SHAREPOINT SERVER 2007 PRAXISBUCH

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1 MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 PRAXISBUCH PRAXISORIENTIERTE SCHRITT- FÜR-SCHRITT-ANLEITUNGEN FÜR SHAREPOINT-ANWENDER dirk LARISCH BERÜCKSICHTIGT SERVICE PACK 1 SOWIE WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 3

2 Larisch Praxisbuch Microsoft Office SharePoint Server 2007 vbleiben Sie einfach auf dem Laufenden: Sofort anmelden und Monat für Monat die neuesten Infos und Updates erhalten.

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4 Dirk Larisch Praxisbuch Microsoft Office SharePoint Server 2007 Praxisorientierte Schritt-für-Schritt- Anleitungen für SharePoint-Anwender

5 Der Autor: Dirk Larisch, Wuppertal Alle in diesem Buch enthaltenen Informationen, Verfahren und Darstellungen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt und mit Sorgfalt getestet. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden Buch enthaltenen Informationen mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autoren und Verlag übernehmen infolgedessen keine juristische Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieser Informationen oder Teilen davon entsteht. Ebenso übernehmen Autoren und Verlag keine Gewähr dafür, dass beschriebene Verfahren usw. frei von Schutzrechten Dritter sind. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt deshalb auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Bibliografische Information Der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden Carl Hanser Verlag München Gesamtlektorat: Fernando Schneider Sprachlektorat: Sandra Gottmann, Münster-Nienberge Herstellung: Steffen Jörg Coverconcept: Marc Müller-Bremer, München Coverrealisierung: Stephan Rönigk Datenbelichtung, Druck und Bindung: Kösel, Krugzell Ausstattung patentrechtlich geschützt. Kösel FD 351, Patent-Nr Printed in Germany ISBN

6 sübersicht 1 Einleitung Installation und Einrichtung Web-Content-Management Webparts Datenmanagement Zusammenarbeit Benutzer und Rechte Suchen und Finden Externe Datenquellen Geschäftsdaten und -prozesse Workflows Zentraladministration Sonstiges Anhang: Glossar, Literatur und Quellenangaben Register V

7 Inhalt VI

8 1 Einleitung Installation und Einrichtung Allgemeines Was bedeutet der Begriff MOSS 2007? Wofür steht die Abkürzung WSS? Was ist der Unterschied zwischen MOSS 2007 und WSS? Welche Leistungsmerkmale stellt MOSS 2007 zur Verfügung? Worin liegt der Unterschied zwischen der Standard- und der Enterprise-Edition eines SharePoint-Servers? Wie kann ein SharePoint-Server Unterstützung bieten? Kann ein SharePoint-Server als Ersatz für einen Fileserver dienen? Was ist eine SharePoint-Farm? Wie groß muss die SharePoint-Farm sein? Was sind die wichtigsten SharePoint-Programme? Wie erfolgt die Verwaltung einer SharePoint-Umgebung? Was ist eine Websitesammlung (Site Collection)? Welche Funktion erfüllen Webanwendungen, Websitesammlungen und Websites? Welche Funktion hat der Shared Service Provider? Was verbirgt sich hinter den Excel Services? Welche Funktion erfüllen die InfoPath-Services? Kann der SharePoint-Server in einer virtuellen Umgebung betrieben werden? Was ist eine MySite? Kann man SharePoint in unterschiedlichen Sprachversionen einsetzen? Können einzelne Webseiten in unterschiedlichen Sprachen angezeigt werden? SQL-Server Wird für den Einsatz von Microsoft Office SharePoint Server 2007 ein SQL-Server benötigt? Werden spezielle SQL-Server-Lizenzen benötigt? Wird für SharePoint ein separater SQL-Benutzer benötigt? VII

