Finden und Sortieren von Daten mithilfe der Dokumentation

Transkript

1 01/18 mithilfe der Dokumentation Sie wollen mehr Zeit mit der Analyse Ihrer Daten verbringen als bei der Suche nach einer bestimmten Datei? Die integrierte Datenbank in der ArtemiS SUITE erlaubt die komfortable Verwaltung und Organisation Ihrer Daten und vereinfacht das Finden von bestimmten Messungen, so dass Sie keine Zeit mehr mit der Suche von Aufnahmen verlieren, sondern sofort mit Ihrer Arbeit beginnen können! Die vorliegende 1 informiert Sie, wie Sie Ihre Daten indizieren und die Vorteile der Datendokumentation ausnutzen: Indizieren von Dateien 1 Wichtige Hinweise für die Indizierung von Daten 1 Verwenden der Suchfunktion 2 Wichtige Hinweise zum Verwenden der Suchfunktion 6 Navigationsansichten im Dokumentations-Index 6 Datenbankpflege und Organisation 10 Hinweise 10 Indizieren von Dateien Bevor Sie nach bestimmten Dokumentationseinträgen suchen können, müssen Sie Ihre Messdaten indizieren. Dabei wird ein Inhaltsverzeichnis der ausgewählten Daten und deren Dokumentation in einer Datenbank angelegt, das z. B. die komfortable und schnelle Suche innerhalb dieser Daten ermöglicht. Für die Indizierung öffnen Sie zunächst die Einstellungsseite (Werkzeuge -> Einstellungen -> Dokumente -> Dokumentation -> Indizierung, engl. Tools -> Options -> Documents -> Documentation -> Indexing). Klicken Sie danach im Abschnitt Indizierung auf die Schaltfläche Hinzufügen (engl. Add, siehe Abbildung 1), um den Ordnerauswahldialog zu öffnen. Abbildung 1: Einstellungen für die Indizierung von Ordnern Wählen Sie hier einen Ordner, den Sie in die Datenbank aufnehmen möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Wenn Sie weitere Ordner hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Hinzufügen. Wenn alle gewünschten Ordner in der Liste Indizierte Ordner (engl. Indexed Folders) enthalten sind, klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu schließen. Nach einer weiteren Abfrage, die Sie ebenfalls mit OK bestätigen, startet die Indizierung. Abhängig davon wie umfangreich der ausgewählte Ordner ist, kann die Indizierung der Daten einige Minuten dauern. Während dieser Zeit können Sie Ihre ArtemiS SUITE wie gewohnt nutzen. Wichtige Hinweise für die Indizierung von Daten Folgende Anmerkungen sollten Sie beim Indizieren der Daten beachten: Die ArtemiS SUITE verwendet eine relationale Datenbank, d. h. die Datenbank enthält lediglich einen Index der Daten und verwaltet deren Dokumentation. Die Daten selbst werden nicht in die Datenbank kopiert. Dies führt dazu, dass die eigentliche Datenbank klein im Verhältnis zur Größe der referenzierten Daten ist. Außerdem können Sie die Datenbank jederzeit aus den 1 Die Beschreibungen in dieser beziehen sich auf die ArtemiS SUITE 9.2. Die allgemeine Vorgehensweise ist auch für andere Versionen gültig. Allerdings können sich Änderungen im Funktionsumfang und in der Benutzeroberfläche ergeben. 1

