Informationsmappe. zur. elektronisch signierten Rechnung

Transkript

1 Die elektronisch signierte Rechnung Informationsmappe zur elektronisch signierten Rechnung Seite 1/26

2 Die elektronisch signierte Rechnung Lieber bob Kunde, danke für Ihr Interesse! Die elektronische Rechnungslegung ermöglicht Ihnen eine unkomplizierte und papierlose Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Rechnungen. In dieser Informationsmappe haben wir grundlegende Informationen sowie Bearbeitungs- und Installationshilfen rund um das Thema Elektronisch signierte Rechnung für Sie zusammengestellt. Machen Sie mit uns einen Ausflug in die Papierlose Welt viel Erfolg mit der elektronisch signierten Rechnung wünscht Ihnen Ihr bob Team Seite 2/26

3 Die elektronisch signierte Rechnung Inhaltsverzeichnis 1 Die elektronisch signierte Rechnung bob Rechnung Download & Installation der Telekom Stammzertifikate Download Installation 8 4 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader Einstellungen für Adobe Reader Einstellungen für Adobe Reader Überprüfen der digitalen Signatur 19 5 Finanzrechtliche Aspekte, Voraussetzungen und Informationen Umsatzsteuergesetz 21 6 FAQs Muster-Rechnung mit elektronischer Signatur Muster-Prüfbericht der elektronischen Unterschrift Seite Seite 3/26

4 Die elektronisch signierte Rechnung 1 Die elektronisch signierte Rechnung Digitale Signaturen ermöglichen es, den kompletten Rechnungsverkehr zwischen Rechnungsleger und Rechnungsempfänger elektronisch und rechtsgültig abzuwickeln. Diese elektronisch signierte Originalrechnung ist dabei gegen nachträgliche Veränderung geschützt und vorsteuerabzugsfähig. Der Absender sowie der Empfänger sind eindeutig definiert. Die elektronisch signierte Rechnung bietet Ihnen neben der Sicherheit und der Rechtsgültigkeit noch zusätzliche infrastrukturelle Vorteile gegenüber der herkömmlichen Papierrechnung: Elektronischer Empfang der Rechnung Bereitstellung aller Detailrechnungsdaten im Standardformat der bob Rechnung Zustellung unmittelbar nach Rechnungsproduktion ohne Postweg Einfache und schnelle Integration der elektronisch signierten Rechnung in bestehende firmeneigene Buchhaltungssysteme und Prozesse Ihre Rechnung wird in gewohnter Art und Weise erstellt. Die Rechnungen werden anschließend nicht mehr ausgedruckt, sondern über eine entsprechende Software-Lösung signiert und stehen Ihnen dann in der bob Rechnung zur Verfügung. Seite 4/26

5 bob Rechnung 2 bob Rechnung Für Sie als Businesskunde besteht die Möglichkeit, auf eine ausschließlich elektronisch signierte Rechnungslegung umzusteigen. Ihre Vorteile mit der bob Rechnung: Rechnungsarchiv für ein ganzes Jahr! Wir archivieren Ihre elektronisch signierte Rechnung 12 Monate. Sie können jederzeit Rechnungskopien als PDF Datei downloaden und ausdrucken. Sobald eine neue elektronisch signierte Rechnung zur Verfügung steht, erhalten Sie ein SMS. Der Einzelverbindungsnachweis (EVN) steht Ihnen gratis zur Verfügung - für bis zu 6 Monate. Die Kostenabfrage gibt Ihnen jederzeit Auskunft über jene Verbindungsentgelte, die seit Abschluss Ihrer letzten Rechnung angefallen sind - so behalten Sie immer den Überblick über Ihre Kosten! Tabellen-Downloads in drei verschiedenen Formaten ermöglichen Ihnen eine einfache Weiterverarbeitung der Daten. Seite 5/26

6 Download & Installation der Telekom Stammzertifikate 3 Download & Installation der Telekom Stammzertifikate Um die Gültigkeit der elektronischen Signatur verifizieren zu können, brauchen Sie nur das Stammzertifikat herunterzuladen und auf Ihrem Computer zu installieren. 3.1 Download Das Zertifikat können Sie unter downloaden. klicken Sie auf den Link Download des Stammzertifikates. Seite 6/26

7 Download & Installation der Telekom Stammzertifikate Speichern auswählen Zielort (z.b. Desktop ) und Speichern auswählen Seite 7/26

8 Download & Installation der Telekom Stammzertifikate 3.2 Installation Mit rechter Maustaste auf die gespeicherte Datei klicken: Im daraufhin erscheinenden Menü: Zertifikat installieren auswählen Weiter auswählen Seite 8/26