9 2.2.4 Welche Datenbanken werden in einer SharePoint-Umgebung angelegt? Sollte die SharePoint-Installation vom SQL-Server getrennt erfolgen? Systemvoraussetzungen Welche Voraussetzungen muss ein SharePoint-Server erfüllen? Welche Voraussetzungen muss ein Datenbankserver erfüllen? Was ist das.net Framework? Kann ich den SharePoint Server auf einem System ohne.net Framework installieren? Wird eine spezielle Version von des.net Frameworks benötigt? Wie kommt man an die Installationsdateien von.net Framework? Kann man SharePoint auch mit der Version 3.5 von.net Framework einsetzen? Muss auf dem SharePoint-Server der IIS-Dienst installiert sein? Was ist zu tun, wenn trotz installiertem.net Framework die Installation des SharePoint-Servers nicht funktioniert? Werden für die Nutzung eines SharePoint-Servers die ADS benötigt? Muss der SharePoint-Server in die ADS integriert sein? Müssen spezielle Benutzer für SharePoint-Dienste angelegt werden? Welche Benutzer sollten für eine SharePoint-Installation angelegt werden? Kann SharePoint auf einem Domänen-Controller installiert werden? Installation und Konfiguration Woraus besteht eine SharePoint-Installation? Kann man SharePoint mit integriertem ServicePack installieren? Welche Form der SharePoint-Installation muss gewählt werden? Muss die Konfiguration eines SharePoint-Servers immer unmittelbar im Anschluss an die Installation erfolgen? Welche Aufgaben führt der Konfigurations-Assistent durch? Wie erfolgt der nachträgliche Aufruf des Konfigurations-Assistenten? Was passiert beim erneuten Aufruf des Konfigurations-Assistenten auf... einem fertig konfigurierten System? Welche Aufgaben sind nach erfolgter Installation und Konfiguration durchzuführen? Kann einer Webanwendung ein beliebiger Zugriffsport zugewiesen werden? Wie wird ein neuer Server einer bestehenden Farm zugewiesen? Wie kann ein Server aus einer Farm entfernt werden? Wie können SharePoint-Dienste aktiviert oder beendet werden? Wie werden SharePoint-Dienste auf andere Server verteilt? Auf welche Art und Weise kann die Webseite für die Zentraladministration auf ein anderes System verlagert werden? Wie kann man nachträglich das Lizenzmodell eines Servers ändern? Nach dem Einbau einer anderen Netzwerkkarte funktioniert der SharePoint-Zugriff nicht mehr! Wie kann man Zusatzdienste wie Excel Services aktivieren?...53 VIII

10 3 Web-Content-Management Webanwendung Wie wird eine neue Webanwendung generiert? Sollte für jede Webanwendung ein separater Anwendungspool angelegt werden? Wie kann die Leistung eines Anwendungspools optimiert werden? Kann der Speicherort für eine Webanwendung geändert werden? Wozu dient ein Hostheader? Wie werden die Merkmale einer Webanwendung aktiviert? Kann der verfügbare Speicherplatz einer Webanwendung beschränkt werden? Können Kontingente frei festgelegt werden? Auf welche Art wird der Papierkorb einer Webanwendung verwaltet? Kann man sich den Namen der zugewiesenen Datenbank einer Webanwendung anzeigen lassen? Wie kann eine Webanwendung gelöscht werden? Wie kann die Größe der hochzuladenden Daten beschränkt werden? Wie kann die maximale Anzahl der Benachrichtigungen eingeschränkt werden? Kann einer Webanwendung ein eigener -Server zugeordnet werden? Shared Service Provider Wie wird ein Shared Service Provider angelegt? Auf welche Art und Weise können die Eigenschaften eines SSP geändert werden? Welche Webanwendungen sind einem SSP zugewiesen? Dürfen die Verwaltungswebsite eines SSP und die MySite einer Webanwendung zugeordnet sein? Wie wird ein Shared Service Provider als Standard festgelegt? Auf welche Art und Weise werden einem SSP Webanwendungen zugeordnet? Wie erfolgt innerhalb eines SSP der ADS-Import? Können die SSP-Dienste farmübergreifend genutzt werden? Kann mit SharePoint auf externe Datenquellen zugegriffen werden? Wie kann ein Shared Service Provider gelöscht werden? Websitesammlung und Website Wie wird eine Websitesammlung angelegt? Kann der verfügbare Speicherplatz einer Websitesammlung beschränkt werden? Woher weiß ich, welche Vorlage für eine Websitesammlung oder Website geeignet ist? Kann das Bearbeiten einer Websitesammlung eingeschränkt werden? Wo wird festgelegt, wer der Verwalter der Websitesammlung ist? Wofür werden Websitespalten benötigt? Wie werden Websitespalten angelegt? Was sind Websiteinhaltstypen? Wie werden Websiteinhaltstypen angelegt? Wie wird eine neue Webseite angelegt? Kann eine Unterwebseite im Menüregister angezeigt werden? Wie wird eine Website gelöscht? IX

