Zeitplanung und Selbstmanagement

Transkript

1 Zeitmanagement Seite 1 Zeitplanung und Selbstmanagement Effiziente Arbeitsorganisation mit aktuellen Technologien

2 Zeitmanagement Seite 2 Inhalte des Vortrags: Zeitplanung und Selbstmanagement Effiziente Arbeitsorganisation mit aktuellen Technologien: Steuern Sie Ihren Arbeitsalltag mit Outlook Behalten Sie den Überblick: Termine Aufgaben Kontakte Die Informationsflut per aktiv steuern Zeitfallen erkennen und beseitigen

3 Zeitmanagement Seite 3 Steuern Sie Ihren Arbeitsalltag mit Outlook Sie können Ihre Aufgaben 1. sofort bearbeiten 2. heute erledigen 3. terminieren Daraus ergeben sich folgende Baustellen : 1. Spiralblock für aktuelle Notizen 2. Outlook/Lotus Notes

4 Zeitmanagement Seite 4 3. Eingangskorb // Pultordner 4. -Posteingang

5 Zeitmanagement Seite 5

6 Zeitmanagement Seite 6 In einer Aufgabe ein Dokument speichern: Aufgabe anlegen Registerkarte EINFÜGEN Datei anfügen

7 Zeitmanagement Seite 7 Datei auswählen: anklicken Button: EINFÜGEN anklicken, Als Hyperlink einfügen auswählen Das Ergebnis sieht dann so aus:

8 Zeitmanagement Seite 8 So wird aus einer eine Aufgabe: Benutzen Sie die RECHTE Mousetaste:

9 Zeitmanagement Seite 9

10 Zeitmanagement Seite 10 Benutzen Sie die LINKE Mousetaste:

11 Zeitmanagement Seite 11 So können Sie mehrere s zu einer Aufgabe zusammenfassen: Markieren Sie mit gedrückter STRG -Taste die s, die Sie als Aufgabe zusammenfassen wollen: Wählen Sie mit der rechten Mousetaste aus, wie Sie die Mails in die Aufgaben übernehmen wollen: kopieren oder verschieben

12 Zeitmanagement Seite 12 Weiterleiten von Aufgaben an Kollegen: Weiterleiten über Aufgabe zuordnen oder über Ansicht Symbolleisten Anpassen Befehle - links Aktionen auswählen rechts Weiterleiten in die Symbolleiste verschieben

13 Zeitmanagement Seite 13 So stellen Sie die Kalenderanzeige dar: 1. Arbeitswoche oder Wochenansicht anklicken 2. Ansicht Aufgabenblock anklicken

14 Zeitmanagement Seite 14 Im Outlook-Kalender automatisch die Feiertage eines Jahres eintragen: Im Outlook-Kalender: EXTRAS OPTIONEN auswählen KALENDEROPTIONEN auswählen Feiertage hinzufügen

15 Zeitmanagement Seite 15 Behalten Sie den Überblick: Termine Aufgaben Kontakte Termine und Besprechungen organisieren Gemeinsame Besprechungsorganisation Voraussetzung: Alle Beteiligten verfügen über eine Exchange-Server-Anbindung

16 Zeitmanagement Seite 16

17 Zeitmanagement Seite 17 Mit Gruppenzeitplänen und Verteilerlisten schnell Besprechungen planen Das Mittel sind die sogenannten Kalendergruppen, in denen Sie die Kalenderinformationen anderer Mitarbeiter Ihrer Organisation in einer Zusammenschau überblicken können. Besteht z. B. Ihre AG Organisation aus den Mitgliedern solingen1, must und demo und Sie rechnen mit wiederholten Treffen, so könnten Sie eine entsprechende Kalendergruppe aus dem Start-Register Ihres Kalenders erstellen. Ihren Vorteil schöpfen Sie dann später, wenn Sie zur übersichtlichen Darstellung der Termine aller Mitglieder der AG Organisation dann nur noch einen passenden Haken im Navigationsbereich Kalender machen. So könnte es aussehen:

