Büromanagement. Dr. Silvia Schroffenegger PR-Beraterin & diplomierte Fachtrainerin

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1 Büromanagement Dr. Silvia Schroffenegger PR-Beraterin & diplomierte Fachtrainerin

2 Rationelle Büroorganisation Zeitdruck und Informationsflut sind heute die Feinde Nr. 1, deshalb sind ein optimal organisiertes Büro, gut organisierte Abläufe und eine durchdachte Zeitplanung so wichtig. Ein gut organisierter Arbeitsplatz heißt Ordnung und Struktur am/um den Schreibtisch schriftliche, strukturierte Planung der Arbeit Checklisten/Vorlagen als Standards professionelle Abwicklung häufiger Tätigkeiten.

3 Arbeitsplatz- bzw. Büroorganisation = Organisation des Arbeitsplatzes = Ratschläge und Hilfsmittel, um Effizienz der Arbeit zu steigern, Such- und Durchlaufzeiten zu verringern und Platz zu sparen. = ein Prozess, wobei jeder sein System finden muss = es gibt kein allgemein gültiges Rezept! Die Qualität der Büroarbeit bestimmt zunehmend den Erfolg eines Unternehmens!

4 Wozu Arbeitsplatzorganisation? bringt Ordnung und Struktur verbessert Zufriedenheit & Motivation schnellere Erledigung der Gästewünsche spart Zeit & Platz verhilft zu besserem Image Arbeitsqualität steigt (gesünder, weil weniger suchen) Produktivität steigt (kürzere Durchlaufzeiten) dient dem guten Betriebsklima vermeidet Stress, Ärger und Konflikte.

5 Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen. Johann Wolfgang von Goethe

6 Der ideale Schreibtisch Ein freier Schreibtisch schafft freien Kopf! Drucker, Scanner, Kopier- und Faxgerät sollten nicht auf dem Schreibtisch stehen. Digitalisieren wo immer es geht! Max. 11 Elemente: PC & Co, Telefon(e), Schreibzeug, Papier, 1 Akt an dem Sie gerade arbeiten, Persönliches, 3 Körbchen

7 Körbchen Posteingang Ansammlung aller Dokumente, die während des Tages eintrudeln (Fax, Post ) ohne sie weiter zu berücksichtigen und dadurch Zeit zu verlieren. Im Block abarbeiten. Beansprucht die Abarbeitung für ein eingegangenes Dokument längere Zeit (über 5 Min. evtl. Aufgabe notieren und ab ins Körbchen zu bearbeiten.

8 Körbchen zu bearbeiten Alle Dokumente, die eine Aufgabe zur Folge haben. Evtl. jede aus einem Dokument resultierende Aufgabe in eine To do-liste aufnehmen und sich evtl. einen Termin machen. To-do-Liste im PC als Vorlage Zeitplanbuch/Kalender/Outlook

9 Körbchen Ablage Alle Unterlagen, die abzulegen sind, also erledigt. Wenn Zeit oder zu best. Zeitpunkt, einräumen in den entsprechenden Ordnern. Wenn Ordner usw. wenn nicht mehr gebraucht ab in das Langzeitarchiv (Keller). Für die Ablage im Langzeitarchiv wichtig: Einheitliche Beschriftung Nicht Ordner, Stehsammlung und Mappen archivieren, sondern ideal Archivboxen (schützen vor Staub und hohen Kosten).

10 Weniger ist mehr! Vorher Nachher

11 Der ideale Schreibtisch Rollunterschrank mit Hängemappen für die Zwischenablage Schubladen mit Büroutensilien, Klarsichthüllen, Briefpapier usw. Alles was sich im direkten Greifraum befindet, wird mehrmals täglich gebraucht.

12 Ein Büro zum Wohlfühlen ordentlich sicher sauber übersichtlich effizient angenehme Raumtemperatur und -geruch niedriger Geräuschpegel, kein Lärm helle, freundliche Beleuchtung Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit!

13 Sinnvolle Büroorganisation Ist-Zustand kritisch beleuchten evtl. Schritt für Schritt entrümpeln und befreien Sortieren Sie systematisch aus: Entfernen Sie nicht Gebrauchtes aus Schreibtisch, Schränken, Regalen und von Fensterbänken Wegwerfen auf Probe (Termin) Ergonomie!? (Fußstütze, Bildschirm, Maus & Mousepad, Tastatur mit Handgelenkauflage) Schreibunterlage (Unterschriften!)