11 4 Webparts Allgemeines Was ist ein Webpart? Wofür wird ein Webpartkatalog benötigt? Wie wird eine Webpartseite angelegt? Wie wird eine Webpartseite im Veröffentlichungsportal angelegt? Wie werden Webparts auf einer Webseite bearbeitet? Können Webparts beliebig angeordnet werden? Warum erscheinen die Webpartänderungen im Veröffentlichungsportal nicht? Welche Eigenschaften eines Webparts können geändert werden? Welche Webparts sind beim SharePoint-Server verfügbar, und wie werden diese eingebunden? Wie kann ein geschlossenes Webpart wieder aktiviert werden? Kann ein Webpart auf einer Seite verschoben werden? Kann die Größe eines Webparts geändert werden? Wie kann ein Webpart von einer Webseite entfernt werden? Welche Webparts sind im Webpartkatalog verfügbar, und wie kann der Katalog bearbeitet werden? Wie können die Eigenschaften eines Webpartkatalogs geändert werden? Gibt es eine Vorschau für Webparts? Kann man eigene Webparts erstellen? Kann man eine Webpart-Darstellung individuell konfigurieren? Webparts für Listen und Bibliotheken Wie wird eine Bibliothek als Webpart angezeigt? Kann eine selbst erstellte Liste als Webpart angezeigt werden? Webparts für den Exchange-Zugriff Wie kann der Inhalt meines Outlook-Postfachs angezeigt werden? Wie werden sonstige Exchange-Informationen angezeigt? Hyperlinks-Webparts Wie erfolgt die Verwaltung der Hyperlinks? Kann man Dateien einer Dateifreigabe als Hyperlink auf einer Seite ablegen? Datenmanagement Bibliotheken Was ist eine Bibliothek bei Microsoft Office SharePoint Server 2007? Welche Formen von Bibliotheken stellt Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur Verfügung? Wie wird eine Bibliothek angelegt? Kann man den Namen einer Bibliothek nachträglich ändern? Wie kann eine Bibliothek bearbeitet werden, die nicht in der Schnellstartleiste angezeigt wird? Wo kann festgelegt werden, dass Dokumente nicht in die Suche aufgenommen werden? Was kann man mit der Versionierung einer Bibliothek erreichen, und wo wird diese konfiguriert? Wie kann ich die vorhergehende Version eines Dokuments wiederherstellen? X

12 5.1.9 Kann der Zugriff auf eine Bibliothek eingeschränkt werden? Wie weise ich einer Bibliothek einen Workflow zu? Können ausgecheckte Dokumente geändert werden? Kann ich einer Bibliothek zusätzliche Felder zuweisen? Wie wird eine Bibliothek gelöscht? Kann eine gelöschte Bibliothek wiederhergestellt werden? Kann die Zustellung von RSS-Feeds beeinflusst werden? Kann ich mich bei Änderungen an einer Bibliothek automatisch benachrichtigen lassen? Wie kann ich den RSS-Feed einer Bibliothek abonnieren? Wie kann ich eine neue Ansicht für eine Bibliothek erstellen? Wieso kann ich keine Übersetzungsverwaltungsbibliothek anlegen? Wie kann man Dokumente aus einer in eine andere Bibliothek verschieben? Wie erfolgt die Zuordnung von Speicherorten für das Kopieren von Dokumenten? Dokumentbibliothek Wie können Dokumente aus dem Dateisystem in eine Dokumentbibliothek hoch geladen werden? Können Dateien aus einer Dokumentbibliothek im Dateisystem gespeichert werden? Welche Bearbeitungsmöglichkeiten stehen bei einem Dokument zur Verfügung? Können Dokumente bei der Bearbeitung gesperrt werden? Wie wird ein Dokument eingecheckt? Wie kann ich mich bei Änderungen an einem Dokument benachrichtigen lassen? Wie kann ich für ein Dokument einen Workflow starten? Wie kann die Standardvorlage einer Dokumentbibliothek geändert werden? Listen Welche Listentypen stehen in Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur Verfügung? Wie kann eine SharePoint-Liste angelegt werden? Wie werden einer SharePoint-Liste Daten hinzugefügt? Wie kann ich bei einer SharePoint-Liste eine Felddefinition ändern oder löschen? Wie kann der Name einer Liste nachträglich geändert werden? Wie kann eine Liste bearbeitet werden, die nicht in der Schnellstartleiste (Menü links) angezeigt wird? Wo kann festgelegt werden, dass der Inhalt einer Liste nicht in die Suche aufgenommen wird? Wozu dient die Versionierung einer Liste, und wie wird diese konfiguriert? Wie kann ich die vorhergehende Version eines Listenelements wiederherstellen? Wie kann der Zugriff auf eine Liste eingeschränkt werden? Wie weise ich einer Liste einen Workflow zu? Wie kann eine Liste gelöscht werden? XI