9 Download & Installation der Telekom Stammzertifikate Seite 9/26

10 Download & Installation der Telekom Stammzertifikate Auswahl Zertifikatspeicher automatisch auswählen ; Weiter auswählen Fertig stellen klicken Seite 10/26

11 Download & Installation der Telekom Stammzertifikate Nach erfolgreicher Installation erscheint folgendes Fenster: Die Installation ist nun abgeschlossen. Seite 11/26

12 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein 4 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein 4.1 Einstellungen für Adobe Reader 6 Einstieg ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader 6 - Deutsch Einstieg Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Funktion Grundeinstellungen aus Fenster Grundeinstellungen poppt auf Seite 12/26

13 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader 6 - Deutsch Schritt 1: Grundeinstellungen 1. Im Fenster Grundeinstellungen wählen Sie die Kategorie Digitale Unterschriften Button Im Dokument angegebene Methode verwenden; Standardmethode verwenden, sofern keine Methode verfügbar markieren. 3. Drücken Sie den Button Erweiterte Grundeinstellungen Fenster Digitale Unterschriften öffnet sich Seite 13/26

14 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader 6 - Deutsch Schritt 2: Digitale Unterschriften 1. Checkbox Beim Überprüfen der Gültigkeit Zertifikatsaufhebung fordern ist markiert Checkbox Import von Identitäten vom Windows-Zertifikatspeicher in Acrobat Liste der vertrauenswürdigen Identitäten zulassen ist markiert. 3. Checkbox Überprüfen von Unterschriften ist markiert Bestätigen Sie Ihre Eingaben bitte mit OK. 4 Seite 14/26

15 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein 4.2 Einstellungen für Adobe Reader 7 ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader 7 - Deutsch Einstieg Steigen Sie über das Menü Bearbeiten ein und wählen Sie die Funktion Grundeinstellungen Fenster Grundeinstellungen poppt auf. Schritt 1: Grundeinstellungen 1. Wählen Sie die Kategorie Sicherheit. 2. Drücken Sie den Button Erweiterte Grundeinstellungen Fenster Digitale Unterschriften öffnet sich. 2 1 Seite 15/26

16 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader 7 - Deutsch 1 Schritt 2: Digitale Unterschriften 2 1. Reiter Windows-Integration wählen. 2. Checkbox Import und Nutzung von Identitäten vom Windows Zertifikatspeicher zulassen aktivieren Checkbox Überprüfen von Unterschriften aktivieren. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. 4 Seite 16/26

17 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein 4.3 Einstellungen für Adobe Reader 8 ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader 8 - Deutsch Einstieg Steigen Sie über das Menü Bearbeiten ein und wählen Sie die Funktion Grundeinstellungen Fenster Grundeinstellungen poppt auf. Schritt 1: Grundeinstellungen 1. Wählen Sie die Kategorie Sicherheit. 2. Drücken Sie den Button Erweiterte Grundeinstellungen das Fenster Digitale Unterschriften öffnet sich. 2 1 Seite 17/26

18 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So richten Sie Ihren Computer ein Einstellungen für Adobe Reader 8 - Deutsch Schritt 2: Digitale Unterschriften Reiter Windows-Integration wählen. 2. Checkbox Import und Nutzung von Identitäten vom Windows Zertifikatspeicher zulassen.aktivieren Checkbox Überprüfen von Unterschriften aktivieren. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. 4 4 Seite 18/26

19 Überprüfung der elektronisch signierten bob Rechnung so richten Sie Ihren Computer ein 4.4 Überprüfen der digitalen Signatur ELEKTRONISCH SIGNIERTE RECHNUNGEN BEARBEITEN/ÜBERPRÜFEN So überprüfen Sie die digitale Signatur Nachdem Sie die Einstellungen auf Ihrem Computer durchgeführt haben, öffnen Sie über bob durch Klick auf das Symbol die gewünschte bob Rechnung. Nach Klick auf das Symbol erhalten Sie folgende Information: Adobe Reader 6 - Deutsch Adobe Reader 8 - Deutsch Adobe Reader 7 Achtung! In der deutschen Version des Adobe Reader 7.0 ist ein schwerer Übersetzungsfehler. Die Unterschrift ist GÜLTIG! Seite 19/26

