuchermanagement mit BoVisit.net

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1 Mit Sicherheit willkommen Besuchermanagement mit BoVisit.net 1

2 2 Besucher und LKW effizient verwalten mit BoVisit.net von Bosch Das Besucher- und LKW-Verwaltungsprogramm BoVisit.net unterstützt Sie bei der Abwicklung von Besuchsvorgängen, gibt Ihnen jederzeit einen Überblick über die Gäste im Gebäude oder innerhalb eines Standorts und verwaltet LKW-Ein- und Ausfahrten samt begleitenden Personen. Die Lösung erleichtert Ihrem Empfangspersonal die Arbeit durch die Verwaltung von Besucherscheinen und -ausweisen und sorgt für ein Höchstmaß an Sicherheit. Optimale Sicherheit Besucher den Mitarbeitern zuzuordnen, die sie empfangen; jeden Besucher in einem zentralen System zu erfassen; LKW-Einfahrten ins Gelände bis zur Ausfahrt des Fahrzeugs zu verfolgen all dies macht aus vielen Gründen Sinn: Auffällige Regelmäßigkeiten von Besuchen werden erkannt, Zu- und Abgänge von Waren lassen sich durch Gewichtsvergleich der LKW kontrollieren oder im Fall einer Gefahrensituation gibt ein Knopfdruck eine lebenswichtige Übersicht darüber, wie viele Personen aus welchen Bereichen des Geländes evakuiert werden müssen. Der vorbereitete Empfang von Besuchern mit Besucherausweisen oder -scheinen ist also nicht nur eine Geste der Freundlichkeit, sondern auch ein sensibler Akt der Sicherheit dem Gast gegenüber. Unterstützung im Alltag BoVisit.net unterstützt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Empfang mit einem optimalen Prozessablauf. Besondere Kenntnisse sind nicht erforderlich und die Bedienung der Software ist überaus schnell und leicht zu erlernen. Pflichtfelder erinnern den Benutzer an notwendige Eingaben und eine Bereinigungsfunktion sorgt auf Wunsch im Hintergrund dafür, dass die Datenbankeinträge konsistent sind und Doppelungen und Fehler vermieden werden. Das System setzt bei der Terminvereinbarung an und managt den kompletten Besuchsvorgang bis zum Verlassen des Betriebsgeländes.

3 3 Terminvereinbarung Mitarbeiter, die einen Termin mit einem Besucher vereinbaren, können diesen im System einfach anmelden. Name, Funktion, Firma, Adresse und wichtige Kontaktdaten sind dann im System hinterlegt. Diese Daten des Besuchers werden nur einmal angelegt und lassen sich bei späteren Besuchen über eine Suchfunktion leicht wieder finden. Durch die Voranmeldung des Gastes werden seine Daten automatisch am Tag des Besuchs in der Liste im Bedienercockpit am Empfang eingetragen. Besuch beginnen Im zentralen Bedienercockpit können die Mitarbeiter am Empfang auf einen Blick sehen, welche die nächsten Besucher sind. Trifft der Besucher ein, wird er mit wenigen Mausklicks im System aufgerufen ein Besucherschein oder ein Besucherausweis sind ebenfalls schnell ausgedruckt. Auch Gruppenbesuche vereinfacht BoVisit.net eindrucksvoll. Bei großen Gruppen ist es sogar möglich, dass nur ein Besucherschein für die ganze Gemeinschaft ausgestellt wird. Besuch beenden So einfach das Eröffnen eines Besuchsvorgangs ist, so unkompliziert ist auch dessen Beendigung. Hat der Besucher das Gelände verlassen, dann schließt der Empfangsmitarbeiter den Besuch des Gastes mit einem Mausklick ab. Das System speichert dauerhaft die Eckdaten der betreffenden Person und stellt diese Daten für individuelle Auswertungsfunktionen zur Verfügung. Dokumente verwalten In vielen Unternehmen fallen besondere Dokumente im Rahmen eines Besuchsvorgangs an. Laufzettel für LKW, Gutscheine für das Betriebsrestaurant und viele andere mehr. Diese Dokumente werden zentral im System hinterlegt und gepflegt. Mitarbeiter, die Besucher anmelden oder die Kolleginnen/Kollegen am Empfang haben damit schnellen Zugriff auf diese Dokumente. Terminvereinbarung Anfahrt Weg ins Gebäude Ankündigung beim Bewirtung Gesprächspartner Eintreffen im Besprechungsraum Verabschiedung durch den Gesprächspartner Besuchermanagement Parkplatzsuche Übergabe an Gesprächspartner Beenden des Besuchs Planung der Anreise Anmeldung am Empfang Besprechung Abfahrt/Abreise