13 Kann eine gelöschte Liste wiederhergestellt werden? Kann die Zustellung von RSS-Feeds beeinflusst werden? Wie kann ich mich bei Listenänderungen automatisch benachrichtigen lassen? Wie kann ich den RSS-Feed einer Liste abonnieren? Wie kann ich für eine SharePoint-Liste eine neue Ansicht erstellen? Kann eine Kalkulationstabelle als Basis für eine SharePoint-Liste dienen? Wie kann eine SharePoint-Liste als Excel-Tabelle exportiert werden? Wie kann ich einer Liste Auswahlfelder zuweisen? Wie kann ich bei einer Listendefinition auf Websitespalten zugreifen? Wie kann ich eine SharePoint-Liste auf eine andere Webseite verschieben? InfoPath-Formulare Wie wird ein InfoPath-Formular auf dem SharePoint-Server zur Verfügung gestellt? Wie wird sichergestellt, dass ein InfoPath-Formular im Browser geöffnet wird? Zusammenarbeit Kalender Wie wird auf einer Webseite ein Kalender angelegt? Wie kann ich in einem Kalender einen Einzeltermin eintragen? Wie kann ich in einem Kalender einen wiederkehrenden Termin eintragen? Wie kann ich einen Kalendereintrag ändern? Kann ich die Kalenderstruktur anpassen? Wie kann ich einen SharePoint-Kalender in Outlook integrieren? Kann ich einen einzelnen Termin nach Outlook überführen? Wie kann ich einen SharePoint-Kalender ausdrucken? Kann ich einen Kalender als Webpart einfügen? Wie kann ein Kalender gelöscht werden? Kann ein Kalender bzw. ein Kalendereintrag wiederhergestellt werden? Welche Optionen sind für Kalender sonst noch verfügbar? Aufgaben Wie wird eine Aufgabenliste angelegt? Wie werden neue Aufgaben festgelegt? Kann ich bestehende Aufgaben ändern? Wie kann ich festlegen, dass ein Anwender bei einer Aufgabezuweisung automatisch informiert wird? Kann ich die SharePoint-Aufgaben in Outlook integrieren? Kann eine Aufgabenliste als Webpart genutzt werden? Welche Optionen sind für Aufgaben sonst noch verfügbar? Kommunikation Wozu dienen Ankündigungen, und wie werden diese verwaltet? Welche Möglichkeiten stehen bei der Kontaktbearbeitung zur Verfügung? Welche Möglichkeiten stehen beim Einsatz von Diskussionsrunden zur Verfügung? Wikis Was ist ein Wiki? Wie wird ein Wiki-Bereich aufgebaut? XII

14 6.4.3 Wie wird ein neuer Wiki-Artikel erstellt? Wie erfolgt der Zugriff auf die Wiki-Dokumentbibliothek? Wie wird ein bestehender Wiki-Artikel bearbeitet? Können mehrere Wiki-Artikel verbunden werden? Wie kann in einem Wiki-Artikel ein Hyperlink eingefügt werden? Können in einem Wiki Bilder, Videos oder Sound integriert werden? Wie können die unterschiedlichen Versionen eines Artikels angezeigt werden? Kann ich mich bei Änderungen an Wiki-Artikeln benachrichtigen lassen? Blogs Worum handelt es sich bei einem Blog? Was benötige ich zum Aufbau einer Blog-Seite? Wie kann ein neuer Blog-Eintrag angelegt werden? Wie kann ich bestehende Blogs bearbeiten? Kann ich bestehende Blog-Beiträge kommentieren? Wie wird ein Blog zur Veröffentlichung genehmigt? Wie kann ich Blogs kategorisieren? Wie kann ich einen Blog-Beitrag aus Office 2007 heraus veröffentlichen? Kann ich mich bei Änderungen an einem Blog benachrichtigen lassen? Umfragen Wie kann ich eine Umfrage erstellen? Wie wird eine bestehende Umfrage um eine zusätzliche Frage ergänzt? Wie kann ich die Reihenfolge der Fragen einer Umfrage ändern? Kann man eine Umfrage mit einer Verschachtelung erstellen? Wie kann erreicht werden, dass ein Anwender nur seine eigenen Antworten sieht? Kann ich mich bei neuen oder geänderten Antworten benachrichtigen lassen? Wie kann ich Umfrageergebnisse auswerten? Spezielle Arbeitsbereiche Wie kann ich für einen Termin einen Besprechungsarbeitsbereich einrichten? Projekte Wie kann ich Projektaufgaben verwalten? Wie werden in SharePoint Projektprobleme dokumentiert? Kann man Objekte des Projektmanagements als Webpart nutzen? Benutzer und Rechte Allgemeines Welche Formen der Rechtevergabe unterstützt SharePoint? Welcher Ansatz der Rechtevergabe hat sich in der Praxis bewährt? Was verbirgt sich hinter dem Begriff Information Rights Management? Kann der Zugriff auf die SharePoint-Umgebung anonym erfolgen? Berechtigungsstufen (Rollen) Welche Berechtigungsstufen stellt Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur Verfügung? Wie können neue Berechtigungsstufen (Rollen) angelegt werden? Kann eine bestehende Berechtigungsstufe als Vorlage für eine neue Rolle dienen? XIII

