Aktenführung im FD 62

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1 Fachbereich 6 Jobcenter MAIA Geschäftsanweisung Nr Aktenführung im FD 62 Stand:

2 1. Aufbau der Leistungsakten (Leistungen zur Grundsicherung) Die Akte ist wie folgt zu unterteilen: 1. Lasche - Aktenvorblatt 2. Lasche: SGB II-Vorgänge - Grundantrag und dazugehörige Nachweise - ggf. Anlage WEP und KI und dazugehörige Nachweise - Anlage KdU und dazugehörige Nachweise - Anlage EK und dazugehörige Nachweise - ggf. Einkommensbescheinigung - ggf. Anlage EKS - Anlage VM und dazugehörige Nachweise - ggf. Anlage HG, VE MEB, SV und dazugehörige Nachweise - ggf. Anlage UH1, UH2, UH3, UH4 und dazugehörige Nachweise - chronologischer Schriftverkehr 3. Lasche: - leer oder Privatnotizen 2. Chronologie der Akte Die Akte muss im Sinne der Buchheftung lesbar sein. Die Schriftstücke sind nach dem Eingangs- bzw. deren Erstellungsdatum fortlaufend (chronologisch) abzuheften und mit einer Blattzahl zu versehen. Unterlagen, die bei der Ablage eine Neunummerierung zur Folge hätten (z.b. fehlende Anlagen zum Neuantrag, nicht eingeheftete Schriftstücke) sind am Ende chronologisch einzuheften. Eine neue Nummerierung ist untersagt. Zusammen eingehende Unterlagen des Leistungsberechtigten müssen in der Leistungsakte zusammen eingeheftet werden. Eine thematische Aufspaltung ist nicht zulässig. Zur Verdeutlichung eines Sachzusammenhangs ist ggf. auf die entsprechenden Seiten zu verweisen. Widersprüche werden im Original an die Rechtsbehelfstelle übersandt und dort kopiert. Das Original verbleibt in der Rechtsbehelfsstelle. Die Kopie, der befüllte Abhilfevermerk und die Eingangsbestätigung werden in der Akte chronologisch eingeheftet, im Aktenvorblatt eingetragen und ggf. durch einen roten Wiedervorlagestreifen markiert. Nach der Bearbeitung des Widerspruches wird der gesamte Vorgang mit dem Original des Widerspruches eingeheftet. Die Kopie verbleibt in der Akte. Zweitkopien von Schecks, auf denen durch den SB Haushalt die Buchung bestätigt wurde, sind nicht erneut zur Akte zu nehmen, sondern in einem gesonderten Ordner aufzubewahren. Der Unterhaltsprüfbogen (Anlage 4) ist chronologisch einzuheften. 3. Führung des Aktenvorblattes Das Aktenvorblatt (Anlagen 1und 2) dient als Schnellübersicht. Es ist fortlaufend zu führen. Alle Entscheidungen sind in Kurzform mit der entsprechenden Seitenangabe zu dokumentieren. Beim Anlegen von Notakten ist das Originalaktenvorblatt in die Notakte zu übernehmen und dort weiter zu führen. Eine Kopie des Aktenvorblattes wird in die Originalakte geheftet. Beim Zusammenführen der Akten werden die Vorblätter ausgetauscht. 1

3 4. Aktenvermerke Wenn eine Information/Entscheidung des Mitarbeiters in den Akten festgehalten werden muss, ist wie folgt zu verfahren: - Bei Ausübung von Ermessen müssen Entscheidungen/ Berechnungen nachvollziehbar dargestellt werden. Aktenvermerke sind hier zwingend zu fertigen. - Persönliche oder telefonische Gespräche mit den Leistungsberechtigten oder Dritten sind zu dokumentieren. - Gespräche mit leistungsrechtlicher Relevanz sind als Aktenvermerk (Vorlage aus der Prosoz-Dokumentenverwaltung) bzw. Niederschrift, siehe 5., zu dokumentieren. Mit einem Eintrag in der Kundenhistorie ist auf den entsprechenden Aktenvermerk zu verweisen. Die Dokumentation aller anderen Gespräche erfolgt in der Kundenhistorie. - Aktenvermerke auf Schriftstücken sind zu vermeiden. - Es sind nur offizielle Abkürzungen zu verwenden, um die Lesbarkeit zu erhalten. - Aktenvermerke sind mit Datum und Unterschrift zu versehen. 5. Niederschriften Über mündliche Erklärungen von besonderer tatsächlicher oder rechtlicher Bedeutung ist eine Niederschrift (Anlage 6) zu fertigen. - Sie muss neben dem wörtlichen oder dem wesentlichen Inhalt der Erklärung die notwendigen persönlichen Angaben der erklärenden Person, sowie den Tag der Erklärung enthalten. - Sie ist mit dem Zusatz Vorgelesen oder selbst gelesen, genehmigt und unterschrieben zu versehen. Die Niederschrift ist durch die erklärende Person und den aufnehmenden Mitarbeiter zu unterschreiben. - Mit einem Eintrag in der Kundenhistorie ist auf die entsprechende Niederschrift zu verweisen. 6. Verfügungen Auf Schriftstücken, die eine Bearbeitung des Falles zur Folge haben, ist die weitere Verfahrensweise zu verfügen, wenn sich diese nicht aus der Leistungsakte ergibt. Ziehen o. g. Schriftstücke keine Bearbeitung nach sich, sind diese z.d.a. zu verfügen. Verfügungsstempel können genutzt werden. Jede Verfügung ist mit Namenszeichen und Datum abzuzeichnen. 7. Empfangsbestätigung Bei Aushändigung von Bescheiden in den Geschäftsstellen der MAIA ist auf einer Kopie der persönliche Empfang durch Vermerk des Datums der Aushändigung und Unterschrift des Leistungsberechtigten zu bestätigen. Diese Maßnahme dient der Fristwahrung. 8. Absendevermerke Auf den Kopien lokal gedruckter Schreiben sind Absendevermerke zu notieren: Post ab (PA: TT.MM.JJ). Dabei ist der Tag zu notieren, an dem das Schreiben voraussichtlich zur Post aufgegeben wird. Dieser Vermerk ist mit Namenszeichen abzuzeichnen. 9. Aktenumfang/ -inhalt In die Akte sind nur Schriftstücke aufzunehmen, die der Sachverhaltsaufklärung dienen und entscheidungsrelevant sind bzw. die Entscheidung dokumentieren. 2

