Aufgrund der Fragen und Rückmeldungen in der Begleitgruppe wurden diese Ergänzungen und Präzisierungen zum PSYREC-KTR-Handbuch erstellt.

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1 Notiz Datum 14. August 2008 an Begleitgruppe PSYREC-KTR Betrifft Ergänzungen zum PSYREC-KTR-Handbuch Aufgrund der Fragen und Rückmeldungen in der Begleitgruppe wurden diese Ergänzungen und Präzisierungen zum PSYREC-KTR-Handbuch erstellt. Allgemeines Eintrittsvariablen bei Jahresüberliegern Die Basisvariablen und der Zusatz Kinder/Jugendliche müssen bei Jahresüberliegern 2007/2008 gemäss neuem PSYREC-KTR ausgefüllt werden. Die GD stellt den Betrieben Zuordnungstabellen zu, die den Kliniken aufzeigen, wie die gemäss altem PSYREC erhobenen Eintrittsdaten in den neuen PSYREC-KTR überführt werden können (vgl. die entsprechenden Zuordnungstabellen). Fallgruppierungs- und Qualitätsdaten müssen für Patienten mit Eintritt vor 2008 nur bei Austritt erhoben werden (wenn Austritt nach ). Erhebung der Austrittsvariablen bei nicht regulär abschliessbaren Fällen Können Behandlungen nicht regulär abgeschlossen werden, muss Variable 421 (Entscheid für Austritt) zwingend einer der folgenden Ausprägungen entsprechen: 20=auf Initiative des/r Patient/in (nur gegen Ansicht des Behandelnden), 21=Entweichung, 51=Patient hat sich suizidiert, 52=Patient ist gestorben (ausser Suizid), 80=anderes, 90=unbekannt. In solchen Fällen müssen die Austrittsvariablen grundsätzlich auch ausgefüllt werden. Ausnahmen bestehen für die Variablen Diese Variablen können leer gelassen werden. Austrittsdiagnosen können, sofern keine Austrittsdiagnose besteht, aus den Eintrittsdiagnosen übernommen werden. Die Fallgruppierungsvariablen (Variable ) sollen mit 9=missing codiert werden. CGI und GAF ( ) müssen nicht angegeben werden, die Felder bleiben leer. Beim OQ-45 sollen Werte für Unfähigkeit resp. Verweigerung codiert werden (vgl weiter unten). Dasselbe gilt für den ZÜPAZ (nur stationär). Ergänzungen PSYREC-KTR-Handbuch_14_08_2008.doc

2 Definition stationär Die Beschreibung auf Seite 15 im Handbuch ist eine Präzisierung des Diagrammes auf Seite 80. Sofern die ersten beiden Kriterien des Diagrammes auf Seite 80 nicht erfüllt sind, ist ein Fall stationär, wenn eine Überweisung in ein Zweitspital zwecks stationärem Aufenthalt erfolgt. Falldefinition ambulant / teilstationär (vgl. PSYREC-KTR-Handbuch, S. 18) Per 1. Januar 2009 gilt neu folgende Falldefintion: Ambulante und teilstationäre Fälle werden abgeschlossen, wenn ein Behandlungsende vereinbart wurde. Sind am des Erhebungsjahres keine Folgetermine bekannt, sind ambulante und teilstationäre Fälle ebenfalls abzuschliessen. Kann ein Fall zum Jahresende nicht regulär abgeschlossen werden, kommt für die Austrittsvariablen die Regelung für nicht regulär abschliessbare Fälle zur Anwendung (vgl. Ausführungen zur Erhebung der Austrittsvariablen bei nicht regulär abschliessbaren Fällen). Für die telefonische Beratung gelten die Regeln gemäss Handbuch. Fallabgrenzung bei einem Wechsel der Behandlungsart (vgl. PSYREC-KTR- Handbuch, S.16) Die Fallabgrenzung bei einem Wechsel der Behandlungsart wird per 1. Januar 2009 in folgendem Sinne konkretisiert: Ein Wechsel der Behandlungsart wird nicht im gleichen Fall dokumentiert. Wird eine ambulante / teilstationäre Patientin stationär aufgenommen, muss ein neuer stationärer Fall eröffnet werden. Der ambulante / teilstationäre Fall muss jedoch nicht geschlossen werden, sondern ruht während des stationären Aufenthalts (keine Datenerfassung). Nach Beendigung des stationären Aufenthalts, kann der bestehende ambulante / teilstationäre Fall fortgeführt werden. Besteht kein offener ambulanter / teilstationärer Fall, muss für die Behandlung im Anschluss an den stationären Fall, ein neuer Fall eröffnet werden. Die Regeln gemäss Falldefinition ambulant / teilstationär sind zu beachten. Dies gilt sinngemäss für alle Möglichkeiten eines Wechsels der Behandlungsart. Seite 2/9

