Change-Monitor - Einführung und Anwendung.

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Hinrich Krüger
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1 Change-Monitor - Einführung und Anwendung

2 Sinn eines Change-Monitors Organisationen setzen in der Regel Projekte ein, um ihre Veränderungsprozesse aktiv voranzutreiben und zu steuern. In diesen Veränderungsprojekten entstehen häufig Reibungsverluste durch: ungenutzte Kreativitätspotentiale unklare Aufträge hohe Abstimmungsbedarfe unklare Rollen und Zuständigkeiten Ängste vor Veränderung Gruppenkonflikte mangelhafte Rahmenbedingungen Veränderungsprojekte können scheitern, wenn die gemeinsamen Kooperationsprozesse nicht reflektiert und schwierige Themen vermieden werden. An dieser Stelle setzt der Change-Monitor an, indem er die unterschwelligen Themen der Projektarbeit besprechbar und bearbeitbar macht und zur Selbststeuerung anregt. 2

3 Ziele des Change-Monitoring Der Change-Monitor dient dem Entscheiderkreis und den (Teil-)Projektteams dazu, sich regelmäßig die Lage der Projektarbeit im Veränderungsprojekt zu verschaffen und Maßnahmen zu verabreden, wie in den Teams der Prozess gestärkt werden kann. So werden unterschwellige Themen besprechbar gemacht. Handlungsspielräume und Verantwortlichkeiten der Beteiligten werden verdeutlicht. Mit dem Stimmungsbild entsteht ein Diskussionsanlass für das Miteinander im Projekt. Durch die Einigung auf gemeinsame Faktoren entsteht ein übergreifendes Bild der Prozessqualität für den laufenden Veränderungsprozess. Zusätzlich vereinbaren die Projektteams eigene Faktoren, um ihre potentiellen Reibungsverluste zu thematisieren. Das Zusammentragen von Hinweisen aus den unterschiedlichen Projektteams und das Auswerten im Entscheiderkreis ermöglicht eine zielgerichtete Feinsteuerung des Prozesses. 3

4 Beispiel für einen Change-Monitor Wir informieren die Betroffenen zeitnah über unsere (Teil-)Projektergebnisse 8 Wir haben transparente Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Change- Projekt % Prozesse und Entscheidungen 2 verlaufen zielgerichtet 50 % Die Veränderungsziele laufend und systematisch überwacht und gesteuert 7 3 Wir arbeiten an neuen Lösungen und geben alte Gewohnheiten auf, Die Führungskräfte unterstützen den Change 6 5 Wir gehen mit Konflikten und Störungen konstruktiv um 4 Ich bin motiviert und engagiert im Veränderungsprojekt dabei 4

5 Prozesssteuerung mit Hilfe des Change-Monitors Einführung: relevante Prozessfaktoren vereinbaren eine Ist-Aufnahme machen Im Führungskreis Einführung: relevante Teamfaktoren vereinbaren Ergebnisse und Erfahrungen reflektieren Veränderungen und Maßnahmen umsetzen eine Ist-Aufnahme machen Im Projektteam den Erfolg reflektieren und Botschaften an den Führungskreis vereinbaren Maßnahmen vereinbaren und umsetzen 5

6 Regeln für die Anwendung des Change-Monitors Einführung Vorstellung des Change-Monitors mit 5 Faktoren, die im Führungskreis verabredet wurden Sammlung:»Welche weiteren (3) Faktoren sind Ihnen in der Projektarbeit wichtig?«punkteabfrage (2x):»Wie wichtig ist Ihnen jeder Faktor?Wie weit ist heute jeder Faktor umgesetzt?«auswahl der relevantesten und kritischsten Faktoren Vereinbarungen zur gemeinsamen Benutzung Laufende Anwendung Punkteabfrage:»Wie weit ist der jeweilige Faktor umgesetzt?«auswertung der Ergebnisse:»Was fällt uns auf?«themenliste:»worüber sollten wir detailliert diskutieren?«(streuung, sehr kritische Faktoren) Aussprache: Situation und Hintergründe Erwartungen: Wer sollte was tun, um die Situation zu verbessern? (Was tun wir selbst, welche Hinweise haben wir an andere?) Maßnahmen vereinbaren: Wer macht was mit wem bis wann? Welche Rückmeldungen und Hinweise wollen wir weitergeben? 6

7 Die Phasen der Einführung eines Change-Monitors Sammlung relevanter Prozessfaktoren Workshop der Denkgruppe Einführung des CM im Führungskreis Infomaterialerstellung/ Moderatorenbriefing Einführung des CM in den (Teil-)Projektteams Einführung in weiteren Einheiten Rückmeldung in den Führungskreis Anwendung Auf Basis einer ersten Analyse werden mögliche relevante Prozessfaktoren gesammelt. Eine Denkgruppe erarbeitet einen Vorschlag zum Aufbau des Change-Monitors und zum Verfahren ihrer Einführung und Nutzung im Projekt. Im Führungskreis werden die Prozessfaktoren vereinbart, um führungskreisspezifische Faktoren ergänzt, das Verfahren wird verabredet und der Change-Monitor wird angewendet. Der CM wird bekannt gemacht und es werden ModeratorInnen für die Einführung und Anwendung des CM in den Projektteams qualifiziert. Der CM wird vorgestellt und um teamspezifische Faktoren erweitert. Sie wird angewendet, und es werden Absprachen zur weiteren Nutzung des Instruments getroffen. Das Instrument wird in weiteren Organisationseinheiten eingeführt. Ergebnisse und Erfahrungen werden innerhalb der (Teil-)Projektteams reflektiert, gebündelt in den Führungskreis rückgemeldet und dort ausgewertet. In regelmäßigen Abständen wird der CM auf den unterschiedlichen Ebenen nach dem vereinbarten Verfahren angewendet und die Ergebnisse ausgewertet. 7

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