Einstieg in TeamLab. Allgemeine Informationen. 1. Portaleinstellungen

Transkript

1 Allgemeine Informationen Sobald Sie sich für die SaaS-Lösung entscheiden und ein Portal erstellen, werden Sie automatisch zu einem Portaladministrator. Ein TeamLab-Administrator hat den maximalen Zugriff auf TeamLab. Er kann gewöhnliche Operationen wie jeder Portalbenutzer ausführen. Seine zusätzlichen Zugriffsberechtigungen sind unten aufgelistet. Allgemeine Zugriffsberechtigungen Kennwörter der Benutzer ändern; Profile der Benutzer ändern; SMTP-Einstellungen konfigurieren; DNS-Einstellungen konfigurieren; Einstellungen sicherer Mail-Server konfigurieren; Benutzer zur Liste mit Administratoren hinzufügen/entfernen; Portaleinstellungen ändern; Portalstatistiken durchsehen. Zugriffsberechtigungen im Modul "Community" neue Foren und Kategorien in Foren erstellen; TeamLab-Inhalt moderieren. Zugriffsberechtigungen im Modul "Projekte" neue Projekte erstellen/ Anfragen über neue Projekte von anderen Benutzern bestätigen; Inhalt aller Projekte verwalten (Team, Aufgaben, Meilensteine usw.). Zugriffsberechtigungen im Modul "Dokumente" Dateien im Ordner Freigegebene Dokumente verwalten und bearbeiten. Portaleinstellungen Als Portaladministrator haben Sie das Recht, die Portaleinstellungen zu ändern, um Ihre Firmenbedürfnisse zu erfüllen. Um die Seite Einstellungen zu öffnen, klicken Sie auf den Link Portaleinstellungen ganz oben auf der Startseite oder nutzen Sie den Link Einstellungen, der immer im unteren Bereich der Startseite verfügbar ist. Die Registerkarte Allgemein der Seite Einstellungen wird standardmäßig geöffnet. Hier können Sie die folgenden Einstellungen ändern: Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 1 von 8

2 Sprach- und Zeitzoneneinstellungen Wählen Sie eine Sprache, in der alle Portalseiten angezeigt werden und Benachrichtigungen erfolgen. Die momentan verfügbaren Sprachen sind: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Russisch, Lettisch und Spanisch. Dann wählen Sie die Zeitzone, die Ihrem Standort entspricht, im Listenmenü Zeitzone. DNS-Einstellungen Diese Sektion erlaubt es Ihnen eine alternative URL-Adresse für Ihr TeamLab-Portal zu bestimmen. Sie können eine Parallelbezeichnung oder sogar Ihren eigenen Domain-Namen angeben. Dafür: Geben Sie eine Parallelbezeichnung im Feld Portaladresse ein. Muster: Sie haben Ihr Portal unter name.teamlab.com registriert. Diese Einstellung hilft Ihnen den Teil «name» Ihrer Portal-URL zu ändern, so dass Ihr Portal auch unter alternativername.teamlab.com zugänglich ist. Aktivieren Sie das Feld Benutzerdefinierter Domain-Name und geben Sie Ihren eigenen Domain-Namen für Ihr TeamLab-Portal im Feld unten ein. Hinweis: Aber davor müssen Sie Ihren Domain-Namen so konfigurieren, damit er zum TeamLab-Server führt. Dafür ändern Sie Ihre DNS-Einträge. Bitte wenden Sie sich an Ihren Registrator, bei dem Sie Ihren Domain-Namen gekauft haben. Um eigenen Domain-Namen zu bestimmen, können Sie eine der folgenden Optionen verwenden (die erste Option wird empfohlen): Nutzen Sie den DNS-CNAME-Recordtyp, wie z.b.: team.unserunternehmen.com - intranet.teamlab.com Nutzen Sie den DNS-A-Recordtyp, wie z.b.: team.unserunternehmen.com (IP-Adresse). Einstellungen sicherer Mail-Domains Diese Option erlaubt Ihnen die Mail-Server anzugeben, die für die Selbstregistrierung der Benutzer in TeamLab verwendet werden dürfen. Sie können sichere Domains angeben, alle Domains wählen oder diese Option deaktivieren. Wenn Sie eines der zwei ersten Felder aktivieren, kann jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens, der über ein Konto auf dem angegebenen Mail-Server verfügt, sich registrieren, wenn er auf den Link Beitreten auf der Startseite klickt und seine -Adresse eingibt. Jeder Mitarbeiter, der es gemacht hat, wird per E- Mail eine Einladung mit dem Link zur Startseite des Portals erhalten, wo er ein Kennwort eingeben und es bestätigen kann, um sich ins Portal einzuloggen. Nutzen Sie den Button Speichern im unteren Bereich jeder Sektion, damit die Änderungen übernommen werden. Die Registerkarte Individuelle Einrichtung erlaubt es Ihnen, die Ansicht Ihres TeamLab-Portals zu ändern. Folgen Sie dem Link um zu erfahren, wie Sie Ihr Portal individuell einrichten können. Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 2 von 8