18 Zeitmanagement Seite 18 Und eine neue Besprechung berufen Sie dann aus dieser Ansicht einfach ein neue Besprechung mit allen (bitte dazu auf das Dreieck am Symbol klicken). Sollten Sie jetzt noch nach den Verteilerlisten suchen Sie haben einfach nur ihren Namen geändert und heißen fortan Kontaktgruppen. Eine Kontaktgruppe, die die Mitglieder der AG Organisation umfasst, könnten Sie zum Versand sonstiger Nachrichten verwenden. Sie wollen vielleicht nicht nur Besprechungen planen, sondern auch einmal Dokumente versenden? Erstellen Sie ein neues Element aus der Klasse der weiteren Elemente. Da finden Sie dann die Möglichkeit, eine Kontaktgruppe zu erstellen.

19 Zeitmanagement Seite 19 Terminkoordination mit Doodle Unter finden Sie im Internet eine immer häufiger angewendete Form der Terminvereinbarung:

20 Zeitmanagement Seite 20 Kontakte richtig nutzen Grundeinstellung, um Kontakte zu verknüpfen Registerkarte DATEI, OPTIONEN auswählen, dann auf KONTAKTE gehen. Hier einen Haken setzen bei Verknüpfen Im Kontakt nun das Feld Kontakte anklicken Nun haben Sie in allen Bereichen von Outlook die Möglichkeit, einen Kontakt dem jeweiligen Element, wie z. B. einem Termin, zuzuordnen und das Element über den Kontakt wiederzufinden. Um einen Kontakt mit einem oder mehreren anderen Kontakten zu verknüpfen, klicken Sie in einem geöffneten Kontakt unten rechts auf die Schaltfläche Kontakte. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, aus dem Sie die andere Person auswählen. Klicken Sie anschließend auf OK. Sie können mehrere Kontakte zu einer Person zuordnen. Wiederholen Sie hierfür einfach den beschriebenen Weg.

21 Zeitmanagement Seite 21 Aus der unteren Liste die zu verknüpfenden Kontakte anklicken, mit OK hinzufügen

22 Zeitmanagement Seite 22 Das Ergebnis sieht dann so aus:

23 Zeitmanagement Seite 23 Die Informationsflut per aktiv steuern Informationen effizient steuern: Informationen sind Bringschulden und Holschulden. Informationen können fließen. ereignisorientiert und/oder zeitorientiert Informationen im Projekt-Ordner:

24 Zeitmanagement Seite 24 Die -Flut beherrschen: Spielregeln für den -Verkehr 1. s werden kurz und knapp formuliert. Absätze fördern die Übersichtlichkeit. 2. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile mit einem deutlichen Hinweis auf den Inhalt der (z. B.: Erbitte Terminverschiebung für Projektmeeting am ) 3. s werden in normaler Schreibweise nach den Regeln der deutschen Rechtschreibung verfasst. 4. s werden kundenorientiert verfasst, auf Abkürzungen wird verzichtet. 5. Verzichten Sie auf Endlosanhänge, die den Empfänger-PC lange Zeit blockieren. 6. Wählen Sie nur ein Thema pro . So können Sie mit dem Empfänger in einem Frage-Antwort-Spiel ein Thema umfassend behandeln. 7. Der Verteiler wird sorgfältig gewählt. So lässt sich die -Kommunikation beschleunigen und vereinfachen: Verwenden Sie in der Betreff-Zeile "Tags". Das sind vorangestellte international anerkannte Kürzel: FYI = Zur Information, Urgent = Dringend Done = Erledigt Fun = Privat Für ganz kurze Mitteilungen können Sie außerdem auch nur die Betreff-Zeile nutzen und dann ans Ende des Textes den Tag EOM = Ende der Nachricht setzen. Dann sieht der Empfänger gleich, dass er die nicht öffnen muss.