2 vorhandenen Daten neu erzeugen, was ein gesondertes Backup der Datenbank unnötig macht und wiederum Speicherplatz spart. Daten können von verschiedenen Nutzern gleichzeitig indiziert sein. D. h. mehrere Kollegen können auf dieselben Daten zugreifen und einen Index dieser Daten in eine persönliche Datenbank 2 einlagern. Um z. B. die Dokumentations-Suche zu beschleunigen, sollte jeder Anwender nur die für ihn relevanten Dateien in seiner Datenbank indizieren. Da die Daten nicht in ein geschlossenes Datenbanksystem eingelagert werden, besitzt jeder einzelne Anwender die Datenhoheit über seine Daten. Er muss somit nur seine Dateien einheitlich ablegen und kann sofort auf der Basis seiner Daten starten und die Vorteile z. B. der Dokumentations-Suche voll ausnutzen. Natürlich kann im weiteren Verlauf auch eine abteilungs- bzw. firmenübergreifende Vereinheitlichung erfolgen. Diese ist aber nicht von vornherein erforderlich. Jeder Anwender, jede Abteilung usw. kann den Grad der Vereinheitlichung selbst wählen und keiner wird in seiner Arbeitsweise eingeschränkt. Verwenden der Suchfunktion Bei der Suche in den indizierten Ordnern können Sie die Einträge der System-Dokumentation sowie der Anwender-Dokumentation 3 als Suchkriterien verwenden. Um die System- bzw. Anwender-Dokumentation der indizierten Daten zu durchsuchen, können Sie das gewünschte Stichwort direkt in das Eingabefeld oben rechts im Hauptfenster eintragen und die Suche durch Drücken der Eingabe-Taste starten. Oder Sie öffnen über Anwender-Dokumentation -> Dokumentations-Suche (engl. User Documentation -> Documentation Search) eine Suchmaske (siehe Abbildung 2). Abbildung 2: Einfache Suchmaske Beim ersten Öffnen bietet die Suchmaske zunächst die Möglichkeit ein Stichwort einzugeben, das in allen Textfeldern der System-Dokumentation und der Anwender-Dokumentation gesucht wird. Durch Anklicken der darunterliegenden Checkboxen können Sie die Suche auf die Dokumentation von Verzeichnissen, Dateien oder Kanälen eingrenzen (engl. Directories, Files, Channels). Durch einen Klick auf das Plus vor Dateisystem bzw. Suchkriterien (engl. File System bzw. Field Search) kann die Suche weiter verfeinert werden. Die Suchmaske bietet dann zusätzliche Filter und Suchkriterien an (siehe Abbildung 3). 2 Die ArtemiS SUITE legt für jeden Windows-Benutzer mit eigenem Benutzerkonto eine separate Datenbank an. 3 Die Verwendung und das Anlegen von Anwender-Dokumentation ist in der gleichnamigen beschrieben. 2

3 Abbildung 3: Erweiterte Suchmaske Im Abschnitt Dateisystem (engl. File System) geben Sie Dateieigenschaften als Filter an, d. h. Sie können z. B. die Dokumentation von Dateien mit einem bestimmten Namen oder in einem bestimmten Ordner durchsuchen. Im Abschnitt Suchkriterien (engl. Field Search) können Sie Einträge aus der Dokumentation als Kriterien für die Suche definieren. Die genaue Vorgehensweise wird im Folgenden anhand eines Beispiels beschrieben. Im Anschluss werden die einzelnen Elemente der Suchmaske detailliert beschrieben In diesem Beispiel sollen Daten durchsucht werden, die über eine ausführliche Anwender- Dokumentation verfügen. In Abbildung 4 ist links ein Beispiel einer ausgefüllten Dokumentations- Vorlage dargestellt. Mit dieser Vorlage werden neben allgemeinen Angaben über das gemessene Auto (im Abschnitt Car die Angaben Manufacturer, Model, Segment, VIN, Date of Production und Role) zusätzlich die in die beiden Unterformulare Engine und Test gegliederten Informationen über Displacement, Fuel type, Cylinder layout, Power und Turbo, sowie Status, Drive State und Gear abgefragt. Sobald die Dateien, die mithilfe einer solchen Vorlage dokumentiert wurden, in der Datenbank indiziert sind, stehen die in der Vorlage enthaltenen Stichworte in der Suchmaske zur Auswahl bereit. Dabei werden die Namen der Hauptformulare ebenso wie die der Unterformulare zusammen in einer Liste angezeigt. Von den Formularnamen aus kann man dann in den entsprechenden Untermenüs die weiteren Feldnamen aufrufen (siehe Abbildung 4). Die Verwendung von Unterformularen bei der Dokumentation ermöglicht also nicht nur die Strukturierung der Dokumentations-Vorlage, sondern gliedert auch die Vorschläge bei der Suche. Dies verbessert die Übersicht und beschleunigt das Ausfüllen der Suchformulare. 3

