Datenschutzrechtliche Hinweise für die Projektträger Programm)

Transkript

1 Datenschutzrechtliche Hinweise für die Projektträger Programm) Fassung BAMF(IQ- Alle Mitarbeiter des Projektträgers, die in Kontakt zur Teilnehmenden-Befragung stehen, müssen mit den hier vorgelegten datenschutzrechtlichen Hinweisen vertraut sein, um den vollen Schutz der Daten der Teilnehmenden zu gewährleisten Hinweise zur Teilnehmerdatenerfassung Folgende Vorlagen werden Ihnen zur Erfassung der Teilnehmerdaten zur Verfügung gestellt: Hinweise für Projektträger (Teil A) Hinweise für Teilnehmenden (Teil B) Einwilligungserklärung (Teil C), verpflichtend vom Teilnehmenden zu unterschreiben Fragebogen Eintritt mit Basisangaben zum Programm und Teilnehmenden (Teil D) bestehend aus 1. D2 (verpflichtende Kernangaben) und 2. D3 (freiwillige Angaben) D4 (Austrittsfragebogen) Ausfüllhilfe Definitionen Datenschutzrechtliche Hinweise Hinweise zum BA-Datenabgleich Jeder Projektträger muss sicherstellen, dass nur ein möglichst kleiner sowie namentlich benannter und berechtigter Kreis von Mitarbeiter/innen beim Projektträger, der das Förderprogramm durchführt, einen Zugriff auf die personenbezogenen Informationen erhält, dies beinhaltet die eigentliche Erhebung der Teilnehmerdaten sowie deren elektronische Erfassung. Technisch wird über die Nutzerverwaltung des IT-Systems der berechtigte Personenkreis zur Übertragung der persönlichen Daten und der Daten aus dem in das IT-System auf maximal zwei namentlich bekannte und berechtigte Mitarbeiter/innen eines Vorhabens beschränkt. Die Einwilligungserklärung Teil C und die Angaben im Fragebogenteil D2 sind verpflichtend vom Teilnehmenden auszufüllen, um über den Europäischen Sozialfonds gefördert werden zu können. Teil D1 (Basisangaben zum Programm und Teilnehmenden) ist verpflichtend vom Projektträger auszufüllen. Vor der Erhebung der teilnehmerbezogenen Daten sind dem Teilnehmenden das Merkblatt Hinweise für Teilnehmende (Teil B) und die Einwilligungserklärung (Teil C) auszuhändigen. In den Hinweisen für den Teilnehmenden (Teil B) wird der Teilnehmende über folgende Punkte informiert: Rechtsgrundlage der Teilnehmerdatenerfassung: Verordnungen VO (EU) Nr. 1303/2013 und VO (EU) Nr. 1304/1303,

2 Hinweis, dass die ESF-Förderung an die Einwilligungserklärung und die vollständigen Angaben der Kerndaten im Teilnehmerfragebogen (Teil D2) gebunden ist, Technische Informationen zum Datenschutz (Pseudonymisierung). Das bedeutet, dass in ZUWES die Speicherung von Teilnehmerdaten, die einen Personenbezug ermöglichen (Name, Anschrift, Geburtsdatum), in einer separaten zugriffsgeschützten Datenbank zu den weiteren Teilnehmerdaten erfolgt. In ZUWES (Vorsystem von DATES II) sind die gespeicherten Daten für die bewilligende Stelle pseudonymisiert. Für beide System gilt: Die Zusammenführung der Daten, die eine Identifizierung der Person zulassen, ist ausschließlich zu zwingend notwendigen Prüfungen und Nacherhebungen im Rahmen von wissenschaftlichen Bewertungsstudien (sogenannte Evaluationen) möglich, Aufklärung über die Verwendung und Nutzung der Daten und darüber, an wen die Daten weitergeleitet werden, Aufklärung, bei welcher Institution die Rechte gemäß 6 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf Auskunft ( 19 und 34 BDSG) sowie Berichtigung, Löschung und Sperrung ( 28 und 35 BDSG) geltend gemacht werden können: Bundesverwaltungsamt Referat ZMV II 1 - Zuwendungen im Bereich des Europäischen Sozialfonds ESF-Daten@bva.bund.de. Hinweis: Sofern ein Teilnehmender vor oder während einer laufenden ESF-Förderung die Löschung bzw. Sperrung seiner Daten des Fragebogenteils D2 verlangt oder die Einwilligung (Teil C) widerruft, ist eine weitere Teilnahme an der laufenden ESF-Maßnahme ausgeschlossen. Bitte stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden über ihre Rechte aufgeklärt werden und beantworten Sie deren Rückfragen. Sollten Sie als Projektträger Rückfragen haben, wenden Sie sich bitte an die bewilligende Stelle: Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, Kontakt über: IQ-Administration@bamf.bund.de Nach der Aufklärung über die Rechte, ist die Einwilligungserklärung (Teil C) zwingend vom Teilnehmenden zu unterschreiben, bevor die eigentliche Datenerhebung beginnen kann. Die Einwilligungserklärung enthält folgende Bestandteile: Hinweis, dass die ESF-Förderung an die Einwilligungserklärung und die vollständigen Angaben der Kerndaten im Teilnehmerfragebogen (Teil D2) gebunden ist, Information zum Auskunftsverweigerungsrecht der Angaben im Fragebogenteil D3, Aufklärung über die Nutzung der Daten. Der Teilnehmende bestätigt, dass 1. der Fragebogen vom Teilnehmenden selbst bzw. mit Unterstützung des Projektträgers ausgefüllt wurde,