3 Die Registerkarte Produkte & Module bietet die Liste der Portalmodule und die Möglichkeit, sie zu verwalten. Sie können die Module auf dem Portal ein- und ausblenden, indem Sie die entsprechenden Felder aktivieren bzw. deaktivieren sowie die Sektionen in den Modulen Community und Projekte verschieben. Dafür bewegen Sie den Mauszeiger zum multidirektionalen Pfeil neben der Sektion, die Sie verschieben möchten, und ändern Sie ihre Position. Nutzen Sie den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, damit die Änderungen übernommen werden. Benutzerverwaltung Das TeamLab-Portal gibt Ihnen die Möglichkeit, Benutzer innerhalb Ihres virtuellen Unternehmens einfach zu verwalten. Der Portaladministrator kann Benutzer hinzufügen bzw. einladen, sie in Abteilungen vereinigen, zusätzliche Berechtigungen gewähren und Benutzer deaktivieren oder löschen. Benutzer hinzufügen Es gibt zwei unterschiedliche Methoden, Benutzer zu Ihrem Portal hinzuzufügen: Nutzen Sie die Option Neuer Mitarbeiter. Diese Option erlaubt Ihnen Mitarbeiter einen hinter dem anderen zur Liste mit den TeamLab-Benutzern hinzuzufügen. Öffnen Sie das Modul Community und schalten Sie auf die Registerkarte Mitarbeiter um. Klicken Sie auf den Link Neuer Mitarbeiter im Feld Aktionen. Geben Sie personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter ein (der Vorname, Nachname und die -Adresse sind obligatorisch). Klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 3 von 8

4 Der hinzugefügte Mitarbeiter wird eine erhalten, in der mitgeteilt wird, dass ein Profil für ihn erstellt wurde. Wir empfehlen, diese Option zu verwenden, wenn Sie über personenbezogene Daten aller Benutzer verfügen, die Sie hinzufügen möchten, und wenn Sie einen neuen Mitarbeiter hinzufügen möchten. Nutzen Sie die Option Kontakte importieren. Diese Option erlaubt Ihnen Mitarbeiter aufgrund der Kontaktinformationen aus einer anderen Quelle hinzuzufügen bzw. einzuladen: Yahoo, Google, Windows Life; CSV-Datei; Adressbuch des Mail-Clients. Wenn Sie Benutzer nicht sofort hinzufügen möchten, können Sie diese über den neuen TeamLab-Service durch den Versand der Einladungen per benachrichtigen. Benutzerprofile bearbeiten Sie können personenbezogene Daten der Benutzer sowie das Kennwort ändern. Um die Benutzerdaten zu ändern: Klicken Sie auf den Namen des Benutzers, um auf sein Profil zuzugreifen. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten. Geben Sie die gewünschten Informationen ein. Betätigen Sie den Button Speichern. Um ein Kennwort für jeden TeamLab-Benutzer zu ändern: Klicken Sie auf den Namen des Benutzers, um auf sein Profil zuzugreifen. Klicken Sie auf den Link Kennwort ändern. Geben Sie ein neues Kennwort ein und bestätigen Sie es. Klicken Sie auf den Button Ändern. Das Kennwort des gewählten Benutzers wird geändert. Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 4 von 8