4 Doppelte Schriftstücke sind zu vermeiden. Es ist immer das Schriftstück, welches als erstes in der Behörde einging, abzuheften. Nachfolgend eingegangene Schriftstücke sind aus der Akte zu nehmen und ggf. an den Absender zur eigenen Entlastung zurückzusenden. Bei vorab per Fax und anschließend per Post eingegangenen Widersprüchen bleiben beide Schriftstücke in der Akte. In allen anderen Fällen ist das Fax gegen das Original auszutauschen. Das Fax kann vernichtet werden. Jedoch ist das Datum des Einganges des Faxes auf dem Original mit Handzeichen zu vermerken. Unterlagen, die für die Entscheidung nicht relevant sind, werden in der Akte nicht geführt (Datenschutz). Diese sind ggf. zu vernichten oder an den Absender zurückzusenden. Nach ca. 180 Blatt ist ein Folgeband anzulegen. In der Regel sollte der Folgeband mit einem neuen Antrag beginnen. 9.1 Berechnungshilfen Es sind die entscheidungsrelevanten Berechnungen (Berechnungshilfe KdU, Vermögen, Zuschuss 27 SGB II u. a) zur Akte zu nehmen. 9.2 Bescheiderteilung Jeder Bescheid einschließlich Berechnungsbogen ist vollständig als Bearbeitungsabschluss abzuheften. Zusätzlich sind alle entscheidungsrelevanten Horizontalübersichten beizufügen. Alle Ausdrucke sollten aus Platzgründen komprimiert erfolgen (2 Seiten auf ein Blatt bzw. Vor- und Rückseite). 9.3 Folgeakten Ist eine Folgeakte anzulegen, ist das Aktenvorblatt Folgeband zu verwenden. Im ersten Teil wird vermerkt, welche Seiten die bisherigen Bände enthalten und welcher Zeitraum in diesen Bänden dargestellt wird. Auf dem Aktendeckel des vorhergehenden Bandes ist ein Hinweis auf die Folgeakte zu vermerken. Die Aktenbände verbleiben auf Grund des Sachzusammenhanges bis zur Archivierung beieinander. Im vorhergehenden Band ist das letzte Blatt als solches zu markieren. 9.4 Beschwerden Eine Kopie der Beschwerde und das Antwortschreiben werden in der Regel zur Akte genommen. Ausnahme: Dienstaufsichtsbeschwerden bzw. Beschwerden über das Verhalten der Mitarbeiter. 9.5 Archivierung Bei der Archivierung von Leistungsakten ist der Archiv-Vermerk (Anlage 5) vollständig auszufüllen und auf die erste Lasche zu heften. An den Standorten ist eine Liste über alle archivierten Akten zu führen. Mindestangaben: AZ, Tag der Archivierung, Anzahl der Bände, Fallende. Auf dem Aktendeckel ist in dem Jahreszahlenfeld das jeweilige Jahr des letzten Zahltages oder des letzten Vorganges (leistungsrelevante Bearbeitung) anzukreuzen. Liegt der letzte 3

5 Zahltag oder der letzte Vorgang einer leistungsrelevanten Bearbeitung länger als ein Jahr zurück, ist eine bereits archivierte Akte bei erneuter Antragstellung nicht zu reaktivieren. In diesen Fällen beginnt die Nummerierung der aktuellen Akte mit der Seitenzahl 1 und fortlaufender Aktenbandnummer. Auf dem Aktendeckel wird ein Hinweis auf das Vorliegen bereits archivierter Akten vermerkt. Bei Reaktivierung der Akte wird der Archiv- Vermerk nummeriert zur Akte genommen. 10. formelle Anforderungen Die Poststücke sind ohne Heft- bzw. Büroklammern abzuheften. Persönliche Bemerkungen und Kommentare sind zu unterlassen und nicht zur Akte zu nehmen. Privatnotizen sind als solche zu kennzeichnen und im hinteren Aktendeckel oder auf der 3. Lasche einzulegen. Diese sind bei Akteneinsicht zu entfernen. Kleinere Zettel, die leistungsrechtliche Informationen enthalten sind einzuheften und mit einer Seitenzahl zu versehen oder aufzukleben. Notizzettel, die durch den SB erstellt werden, sind zu vermeiden. Stattdessen ist ein Aktenvermerk zu fertigen. 11. Vordrucke Alle Vordrucke (siehe Anlage) sind in der MAIA- Ablage im Verzeichnis Vordrucke abrufbar und in Prosoz hinterlegt. 12. Inkrafttreten Diese Geschäftsanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und ersetzt die Geschäftsanweisung Nr. 10/2007. Bad Belzig, den Schade Fachbereichsleiter 4