15 7.2.4 Wie kann eine bestehende Berechtigungsstufe bearbeitet werden? Wie komme ich von einer beliebigen Webseite zur obersten Ebene der Verwaltung von Berechtigungsstufen? Wie kann die Vererbung einer Webseite unterbrochen werden? Kann eine übergeordnete Berechtigungsstufe (Rolle) vererbt werden? Warum lässt sich die Rolle Beschränkter Zugriff nicht ändern? Zugriffsrechte Welche Zugriffsrechte stellt Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur Verfügung? Können einzelne Berechtigungen für alle Webseiten deaktiviert werden? Benutzer und Gruppen Wie können einem Benutzer Berechtigungen zugewiesen werden? Welche Benutzergruppen stehen standardmäßig zur Verfügung? Wie wird eine SharePoint-Gruppe angelegt? Wie wird einer SharePoint-Gruppe eine ADS-Gruppe zugewiesen? Wie werden einer SharePoint-Gruppe Berechtigungen zugewiesen? Können die ADS-Objekte für die Rechtezuweisung verwendet werden? Kann ich einem Benutzer oder einer Gruppe mehrere... Berechtigungsstufen zuweisen? Berechtigungen für Webseiten Welche Berechtigungen stehen für Webseiten zur Verfügung? Welches Rechte wird benötigt, damit das Menü Websiteaktionen angezeigt wird? Wie erfolgt die Zuweisung von Berechtigungen für eine Webseite? Wie kann der Zugriff auf einen Webpart eingeschränkt werden? Berechtigungen für Listen Welche Listenberechtigungen stehen zur Verfügung? Wie kann der Zugriff auf eine SharePoint-Liste verwaltet werden? Berechtigungen für Bibliotheken Welche Rollen oder Rechte sind für Bibliotheken verfügbar? Wie werden die Rechte einer SharePoint-Bibliothek verwaltet? Sonstige Berechtigungen Welche Rechte werden benötigt, um Wiki-Einträge zu bearbeiten? Welche Rechte werden benötigt, um Blogs zu erstellen? Welche Rechte werden benötigt, um Blogs kommentieren zu können? Suchen und Finden Allgemeines Wie ist die Sucharchitektur bei Microsoft Office SharePoint Server 2007 aufgebaut? Worin unterscheidet sich die Suche bei WSS und bei Microsoft Office SharePoint Server 2007? Was bedeutet der Begriff Crawlen? Was ist eine Inhaltsquelle? Wo liegt der Unterschied zwischen einem inkrementellen und einem vollständigen Crawl? XIV