4 4 BoVisit.net Leistungsfähiges Besuchermanagement Besucher oder LKW werden einfach erfasst Umfangreiche Ausstattung BoVisit.net glänzt durch eine umfangreiche Ausstattung und bietet viele Funktionen, die weit über Besucherscheine und Besucherlisten hinausgehen. Die integrierte Kontrollfunktion sorgt dafür, dass erhöhte Anforderungen an die Betriebssicherheit erfüllt werden. Bleiben Besucher zum Beispiel länger als geplant, erzeugt das System eine Meldung. Einfache Bedienbarkeit Für den Mitarbeiter am Empfang ist die Software einfach und leicht zu bedienen. Dank Single-Sign-On ist sie nahtlos integriert und startet mit einem Mausklick. Die wesentlichen Funktionen für das Beginnen und Beenden eines Besuchs und die nächsten zu erwarteten Besucher werden auf einem Bildschirm angezeigt. Der gesamte Workflow ist so optimiert, dass Besuche schnell und exakt abgearbeitet werden können. Auf diese Weise kann das System bis zu 600 Besucher oder Gruppen pro Stunde verwalten. Den Überblick behalten Welcher Besucher befindet sich auf dem Gelände? Wen erwarten wir heute noch? Was ist beim Eintreffen von Herrn XY zu erwarten? Wen habe ich zu informieren? All diese Fragen beantwortet BoVisit.net und liefert damit alle sicherheitsrelevanten Informationen rund um die Besuchsvorgänge. LKW empfangen und leiten Das System verwaltet auch LKW-Ein- und Ausfahrten. Mit einem speziellen Dialog werden die Fahrzeuge mit Daten wie Kennzeichen, Spedition, Lieferant erfasst und jeder ebenfalls registrierte Fahrer seinem Kraftfahrzeug zugeordnet. Über die Anbindung an eine LKW- Waage kann auch das Gewicht bei Ein- und Ausfahrt des Fahrzeugs festgehalten und dokumentiert werden. So lassen sich Standzeiten von LKW leicht ermitteln und es wird im System deutlich, welcher LKW zur Abfertigung bereitsteht. Auch der LKW-Verkehr auf dem Gelände wird dadurch transparent ein wesentliches Sicherheitsmerkmal für viele Unternehmen.

5 5 Spezifische Auswertungen Umfangreiche Auswertungen bietet das System für jede Ebene. Die Mitarbeiter am Empfang können auf einem Blick nachvollziehen, wer gerade auf dem Gelände ist oder ob Besucher auf einer Schwarzen Liste stehen und mit einem Werkverbot belegt sind. Für den Werkschutz oder das Management lassen sich die Daten der Besuchshäufigkeiten, der besuchten Personen sowie der Besucher mit ihrer gesamten Historie, etc. auswerten, um Unregelmäßigkeiten und auffällige Muster schnell zu erkennen und handeln zu können. Schnittstellen BoVisit.net bietet nicht nur Schnittstellen zur LKW- Waage, sondern kommuniziert reibungslos mit den gängigen Groupware-Anwendungen Outlook und Notes. Mitarbeiter können die Voranmeldung von Besuchern also einfach und schnell über ihren gewohnten Terminkalender vornehmen, die Meldung an das Besuchermanagementsystem erfolgt automatisch im Hintergrund. Auch eine SAP-Schnittstelle ist vorhanden. Auch die Einhaltung von Vorschriften berücksichtigt das System. So kann hinterlegt werden, wenn Besucher bestimmte Sicherheitseinweisungen bekommen sollen. Die Teilnehmer an diesen Einweisungen sind dann leicht zu lokalisieren. Schnittstelle SAP Grundmodul LKW- Modul Schnittstelle Outlook personenlose Pforte automatische Bereinigung der Daten Voranmeldung Mitarbeiter Reporting Corporate Design

6 6 BoVisit.net sicher, komfortabel und effizient BoVisit.net ist die moderne Besucher- und LKW-Verwaltung, die dank Client-Server-Architektur standortübergreifend für Sicherheit sorgt einfach zu bedienen, komfortabel und schnell in der Abwicklung. Sichere Lösung Das System ist eine sichere Lösung. Ein Passwortschutz für das Bediencockpit und eine Rollen- und Rechtevergabe sorgen dafür, dass nur die Mitarbeiter auf die Teile des Systems zugreifen können, die für sie wichtig sind. Ohne die Authentifizierung des Mitarbeiters im System ist kein Zugriff möglich. Die Daten werden zwischen dem Frontend und dem zentralen Server mehrfach verschlüsselt übertragen. Die Lösung nutzt die modernste Sicherheitstechnik, die heute verfügbar ist und ist damit auf einem höchstmöglichen Sicherheitsstand. Kostensparender Einsatz Die webbasierte Architektur der Software und die Installation auf einem zentralen Server vereinfacht Datenhaltung und Programmaktualisierungen. Bei den Clients fällt kein Installationsaufwand an, die Bedienung des Systems erfolgt vollständig über den Internet Explorer. Durch die Anbindung von Barcodelesern oder anderen automatischen Erkennungswerkzeugen lässt sich die Effizienz des Systems weiter steigern.

