Produktivität HOCH 2. Wie Sie Ihre Produktivität verdoppeln, mehr in weniger Zeit schaffen und Ihr Stressniveau deutlich reduzieren.

Transkript

1 Produktivität HOCH 2 Wie Sie Ihre Produktivität verdoppeln, mehr in weniger Zeit schaffen und Ihr Stressniveau deutlich reduzieren.

2 Was Sie in diesem Webinar lernen werden Wie Sie Ihr Arbeitsmanagement auf allen Ebenen und zu jeder Zeit vollkommen unter Kontrolle haben Wie Sie 100 % Ihrer Aufmerksamkeit selbstbestimmt und ohne Ablenkung auf das richten können, was gerade anliegt Sie lernen einen kompletten Workflow für Produktivität Sie lernen, wie Sie sich in jedem Bereich organisieren und selbst managen können Welche Erfolgsroutinen Sie nutzen sollten

3 Unser Arbeitsalltag hat sich dramatisch verändert Viele Berufstätige leben heute mit dem Gefühl der permanenten Überforderung Ständig kommen neue Aufgaben und Informationen dazu Folge: Die meiste Zeit verbringen wir heute im Feuerwehr-Modus Letztes Jahr waren es 50 s, jetzt sind es 200/Tag Problem: Arbeitswelt verändert sich so schnell, dass unser Selbstmanagement nicht mehr mitkommt

4 Geschichte des Zeitmanagements Grundsätzlich 2 große Richtungen Traditionelle Ansätze: Selbstorganisation, Goldene Stunden oder Tage, Prioritäten setzen, A,B,C Aufgaben, Wichtigkeit vs. Dringlichkeit An fernöstlichen Vorstellungen ausgerichtet Ansatz: Leben im hier und jetzt Genaue Analyse: 4 Generationen von Zeit- und Selbstmanagement

5 4 Generationen Zeitmanagement Erste Generation: Gedächnishilfen, To-Do-Listen Zweite Generation: Planung und Vorbereitung Dritte Generation: Planung, Prioritätensetzung und Kontrolle Vierte Generation: Vision und Effektivität statt Effizienz, Quadrant II Tage und Wochenplanung

6 Wichtig vs. Dringend + Dringlichkeit C A - Papierkorb B - Wichtigkeit +

7 Wichtig vs. Dringend + Dringlichkeit C B - Papierkorb A = Q II - Wichtigkeit +

8 Die psychologischen Folgen Stress!!!! Verlust der Selbstkontrolle Psychologische Kastration Adrenalinfalle

9 Gehen Sie neue Wege Get Things Done Psychologie des Selbstmanagements Aufbau von Routinen

10 GTD-Grundprinzipien Konsequentes Sammeln ALLER Dinge die Sie irgendwann erledigen müssen in einem sinnvollen verlässlichem System Aufbau einer Routine, die es Ihnen ermöglicht, bei allen Dingen (Aufgaben, Anfragen, Informationen etc.) sofort eine Entscheidung zu treffen, so dass Sie immer einen Plan mit den nächsten Handlungsschritten haben

11 3 Schritte für einen klaren Kopf 1.Jede Aufgabe klar definiert zu Papier bringen 2.Den nächsten physikalisch durchführbaren Schritt bestimmen 3.Alles systematisiert festhalten

12 Lose Enden Mailbox Informationen Einkäufe s Meetings Termine

13 Zeigarnik-Effekt

14 Umgang mit unseren Verpflichtungen Jede Aufgabe klar definiert zu Papier bringen: Alles muss aus Ihrem Kopf raus, um sich mit voller mentaler Energie auf die nächste Aufgabe zu fokussieren Den nächsten physikalisch durchführbaren Schritt bestimmen: Was genau muss ich als nächstes tun, um die Aufgabe zu erledigen Alles systematisiert festhalten: Sie brauchen Erinnerungshilfen

15 Erstens - die Losen Enden bestimmen Sie brauchen Papier und Bleistift oder ein leeres Computerdokument Alle losen Enden müssen aus Ihrem Autopiloten in eine ausformulierte Liste Ein Satz reicht in der Regel aus Definieren Sie den erfolgreichen Ausgang der Verpflichtung Erfassen Sie wirklich ALLES!!