16 8.1.6 Welche Ergebnisse werden bei der Suche angezeigt? Konfiguration der Suche Welche grundlegenden Aufgaben werden im SSP für die Suche definiert? Wie kann ich für die Indexerstellung ein Standardkonto zuweisen? Wie wird festgelegt, welcher Server welche Suchdienste ausführt? Muss die Suche auf der Ebene der Webanwendung konfiguriert werden? Wie kann der Ablageort für den Suchindex geändert werden? Können Webseiten bei der Suche ausgeschlossen werden? Wie kann eine Liste oder eine Bibliothek von der Suche ausgenommen werden? Wie wird ein ifilter installiert? Inhaltsquellen und Crawlregeln Wie kann eine neue Inhaltsquelle definiert werden? Wie kann eine Dateifreigabe in die Indexerstellung integriert werden? Wie kann eine externe Webseite in die Indexerstellung integriert werden? Wie kann ich die Indexerstellung überprüfen? Wieso funktioniert die Indizierung einer Inhaltsquelle nicht? Kann eine Indizierung ohne das Standardkonto der Indexerstellung ausgeführt werden? Wie können bestimmte Dateitypen bei der Indizierung einer Dateifreigabe ausgenommen werden? Wie werden gecrawlte Eigenschaften in die Suche integriert? Suchbereich Wozu dient ein Suchbereich (Scope)? Wie wird ein Suchbereich angelegt? Wie kann ein Suchbereich die Suche optimieren? Suchcenter Wie kann ein Suchcenter neu angelegt werden? Wie wird eine Suche durchgeführt? Wie kann nach Personen gesucht werden? Kann ich mich über neue Suchergebnisse automatisch informieren lassen? Welche Webparts stehen für die Suche zur Verfügung? Externe Datenquellen Allgemeines Was kennzeichnet der Begriff Externe Datenquellen? Welche Vorteile ergeben sich bei der Nutzung externer Datenanbindungen? Wie erfolgt der Zugriff auf externe Datenquellen? Wo kann in SharePoint der Geschäftsdatenkatalog genutzt werden? Geschäftsdatenkatalog Welche Voraussetzungen benötigt ein Geschäftsdatenkatalog? Welche Voraussetzungen muss ein SharePoint-Server zur Nutzung von Geschäftsdatenkatalogen erfüllen? Wie wird eine Anwendungsdefinition für einen Geschäftsdatenkatalog generiert? Wie wird eine Anwendungsdefinition in SharePoint integriert? XV

17 9.2.5 Was kann ich tun, wenn beim BDC-Import Fehlermeldungen erscheinen? Können für einen Geschäftsdatenkatalog Berechtigungen vergeben werden? Wie erfolgt der Zugriff auf einen Geschäftsdatenkatalog mittels Webpart? Wie erfolgt der Zugriff auf einen Geschäftsdatenkatalog in einer SharePoint-Liste? Wie wird ein Geschäftsdatenkatalog indiziert? Geschäftsdaten und -prozesse KPI Was bedeutet KPI? Wie wird eine KPI-Liste angelegt? Wie erfolgt die Zuweisung eines KPI-Indikators für eine SharePoint-Liste? Wie erfolgt die Zuweisung eines KPI-Indikators für eine Excel-Tabelle oder -Arbeitsmappe? Kann die automatische Aktualisierung der KPI-Darstellung deaktiviert werden? Wie kann die Detailverknüpfung eines KPI-Indikators angepasst werden? Excel Services Wozu dienen die Excel Services? Welche Vorteile bieten die Excel Services? Welche Voraussetzungen müssen zur Nutzung der Excel Services erfüllt sein? Wo können die Daten für Excel Services abgelegt werden? Wie wird ein Speicherort als vertrauenswürdig definiert? Wie wird eine Excel-Arbeitsmappe oder Excel-Tabelle in SharePoint veröffentlicht? Wie erfolgt der Zugriff auf eine veröffentlichte Excel-Arbeitsmappe? Berichtscenter und Dashboard Was ist das Berichtscenter? Was ist ein Dashboard? Welche Webparts bzw. Webpart-Typen können für eine Dashboard-Seite genutzt werden? Wie wird ein Berichtscenter angelegt? Wie werden im Berichtscenter Dashboards verwaltet? Workflows Allgemeines Was kennzeichnet einen Workflow? Welche Workflows sind standardmäßig in Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar? Wie kann eine neue Workflow-Vorlage erstellt werden? Welche Voraussetzungen müssen für den Workflow-Einsatz erfüllt sein? Wo kann ich kontrollieren, welche Workflows ich zu bearbeiten habe? Verwaltung Wie wird ein Genehmigungsworkflow definiert? Wie kann ich einen Drei-Status-Workflow nutzen? Wie erfolgt die Bearbeitung von Workflow-Aufgaben? Wie kann ich einen Workflow manuell starten? XVI

