Der E-Postbrief in der Praxis

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1 Jens Thomas, Direktmarketing Center Berlin, Deutsche Post AG Der E-Postbrief in der Praxis Sichere elektronische Datenübermittlung auf Basis D -Gesetz und E-Postbrief Cottbus, 05. Februar 2013

2 Zukunft braucht ein starkes Fundament DIE Post für Deutschland - THE logistics company for the world - täglich 65 Mio. Briefe und 7 Mio. Pakete - an sechs Tagen in der Woche - 95% Kundenzufriedenheit 500 Jahre Erfahrung Etablierer des Briefgeheimnisses Das Leben wird immer digitaler - Internet und Smartphones bieten vielfältige Möglichkeiten für Kommunikation und Transaktion - Das Problem: alles ist mehr oder weniger anonym - Echte Identitäten und Sicherheit sind Mangelware Ich erkaufe mir die Einfachheit und Bequemlichkeit zu einem hohen Preis Die Vorteile der alten mit denen der neuen Welt zu verbinden Warum soll nicht auch im digitalen Leben etwas einfach und bequem und gleichzeitig sicher und vertraulich sein können? Und genau dies ist unser Anspruch: - Wir haben eine Verantwortung für unsere Kunden - Stehen mit unserem Namen und unserem Versprechen für das Briefgeheimnis und Vertrauen - Und wollen dies auch im Wandel der Zeit bewahren und in das digitale Leben und Arbeiten hinüberretten Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 2

3 Der E-POSTBRIEF überträgt die Eigenschaften des klassischen Briefs auf die elektronische Kommunikation Verbindlich. Vertraulich. Verlässlich. "Ich kann mich darauf verlassen, mit der richtigen Person zu kommunizieren." "Mein Schriftverkehr wird von niemandem mitgelesen oder gar geändert." "Ich weiß, dass meine Dokumente ankommen." Identitätsnachweis per POSTIDENT Alle Sendungen sind verschlüsselt Zustellung durch die Deutsche Post, elektronisch oder klassisch Der E-Postbrief bietet alle Zusatzleistungen, die der Brief auch beinhaltet Einschreiben Einwurf Einschreiben (Empfangsbestätigung) Rückschein (nur in Verbindung mit Einschreiben) Eigenhändig (nur in Verbindung mit Einschreiben) Belegkopie pro EPB Voraussetzung für die Nutzung des E-POSTBRIEFS: Mindestalter 18 Jahre und Hauptwohnsitz in Deutschland, PC mit Internetanschluss und einem Drucker, Mobiltelefon mit Nummer eines deutschen Mobilfunkbetreibers. Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 3

4 Die E-Post Welt bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten bei Ihnen und Ihren Kunden Sichere Identifizierung von Geschäftspartnern Vertrauliche Kommunikation mit Kunden Neukunde/ -partner Sichere Identifizierung Altersverifizierung Payment Stammdatenänderungen Verbindliche Angebote Rechnungen Mahnungen Privatkunde Vertrauliche Kommunikation mit Geschäftspartnern Unternehmen Vertrauliche Kommunikation mit Mitarbeitern B2B Rechnungen B2B Kommunikation mit Lieferanten Gehaltsabrechnungen Reisekostenabrechnung Geschäftspartner Mitarbeiter Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 4

5 Die "klassische" Rechnungsbearbeitung ist aufwändig und kann zu zeitlichen Verzögerungen führen Lieferant Unternehmen Steuerberater Erstellung und Versand von Rechnungen und Belegen Empfangen und Archivierung der Belege Versand oder Übergabe der Rechnungen und Belege Empfang und Verwendung der Belege für Buchführung Kosten für Papier und Druck Kein Versandnachweis Versanddauer zeitkritisch für die Bezahlung der Rechnung Zeitaufwand für Konfektionieren, Frankieren und Versenden Kosten für Posteingangsbearbeitung Ggf. Zeitaufwand für Digitalisierung und Erfassung der Belege Aufwand für manuelle Ablage der Belege Medienbruch Zeitaufwand für Vorbereitung der Übergabe Kosten für Verpackung, Materialien und Porto Ggf. Abstimmungsbedarf zwischen Unternehmen und Steuerberater Ggf. Aufwand für Digitalisierung Kosten für Handling und Sortieren der Belege Ggf. Abstimmungsbedarf zwischen Unternehmen und Steuerberater Ohne E-POSTBRIEF Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 5

6 Die Zukunft liegt im elektronischen Rechnungsversand... Elektronischer Rechnungsversand Deutschland Europa Ca. 7-8 Mrd. Rechnungen jährlich Versand Gesamt Ca. 30 Mrd. Rechnungen jährlich 2009 B2C 8,5% B2B/B2G 5,5% Anteil elektronische Rechnungen B2C 5% 7% B2B/B2G 8% 10% Wachstumsraten elektronischer Versand 2012 ff. 1) : ca. 40% / Jahr Entwicklung Neue E-Invoicing Nutzer ): 21,9 Mio. Privatpersonen 1,25 Mio. Unternehmen Das Potenzial für elektronischen Rechnungsversand in Deutschland liegt in 2012 bei ca. 500 Mio. Rechnungen die EU-Kommission sieht die elektronische Abrechnung als vorherrschende Methode in ) geschätzte Werte Quellen: Eigene Berechnungen auf Basis Koch, Bruno (2012): E-Invoicing / E-Billing International Market Overview & Forecast / Deutsche Bank Research (2010): E-Invoicing Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 6