7 7 Moderne IT-Infrastruktur Dank der zentralen Installation und der Nutzung des Systems per Intra- oder Internet, lassen sich beliebige Standorte über einen zentralen Server verwalten. Durch diese gemeinsame Datenhaltung sind auch standortübergreifende Auswertungen von sicherheitsrelevanten Daten einfach möglich. BoVisit.net ist plattformunabhängig und verfügt über eine zentrale Applikationsverwaltung. Anschluss zusätzlicher Komponenten Durch den Anschluss von Ausweislesern lassen sich Besucherausweise einfach und schnell erstellen sowie verwalten. Hat der Gast das Gelände verlassen, kann dieser Vorgang per Lesegerät erfasst und automatisch an das System übermittelt werden. Die Eingabe der Besucherschein-Nummer durch die Mitarbeiter am Empfang entfällt. Für eine weitere schnellere Lösung der Besucherabmeldung empfiehlt sich der Einsatz eines Barcodeleser. Beim Besuchsende muss lediglich der Barcode eingelesen werden. Auch eine Kennzeichenerkennung kann an das System angeschlossen werden. Das Kfz-Kennzeichen wird dann durch eine Kamera automatisch registriert und ein Besuchsvorgang automatisch eingeleitet. Systemvoraussetzungen Arbeitsplatzrechner Client Installation Webserver Datenbank Besucherschein IBM-kompatibler PC vergleichbar mit Pentium IV 2 GHz Taktfrequenz Hauptspeicher mit mindestens 512 MB RAM Min. 17 Zoll Farbmonitor, Auflösung 1024x768 Pixel(empfohlen 19 Zoll Farbmonitor, Auflösung: 1280 x 1024 Pixel) MS Windows XP SP 2, MS Windows VISTA Internet Explorer Version 7.0 Firefox ab Version 2.0 Java Script für BoVisit.net aktiviert Zugriff auf den BoVisit.net Webserver Acrobat Reader ab Version 7.0 Tool BoVisit.net Client Services für die Ansteuerung von clientseitiger Hardware (Bereitstellung durch ASTRUM IT).NET Framework 2.0 (für BoVisit.net Client Services ) Doppelkernprozessor (z.b. Intel Core 2 Duo oder AMD X2) mit 2 GHz Taktfrequenz für 30 Clients (oder vergleichbares) MS Windows XP SP 2, Windows Server 2003 SP2, MS Windows VISTA.NET Framework 2.0 Microsoft.NET Ajax Erweiterung Microsoft Internet Information Server ab Version 6.0(konfiguriert für.net Framework 2.0) BoVisit.net (ASP.NET 2.0 Anwendung) Zugriff auf die BoVisit.net Datenbank Die Daten für BoVisit.net werden in einer SQL Datenbank verwaltet. Zur Zeit unterstützen wir folgende Datenbanksysteme: ORACLE 10g MS SQL Server 2000 MS SQL Server 2005 Zum Ausdrucken der Besucherscheine genügen in der Regel handelsübliche Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Hier sind nur die speziellen Anforderungen bei der jeweiligen Installation an das System zu berücksichtigen, z.b. Besucherhäufigkeit, Größe des Besucherscheins, Layout und Inhalt des Besucherscheins etc. Entsprechend Ihrer konkreten Anforderungen und Wünschen beraten wir Sie hierzu gerne ausführlich.

8 8 Die ganze Palette der Sicherheit Ob Millionenprojekt oder Einfamilienhaus, jeder möchte sein Objekt optimal sichern. Bosch unterstützt Sie dabei. Mit Produkten und Systemen für Ihre individuelle Sicherheit unabhängig davon, wie komplex Ihr Bedarf ist. Unser Spektrum umfasst Produkte aus den Bereichen Brand, Einbruch, Überfall, Video, Zeitdienst, Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle sowie Managementsysteme, akustische Evakuierungssysteme, Löschsysteme und Haus-ServiceRuf. Neben Personensuchanlagen, Kongress- und Beschallungssystemen bietet Ihnen Bosch auch Sicherheitsdienstleistungen wie Planung, Finanzierung, Montage und Wartung sowie Betrieb der Produkte und Systeme. Darüber hinaus zählen zu unseren Dienstleistungen: Überwachung vor Ort und Hilfeleistung im Alarmfall bis hin zur Fernüberwachung durch eine der größten privaten Leitstellenorganisationen in Deutschland, dem Bosch Communication Center. Mit Bosch Electrical Engineering, dem Rundumservice beim elektronischen Anlagenbau für Großunternehmen, haben wir unser Portfolio erweitert. Hierzu gehören die Sicherheits- und Kommunikations- sowie die Elektro- und Netzwerktechnik. Der Service aus einer Hand hilft das Projektmanagement zu vereinfachen. Bosch Sicherheitssysteme GmbH Robert-Koch-Straße Ottobrunn Info-Service zum Nulltarif (Deutschland) Telefon Telefax Bosch Sicherheitssysteme GmbH, 2007 Änderungen vorbehalten Gedruckt in Deutschland 11/07 Printer BT-OT-bt-01_F01U519345_01