Interaktive Dokumente

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1 Whitepaper Interaktive Dokumente The Document Creation in ECM TM idparc AG Brünnenstrasse Bern Tel. Fax

2 idparc AG, Bern, Der Inhalt dieses Dokuments unterliegt dem Urheberrecht. Veränderungen, Kürzungen, Erweiterungen und Ergänzungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch idparc AG, Bern. Jede Vervielfältigung ist nur zum persönlichen Gebrauch gestattet und nur unter der Bedingung, dass dieser Urheberrechtsvermerk beim Vervielfältigen auf dem Dokument selbst erhalten bleibt. Jede Veröffentlichung oder jede Übersetzung bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch idparc AG, Bern. Gewerbliche Nutzung oder Nutzung zu Schulungszwecken durch Dritte bedarf ebenfalls der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch idparc AG, Bern. Die Verwendung von Warenzeichen und Schutzmarken in diesem Dokument, dessen ungeachtet ob als solche kenntlich gemacht oder nicht, erfolgt untere Beachtung der jeweiligen Eigentumsrechte an ihnen. Version vom

3 Einführung Definition Interaktive Dokumente sind Dokumente, die aufgrund von Interaktionen durch einen Sachbearbeiter individuell pro Geschäftsfall erstellt werden. Inhalt und Form der Dokumente sind abhängig von den erfassten Daten und sind erst nach Abschluss der Erfassung definitiv bestimmbar. Aufbau des Dieses Dokument zeigt zuerst den klassischen Lösungsansatz anhand von konkreten Whitepapers Umsetzungen auf und würdigt danach die dabei herrschenden Herausforderungen mit diesem Ansatz. Abschliessend wird der einmalige Lösungsansatz von DocGenie von idparc als effektive Alternative vorgestellt. Ziel des Dem Leser wird ein abgerundetes Bild zum Thema Interaktive Dokumente und deren Whitepapers Herausforderungen vermittelt. Es soll das Verständnis beim Leser fördern, dass 1) Interaktive Dokumente eine Lücke in bestehenden Verwaltungssystemen aufdecken und 2) deren Lösung nicht trivial ist, sondern gereifte Softwarelösungen in Ergänzung zu bestehenden Verwaltungssystemen erfordert. 3/11

4 Klassischer Lösungsansatz Formular-basierte Bearbeitung Im Folgenden werden verschiedene konkrete Softwarelösungen vorgestellt. Bei allen vorgestellten Produkten werden die fehlenden Daten beim Sachbearbeiter mittels Eingabemasken (Formularen) eingefordert. Die Produkte verfolgen aber unterschiedliche Vorgehensweise, um fehlende Daten einzufordern: Step-by-Step, Wizard mit Eingabeblöcken Wizard mit Rücksprung aus Vorschau Bei den beiden ersten Beispielen, kann das fertige Dokument erst nach vollständiger Durchführung der vorgängigen Eingabe erzeugt werden. Im letzten wird eine Vorschau angeboten, welche zur Laufzeit noch punktuell angepasst werden kann. Sämtliche Screenshots stammen von frei zugänglichen Demoversionen aktueller Softwarelösungen. 4/11

5 Beispiel 1: Step-by-Step Vorgehensweise Klassische Step-by-Step Vorgehensweise. Es werden alle notwendigen Eingaben schrittweise mittels Formularen eingefordert. Die Schritte sind nach logischen Kriterien aufgebaut. Jeder Schritt ist benannt und fordert den Sachbearbeiter auf, mittels geeigneter Kontrollelemente (Datumsfeld, Eingabefeld, Auswahllisten, usw.) die fehlenden Eingaben zu erfassen. Es finden Echtzeit-Validierungen statt, um Eingabefehler zu vermeiden. Damit wird der Sachbearbeiter sequentiell durch den Eingabeprozess geführt. Als letzter Punkt wird dem Sachbearbeiter die Generierung des Dokuments angeboten. 5/11

6 Beispiel 2: Wizard 6/11

7 Vorgehensweise Der Sachbearbeiter wird durch 4 Hauptprozesse geführt, welcher jeder in sich komplett abgeschlossen werden kann. Der Sachbearbeiter wird so durch Hauptthemen geführt, womit er sich auf die jeweils relevanten Eingaben konzentrieren kann. Beispiel 3: Wizard 1. Prepare: Auswahl der Vorlage und des Kunden 2. Verify: Die Daten des Kunden werden verifiziert 3. Preview: Das Dokument wird als komplette Vorschau angeboten, wobei der Sachbearbeiter je nach Geschäftsfall noch Optionen zur Veränderung des Aussehens des Dokuments wählen kann. 4. Distribute: Schlussendlich wird das Ausgabeformat definiert, wobei in diesem Beispiel noch personalisierte Meldungen durch den Sachbearbeiter zugefügt werden können. Erst bei diesem Punkt wird das eigentliche Dokument anhand kompletter Daten generiert. Vorgehensweise In diesem Beispiel wird der Sachbearbeiter durch geeignete Fragestellungen interviewed. Er hat dabei die Möglichkeit zwischen Express und Ausführlich zu wählen. Mit Express werden vorgegebene Standard-Annahmen automatisch verwendet. Beim ausführlichen Interview wird der Sachbearbeiter analog zum Step-by-Step Beispiel durch eine Reihe von Fragen geführt. Die Fragen sind thematisch abgegrenzt und links wird symbolisch angezeigt, an welcher Stelle man sich im Interviewprozess befindet. So kann während des Prozesses in ein anderes Thema gesprungen werden. Rücksprung aus Nach jedem einzelnen Schritt wird das Dokument entsprechend neu erstellt und als Vorschau angezeigt. Durch Antippen einer bestimmten eingerahmten Stelle, kann zu einer Vorschau Frage gesprungen werden und diese neu beantwortet werden. 7/11