20 Finanzrechtliche Aspekte, Voraussetzungen und Informationen 5 Finanzrechtliche Aspekte, Voraussetzungen und Informationen Das österreichische Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung als Rechnung gilt ( 11 Abs. 2 UStG 1994). Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnungslegung zustimmt. Die elektronische Rechnung gilt nur dann als Rechnung, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Der Bundesminister für Finanzen [BMF] bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen erfüllt sind (BGBl II 583/2003). Es gilt die jeweils aktuelle Fassung des BMF. Nach der Verordnung bestehen die Möglichkeiten einer 1. elektronischen Rechnung mit fortgeschrittener elektronischer Signatur 2. die elektronische Übermittlung von Daten (im wesentlichen EDI) mit einer zusammenfassenden Papierrechnung bzw. elektronisch signierten Rechnung Die Verordnung sieht vor, dass zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung jedenfalls eine elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erforderlich ist. Das Signaturgesetz definiert die Anforderungen an eine sichere elektronische Signatur ( 2 Z 3 lit. a bis e SigG). Die Verordnung bestimmt für die elektronische Rechnung keine sichere elektronische, sondern lediglich eine fortgeschrittene Signatur im Sinne der Signaturrichtlinie. Ein zusätzliches Erfordernis ist, dass die Signatur auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsdienste-Anbieters im Sinne des Signaturgesetzes beruht. Da auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen den Rechnungsempfänger (Unternehmer) zum Vorsteuerabzug berechtigen, hat dieser die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren zu erfüllen ( 132 BAO). Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung ist daher über sieben Jahre zu gewährleisten. Aufbewahrt werden elektronische Rechnungen - ebenso wie in Papierform während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Wichtig ist, dass die Rechnung mit der Signatur auf einem geeigneten, d.h. im Nachhinein nicht manipulierbaren elektronischen Datenträger aufbewahrt wird und die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist. Seite 20 / 26

21 Finanzrechtliche Aspekte, Voraussetzungen und Informationen 5.1 Umsatzsteuergesetz Umsatzsteuergesetz - 11 Abs.2 UstG/2002 (2) Als Rechnung im Sinne des Abs. 1 gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Hierunter fallen Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen und Frachtbriefe. Die nach Abs. 1 erforderlichen Angaben können auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird. Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen erfüllt sind. Stellt der Unternehmer Rechnungen gemäß Abs. 1 und Abs. 1a aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; das gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird. Auf die Durchschriften oder Abschriften ist 132 Abs. 2 der Bundesabgabenordnung anwendbar. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen muss für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein. Quelle: Seite 21 / 26

22 FAQs 6 FAQs Ist es zulässig, elektronisch signierte Rechnungen zur Verfügung zu stellen? Ja. Durch die Bereitstellung der bob Rechnung und das zusätzliche Verständigungs-SMS über das Vorhandensein einer neuen Rechnung entspricht diese Rechnungsart dem Umsatzsteuergesetz und ist in dieser Form vom zuständigen Finanzamt bestätigt worden. Wann kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden? Für den Vorsteuerabzug ist das Rechnungsdatum ausschlaggebend Kann ein Vorsteuerabzug auch bei dieser Rechnungsart geltend gemacht werden? Ja. Die elektronisch signierte Rechnung ist mit einer so genannten "fortgeschrittenen Signatur" versehen, die allen umsatzsteuerlichen Anforderungen entspricht. Sie wird vom Finanzamt daher als gültige Rechnung anerkannt, mit der ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Wie muss ich die elektronische Rechnung archivieren? Bitte archivieren Sie die Rechnung innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht elektronisch auf einem sicheren Datenträger jederzeit lesbar und inklusive elektronischer Signatur & Prüfbericht. Was muss ich bei Umsatzsteuerprüfungen tun? Im Rahmen einer Finanzprüfung müssen alle Dokumente (elektronische Rechnung, Signatur und Prüfbericht) in unverändertem Zustand lesbar wiedergegeben werden. Was passiert bei Verlust oder Schaden des Speichermediums bzw. der Rechnung? Sie können Ihre elektronisch signierten Rechnungen, die Signatur und Prüfberichte bis zu 12 Monate unter herunterladen. Ist auch der Aussteller der elektronischen Rechnung zur Archivierung verpflichtet? Ja. Auch A1 Telekom Austria archiviert elektronisch signierte Rechnungen aus finanzrechtlichen Gründen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungszeit, um sie im Rahmen einer Finanzprüfung auf Anforderung zur Verfügung stellen zu können. Seite 22 / 26

