Bundeskongress Haushalt und Finanzen 2. April 2014 Haushalt-Forum XVI: Forderungsmanagement Dr. Peter C. Richter, Rechtsanwalt

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1 Bundeskongress Haushalt und Finanzen 2. April 2014 Haushalt-Forum XVI: Forderungsmanagement Dr. Peter C. Richter, Rechtsanwalt

2 Forderungsmanagement Externes Forderungsmanagement für die öffentliche Hand

3 Agenda Herausforderungen im Forderungsmanagement für die öffentliche Hand Formen der Auslagerung im Forderungsmanagement Rechtliche Rahmenbedingungen des Forderungsmanagements Mögliche Lösungsoptionen Resümee

4 Herausforderung Forderungsmanagement für die öffentliche Hand Kostendruck, Rationalisierung der Arbeitsabläufe, Effizienzsteigerung und Nutzung moderner Technologien haben zur Konsequenz, dass immer mehr Verwaltungen dazu übergehen, einen Teil der bislang von ihnen durchgeführten Tätigkeiten nicht mehr selbst vorzunehmen, sondern auf Dritte zu übertragen. Übertragung der Aufgaben wird unter dem weiten Begriff Outsourcing umschrieben. Hierunter werden auch Projekte wie der Zusammenschluss mehrerer öffentlicher Stellen, egovernment oder nicht-öffentliche Dienstleister verstanden. Unterscheidung der Aufgaben nach nur Durchführung der technischen Abwicklung oder mit inhaltlicher Wahrnehmung innerhalb der Be-/Verarbeitungsschritte.

5 Herausforderung Forderungsmanagement für die öffentliche Hand Kunden/Schuldnerwahl eingeschränkt; Forderungsstruktur mit einer Vielzahl an Entstehungsgründen und von Entstehungspunkten; Informationsfluss innerhalb der Verwaltung. Risiko des Forderungsverlustes Keine gesicherten Erkenntnisse über Umfang der Außenstände; Forderungen werden nicht rechtzeitig bezahlt; Reduzierung der Liquidität Forderungsprozessmanagement Rechnungslegung Mahn- und Inkassowesen Effiziente Datenhaltung Stammdaten Dynamische Daten Fälligkeits- und Mahnüberwachung Kein Einfluss auf Höhe der Gebühren- und Kostenforderungen Management Forderungsentstehung Management bestehender Forderungen

6 Formen der Auslagerung im Forderungsmanagement Voraussetzung Unterscheidung der unterschiedlichen Forderungstypen: öffentlich-rechtliche Forderungen nach Forderungsempfänger privatrechtliche Forderungen nach Forderungsempfänger selective outsourcing Verwaltungshelfer Private Dienstleistung von ausgelagerten Teilprozessen, keine Entscheidungskompetenz beim Dienstleister Entlastung für Teilbereiche der Verwaltung möglich, Konzentration auf Kernaufgaben der Verwaltung wieder möglich Kritisch: Außenauftritt im Namen des Auftraggebers. complete outsourcing Komplettdienstleister bei privatrechtlichen Forderungen Keine materielle Privatisierung von Aufgaben mit hoheitlichem Charakter Keine öffentlich-rechtlichen Vollstreckungshandlungen. (Full-Service) Factoring Übernahme des gesamten Debitorenmanagements

7 Rechtliche Rahmenbedingungen des Forderungsmanagements Datenschutzrecht Steuergeheimnis, 30 AO (i.d.r. Datenweitergabe unzulässig) BDSG, Auslagerung Datenverarbeitung 11BDSG (Datenweitergabe für Hilfsdienste 15, 16 BDSG i.d.r. zulässig) Sozialdaten, 35 Abs. 1 SGB I, 67 SGB X (i.d.r. Datenweitergabe unzulässig) Haushaltsrechtliche Grundsätze Grundlagen der Beauftragung müssen gesetzlich geregelt sein (Bsp. Kommunalgesetzgebung) Anpassung der privat wirtschaftlichen Honorarmodelle der Dienstleister an die Anforderungen der Verwaltung (Erfolgsprovisionen, Auslagenfinanzierung etc.) Niederschlagung von Forderungen vs. Langzeitüberwachung

8 Mögliche Lösungsoptionen Beispiel 1 - Selektives Outsourcing Datenmanagement Stammdatenpflege Oder Entry Check Ex Ante Abgleich Pool- und/oder Datenbankabgleiche Nutzung interner Datenpools Nutzung externer Datenbanken Modulkombinationen

9 Selektives Outsourcing am Beispiel Datenmanagement Trefferschärfen Definition zur Einschätzung der Datenqualität Treffer mit sehr hoher Übereinstimmung von Name und Anschrift Treffer mit hoher Übereinstimmung von Name und Anschrift Treffer mit sehr hoher Übereinstimmung beim Namen, Abweichung Anschrift kein Treffer Normierungen Korrekturen werden gegenübergestellt (Datenunterschiede bspw. bei Umlauten oder Groß-/Kleinschreibung Schoenhauserallee und Schönhauser Allee Aktualisierung von Datenbeständen Modulkombinationen Automatische Übernahme inkl. Monitoring, wenn negative EMA-Auskunft

10 Vorteile einer externen Stammdatenpflege im Forderungsmanagement Eigene Ressourcen werden für die Kernkompetenz der Beitreibung genutzt Effektive Datennutzung Keine Ersatzdatenquellen Umfassende Prozesskontrolle Kombination von elektronischen Abfrageverfahren und manueller Nachbearbeitung Komplexe Abgleichroutinen mit Meldeämtern Höhere Trefferquoten Gesäuberte Ermittlungsergebnisse Modulkombinationen Monitoring

11 Mögliche Lösungsoptionen Beispiel 2 complete Outsourcing Treuhandinkasso ÖPNV Einzug offener Forderungen aus Diensleistungen im ÖPNV Forderungen B2B ggü. Diensleistern Offene Abonnement Forderungen ggü. Fahrgast Forderungen aus Erschleichen von Dienstleistungen ( Schwarzfahrer ) 11(15)

12 Vorteile eines Treuhandinkassos Kundenschonende Vorgehensweise; Nutzung von hochleistungsfähigen Infrastrukturen; qualifizierte Bearbeitung der Forderung, Call Center, Postversand, Zusammenführung unterschiedlicher Informationen zu einem Datensatz (Behandlung von Medienbrüchen); Nutzung unterschiedlicher Beitreibungsprozesse; Transparente Vorgehensweise und Abrechnungen; Permanenten Optimierung der Beitreibung durch champion/challenger ; Wirtschaftliche Vorgehensweise Auslagentransparenz, Kostenerstattung durch Schuldner, Langzeitverfolgung; Konzentration auf die Kernkompetenzen beim Gläubiger; Reduzierung weiterer Forderungsausfälle durch Optimierung des order entry Bereichs. 12(15)

13 Resümee Forderungsmanagement für Auslagerung an private Dienstleister ist grundsätzlich geeignet. Nutzen und Fragestellungen einer Auslagerung sind vorher zu Betrachten. Möglichkeiten der Datenübermittlung von der Rechtsnatur der Forderung abhängig. Auslagerung auch nur von Teilprozessen kann Synergieeffekte hervorrufen.

14 Dr. Peter C. Richter Rechtsanwalt Fachanwalt für Steuerrecht Intrum Justitia GmbH Pallaswiesenstraße Darmstadt

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