5 Abteilungen hinzufügen Um die Portalbenutzer in Gruppen zu vereinigen, können Sie eine Liste mit Abteilungen erstellen. Zuerst müssen Sie Abteilungen zum TeamLab-Portal hinzufügen und dann Benutzer der entsprechenden Abteilung zuweisen. 5. Öffnen Sie das Modul Community und schalten Sie auf die Registerkarte Mitarbeiter um. Klicken Sie auf den Link Abteilung hinzufügen im Feld Aktionen. Im geöffneten Fenster geben Sie den Titel der Abteilung ein. Wählen Sie einen Leiter aus dem Listenmenü mit den Portalbenutzern. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Die neue Abteilung wird in der Liste mit allen Firmenabteilungen zu sehen sein. Um Benutzer zur Abteilung hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Abteilung in der Liste mit einem Klick auf ihren Titel. Dann klicken Sie auf den Button Personal bearbeiten. Im geöffneten Fenster wählen Sie die Mitarbeiter, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil. Administratoren organisieren Um Mitarbeiter zur Liste mit den TeamLab-Administratoren hinzuzufügen bzw. zu entfernen: 5. Öffnen Sie die Seite mit den Portaleinstellungen. Schalten Sie auf die Registerkarte Administratoren um und sehen Sie eine Liste mit den Mitarbeitern, die Administratorrechte besitzen. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten unter der Liste. Im Fenster Mitarbeiter wählen aktivieren Sie die Benutzer in der Liste mit den Mitarbeitern links und klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil, um sie zur Liste hinzuzufügen. Um Mitarbeiter aus der Liste mit den Administratoren zu entfernen, aktivieren Sie diese in der Liste und klicken Sie auf den nach links gerichteten Pfeil. Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf den Button Speichern. Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 5 von 8

6 Hinweis: Sie können sich selbst aus der Liste mit den Administratoren nicht entfernen. Wenn Sie ausgeschlossen werden möchten, müssen Sie einen anderen Administrator darum bitten, dass er Sie aus der Liste entfernt. Benutzer deaktivieren Sie können einen Mitarbeiter deaktivieren, der im Unternehmen nicht mehr tätig ist, wenn Sie auf den Link Deaktivieren auf seiner Profilseite klicken. Durch die Deaktivierung des Benutzers wird sein Profil ausgeblendet, aber seine Aktionen in TeamLab werden nicht gelöscht (seine Beiträge in Blogs und Foren, hochgeladene Fotos, Kommentare usw.). Sie können das Profil des deaktivierten Benutzers nach Bedarf wieder aktivieren oder löschen. Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 6 von 8

7 Inhaltsverwaltung Der Administrator hält unter Kontrolle den ganzen TeamLab-Inhalt. Um den Inhalt des Portals zu moderieren, nutzen Sie die Links Bearbeiten und Löschen. li>im Modul Community sind diese Links für jeden Beitrag, Kommentar, jedes Ereignis, Foto, Lesezeichen und jede Wiki-Seite verfügbar. Im Modul Projekte sind diese Links für projektbezogene Diskussionen und Kommentare verfügbar. Um ein Element zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link Bearbeiten. Um ein Element unwiderruflich zu entfernen, klicken Sie auf den Link Löschen. Portalstatistiken Um auf die Statistiken des Portals zuzugreifen, führen Sie diese Schritte aus: Öffnen Sie das TeamLab-Portal. Klicken Sie auf den Link Portaleinstellungen. Schalten Sie auf die Registerkarte Statistiken um. Die Statistiken des Portals schließen die folgenden Informationen ein: Erstellungsdatum; Anzahl der Portalbenutzer; belegter Speicherplatz; Größe der hochgeladenen Dateien (nach Modulen); einstellbares Besucherdiagramm. Um mehr Platz belegen zu können, müssen Sie auf TeamLab-Premium umsteigen. Dafür klicken Sie auf den Button Jetzt kaufen auf der Seite Statistiken oder schalten Sie auf die Registerkarte Zahlungen um. Auf der Seite Zahlungen können Sie den Status Ihrer Zahlung sehen. Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 7 von 8

8 5. Backup und Deaktivierung Um wichtige Geschäftsdaten unter Kontrolle zu halten, sie zu sichern, erstellen Sie ein Backup Ihrer Portaldaten. Lesen Sie den Tipp Datenbackup und - wiederherstellung unter und führen Sie beschriebene Schritte aus. Wenn Sie Ihr TeamLab-Portal nicht mehr brauchen, können Sie Ihr Konto auf der Registerkarte Backup/Deaktivierung mit einem Klick auf den entsprechenden Button deaktivieren oder unwiderruflich löschen. Ascensio System SIA Lubanas Str. 125a-25, LV-1021 Riga Lettland, EU Tel.: Ascensio System SIA Alle Rechte vorbehalten Seite 8 von 8