25 Zeitmanagement Seite 25 Die -Flut eindämmen Effiziente Bearbeitung der -Flut: Lassen Sie sich intern und extern aus Verteilern streichen Abonnieren Sie nur die News (-letter), die Sie wirklich lesen Schalten Sie die Meldung neue aus und lassen Sie sich nicht ständig in Ihrer Arbeit unterbrechen Organisieren Sie Ihre s im Outlook unter Organisieren, Farbe verwenden farblich nach Absender: o s vom Chef sind rot o s cc sind grün o s der Abteilungsleiter sind gelb Bearbeiten Sie eingehende s sofort und nutzen Sie Ihren Posteingang nicht als ständige Erinnerung für To Do s

26 Zeitmanagement Seite 26

27 Zeitmanagement Seite 27 CC- s im Posteingang Mit einer Outlook-Regel legen Sie fest, was das Programm tut, wenn bestimmte Bedingungen vorliegen. Beispiel: Alle -Nachrichten, die Sie in CC bekommen, werden von Outlook automatisch in den Ordner CC-Mails verschoben. Im -Posteingang den Ordner Posteingang anklicken und mit der rechten Mousetaste einen neuen Ordner erstellen:

28 Zeitmanagement Seite 28 Das sieht dann so aus: Im Datei-Register finden Sie unter der Rubrik Information die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten

29 Zeitmanagement Seite 29 Dann öffnet sich dieses Fenster: Im unteren Feld klicken Sie auf die unterstrichenen Werte, bis der Ordner CC-Mails angezeigt wird. Klicken Sie auf Neue Regel und wählen Sie folgendes aus:

30 Zeitmanagement Seite 30 Klicken Sie auf Weiter.

31 Zeitmanagement Seite 31

32 Zeitmanagement Seite 32 Klicken Sie auf Zielordner und wählen Sie unten CC-Mails aus.

33 Zeitmanagement Seite 33 Klicken Sie auf Weiter und beenden Sie die Regel im nächsten Fenster.

34 Zeitmanagement Seite 34

35 Zeitmanagement Seite 35 Automatische Text für s: Legen Sie sich eine Tabelle als Word-Datei an, in der Sie alle Kürzel und deren Bedeutung eintragen: vdfdi hes1 wves fgad eswwi vielen Dank für die Information heute erhalten Sie die Seminarunterlagen zu der Veranstaltung am wie versprochen erhalten Sie Freundliche Grüße aus Detmold Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen Danach gehen Sie folgendermaßen vor: Registerkarte DATEI auf OPTIONEN gehen:

36 Zeitmanagement Seite 36 auswählen: Rechtschreibung und Auto-Korrektur auswählen:

37 Zeitmanagement Seite 37 Auto-Korrektur-Optionen auswählen:

38 Zeitmanagement Seite 38 Abkürzungen und dazugehörigen Text aus der Tabelle von oben (Bild 1) eintragen:

39 Zeitmanagement Seite 39 So realisieren Sie das papierarme Büro: s gezielt ablegen Organisieren Sie Ihre s nach dem WEDA-Prinzip: W wegwerfen: löschen E erledigen: sofort, heute oder am Tag X bearbeiten D delegieren: weiterleiten A ablegen: speichern: 1. Posteingang Ordner allgemein jährliche Ordnung 2. Posteingang Themenordner 3. Laufwerk Themenordner

40 Zeitmanagement Seite 40 Zeitfallen erkennen und beseitigen Machen Sie Ihre Zeitdiebe dingfest: Jeder Arbeitsplatz unterliegt zahlreichen Störfaktoren, die von außen wirken und von außen gesteuert werden. Darüber hinaus treten auch durch den eigenen Arbeitstil und schlechten Gewohnheiten Störfaktoren auf. Die Zeitdiebe von außen können Sie am Arbeitsplatz nur bedingt beeinflussen. Einen großen Einfluss haben Sie jedoch auf Ihr eigenes Verhalten und Ihre Einstellung zu den Zeitdieben. Bringen Sie Ihre Zeitdiebe auf den Punkt: Daten Fakten - Analyse

41 Zeitmanagement Seite 41 Meine persönlichen Tagesziele Was will ich aus dem heutigen Tag umsetzen?