8 Jedes mal erhält die Vorschau eine entsprechend neue Ansicht. Eingebettet in ein übergeordnetes Step-by-Step Vorgehen, kann das fertige Dokument angefordert werden. Herausforderungen Allen vorgestellten Lösungsansätzen müssen sich folgenden Herausforderungen stellen: Die gestellte Frage liefert ungenügende Informationen, da diese nicht im Kontext des Dokuments eingesehen werden kann. Die Frage kann falsch verstanden werden. Wie aufwändig ist das Wiederholen des Eingabezyklus, wenn eine Eingabe falsch war? Müssen alle Fragen nochmals durchlaufen werden? Wie werden Fragen gehandhabt, die abhängig sind von Antworten anderer Fragen? Wer bestimmt den exakten Ablauf der Fragen? Wie werden diese Fragen in der Web-Applikation administriert? Kann diese Änderung zur Laufzeit auch durch einen Superuser durchgeführt werden? Wie flexibel ist ein solches System, wenn zusätzliche Konditionen mit diametralem Einfluss (z.b. Geschlecht, Alter, etc.) eingeführt werden müssen? Wie gelangen Änderungen zum Sachbearbeiter? Was muss verteilt werden? Wie werden solche Dokumente aus Fachanwendungen angesteuert? Wie können solche Dokumente serienmässig erstellt werden? Ist das überhaupt möglich? 8/11

9 Moderner Lösungsansatz Kontext-sensitive Bearbeitung Bearbeitung direkt im Kontext Der nachfolgend aufgezeigt Lösungsansatz revolutioniert das Vorgehen, liegt aber eigentlich auf der Hand: Der Sachbearbeiter beantwortet Fragen direkt innerhalb der Dokumentenvorschau. Er bleibt also immer mit dem Kontext des Dokuments vertraut, auch wenn dieses bei der Beantwortung einer Frage einen neuen Weg geht. Die nachfolgend vorgestellte Lösung basiert auf DocGenie. Direkt eingebettet in die Dokumentenvorschau werden Kontext-sensitive Fragen gestellt, mit welchen der Sachbearbeiter genau und sofort sieht, wie sich das Dokument nach Beantwortung verändert. Vorteil gegenüber Gegenüber der klassischen Step-by-Step Verarbeitung besteht ein entscheidender Vorteil, indem der Sachbearbeiter immer im Kontext des Dokuments Step-by-Step bleibt. Damit lassen sich auch variable Textsequenzen intuitiv bearbeiten. Solche Beispiele gibt es unzählige und geben den Dokumenten trotz Standardisierung einen hohen Grad an Individualität. GUI = Dokument Bei Formular-basiertem Vorgehen sind solche flexible Sequenzen praktisch unmöglich, da die Formulierung der entsprechenden Eingabe nur schwer zu realisieren oder zu verstehen ist, weil der Kontext fehlt. Ausserdem ist in der vorgestellten Lösung keine parallele Konfiguration von Dokument und Eingabe GUI notwendig. GUI und Dokument sind inhaltlich prinzipiell identisch! 9/11

10 Variabilität innerhalb Kontext Dieses Beispiel zeigt, wie auf den jeweiligen Geschäftsfall eingegangen werden kann. Je nach Antwort auf eine Frage innerhalb des Texts, nimmt dieser unterschiedliche Formen an und kann wiederum eigene Fragen stellen. Vorteil gegenüber Wie sollen solche Fragen in Abhängigkeit von Antworten vorgängiger Fragen vorab gestellt werden, ohne dass der Sachbearbeiter den Überblick klassischer Methode verliert. Unlimitierte Listen im Im folgenden Beispiel wird eine Liste zur Auswahl angeboten. Kontext Jeder dieser Einträge kann wiederum Eingaben beinhalten, welche sofort im Kontext angeboten werden: 10/11

11 Bearbeitung im Blindverfahren Während sämtliche klassischen Methoden ein Interaktives Dokument zu komplettieren auf der Interaktivität via GUI mit einem Sachbearbeiter beruhen, können mit DocGenie beliebige Interaktive Dokumente auch im Blindverfahren generiert werden. Vorbelegte Variablen Blindverfahren bedeutet, dass Dokumente in hoher Anzahl ohne Aufsicht produziert werden können. Die dazu notwendigen Daten werden vorgängig bereit gestellt, z.b. ab Datenbank oder Excelliste. DocGenie garantiert, dass jedes definierte Dokument immer auch im Blindverfahren in beliebiger Anzahl produziert werden kann. Sämtliche verwendeten Variablen können prinzipiell vorbelegt werden, egal ob es sich um ein Datum, einen Klick in einer Auswahlliste, einen Dropdown-Eintrag handelt. DocGenie setzt das entsprechende Dokument so zusammen, wie wenn es interaktiv via GUI definiert worden wäre. Anbindung an Dies ist die Grundlage für die Anbindung an beliebige Fachanwendungen. Diese konzentrieren sich auf die Lieferung von Daten aus ihrer Anwendung und werden entlastet von Fachanwendungen Logik, welche nur in Dokumenten relevant ist. Herausforderungen gelöst! Die vorgestellte Kontext-sensitive Bearbeitung kann mit sämtlichen Herausforderungen der klassischen Bearbeitung von Interaction Dokumenten umgehen. Weitere Informationen zu DocGenie finden Sie auf. 11/11