18 Wie erreiche ich es, dass ein Workflow mehreren Personen gleichzeitig zugewiesen wird? Wie wird ein Workflow entfernt oder deaktiviert? Überwachung Wo finde ich die mir zugewiesenen Workflow-Aufgaben? Wo kann ich den Workflow-Verlauf einsehen? Wie erhalte ich einen Überblick über die Workflows eines Dokuments oder Listeneintrags? Gibt es eine Workflow-Statistik? Informationsverwaltungsrichtlinien Was ist eine Informationsverwaltungsrichtlinie? In welchem Umfang können Informationsverwaltungsrichtlinien definiert werden? Welche Informationsverwaltungsrichtlinien stehen zur Verfügung? Wie wird eine Informationsverwaltungsrichtlinie definiert? Zentraladministration Allgemeines Wie erfolgt der Zugriff auf die Zentraladministration? Welche Aufgaben können mit der Zentraladministration durchgeführt werden? Wer erledigt die Aufgaben der Zentraladministration? Server-Konfiguration Wie kann ich mir die Namen und Funktionen der Server einer Farm anzeigen lassen? Wie kann ich einen Server aus einer Farm entfernen? Wie kann ich einzelne Dienste auf einen anderen Server verschieben? Wo werden Einstellungen für den -Versand vorgenommen? Verwaltung der Webseiten Wie erfolgt die Zuweisung von Websitesammlungsadministratoren? Wie lautet der Name der Inhaltsdatenbank meiner Webanwendung? Wie wird der anonyme Zugriff für eine Webanwendung aktiviert? Können ausgewählte Bereiche der Webseiten auf anderen Systemen veröffentlicht werden? ADS und Profile Wie werden die Profile aus einer ADS-Struktur in SharePoint importiert? Wo wird der Zeitplan für den ADS-Import geändert? Kann der ADS-Import manuell angestoßen werden? Wo kann ich den ADS-Import überprüfen? Wo kann ich mir die importierten Benutzerprofile anzeigen lassen? Wie können die Daten des ADS-Imports angepasst werden? Kann ich Daten an den ADS-Verzeichnisdienst übertragen? Kann ich Daten (Profilangaben) aus mehreren Verzeichnisdiensten importieren? Datensicherung und Datensicherheit Wie kann eine SharePoint-Umgebung gesichert werden? Wie kann der Suchindex einer SharePoint-Umgebung gesichert und wiederhergestellt werden? XVII

19 Können SharePoint-Dokumente auf Viren gescannt werden? Wie kann die Sperrliste der Dateien geändert werden? Sonstiges Papierkorb Kann man gelöschte Daten wiederherstellen? Was kann ich machen, wenn ein gelöschtes Objekt nicht mehr im Papierkorb der Webseite angezeigt wird? Wie lange werden die Daten in den Papierkörben gespeichert? Webseiten Wie kann ich eine Webanwendung durch Eingabe eines Namens aufrufen? Können einer persönlichen Website (MySite) spezielle Einträge zugeordnet werden? Wie werden die Grundeinstellungen für die persönliche Website konfiguriert? Wer darf eine persönliche Website nutzen? Wie kann man fehlerhafte Webparts bearbeiten bzw. löschen? Können die Standard-Links in der Schnellstartseite entfernt werden? Benachrichtigung Woher weiß ich, welche Benachrichtigungen für mich auf einer bestimmten Webseite eingestellt sind? Wie kann ich als Systemverwalter die Benachrichtigungen einer Webseite überprüfen? Listen und Bibliotheken Wie kann ich verhindern, dass einem Listenelement eine Anlage zugeordnet werden kann? Wie kann ich Dokumente aus einer Bibliothek in eine andere verschieben? Kann man in einer Listenansicht die Anzeige auf bestimmte Tage beschränken? Warum kann ich die Spalte Titel nicht löschen? Welche Vorgaben gibt es bei der Benennung von Listen oder sonstigen SharePoint-Objekten? Protokolle und Auswertungen Was verbirgt sich hinter der Diagnoseprotokollierung? Wozu dient ein Verwendungsbericht, und wie wird dieser konfiguriert? Wie kann ich einen Verwendungsbericht nutzen? System Wie kann der Ablageort für den Suchindex geändert werden? An welcher Stelle kann man die installierte SharePoint-Version erkennen? Anhang Anhang A Glossar Anhang B Literatur und Quellenangaben Register XVIII