23 FAQs Was kostet mich die elektronisch signierte Rechnung? Die elektronisch signierte Rechnung sowie die dazugehörigen Prüfberichte und Signaturen sind für Sie gratis. Wie kann ich die Echtheit der Signatur/Rechnung überprüfen? Damit Sie elektronisch signierte Rechnungen prüfen können, muss das Stammzertifikat auf Ihrem Rechner installiert sein - eine genaue Beschreibung finden Sie unter Außerdem benötigen Sie ein geeignetes Tool, zum Beispiel den Adobe Reader. Im Adobe Reader können Sie sich ganz einfach per Mausklick von der Echtheit der Signatur und der Unversehrtheit des Dokuments überzeugen. Jede elektronisch signierte Rechnung wird sofort nach der Signierung von A1 Telekom Austria geprüft, das Ergebnis wird in einem Prüfbericht festgehalten. Den Prüfbericht finden Sie gemeinsam mit Ihrer Rechnung unter Er bestätigt die Unversehrtheit und Echtheit der Rechnung zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung. Aus Sicherheitsgründen wird auch der Prüfbericht der A1 Telekom Austria signiert, wodurch seine Echtheit gewährleistet ist. Welche Software muss ein/e MitarbeiterIn, die/der elektronisch signierte Rechnungen bearbeitet, auf ihrem/seinem PC installieren? Jede/r MitarbeiterIn benötigt zur Ansicht und zur Prüfung der Rechnung ein geeignetes Tool, zum Beispiel den Adobe Reader. Außerdem ist es notwendig, die Stammzertifikate des Signators im Zertifikatsspeicher zu installieren. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie unter Wird es eine Signatur des XML Formats geben? Daran arbeiten wir bereits. Bekomme ich auch die Buchungsbelege in elektronisch signierter Form? Vorerst wird nur die Rechnung in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Mögliche Buchungsbelege bekommen Sie weiterhin in Papierform. Bekomme ich elektronische Mahnungen? Nein. Mahnungen sowie alle anderen Informationen über Änderungen etc. erhalten Sie nach wie vor in Papierform. Welche Voraussetzungen brauche ich, um die elektronisch signierte Rechnung anzumelden? Sie können die elektronisch signierte bob Rechnung mittels Kundenkennwort telefonisch unter (EUR 1,09), per Fax unter oder per Post an A1 Telekom Austria AG bob service, Obere Donaustraße 29, 1020 Wien jederzeit bestellen. Seite 23 / 26

24 FAQs Kann ich meine Rechnung rückwirkend signieren lassen? Sie können das Rechnungsmedium immer nur für zukünftige Rechnungen ändern. Rechnungen, die bereits produziert sind, können nicht mehr signiert werden. Kann ich die elektronisch signierte Rechnung elektronisch weiterverarbeiten? Nein, das Rechnungsdokument (PDF) kann nicht verändert oder in andere Systeme importiert werden. Was passiert, wenn ich meinen Vertrag kündige? Komme ich trotzdem noch zu meinen Rechnungen? Nach einer Kündigung erhalten Sie die noch ausstehenden Rechnungen (Abschluss-Rechnung) auf jeden Fall elektronisch - außer Sie möchten auf Papierrechnung umsteigen. Außerdem haben Sie nach der Kündigung noch 6 Wochen lang Zugriff auf Ihre Rechnungen. Was passiert, wenn ich keine Verständigung über das Vorhandensein meiner neuen Rechnung bekommen habe? Sie bekommen von uns auf jeden Fall eine Information, sobald eine neue Rechnung verfügbar ist dazu sind wir gesetzlich verpflichtet. Diese Information wird auch in unseren Systemen gespeichert und kann jederzeit nachvollzogen werden. Gelten andere Bestimmungen, wenn der Rechnungsempfänger seinen Sitz im Ausland hat und eine elektronisch signierte Rechnung bestellen möchte? Nein, die elektronisch signierte Rechnung ist nach den Bestimmungen und Erfordernissen der österreichischen Rechnungslegung erarbeitet worden. Kunden, die Ihren Sitz im Ausland haben, können sich ebenfalls für die elektronisch signierte Rechnung entscheiden. Es liegt aber in ihrem eigenen Verantwortungsbereich zu prüfen, ob die elektronisch signierte Rechnung in dieser Form auch in ihrem Land Gültigkeit hat. Welche Art der Signatur wird von A1 Telekom Austria verwendet? Wir verwenden die so genannte "fortgeschrittene Signatur". Diese garantiert Ihnen Authentizität, Integrität sowie eine sichere Verschlüsselung. Seite 24 / 26

25 Muster-Rechnung mit elektronischer Signatur 7 Muster-Rechnung mit elektronischer Signatur Seite 25 / 26

26 Muster-Prüfbericht der elektronischen Unterschrift 8 Muster-Prüfbericht der elektronischen Unterschrift Seite 26 / 26