3 Allgemeine Variablen Falltyp (Variable 3 und S. 20 im Handbuch) Einem Fall ist jeweils aus Sicht des Datenjahres ein Falltyp zuzuweisen. So kann ein Fall, der in einem Jahr Typ B war, im kommenden Jahr ein Typ A oder C sein. (vgl. Präsentation Sitzung Begleitgruppe vom zur Veranschaulichung der Falltypen im Zeitablauf). Aufnehmende / entlassende Station (Variablen 101/119) Es ist die GD-Kostenstelle anzugeben (Bsp. 5500G für Psychiatrie Akut). Aufnehmende / entlassende Station (Variablen 101/119) bei nicht staatsbeitragsberechtigten Kliniken Es sind entsprechende Kostenstellen gemäss separater Liste zu verwenden. Eintritts- und Austrittsstunde (Variablen 103/120) bei teilstationären und ambulanten Fällen Bei ambulanten und teilstationären Fällen können die Eintritts- und Austrittsdaten ohne Stunden angegeben werden. Definiton Konsultation (Variable 139) Die im Handbuch beschriebene Definition einer Konsultation greift zu kurz. Grundsäztlich bedingt eine Konsultation immer einen Kontakt zwischen Patient und behandelnder Fachperson. Zudem muss es sich um eine gegenüber den Versicherern verrechenbare Leistung handeln. Für Telefongespräche und Gutachten sowie externe Hausbesuche gelten die Regeln gemäss Handbuch. Seite 3/9

4 Diagnosen Erhebung der Diagnosen bei ambulanten Konsultationen Bei ambulanten Fällen mit nur 1-2 Konsultationen besteht oft keine Diagnose. Solche Fälle sollen als F99 (Psychische Störungen ohne nähere Angaben) codiert werden. Zusätzlich soll in der ersten Nebendiagnose Z41.9 angegeben werden (Massnahme aus anderen Gründen als der Wiederherstellung des Gesundheitszustandes, nicht näher bezeichnet). Sobald jedoch eine Verdachtsdiagnose besteht ist dies anzugeben. Ab der 4. Konsultation ist zwingend eine präzise Diagnose anzugeben. Eintritts- und Austrittsdiagnosen bei ambulanten Behandlungen bei nicht psychiatrischen Diagnosen (Z00, Z00.4): Wenn keine Hauptdiagnose aus der F-Gruppe vorliegt ist bei der Hauptdiagnose F99 zu codieren. Die Z-Diagnose wird in der Nebendiagnose abgebildet. Behandlungen Behandlungsauftrag (Variable 400) für Notfälle Kurze Behandlungen können ebenfalls als 1= Krisenintervention codiert werden, auch wenn diese nicht in einem Kriseninterventionszentrum (KIZ) stattfinden. Die Präzisierung nur wenn in einem KIZ durchgeführt wird aufgehoben. Zwangsmedikation, Zwangsisolation, Zurückbehaltung (Variablen ) im ambulanten und teilstationären Bereich Diese Variablen müssen nur für stationäre Behandlungen angegeben werden. Bei ambulanten und teilstationären Behandlungen können diese Felder leer gelassen werden. Zusatz Kinder/Jugendliche Erhebung Zusatz Kinder/Jugendliche bei teilstationären und ambulanten Fällen Der Zusatz Kinder/Jugendliche muss bei teilstationären und ambulanten Fällen erst ab der 4. Konsultation erhoben werden. Seite 4/9

