Ein Meeting planen. Ein Meeting planen.

Transkript

1 Ein Meeting planen 1

2 In dieser Anleitung... Erfahren Sie, wie Sie Meetings und Webinare einrichten, Einladungen versenden und Follow-ups ausführen, um Ihren Erfolg sicherzustellen. Ein Meeting erstellen Mit ClickMeeting können Sie ganz einfach innerhalb kürzester Zeit ein neues Meeting mit bis zu 25 Teilnehmern starten. Die benutzerfreundliche Oberfläche begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang, sodass Sie Ihre Einladungen innerhalb von Minuten versenden können. Wenn Sie sich in Ihr Konto einloggen, befinden Sie sich im Zeitplan-Tab, wo Sie Ihre Meetings und Webinare verwalten können. Klicken Sie oben rechts auf Event erstellen und dann auf Meeting erstellen oder Webinar erstellen: Wählen Sie dann Meeting/Webinar vorbereiten, um es für einen späteren Zeitpunkt vorzubereiten, oder Jetzt treffen, um sofort einen Meeting-Raum zu öffnen. Wenn Sie sich für Ersteres entscheiden, wird folgendes Fenster angezeigt: 2

3 1. Wählen Sie einen Namen aus, der im Meeting-Raum und in den Einladungen erscheinen soll. Der Name wird außerdem Teil der Raum-URL sein. 2. Ihr Raum kann nur für ein bestimmtes Event zur Verfügung stehen oder ein permanenter Raum sein, der jederzeit benutzt werden kann. Legen Sie für einmalige Meetings über den Dropdown- Kalender das Datum fest. Stellen Sie sicher, dass es sich bei der Zeitzone rechts um die richtige handelt. Das Datum und der Zeitpunkt werden auf Einladungen und auf der Registrierungsseite angezeigt. 3. Sie können außerdem festlegen, ob das Event für alle offen ist oder durch ein Passwort oder Token geschützt ist. Geben Sie bei privaten Meetings ein Passwort ein. Ihre Teilnehmer werden es in der Einladung erhalten. Das gilt auch für Meetings, die durch Token geschützt sind. Ihr Event ist nun bereit, es können jedoch noch weitere Optionen eingerichtet werden. Sie können über die Tabs oben darauf zugreifen. 4. Warteraum Wählen Sie das Layout und Branding Ihres Warteraums aus, indem Sie die verfügbaren Elemente an ihren Platz ziehen. Geben Sie eine Lobby-Nachricht aus bis zu 160 Zeichen ein, die wartenden Teilnehmern angezeigt wird (A). Fügen Sie Ihr Meeting-Programm hinzu, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet (B). Sie können Dateien zum Download bereitstellen (C). 3

4 5. Registrierung Sie können nach Wunsch festlegen, dass sich die Teilnehmer für das Meeting registrieren müssen. Gehen Sie zum Tab Registrierung, schalten Sie die Registrierung ein (A) und bearbeiten Sie das Registrierungsformular. Standardmäßig müssen die Teilnehmer ihren Namen und ihre adresse eingeben. Wenn Sie weitere Felder benötigen, ziehen Sie diese aus den Felder- und Sonstige-Pods auf der rechten Seite (B) an den gewünschten Ort. Fügen Sie Moderatoreninfos hinzu, um eine Teilnahme zu begünstigen. Unterhalb des Formulars gibt es weitere Optionen. Leiten Sie registrierte Personen auf Ihre Dankeschön-Seite weiter. Erfordern Sie eine manuelle Bestätigung für alle registrierten Personen. Senden Sie -Bestätigungen bei neuen registrierten Personen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die wiederkehrende Registrierung. 4