4 Abbildung 4: Dokumentations-Vorlage und entsprechende Suchkriterien in der Suchmaske Und auch in dem rechten Feld der Suchmaske, in dem der zu überprüfende Wert eingetragen werden muss, stellt die ArtemiS SUITE die in der Datenbank indizierten Werte in einer Auswahlliste zusammen (siehe Abbildung 5). Abbildung 5: Suche nach einem Eintrag der Anwender-Dokumentation Die Verwendung der Listeneinträge bietet mehrere Vorteile: Sie vermeiden Tippfehler und Sie suchen nur nach Einträgen, die in der Datenbank auch tatsächlich vorhanden sind. Wenn Ihre Daten noch nicht über Anwender-Dokumentation verfügen, können Sie trotzdem die Suchfunktion nutzen. Sie verwenden dazu die Angaben der System-Dokumentation, die automatisch durch die ArtemiS SUITE angelegt wird. Die Felder der System-Dokumentation stehen in der Liste im linken Feld im oberen Abschnitt und sind durch gekennzeichnet. Eine Suche in der System- Dokumentation ermöglicht z. B. das Finden von Kanälen mit einer bestimmten Einheit (siehe Abbildung 6). Abbildung 6: Suche nach einem Eintrag der System-Dokumentation Im Folgenden werden die einzelnen Elemente der Suchmaske beschrieben. 4

5 Im Abschnitt Dateisystem (engl. File System) der erweiterten Suchmaske können für Dateinamen, Verzeichnisse und Datentypen unterschiedliche Stichworte eingetragen werden: Dateiname (engl. File Name): Durch einen Eintrag in diesem Feld beschränken Sie die Suche auf Dateien mit einem bestimmten Namen. Bei der Suche wird die Verwendung von Platzhaltern unterstützt (* für beliebig viele unbekannte Zeichen,? für ein unbekanntes Zeichen). Verzeichnis (engl. Directory): Hier können Sie die Dokumentations-Suche auf einen bestimmten Ordner eingrenzen. Die Suche liefert dann nur Daten aus diesem Ordner bzw. dessen Unterordnern. Nach einem Klick auf die -Schaltfläche können Sie den Ordner direkt aus dem Dateisystem auswählen. Typ (engl. Type): Die Auswahlliste für Typen umfasst die Datentypen der System- Dokumentation (gekennzeichnet mit und die Namen aller Formulare der Anwender- Dokumentation. Wird die Suche auf diese Weise eingeschränkt, werden nur Daten aufgelistet, die der ausgewählten System-Dokumentation entsprechen bzw. mit einem gleichlautenden Hauptformular in der Anwender-Dokumentation dokumentiert worden sind. Wenn ein Feld nicht ausgefüllt ist, werden jeweils alle Möglichkeiten berücksichtigt. Im Bereich Suchkriterien (engl. Field Search) wird nach bestimmten Angaben in der Anwender- Dokumentation und in der System-Dokumentation gesucht. Folgende Einträge von links nach rechts definieren ein Suchkriterium: Feld auswählen (engl. select field): Ein Klick auf dieses Feld öffnet eine Auswahlliste, in der alle in der Datenbank erfassten Dokumentations-Felder sortiert nach ihren Formularen aufgelistet sind. System-Dokumentationsdaten sind durch gekennzeichnet. Wählen Sie hier ein Kriterium aus, nach dem Sie suchen möchten. Operator: Mithilfe dieses Operators spezifizieren Sie, nach welcher Methode die Einträge geprüft werden. Je nachdem, ob es sich beim geprüften Kriterium um ein Text- oder ein Zahlenfeld handelt, stehen unterschiedliche Operatoren zur Auswahl. Operatoren für Textfelder: o ist gleich (engl. equals): Der Wert muss identisch sein, lediglich Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert. o entspricht (engl. like): Wie ist gleich, außerdem werden Platzhalter unterstützt: * für beliebig viele unbekannte Zeichen,? für ein unbekanntes Zeichen. o enthält (engl. contains): Der gesuchte Wert muss enthalten sein. o enthält nicht (engl. contains not): Der gesuchte Wert darf nicht enthalten sein. o beginnt mit (engl. starts with): Der gesuchte Wert muss am Anfang des Textfeldes stehen. o endet mit (engl. ends with): Der gesuchte Wert muss am Ende des Textfeldes stehen. Operatoren für Zahlenfelder: o ist gleich (engl. equals): = (Achtung: Beim Zahlenformat Real kann es vorkommen, dass durch Rechenungenauigkeiten ein von Hand eingetippter Wert nicht gefunden wird. Benutzen Sie stattdessen einen angebotenen Wert aus der Liste.) o kleiner als (engl. less than): < o kleiner gleich (engl. less or equal): o größer als (engl. greater than): > o größer gleich (engl. greater or equal): Wert: Geben Sie in das rechte Feld den Feldinhalt ein, der geprüft werden soll. Sie können einen Eintrag aus der Auswahlliste wählen oder eintippen. Durch die Verwendung der Listeneinträge vermeiden Sie Tippfehler und die Suche nach Einträgen, die nicht in der Datenbank enthalten sind. Standardmäßig ist, wie in Abbildung 6 dargestellt, bereits ein Kriterium angelegt. Falls Sie weitere Kriterien für Ihre Dokumentations-Suche benötigen, können Sie diese über einen Klick auf das - Zeichen ergänzen. Vorhandene Kriterien, die Sie nicht mehr benötigen, entfernen Sie durch einen Klick auf das -Zeichen. 5