3 2. der Erhebung, der Verarbeitung und der Nutzung der personenbezogenen Daten ausschließlich zu Zwecken der Durchführung, Bewertung, Evaluation und Prüfung des ESF-Programms zugestimmt wird und 3. er/sie darüber informiert wurde, dass die Förderung an die Einwilligung gebunden ist. Der Teilnehmende willigt in die 1. einmalige Erhebung der Daten zur beruflichen Situation im Anschluss an die Maßnahme zur unmittelbaren Erfolgsbewertung der Maßnahme, 2. Erhebung von Daten zur beruflichen Situation nach sechs Monaten nach Projekt/ Maßnahmeaustritt zur mittelfristigen Erfolgsbewertung der Maßnahme im Rahmen einer Stichprobe, 3. anonymisierte Verwendung der erhobenen Daten für Wirkungsanalysen, 4. Erhebung von Daten zur sozialen Situation im Rahmen einer Stichprobe und die Kontaktaufnahme durch Projektträger bzw. autorisierte Institutionen zur Erhebung dieser Daten sowie die, 5. Ergänzung der im Rahmen dieses Fragebogens erfassten personenbezogenen Daten durch bereits vorhandene personenbezogene Daten bei der Bundesagentur für Arbeit ein (s.a. Merkblatt Hinweise zum BA-Datenabgleich ). Dies erfolgt ausschließlich zu Zwecken der Bewertung des beruflichen Verbleibs und zur Evaluation der ESF- Programme (längerfristige Ergebnisse) und ist ausschließlich für Teilnehmende relevant, die bei Eintritt in die ESF-Maßnahme bzw. zu Beginn der ESF-Förderung arbeitslos oder nichterwerbstätig waren. Bitte stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden über alle Punkte der Einwilligungserklärung aufgeklärt werden und beantworten Sie deren Rückfragen. Sollten Sie als Projektträger Rückfragen haben, wenden Sie sich bitte an die bewilligende Stelle: : Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, Kontakt über: IQ- Administration@bamf.bund.de Bitte beachten Sie, dass Angaben zum Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten des Teilnehmenden ausschließlich auf der Einwilligungserklärung (Teil C) festzuhalten sind. Auf dem Teilnehmerfragebogen selbst (alle Teile D) darf ausschließlich ein Code (entweder der vom Projektträger oder vom IT-System vergebene) für den Teilnehmenden verwendet werden. Die Einwilligungserklärung und die Fragebogenteile D sind daher zwingend bis zur elektronischen Eingabe der Teilnehmerdaten in das IT-System separat aufzubewahren; unmittelbar nach der elektronischen Eingabe werden die Fragebogenteile D vernichtet (s.a. Abschnitt Umgang mit den Original Papierfragebögen und Einwilligungserklärungen ). Wenn die Teilnehmenden den Fragebogen ausfüllen, achten Sie bitte auf eine der Sensibilität der Daten angemessene Diskretion. Die Angaben im Fragebogenteil D2 sind zwingend - weigert sich ein Teilnehmender diese Angaben zu machen oder sind diese unvollständig, ist der Teilnehmende von der ESF-Förderung auszuschließen.