5 Diagnose für Kinder und Jugendliche (vgl. Handbuch S. 52f) Achse 1. Achse Klinischpsychiatrisches Syndrom (Vgl. auch Abschnitt 8.2, S. 42 im Handbuch) 2. Achse Entwicklungsstörungen Ergänzung Es ist zwingend eine Hauptdiagnose anzugeben. Besteht keine Hauptdiagnose wird F99 codiert, sobald eine Verdachtsdiagnose besteht, ist diese zu codieren. Die Variablen und können angegeben werden, die Hauptdiagnose ist bei Eintritt und Austritt zwingend anzugeben. Liegt keine Entwicklungsstörung sind die Felder leer zu lassen. 3. Achse Intelligenzniveau Keine Ergänzungen 4. Achse körperliche Symptomatik 5. Achse Aktuelle abnorme psychosoziale Umstände 6. Achse Globalbeurteilung der psychosozialen Anpassung Liegen keine Diagnosen vor, sind die Felder leer zu lassen. Liegen keine Diagnosen vor, sind die entsprechenden Felder leer zu lassen. Keine Ergänzung Fallgruppierung und Qualitätssicherung Beobachtungszeitraum AMDP Bei Eintritt gilt für die AMDP Beurteilung die Beobachtungsperiode der letzten 7 Tage vor Eintritt. Die Austrittsbeurteilung mit dem AMDP erfolgt erst bei stationären Aufenthalten von mehr als 10 Tagen (ab dem 11. Tag). Bei Austritt sind die letzten 7 Tage vor Austritt zu beurteilen. Bei Aufenthaltsdauern zwischen 11 und 17 Tagen, stützt sich die Austrittsbeurteilung auf die Periode nach dem 10. Aufenthaltstag. Seite 5/9

6 Beispiele: 1. Austritt am 9. Tag: kein AMDP Austrittsrating 2. Austritt am 15. Tag: Beobachtungsperiode 11. bis 15. Tag 3. Austritt am 30. Tag: Beobachtungsperiode 23. bis 30. Tag Erhebungspflicht Qualitätsvariablen (OQ-45, CGI, GAF) Eintritt Austritt ambulant immer ab 4. Konsultation teilstationär immer ab 4. Kosultation stationär immer immer Qualitätsdaten bei einem Wechsel der Behandlungsart Ein Wechsel der Behandlungsart (z. B. von stationär zu ambulant) führt immer zu einem neuen Fall. Bei einem direkten Übertritt in eine ambulante Nachbehandlung können die Qualitätsdaten (OQ-45, CGI, GAF) des stationären Austritts auch als Eintrittsmessung für die ambulante Behandlung verwendet werden. Qualitätsdaten bei Aufträgen ohne Behandlung Bei ambulanten Gutachten ohne Behandlungsauftrag (Variable 400, 8=Gutachten, Diagnostik, Abklärung) werden die OQ-45-Variablen auf 998=Unfähigkeit gesetzt. CGI und GAF können leer gelassen werden. CGI und GAF: Erhebungszeitpunkt CGI und GAF sind jeweils direkt bei Eintritt und Austritt zu erheben, bei ambulanten und teilstationären Behandlungen ist die Austrittserhebung allerdings nur bei mehr als drei Konsultationen notwendig. OQ-45: Fragebogen Der Fragebogen kann mit einer sprechenden Etikette (inkl. Name des Patienten) an den Patienten abgegeben werden. Seite 6/9