6 Wichtige Hinweise zum Verwenden der Suchfunktion Durch die Verwendung von Unterformularen kann nicht nur die Dokumentations-Vorlage strukturiert werden, sondern auch die Auswahlliste in der Dokumentations-Suche. Da sich jeder Anwender seine eigene Datenbank erzeugen kann, somit also nur die Daten indiziert, die für seine Arbeit wichtig sind, zeigen auch die Auswahllisten immer nur die relevanten Dokumentationseinträge an. Nach dem Indizieren der Daten stehen die Informationen der System-Dokumentation sofort als Suchkriterien zur Verfügung, d. h. der Anwender kann auch ohne das Anlegen von Anwender- Dokumentation von der Dokumentations-Suche profitieren. Navigationsansichten im Dokumentations-Index Der Dokumentations-Index bietet die Möglichkeit, die indizierten Daten im HEAD Navigator anhand ihrer dokumentierten Attribute (System-Dokumentation sowie Anwender-Dokumentation) sortiert darzustellen. So ermöglicht die Verwendung der im Dokumentations-Index angezeigten Navigationsansichten jedem Anwender, die für ihn sinnvollste Strukturierung der Daten zu verwenden, ohne dass die Daten an sich verschoben werden müssen. Zwar können Sie auch im Dateisystem Daten in Ordner verteilen und katalogisieren, die Navigationsansichten bieten jedoch entscheidende Vorteile: Zum einen können Sie beliebig viele Navigationsansichten für dieselbe Datenbank definieren. Und zum anderen können Sie Sortierungen auch nachträglich und ohne Kopieroperationen hinzufügen und ändern. Außerdem können mehrere Anwender auf dieselben Daten zugreifen, diese aber jeweils in der für sie optimalen, individuellen Struktur anzeigen lassen. Die Messungen für das nachfolgende Beispiel sind auf der Festplatte in einer einfachen Ordnerstruktur abgelegt. Die erste Unterteilung bilden die Ordner Manufacturer 1 bis 5. In diesen Ordnern befinden sich weitere Ordner, die die Abgasanlage spezifizieren (z. B. Exhaust_Mod). Dann folgt eine weitere Untergliederung, die den eingelegten Gang beschreibt (z. B. 2nd Gear). In Abbildung 7 ist die beschriebene Struktur in einem Screenshot des Windows Explorer dargestellt. Abbildung 7: Durch Ordner realisierte Strukturierung der Daten im Windows Explorer Neben diesen durch die Ordnerstruktur der Ablage vorgegebenen Informationen wurden die Dateien zusätzlich mit einer umfangreichen Anwender-Dokumentation ausgestattet. Die Anwender- Dokumentation bietet detaillierte Informationen über das Auto und dessen Komponenten, wie Motor und 6