4 Die Angaben in Teil D3 (Grad der Behinderung, Migrationshintergrund usw.) sind freiwillig, da es sich hierbei um besonders sensible Daten handelt, die einem äußerst strikten Schutz unterliegen. Besteht daher der Wunsch des Teilnehmenden, Teil D3 (und nur diesen) des Fragebogens nicht auszufüllen, ist dennoch eine ESF-Förderung und somit eine Teilnahme an der Maßnahme möglich. Umgang mit den Original Papierfragebögen und Einwilligungserklärungen Einwilligungserklärungen und ausgefüllte Fragebögen sind vor der elektronischen Eingabe der Teilnehmerdaten in das IT-System separat aufzubewahren. Ausgefüllte Papierfragebögen sind vor unbefugtem Zugriff zu sichern. Bis zur Übertragung in das IT-System müssen sie gesondert aufbewahrt werden und nur einem eingeschränkten und berechtigten Kreis an Mitarbeiter/innen zugänglich sein. Beispiele für eine angemessen Aufbewahrung sind verschließbare Schränke oder Räume. Der Kreis der Mitarbeiter/innen, die in Kenntnis der Daten sind oder potentiell Zugang zu diesen haben, muss möglichst klein gehalten werden. Die Namen der betreffenden Mitarbeiter/innen sind festzuhalten, da für sie Schweigepflicht zu den Inhalten der Datensätze bzw. das Gebot der vertraulichen Behandlung der Daten gilt. Sozialdaten dürfen niemals an unbefugte Dritte weitergegeben oder diesen zugänglich gemacht werden! Nach der Übertragung in das IT-System sind die Teilnehmenden-Fragebögen, die in Papierform vorliegen, vollständig zu vernichten. Dies ist notwendig, da in Deutschland nach dem Bundesdatenschutzgesetz das doppelte Vorhalten von Daten unzulässig ist. Die Einwilligungserklärungen werden vom Projektträger als SCAN in Zuwes hochgeladen; die Originale der Einwilligungserklärungen verbleiben beim Projektträger, so dass sie für den Fall einer Prüfung vor Ort eingesehen werden können. Die im Rahmen der ESF-Projektumsetzung erhobenen Daten dürfen ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet und genutzt werden, zu dem sie zulässigerweise erhoben bzw. erstmalig gespeichert und übermittelt worden sind. Eine Verarbeitung oder Nutzung zu anderen Zwecken ist nicht zulässig. Das bedeutet auch, dass der Teilnehmerfragebogen nicht zur Datenweitergabe innerhalb eines Projektverbundes oder die Feststellung individueller Zugangsvoraussetzungen eines Teilnehmenden zu einer ESF-Förderung genutzt werden darf.