20 Vorwort Wer einmal mit SharePoint in Berührung kommt, den lässt es nicht mehr los! Mit diesem Ausspruch lassen sich die selbst gemachten Erfahrungen mit diesem Produkt äußerst genau umschreiben. Zugegeben, es hat einige Zeit gedauert, um das hinter Share- Point stehende Konzept zu verstehen, aber sobald es einmal Klick gemacht hat, lässt einen die Faszination dieser eierlegenden Wollmilchsau nicht mehr los. Der eigenen Begeisterung für dieses Produkt folgend, habe ich mich sehr schnell auf die Suche nach entsprechender Literatur gemacht. Wo ich fündig geworden bin, habe ich im Anhang dieses Buches aufgeführt. Sehr schnell musste ich beim Lesen der diversen Bücher feststellen, dass ich einen anderen Ansatz für Problemlösungen suche. Und zwar einen Ansatz, der sich am Produkt orientiert, eben dem SharePoint-Server, wo es zu vielen Themen viele gute, kleine Lösungsmöglichkeiten gibt. Bill Gates hat in einer Keynote im Rahmen einer Microsoft-Veranstaltung im Jahr 2008 gesagt (frei übersetzt): Was Office im Desktop-Bereich ist, wird SharePoint im Serverbereich werden. Dies gilt aus meiner Sicht, aber nicht uneingeschränkt, für die zur Beherrschung einer solchen Materie benötigte Literatur. Denn SharePoint ist nicht vergleichbar mit Word oder Excel, sondern bietet nicht nur einen anderen Ansatz der Aufgabenlösung, sondern ist mit einem nahezu unendlichen Funktionsumfang behaftet (wenn Sie sich längere Zeit mit SharePoint beschäftigen, werden Sie mir sicherlich zustimmen). Aus diesem Grund habe ich mir das Konzept des praxisorientierten Nachschlagewerks überlegt, bei dem auf ganz konkrete Fragestellungen ganz konkrete Antworten geliefert werden. Dabei unterscheidet sich das vorliegende Buch durch eine sehr stark praxisorientierte Sichtweise ohne überflüssigen Ballast gravierend von anderen Büchern. Sie als Leser erhalten in Form eines Frage-und-Antwort-Spiels zu einzelnen Themenbereichen fertige Anleitungen (Rezepte!), welche die wesentlichen Arbeitsschritte enthalten, um schnell das gewünschte Ergebnis zu erzielen. So erhalten Sie an der Praxis orientierte Antworten auf Fragen der folgenden Art Wie erstelle ich eine SharePoint-Liste?, Wie kann ich die Daten einer SQL-Datenbank in SharePoint anzeigen? oder auch Kann ich mich automatisch per benachrichtigen lassen, wenn in einer Dokumentbibliothek XIX

21 Vorwort eine neue Datei eingefügt wird?. Diese und ähnliche Fragen werden in diesem Buch kurz und knapp, aber in der notwendigen Ausführlichkeit beantwortet. Mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 stellt Microsoft seit einigen Jahren (früher unter dem Namen SharePoint Portal Server) ein sehr umfangreiches und komplexes Integrationswerkzeug zur Verfügung. So kann dieses Produkt als Basis für die Anbindung und Zusammenführung verschiedener Systeme dienen, um dann in dieser gemeinsamen Oberfläche die Nutzung der Systeme zu optimieren. Darüber hinaus steht damit ein System zur Verfügung, mit dem die Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation wesentlich vereinfacht und optimiert werden kann. Ein weiterer Ansatz ist die Verwaltung nahezu beliebiger Datenmengen, die dieses System in die Nähe von Dokumentenmanagementsystemen positioniert. Das Buch orientiert sich an der deutschen Version von Microsoft Office SharePoint Server 2007 (auch im Bereich der Systemverwaltung); auch wenn sich Teile von Microsoft Office SharePoint Server 2007 in den WSS (Windows SharePoint Services) wiederfinden, liegt der Schwerpunkt auf dem Vollprodukt. Bleibt mir an dieser Stelle nur noch, Sie einzuladen in die Welt der SharePoint-Services, die Sie ab einem bestimmten Moment (den Sie selber nicht bestimmen werden) nicht mehr loslassen wird! Viel Spaß und Erfolg mit dem Werkzeugkasten SharePoint! Möchten Sie mir Ihre Erfahrungen schildern oder haben Sie vielleicht Fragen oder Anregungen zu dem vorliegenden Buch, so nutzen Sie dazu einfach die folgende - Adresse: Dirk Larisch Wuppertal, im Herbst 2008 XX