7 Reifen, sowie die Angaben auf welchem Prüfstand die Messung durchgeführt wurde. In Abbildung 8 ist die Anwender-Dokumentation einer Messung zu sehen. Abbildung 8: Anwender-Dokumentation (für eine bessere Übersicht wurden einige Unterformulare minimiert, z. B. Power Train) In Abbildung 9 sind Beispiele für verschiedene Navigationsansichten mit unterschiedlichen Gruppierungen dargestellt. Ein Ingenieur aus der Motorenentwicklung kann anstelle der in Abbildung 7 dargestellten Aufteilung z. B. eine für ihn geeignetere Datenstruktur (Engine Developement) erstellen und verwenden. In dieser Ansicht werden die Daten nach Hersteller und Modell, sowie nach Kraftstoffart, Zylinderanordnung und Hubraum unterteilt (engl. Manufacturer -> Model -> Fuel type -> Cylinder layout -> Displacement). Ein Mitarbeiter aus der Abteilung Abgasanlagen benötigt wiederum eine andere Strukturierung. Im vorliegenden Beispiel sortiert dieser Anwender die Daten unter Verwendung der Ansicht Exhaust. Durch diese Ansicht werden die Daten zunächst nach Kraftstoffart, Zylinderanordnung, Hubraum und Antriebsart untergliedert und erst dann nach Hersteller und Modell (engl. Fuel type -> Cylinder layout -> Displacement -> Type of drive -> Manufacturer -> Model). Abbildung 9: Beispiel verschiedener Navigationsansichten 7

8 Die neue Strukturierung ist eine Funktion, die ausschließlich die Anzeige in der ArtemiS SUITE beeinflusst. Mehrere Anwender können also die Daten unterschiedlich entsprechend der aktuellen Aufgabe strukturieren und schneller finden, ohne die Daten auf der Festplatte zu verschieben oder zu kopieren. Um sich die Navigationsansichten anzeigen zu lassen, klicken Sie im HEAD Navigator auf den Eintrag Dokumentations-Index. Beim ersten Öffnen wird in der Verzeichnisstruktur nur eine Navigationsansicht angezeigt (Channels by type and name, siehe Abbildung 10). Nach einem Klick auf die -Schaltfläche wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und können neue Navigationsansichten anlegen oder bestehende editieren. Zum Anlegen einer neuen Navigationsansicht klicken Sie im Kontextmenü auf Navigationsansicht hinzufügen (engl. Add Navigation View, siehe Abbildung 10). Abbildung 10: Anlegen einer neuen Navigationsansicht Im Eigenschaften-Fenster der Navigationsansicht (siehe Abbildung 11) geben Sie zunächst einen Namen und eine Beschreibung an. Im Abschnitt Dateisystem (engl. File System) können Sie die Anzeige in der Navigationsansicht auf bestimmte Dateien einschränken, z. B. durch die Angabe eines Dateinamen oder die Angabe eines Dokumentationsformulars. Wenn ein Feld nicht ausgefüllt ist, werden jeweils alle Möglichkeiten berücksichtigt. 8

9 Abbildung 11: Eigenschaften-Fenster einer neu erstellten Navigationsansicht Außerdem können Sie Ihre Daten nach Dokumentationseinträgen aus der Anwender- und System- Dokumentation der indizierten Daten gruppieren. Dazu fügen Sie über das Kontextmenü einer Navigationsansicht mit dem Befehl Gruppierungsebene hinzufügen (engl. Add Grouping Level) eine Gruppierungsebene ein. Eine Gruppierungsebene entspricht einer Ebene in der Baumstruktur der Navigationsansicht und ist das Kriterium, nach dem Einträge sortiert (gruppiert) aufgelistet werden. Im Eigenschaften-Fenster der Gruppierungsebene können Sie in der Auswahlbox Nach Feld (engl. Group by Field) aus allen in der Datenbank erfassten Dokumentationsfeldern ein Sortierkriterium auswählen. Wie bei der Suchfunktion stehen auch hier alle Dokumentationseinträge zur Auswahl in einer übersichtlichen Liste bereit. Die System-Dokumentation ist durch gekennzeichnet. Sie können alle von Ihnen angelegten Navigationsansichten zur Sicherung oder zum Übertragen auf einen anderen Computer als XML-Datei exportieren. Dazu klicken Sie im Kontextmenü auf den Befehl Navigationsansichten exportieren (engl. Export Navigation Views). Über den Befehl Navigationsansichten importieren (engl. Import Navigation Views) können Sie die XML-Datei wieder laden. Nachdem Sie Ihre Navigationsansichten fertig konfiguriert haben, verlassen Sie den Bearbeitungsmodus über einen Klick auf die -Schaltfläche. Sobald der Dokumentations-Index nicht mehr im Bearbeitungsmodus ist, werden Ihre Daten entsprechend der konfigurierten neuen Struktur(en) im Abschnitt Dokumentations-Index des HEAD Navigators angezeigt. 9