7 Dabei zu beachten: Das Steuervereinfachungsgesetz es regelt die Anforderungen an eine elektronische Rechnung Sicherheitsziele Authentizität Integrität Lesbarkeit "Echtheit der Herkunft" "Unversehrtheit des Inhalts" "Lesbarkeit der Rechnung" Gewährleistung, dass die Rechnung vom Aussteller stammt Sicherheit der Unversehrtheit der Rechnungsangaben Während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist von Menschen lesbar Unternehmen müssen durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren die Einhaltung der Ziele gewährleisten. Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 7

8 Die Vorteile gegenüber der "klassischen" Papierrechnung liegen auf der Hand... Lieferant Unternehmen Steuerberater Erstellung und Versand von Rechnungen und Belegen Empfangen und Archivierung der Belege Versand oder Übergabe der Rechnungen und Belege Empfang und Verwendung der Belege für Buchführung Eindeutige Identifizierung des Unternehmens Schneller Austausch der Rechnungen und Belege Kostenersparnis durch elektronischen Rechnungsversand Versandnachweis Weniger Aufwand beim Drucken, Konfektionieren und Frankieren Eindeutige Identifizierung des Lieferanten Keine manuelle Belegarchivierung Keine Medienbrüche Digitalisierung von Papierrechnungen nicht mehr erforderlich Einfache und schnelle Ablage der Rechnungen und Belege Mit E-POSTBRIEF Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 8

9 ... und mit der Kooperation von E-POSTBRIEF und DATEV gehen wir noch einen Schritt weiter: Kooperation Authentizität: Eindeutige Identifikation der Kommunikationspartner Integrität: Unveränderbarkeit des Inhalts durch geschlossenes System DATEV Unternehmen online Integrität: Unveränderbarkeit des Inhalts durch geschlossenes E-POSTBRIEF System Lesbarkeit: Revisionssichere Archivierung im DATEV-Rechenzentrum und damit Gewährleistung der Lesbarkeit Erfüllung Optimale der Kombination formalen Anforderungen bewährter Services an eine von elektronische E-POSTBRIEF Rechnung und DATEV durch die optimale Kombination bewährter Services des E-POSTBRIEF & DATEV Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 9

10 Die elektronische Rechnungsverarbeitung ein optimaler Prozess Lieferant Unternehmen Steuerberater Erstellung und Versand von Rechnungen und Belegen Empfang der Rechnungen und Belege per E-POSTBRIEF Ablage und Verarbeitung im DATEV- Rechenzentrum Direkter Zugriff auf Belege zur Erstellung der Buchführung Eindeutige Identifizierung des Unternehmens Schneller Austausch der Rechnungen und Belege Kostenersparnis durch elektronischen Rechnungsversand Versandnachweis Weniger Aufwand beim Drucken, Konfektionieren und Frankieren Eindeutige Identifizierung des Lieferanten Keine manuelle Belegarchivierung Keine Medienbrüche Digitalisierung von Papierrechnungen nicht mehr erforderlich Einfache und schnelle Ablage der Rechnungen und Belege per Mausklick Medienbruchfreier, zertifizierter und durchgängiger Prozess Revisionssichere Archivierung im DATEV- Rechenzentrum Zeitnahe Bereitstellung der Unterlagen von Unternehmen Zugriff zu jeder Zeit von überall Einfache elektronische Weiterverarbeitung Schnellere Bearbeitung von Abschlüssen Weniger Rückfragen aufgrund größerer Transparenz Mit E-POSTBRIEF DATEV Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 10

11 Wie funktioniert der elektronische Belegaustausch im Detail? Sicher, schnell und bequem ZUR DISKUSSION Deutsche Post E-POSTBRIEF Portal Lieferant (Versand) Unternehmen (Empfang + Belegablage) Belegablage im E-POSTBRIEF Portal bei DATEV Steuerberater Finanzamt (Verarbeitung + Archivierung) DATEV Unternehmen online DATEV eg Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 11

12 Und die Kosten? First Mover Konditionen im ersten halben Jahr Lieferant Unternehmen E-POSTBRIEF Monatliche Kosten Deutsche Post Monatliche Kosten DATEV Rechnung Grundgebühr Portal: 2,50 Pauschale Gebühr für Belegablage: 2,50 DATEV Unternehmen Online 9,00 DATEV Belegverwaltung Online 3,00 Begrenzung bei 50 Rechnungen/Monat und 600 Rechnungen/Jahr Kosten werden über die DATEV abgerechnet First Mover ( ): Kostenpauschale Belegablage entfällt! Nutzungsvoraussetzungen: E-POSTBRIEF Portal DATEV Belegverwaltung online, DATEV Unternehmen Online Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 12

13 Kooperation von E-POSTBRIEF und DATEV Ihr Nutzen nochmals auf einen Blick: Bequem Einfacher Umgang mit elektronischen Rechnungen und Belegen von überall und zu jeder Zeit Weniger Rückfragen und enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater Schnell Aktuelle Buchführung durch zeitnahe Bereitstellung der Rechnungen für den Steuerberater möglich Sicher Durchgängige, zertifizierte Datensicherheit Rechtskonform Medienbruchfreie und rechtskonforme Übernahme von Belegen in die Unternehmensabläufe und in die Buchführung Eindeutige Identifikation der Kommunikationspartner (Authentizität) und Unveränderbarkeit des Inhalts (Integrität) durch zwei abgesicherte und geschlossene Systeme Revisionssichere Archivierung im DATEV-Rechenzentrum und damit Gewährleistung der Lesbarkeit Der E-Postbrief in der Praxis Cottbus 05. Februar 2013 Jens Thomas Deutsche Post Page 13

14 Jens Thomas, Direktmarketing Center Berlin, Deutsche Post AG Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!