5 6. Rebranding Ändern Sie das Erscheinungsbild Ihres Meeting-Raums, indem Sie Ihr Firmenlogo (A) und das Farbschema Ihres Unternehmens (B) hinzufügen. Das hinterlässt einen tollen Eindruck und bewirbt Ihre Marke vor Kunden, Interessenten und Partnern. Sie können auch über die Skins-Galerie eines der professionell gestalteten Skins auswählen (C). 7. Einstellungen Über die Einstellungen können Sie Ihre komplette Meeting-Erfahrung anpassen: Legen Sie die URL-Adresse einer Dankeschön -Seite fest, auf welche Ihre Teilnehmer nach dem Meeting weitergeleitet werden. Ermöglichen Sie es Moderatoren, einen Link zum Meeting über Social Media zu teilen und Teilnehmer per oder ein Social Media-Konto einzuladen. Versenden Sie an jeden Teilnehmer eine automatische Dankeschön - nach dem Meeting. Zeigen Sie bei Einladungen und im Warteraum eine Telefonnummer an, über die sich die Teilnehmer einwählen können, wenn sie sich nicht einloggen können. Ermöglichen Sie es Ihren Teilnehmern, vor dem Start des Meetings in Ihrer Online-Lobby zu warten. Führen Sie den Verbindungstester aus, bevor sich der Teilnehmer einloggt (dieser kann manuell übersprungen werden). 5

6 Zeigen Sie Buttons an, über welche Organisatoren und Moderatoren Teilnehmer per und Social Media einladen können. Beginnen Sie die Aufnahme automatisch, wenn der Moderator den Meeting starten oder Webinar starten-button klickt. Nachdem Sie Ihre Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf Meeting speichern. Um die Details einzusehen oder zu bearbeiten, gehen Sie zum Zeitplan-Tab, klicken Sie auf Aktionen neben dem Meeting-Namen und wählen Sie Bearbeiten: 6

7 Wenn Ihr Event bereit ist, können Sie die Teilnehmer einladen. Sobald Sie Ihr Meeting speichern, erscheint ein Leute einladen-button. Sie können auch zum Zeitplan-Tab gehen, neben dem Meeting-Namen auf Aktionen klicken, Einladen auswählen und Teilnehmer oder Moderatoren auswählen: 7

8 Wählen Sie Kopieren und einfügen, um sie manuell einzufügen. Trennen Sie die adressen durch Kommas. Sie können Kontakte auch über Ihr Adressbuch oder Ihre Kontaktlistensegmente einladen. Verwenden Sie hierzu die Suchleiste (geben Sie einen Namen oder eine adresse ein) oder wählen Sie Meine Segmente. Klicken Sie neben dem Namen des Kontakts auf Teilnehmer hinzufügen, um Ihre Auswahl zu bestätigen. 8

9 Die Integration Ihres ClickMeeting Kontos mit Facebook, Twitter und LinkedIn ist ganz einfach. Danach können Sie Ihre Einladungen mithilfe desselben Such-Tools auch an Ihre Social Media- Kontakte senden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Ich habe alle Kontakte hinzugefügt. Wählen Sie dann eine -Vorlage für die Einladung aus und klicken Sie auf Einladen: 9

10 Die Teilnehmer erhalten eine Nachricht mit allen Meeting-Details, einschließlich des Namens, des Datums und der Uhrzeit sowie einer Telefonnummer und Zugangs-PINs für Moderatoren und Teilnehmer, die telefonisch teilnehmen möchten. Sollten Sie sich noch registrieren müssen, wird ein Jetzt registrieren-button angezeigt. Hilfe und Support ClickMeeting ist eine intuitive Plattform. Sollten Sie Probleme haben, verfügen wir über die passenden Unterlagen: Durchsuchen Sie unsere Wissensdatenbank auf Antworten zu Ihren Fragen. Sehen Sie sich unsere einfach zu befolgenden und druckfähigen Benutzeranleitungen an. Sollten Sie das Gesuchte nicht finden können, kontaktieren Sie bitte unser freundliches Kundensupport-Team. Wir stehen Ihnen an fünf Tagen in der Woche zur Verfügung! Live-Chatsitzung starten senden 10