10 Datenbankpflege und Organisation Für die Pflege und Organisation der Datenbanken stellt die ArtemiS SUITE verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Die Einstellungsseite (siehe Abbildung 12) öffnen Sie z. B. über Werkzeuge -> Einstellungen -> Dokumente -> Dokumentation (engl. Tools -> Options -> Documents -> Documentation). Abbildung: 12: Einstellungsseite für die Datenbank In der Liste Indizierte Ordner (engl. Indexed Folders) werden Ihnen alle durch die Datenbank überwachten Ordner aufgelistet. Wie bereits beschrieben können Sie mit einem Klick auf die Hinzufügen-Schaltfläche (engl. Add) einen Dateiauswahldialog öffnen, um ein weiteres Verzeichnis zur Indizierung auszuwählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Entfernen (engl. Remove) können Sie einen Ordner wieder aus der Datenbank entfernen, z. B. wenn dieser für die Suche nicht mehr benötigt wird. Dabei werden die Dateien nicht von der Festplatte gelöscht, sondern lediglich die Indizierung der Daten des entsprechenden Ordners und aller Unterordner aus der Datenbank entfernt. Bitte beachten Sie, dass das Entfernen und Hinzufügen von Ordern erst erfolgt, wenn Sie dies durch einen Klick auf OK bzw. Anwenden (engl. Apply) bestätigen. Wenn Sie nachträglich weitere Daten in einen bereits indizierten Ordner kopieren, sind diese neuen Daten zunächst noch nicht indiziert. Außerdem können fehlerhafte Verweise entstehen, wenn in einer Datenbank erfasste Daten nachträglich auf der Festplatte verschoben oder gelöscht werden. Um den Index aktuell zu halten und Fehler zu reparieren, können Sie auf der Einstellungsseite eine Automatische Indizierung (engl. Auto Re-Indexing) aktivieren. Dann werden die Informationen über die Daten der indizierten Ordner automatisch aktualisiert. Im Eingabefeld Indizierungs-Intervall (engl. Re-Indexing interval) können Sie einstellen, nach wie vielen Minuten Laufzeit der ArtemiS SUITE dies geschehen soll. Sie können auch eine manuelle Indizierung Ihrer Daten starten, indem Sie im Hauptfenster oben rechts neben dem Eingabefeld auf den Pfeil nach unten und dann auf klicken. Unterhalb des Indizierungs-Intervalls zeigt Ihnen die Einstellungsseite den Zeitpunkt der Letzten Aktualisierung (engl. Last update) und die aktuelle Datenbank-Größe (engl. Size of Database) an. Bei Bedarf, etwa wenn die Datenbank beschädigt wurde, können Sie alle enthaltenen Informationen auch manuell per Klick auf Datenbank zurücksetzen (engl. Reset Database) verwerfen. Für die Ordner in der Liste Indizierte Ordner wird danach automatisch ein neuer Index angelegt. Hinweis Um die beschriebenen Funktionen in der ArtemiS SUITE verwenden zu können, benötigen Sie neben ASM 00, ArtemiS SUITE Basic Framework (Code 5000) auch ASM 03, ArtemiS SUITE Basic Database Module (Code 5003). 10