7 OQ-45: Instruktion und Zeitpunkt der Erfassung stationär: Sollte die Befragung am Eintrittstag nicht möglich sein, so sollte der Fragebogen bis spätestens am dritten Tag ausgefüllt werden. Dabei sollen die Patienten ihren Zustand im Zeitraum 7 Tage vor Eintritt beschreiben. Die Befragung bei Austritt erfolgt in der Klinik am Tag des Austritts oder einen Tag vor Austritt im Rahmen der Austrittsvorbereitung. Dabei sollen die Patienten ihren Zustand im Zeitraum 7 Tage vor Austritt beschreiben. Es kann sein, dass die Patienten durch mehrmalige Aufforderung motiviert werden müssen. Diese Art von Unterstützung stellt keine Beeinflussung dar und verträgt sich gut mit der Erhebungsmethode. Falls das Leseverständnis oder die Konzentrationsfähigkeit die Beantwortung der Fragen verhindern, können gemäss Manual die Fragen auch vorgelesen werden. Dabei dürfen die Fragen aber nicht erklärt oder umformuliert werden. OQ-45: Instruktion und Zeitpunkt der Erfassung teilstationär und ambulant: Der Fragebogen wird bei der ersten Konsultation an die Patienten abgegeben und bei der zweiten Konsultation vom Patienten vollständig beantwortet zurückgebracht. Falls der Fragebogen bei der dritten Konsultation noch nicht mitgebracht wurde, soll der Patient den Fragebogen im Ambulatorium oder der Tagesklinik beantworten. Die Patienten sollen ihren Zustand im Zeitraum 7 Tage vor Behandlungsbeginn beschreiben. Der Fragebogen für die Austrittserhebung wird dem Patienten vor der letzten Konsultation abgegeben, mit dem Auftrag diesen ausgefüllt zur letzten Konsultation mitzubringen. Sollte der Patient den Fragebogen vergessen, soll der Patient den Fragebogen im Ambulatorium oder der Tagesklinik beantworten. Die Patienten sollen ihren Zustand im Zeitraum 7 Tage vor Behandlungsende beschreiben. OQ-45 Symptomatische Belastung (Variable 702 und 708) Bei der Liste der Items zur Skala Symptomatische Belastung des OQ-45 wurden nicht alle Items in das Handbuch übertragen. Die vollständige Liste der Items lautet: 2, 3, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 13, 15, 22, 23, 24, 25, 27, 29, 31, 33, 34, 35, 36, 40, 41, 42, 45. Die Items 13, 24, 31 sind umgekehrt codiert. Seite 7/9

8 Missing Data OQ-45 Gemäss Handbuch sollen einzelne fehlende Angaben beim OQ-45 durch den gerundeten Mittelwert der anderen Fragen in der zugehörigen Skala ersetzt werden. Das Handbuch setzt aber keine Grenze, wie viele Items maximal fehlen dürfen. Die Anzahl der maximal fehlenden Items wird hier aufgrund der Grösse der Skalen wie folgt festgelegt: Symptomatische Belastung: Zwischenmenschliche Beziehungen: Soziale Integration: Gesamtskala: Maximal 4 fehlende Items Maximal 2 fehlende Items Maximal 2 fehlende Items Maximal 8 fehlende Items Eine Skala die aufgrund fehlender Angaben nicht korrekt berechnet werden kann, wird auf den Wert für fehlende Fähigkeit 998 gesetzt. Rücklaufquoten bei den Selbstbeurteilungsinstrumenten (OQ-45, ZÜPAZ) Die Rücklaufquote wird durch viele Aspekte der Handhabung beeinflusst. Es wird eine möglichst hohe Rücklaufquote angestrebt. Die Einrichtungen sind gebeten, sich für eine hohe Rücklaufquote einzusetzen. Eine auf die Situation der Patienten angepasste Information über die Fragebogen und das Ziel einer kontinuierlichen Verbesserung der Behandlungen kommt einer guten Rücklaufquote sicher entgegen. Umgang mit Unfähigkeit und Verweigerung im Rahmen der Selbstbeurteilungsinstrumente (OQ-45 und ZÜPAZ) Wenn ein Patient trotz Hilfestellung nicht in der Lage ist, den Fragebogen auszufüllen, ist dies entsprechend zu codieren (OQ-45:998, ZÜPAZ:8). Es liegt im Ermessen des behandelnden Arztes zu entscheiden, wann ein Patient unfähig ist. Weigert sich ein Patient den Fragebogen auszufüllen, wird ein Wert für Verweigerung codiert (OQ-45: 999, ZÜPAZ:9). Beschreibung der Patientenzufriedenheit: ZÜPAZ Bei der Beschreibung der Patientenzufriedenheit werden die Patienten aufgefordert auch Aussagen zu Bezugspersonen in der Klinik zu machen, denen Sie bei einem möglichen erneuten Aufenthalt oder noch beim Austritt wieder begegnen. Aus diesem Grund soll bei den Abläufen zur Anwendung von diesem Fragebogen der Privatsphäre ein grosser Stellenwert eingeräumt werden. Seite 8/9