14 Standardisieren Sie Ihre Büroorganisation feste Plätze für Unterlagen & Büroutensilien leichter Zugriff auf Büroutensilien (Trennelemente) einheitliche Beschriftung und Farben (Ordner, Sichthüllen, Inhaltsverzeichnisse) Ende der Zettelwirtschaft durch Sichtbücher (weg mit Post-it s) Unterlagen sofort am richtigen Ort ablegen (Papierkorb, Lesestapel, Zwischenablage, Archiv )

15 Standards erleichtern den Alltag wichtig, wenn man mal ausfällt Checklisten helfen, vereinfachen, befreien Durchlaufzeit festlegen (1-2 Tage) bekämpfen Sie den Lesestapel Wiedervorlage bei Terminsachen (Pultordner für 31 Tage oder Hängesystem) systematische Nutzung von Kameras, Laptop usw. (kein Kabelsalat, Kurzbeschreibung Tastenkombination usw.) Platz sparendes Archiv

16 Eine effiziente Ablage hilft Zeit sparen keine allgemein gültige Formel Ablage auf Papier = Ablage im PC! Aufbewahrungspflicht! Speicherung ( s, Daten, Bilder, Kontakte, Termine usw.) W-Fragen helfen beim ablegen: Warum soll etwas abgelegt werden? Wo soll etwas abgelegt werden? Wie soll etwas abgelegt werden? Wer soll etwas ablegen? Wie lange soll etwas abgelegt werden?

17 Der beste Arbeitsplatz lt. Feng Shui immer mit dem Rücken zur Wand, rechts und links feste Wände vom Sitzplatz Raum und Tür in Sicht geschlossene Regale natürliches Licht, gute Luft positive Bilder, erfreuliche Dekoration gesunde Blumen bringen Lebenskraft Rot, Purpur, Orange und leuchtendes Gelb verstärkt Energie Entrümpeln, Aufräumen & Entfernen weg mit eckigen, scharfen und spitzen Gegenständen!

18 Fazit: Ordnung hilft Zeit sparen Alle Dinge haben ihren festen Platz. Wenn Sie Dinge benutzen, stellen Sie sie sofort danach auf ihren Platz zurück. Bündeln Sie verschiedene Themen (Bsp. Buchhaltung) und Aufgaben (Bsp. Telefonate). Ordner statt Stapel Aufräumen als Ritual Checkliste für wiederkehrende Tätigkeiten 1x pro Jahr eine umfassende Aufräumaktion.

19 Arbeitsprozesse optimieren optimale Durchlaufzeiten? Termintreue? Reklamationsquote? Ansätze für Verbesserungen/Ideen finden Wie effizient sind bestimmte Büroabläufe bzw. Arbeitsabläufe (Telefonieren, -Bearbeitung, Besprechungen, Besucher empfangen, Behördengänge )?

20 Telefonverhalten optimieren MERKE: Jedes Telefonat ist eine Art Visitenkarte Ziel/Grund definieren (Was soll erreicht werden?) richtigen Rahmen schaffen (Schreibzeug, Geräusche, richtiger Zeitpunkt?) korrekte Meldeformel gute Vor- und Nachbereitung gut funktionierende Technik (Telefongerät, Anrufbeantworter) und Kontakteverwaltung

21 Erfolgreiche, professionelle Telefonate positive Einstellung sind das Wichtigste Gästeorientierung an oberster Stelle Fragen stellen/lösungen anbieten welche Wirkung hat Ihr Verhalten? flexibel auf den Gesprächspartner einlassen höflich & freundlich Gesprächspartner mit Namen ansprechen volle Konzentration & Aufmerksamkeit Zuhören! ähm, hä, hm vermeiden. 21

22 Erfolgreiche, professionelle Telefonate Achtung auf Gestik, Mimik und Gesprächstempo Wünsche, Erwartungen, Stimmung, Wissen des Gesprächspartners erkennen gleiche Wellenlänge/Inhalt? Bewusstsein wie wichtig Stimme & deren gezielter Einsatz positive, bildhafte, klare Sprache in der Kürze liegt die Würze (Effizienz, Kosten) Lächeln sieht man. 22

23 Multitasking ist ungesund 23

24 Professionelle s schnell schreiben und bearbeiten Betreff ist Pflicht Achtung bei an, cc, bcc persönliche Ansprache, nette Schlussformel Text kurz, bündig, höflich Empfänger als Mensch wertschätzen Struktur durch Absätze und Aufzählungszeichen Textbausteine nutzen korrekte Signatur Rechtschreibregeln einhalten (DIN 5008 wie Brief) Versand ohne Fehler Achtung bei großen Anlagen verständliche Abwesenheitsnotiz.