16 Zweitens: Definition des nächsten Schrittes Definition des nächsten Schrittes, um zum Abschluss der Sache zu kommen GTD-Geheimnis: Was ist die nächste physikalisch sichtbare Handlung? KEINE To-Do-Listen, sondern: Was genau mit wem genau u.u. wann genau?

17 Drittens: In einem System ablegen Papier und Aktenordner Digital mit entsprechender Software Mac User: Things PC User: Thinking Rock

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19 Der nächste Handlungsschritt Altes Paradigma: Zeit-, Informations- und Prioritätenmanagement Aber: es geht immer um das Managen der Tätigkeiten Deshalb konzentiert sich GTD auf den nächsten Schritt

20 Stress durch die falsche Sichtweise ich kann das nicht schaffen!! Projekte sind Abfolgen von Handlungsschritten

21 Genaue Formulierung der nächsten Schritte Konkret und spezifisch Nutzen Sie das Prinzip der Micro-Actions Müssen Sie auch nur eine Sekunde nachdenken, was genau zu tun ist, ist der Schritt zu ungenau Übergang vom Planungs- in den Arbeitsmodus: Schritte einfach ausführen Sofortige Fokussierung auf den Handlungsschritt

22 Horizontale und vertikale Betrachtungsweise Horizontale Betrachtungsweise: Alles was in all meinen Lebensbereichen passiert Vertikale Betrachtungsweise: Jede einzelne Aufgabe wird in vollem Umfang detailliert erfasst

23 Übung: Mindsweep Nehmen Sie ein Projekt, das Ihnen gerade durch den Kopf geht Schreiben Sie es auf ein Blatt Papier Schreiben Sie eine Satz auf, der den positiven Ausgang dieses Projektes beschreibt Schreiben Sie den nächsten direkt durchführbaren Schritt auf, der Sie näher zu Ihrem Ziel bringt

24 Der zentrale Workflow 1.Erfassen aller Dinge, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen 2.Durcharbeiten was zu tun ist 3.Organisation der Ergebnisse aus Schritt 2 4.Regelmässiges Durchsehen der Ergebnisse (Things) 5.Durchführung der Aufgaben

25 Der zentrale Workflow 1.Erfassen aller Dinge, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen 2.Durcharbeiten was zu tun ist 3.Organisation der Ergebnisse aus Schritt 2 4.Regelmässiges Durchsehen der Ergebnisse (Things) 5.Durchführung der Aufgaben

26 Zwei Arten der losen Enden Physikalische: Alles was sichtbar ist Gedanken: Pilot und Autopilot

27 Drei Regeln für das Erfassen: Alles muss aus dem Kopf in ein Sammelsystem Sammeln Sie alles in Eingangskörben - so viele wie nötig, so wenig wie möglich Lehren Sie die Eingangskörbe regelmässig

28 Eingangskörbe Software, z.b. Things Ablagekorb Notizbuch Audio usw.

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30 Der zentrale Workflow 1.Erfassen aller Dinge, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen 2.Durcharbeiten was zu tun ist 3.Organisation der Ergebnisse aus Schritt 2 4.Regelmässiges Durchsehen der Ergebnisse (Things) 5.Durchführung der Aufgaben

31 Durcharbeiten: Zwei Regeln Jedes lose Ende wird einzeln bearbeitet Alles was aus dem Eingangskorb genommen wird, darf niemals dahin zurückgelegt werden

32 Der zentrale Workflow 1.Erfassen aller Dinge, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen 2.Durcharbeiten was zu tun ist 3.Organisation der Ergebnisse aus Schritt 2 4.Regelmässiges Durchsehen der Ergebnisse (Things) 5.Durchführung der Aufgaben