9 Der Fragebogen soll mit einer nicht-sprechenden Etikette (Nummer/Strichcode ohne Name des Patienten) an den Patienten mit einem neutralen Antwortcouverts abgegeben werden. Dem Patienten soll Zeit und Raum gewährt werden, dass er den Fragebogen ungestört vor Austritt ausfüllen kann. Eine Hilfestellung ist nicht sinnvoll, da dies eine unbefangene Beantwortung verhindern würde. Der Patient soll die Möglichkeit haben den Fragebogen vor verlassen der Klinik in einem internen Briefkasten einzuwerfen. Die Zuordnung der Antworten zum Patienten erfolgt im Klinik-System über die Nummer auf dem Fragebogen. Die korrekte Zuordnung der Antworten zum Patienten darf nur in einer Testumgebung zu Prüfzwecken sichtbar sein. Ausserhalb des Systemunterhalts dürfen die Antworten des Patienten in keiner Abfrage mit dem Patienten in Verbindung gebracht werden können. KTR Technische Fälle Es gibt administrative Fälle, denen keine Behandlung zugeordnet werden kann. Solche Fälle müssen zum Teil eröffnet werden, um Leistungen oder Erträge für schon ausgetretene Patienten zu erfassen. Beispiele sind IV-Zeugnisse und KK-Berichte die Nachträglich eingefordert werden oder verspätet eintreffende Gutschriften von Kostenträgern. Es kann auch sein, dass ein Fall schon eröffnet wurde, um einen Eintritt vorzubereiten und der Patient erscheint wider Erwarten doch nicht. Solche administrative Fälle können klinikintern in der Kostenträgerrechnung geführt werden. Beim Datenexport PSYREC-KTR an die GD sind diese Fälle jedoch auszuschliessen. Für die Abstimmung zwischen KORE und KTR sind diese sog. technischen Fälle als Abgrenzungsposten zu dokumentieren. Seite 9/9

10 Notiz Datum 29. Februar 2008 Unsere Referenz Betrifft PSYREC-KTR-Handbuch: Anpassung der Exportschnittstelle Für den Export der 140 AMDP-Symptome wird die Exportschnittstelle um 280 Variablen ergänzt. Die Variablen 600 bis 625 fallen weg. Achtung: Die Variable 626 (BMI) ist von den Anpassungen nicht betroffen! Ergänzung Kapitel 8 PSYREC-KTR Nr AMDP-Symptome bei Eintritt und bei Austritt Spezifikation Anmerkung 0 = Nicht vorhanden 1 = Leicht 2 = Mittel ausgeprägt 3 = Schwer 9 = Keine Aussage Für die Erhebung im Kanton Zürich sollen die Angaben mit keiner Aussage (Missing Value) in Abweichung zum AMDP-Handbuch mit dem Wert 9 codiert werden. Dieser Wert wird in der Summenbildung für die Syndromskalen nicht berücksichtigt. Der Beobachtungszeitraum richtet sich nach den Ergänzungen zum PSYREC-KTR-Handbuch vom (S. 4). Ergänzung Kapitel 9: Siehe separate Tabelle Anpassung Fallgr Erg_Vdef_28_02_2008.doc