25 Effiziente -Bearbeitung Alternative Telefon? Spamfilter/Virenscanner Bearbeitung 2x pro Tag (im Block zu fixen Zeiten) -Eingangsmeldung ausblenden lesen Sie jedes nur 1x sofort bearbeiten, wenn nicht länger als 3-5 Minuten notwendig Ordner zu bearbeiten, Ablage, Lesen Beantwortung: 24-Stunden-Regel Posteingang freihalten automatische Lesebestätigung ausschalten keine sinnlose Newsletter, Kettenbriefe usw. Wer sät, wird ernten.

26 Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen. Seneca

27 Zeitverschwendung Lt. Studie des Fraunhofer-Instituts verschwenden BüromitarbeiterInnen durchschnittlich 32% ihrer Arbeitszeit. Gründe: Suche nach dem richtigen Dokument schlecht abgestimmte Prozesse sonstige unproduktive Tätigkeiten. Sägeblatteffekt

28 Zeitdiebe sind = Zeitverbrauch, der nicht viel bringt. Unordnung schlecht organisiertes Büro unvollständige Unterlagen Papierflut fehlende Hilfsmittel Handy, Spam-Mails usw. ungenügende Fertigkeiten (PC usw.) Langsamkeit schlechte Zeiteinteilung Unlust, Müdigkeit, Ängste, Sorgen, Schwatzhaftigkeit. Vieles lässt sich durch bessere Zeiteinteilung bzw. bessere Ordnung in den Griff bekommen!

29 Was sind Ihre Zeitdiebe??? Zu viele s oder zu viel Papierkram? Schlecht organisierte Kommunikation? viel Telefon? häufig Besucher? Aufschieberitis? Unvorhergesehenes? Ziellosigkeit? schlechtes Delegieren? nicht NEIN sagen können? Unfähigkeit (Software, Geräte )?

30 Zeitmanagement = systematisches, diszipliniertes Planen der Zeit, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben. (Ralf Sanftleben) = Reihe von Strategien & Techniken (Arbeitsmethodik). Bereiche: Zeitfresser eliminieren Ziele festlegen (Tagesziel?) Plan erstellen (Tagesplanung) Prioritäten setzen (Was ist am wichtigsten?) Motivation fördern und Energiebilanz verbessern (Umfeld, Gewohnheiten, sich Gutes tun )

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32 Tagesplanung mit System Abends Tagesplan für nächsten Tag (kostet 8-10 Min.) den Tag positiv beginnen & beenden ungestörte Zeitblöcke einbauen ( stille Stunde ) Zeitdiebe/Unterbrechungen unter Kontrolle Besuche/r nur gegen Termin Besprechungen/Telefonate konkret planen Dokumente nie 2x in der Hand halten delegieren und auch mal Nein sagen Marotten ändern

33 Hilfsmittel um Zeit zu sparen Vorlagen/Muster helfen Zeit sparen: Brieffamilie (Brief- und Faxvorlage) Vorlage für Angebote Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen Muster Powerpoint-Präsentation Visitenkarte Signatur bei s Textbausteine Vertragsvorlagen Maßnahmenprotokolle Checklisten (Bsp. jährlicher Termin Steuerberater, Organisation Tag der offenen Tür, Sommerfest)

34 Motivation & Entspannung Positive Einstellung Ziel setzen und erreichen, sich belohnen, neue Motivation haben und neues Ziel setzen Anti-Stress-Maßnahmen (vorbeugen, annehmen, entspannen) Tipp: Jeden Tag etwas tun, das Ihnen sehr viel Freude bereitet. Jeden Tag etwas tun, das Sie Ihrem Ziel näher bringt. Jeden Tag etwas tun, das Ihnen zur Arbeit einen Ausgleich schafft.

35 Fazit: Es liegt ganz an uns selbst! richtige Einstellung bündeln einmal organisiert immer organisiert Papierkorb ist der beste Freund des Büromenschen Funktionierende Systeme & gekonnter Umgang? belohnen fördert die Motivation entrümpeln macht frei! Disziplin, Freude und Konsequenz alles hat und alles braucht seine Zeit!

36 Viel Spaß und eine gute, entspannte Arbeit im Büro!