5 Fassung Teil A: Hinweise für den Projektträger Der folgende Fragebogen dient der Erfassung der Gemeinsamen Output- und Ergebnisindikatoren für ESF-Interventionen gemäß Anhang I der Verordnung VO (EU) Nr. 1304/2013 vom 17. Dezember In den Ausfüllhinweisen unter Teil E sind zu den einzelnen Datenfeldern die aktuellen definitorischen Klärungen beigefügt, auf die sich die ESF-Bundes- und Länderressorts verständigt haben. Grundsätzlich sind alle Indikatoren nach Anhang I der Verordnung VO (EU) Nr. 1304/2013 vom 17. Dezember 2013 auf der Ebene der einzelnen geförderten Teilnehmenden/Organisationen zu erheben. Die Teilnehmerdaten müssen der Verwaltungsbehörde im BMAS zu festgelegten Stichtagen über das jeweilige IT-System übermittelt werden. Die Erhebung der gemeinsamen längerfristigen Indikatoren erfolgt durch die Evaluierung, wobei die Evaluatoren Zugang haben müssen zu den Postleitzahlen der Teilnehmenden. Bei den im Fragebogen rot markierten Kern-Indikatoren (Indikatoren zum Arbeitsmarktstatus, zum Alter, zum Bildungsstand, zum Geschlecht und zur Haushaltssituation) akzeptiert die EU-Kommission keine unvollständigen oder fehlenden Angaben. Unvollständige oder fehlende Angaben führen dazu, dass der jeweilige Teilnehmende nicht in die Berichterstattung gegenüber der EU-Kommission aufgenommen werden darf und somit auch nicht zu den mit der EU-Kommission vereinbarten Zielwerten beitragen kann. Da es hierdurch zu sanktionsbehafteten Zielwertverfehlungen kommen kann, können Teilnehmende, die die rot markierten Kern-Indikatoren im Fragebogen nicht vollständig ausfüllen, nicht an der ESFgeförderten Maßnahme teilnehmen und müssen von der ESF-Förderung ausgeschlossen werden. Dieses gilt nicht für die gemäß dem deutschen Bundesdatenschutzrecht und gemäß Artikel 8 der Direktive 95/46/EG vom 24. Oktober 1995 besonders schützenswerten und sensiblen Daten bezüglich Grad der Behinderung, Migrationshintergrund/Ethnie oder sonstige Benachteiligungen (s. Fragen des Fragebogens). Hier werden unter der Voraussetzung, dass der nachhaltige Versuch zur vollständigen Datenerhebung nachgewiesen wird, auch bei unvollständigen oder fehlenden Angaben die Teilnehmenden in die Berichterstattung gegenüber der Europäischen Kommission aufgenommen, so dass hier kein Ausschluss von der Förderung erfolgen muss. Bitte unterstützen Sie als Projektverantwortlicher die Teilnehmenden beim Ausfüllen des Fragebogens, bitte informieren Sie die Teilnehmenden über die datenschutzrechtlichen Zusammenhänge und bitte gehen Sie auf alle entstehenden Fragen ein. Im ersten Schritt ist die Einwilligungserklärung (Teil C) durch den Teilnehmenden zu unterschreiben. Ohne unterschriebene Einwilligungserklärung ist eine ESF-Förderung nicht möglich. Die Einwilligungserklärung des Teilnehmenden, einschließlich Name und Anschrift, muss durch den Projektträger nach Eingabe der Daten des Teilnehmerfragebogens in das vorgegebene IT-System, dies beinhaltet auch die unmittelbaren Ergebnisse betref-

6 fend die Teilnehmer (Anhang I (3) der ESF-Verordnung), abgetrennt und sicher aufbewahrt werden. Ein Scan der unterschriebenen Einwilligungserklärung ist in ZUWES hochzuladen. Der Teilnehmerfragebogen selbst ist nach der abschließenden Dateneingabe in das IT- System zu vernichten. Da Sie am Ende der ESF- Förderung/Maßnahme auch Daten zum Verbleib des Teilnehmenden erfassen und elektronisch eingeben müssen ( Fragebogen Austritt ), notieren Sie sich bitte für jeden Teilnehmenden die durch das IT- System vergebene ID. Zudem muss der Projektträger gewährleisten, dass die erhobenen Daten ausschließlich zur verordnungskonformen Projektabwicklung genutzt werden. Hierzu sind entsprechende Hinweise im Zuwendungsbescheid enthalten. Aufgrund der Bestimmungen der Verordnungen VO (EU) Nr. 1303/2013 und VO (EU) Nr. 1304/2013 ist die Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung gegeben (vgl. 4 Bundesdatenschutzgesetz). Der Teilnehmende ist vom Projektträger über diese Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit, über die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung sowie über die Empfänger dieser Daten zu unterrichten. Die Teilnahme am Projekt/an der Maßnahme selber ist als Gewährung von Rechtsvorteilen zu werten (vgl. Simitis: Bundesdatenschutzgesetz, 7. Aufl., S. 412), für deren Gewährung (Teilnahme am Projekt) wiederum die Erteilung dieser Auskünfte eine Voraussetzung im Sinne einer Obliegenheit ist. Hierauf ist der Teilnehmende hinzuweisen.