33 Der Prozessablauf Was ist es? Kann ich bei diesem losen Ende konkret etwas unternehmen? Nein: Wegschmeißen Zurückstellen: Es kann interessant werden: IRGENDWANN Archivieren Ja: Ich kann konkret etwas tun Mehr als ein physikalischer Schritt? -> Projekt ->Projektliste Was ist der konkrete nächste Schritt? Ausführen: Die 2 MINUTENREGEL Delegieren Planen: Terminkalender oder Liste der nächsten Schritte

34 Das Zuhause der Informationen Projektliste Nächsten Schritte Zeitabhängig - zwei Orte Kalender 43 Ordner-System Zeitunabhängig = Listen nach Kategorien sortiert (eine Liste reicht, wenn nicht mehr als 30 Punkte erreicht werden) Sonstige Informationen = Keine Handlungsschritte

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36 Der zentrale Workflow 1.Erfassen aller Dinge, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen 2.Durcharbeiten was zu tun ist 3.Organisation der Ergebnisse aus Schritt 2 4.Regelmässiges Durchsehen der Ergebnisse (Things) 5.Durchführung der Aufgaben

37 Durchsehen Listen müssen aktuell gehalten werden Kalender mehrmals täglich checken Keine Aufgabe aus dem Kalender: Checken der Listen Eine wöchentliche Durchsicht als Ritual zu einem festgelegten Zeitpunkt Mindset: Eine Woche vor dem Urlaub

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39 Der zentrale Workflow 1.Erfassen aller Dinge, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen 2.Durcharbeiten was zu tun ist 3.Organisation der Ergebnisse aus Schritt 2 4.Regelmässiges Durchsehen der Ergebnisse (Things) 5.Durchführung der Aufgaben

40 Das 4-Kriterien-Modell Kontext Verfügbare Zeit Verfügbare Energie Priorität: Vertrauen Sie Ihrer Intuition

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42 Das 6-Level-Modell Fuß: Das Leben Fuß: Ziele für die nächsten 3 bis 5 Jahre Fuß: Ziele für die nächsten 1 bis 2 Jahre Fuß: Bereiche der Verantwortlichkeit Fuß: Aktuelle Projekte Startbahn: Nächste Schritte

43 Vertikale Betrachtungsweise: Projekte Alles was mehr als zwei Schritte braucht Das natürliche Planungsmodell: Zweck und Prinzipien definieren Ausgang vorstellen Brainstorming Organisieren Den nächsten Schritt definieren

44 Tools für Produktivität Tipp 10 - Lernen Sie 10 Finger-Schreiben

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46 Tools für Produktivität Tipp 10 - Lernen Sie 10 Finger-Schreiben Schnell Lesen - Centered Learning-Trainer MAC Textexpander/Firefox

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48 Tools für Produktivität Tipp 10 - Lernen Sie 10 Finger-Schreiben Schnell Lesen - Centered Learning-Trainer MAC Textexpander/Firefox Timer: 50/10 Regel extravoicerecorder

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50 Persönlichkeits-KAIZEN Fragen bestimmen Ihr Denken Die Qualität Ihrer Fragen bestimmt die Qualität Ihres Lebens Fragen wirken 48 Stunden Welche Fragen stellen Sie sich unbewusst Morgens oder Abends?

51 Warum?

52 Konstruktive Fragen Morgens Was werde ich heute erledigen Was begeistert mich? Was motiviert mich? Wofür bin ich dankbar? Wen liebe ich und wer liebt mich? Worüber bin ich glücklich Abends nach der Arbeit: Was habe ich heute erledigt? Was habe ich gelernt? Was kann ich morgen noch besser machen?

53 Wie kann es weiter gehen

54 Ziel: In 45 Tagen Ihre Produktivität verdoppelt 5 Module: Videos, Skript, Check- und to-do-listen Zwei Live-Webinar und persönlichen Support Beschränkt auf 50 Teilnehmer Schritt für Schritt werden Sie Ihr Selbstmanagement auf ein neues Niveau bringen und Ihr Arbeits- und Privatleben neu organisieren Start: Webinartermine: 27.Juni und am 11. Juni 2014

55 297,--

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