Zeit- und Selbstmanagement

Transkript

1 Zeit- und Selbstmanagement

2 Seminarinhalte Zeitmanagement Zeitdiebe und Zeitfallen Prioritätensetzung und Planung Selbstmanagement Selbstmotivation Zielsetzung

3 Arbeitsmethoden Input - Präsentationen Einzel- und Gruppenarbeit zum Praxistransfer

4 Zeitmanagement

5 Zeitmanagement Arbeitstechnik

6 Zeitmanagement = Arbeitsorganisation

7 Zeitmanagement Trick gegen Überbelastung

8 Man kann nicht mehr in den Tag packen als hinein passt

9 Zeitmanagement = Bewusste Gestaltung der Zeit

10 So dass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt das Arbeiten entspannter wird und die Zufriedenheit steigt

11 Spieler nicht Spielball! Aktion statt Reaktion!

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13 Zeitmanagement braucht Selbstverantwortung

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15 Zeitmanagement braucht Zielorientierung

16 Wenn wir nicht wissen, wohin wir wollen, ist es gleichgültig, welchen Weg wir gehen Chinesische Weisheit

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18 Zeitmanagement braucht Schriftlichkeit

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20 Aufgaben sammeln / Planen Ideen notieren Zwischenstände festhalten

21 Überblick Gedächtnisentlastung Höhere Planungsdisziplin Sichtbare Erfolgskontrolle Stärkere Motivation

22 Kernelemente des Zeitmanagement Zeitverluste vermeiden Prioritäten setzen Planung angehen

23 Zeitverluste Zeitfallen - Persönliche Verhaltensmuster - Arbeitsorganisation Zeitdiebe - Menschen - Technik - Strukturen / Rahmenbedingungen - Unterbrechungen

24 Arbeitsauftrag Zeitverluste vermeiden Identifizieren Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe und Zeitfallen

25 Zeitfallen / Zeitdiebe Tipps und Anregungen Unterbrechungen Arbeitsorganisation Persönliche Verhaltensmuster

26 Unterbrechungen Sägeblatt - Effekt

27 Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden

28 Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden 2. Unterbrechungen minimieren Gezielte Gesprächsführung Vereinbarungen 3. Unterbrechungen einplanen 4. Vertiefte Konzentration

29 Arbeitsorganisation > Prinzip Standardisierung > Prinzip Freier Schreibtisch > Mailmanagement

30 Arbeitsorganisation Standardisierung Checklisten Formulare Textbausteine Strategien / Arbeitsprozesse Individuell entwickeln

31 Arbeitsorganisation Freier Schreibtisch Wie viel Zeit pro Jahr verbringt ein Angestellter mit Suchen? 6 Wochen

32 Arbeitsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolles Ordnungssystem Korb, Ordner, Hängeregister etc.

33 Arbeitsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolle Körbchen sind z.b. Heute Erledigen Tageswiedervorlage ( Warte auf ) Zwischenablage ( Später ablegen ) Lektüre Projekte / Kunden Wiedervorlage

34 Arbeitsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Kein Verzetteln Kein Erdrücken

35 Arbeitsorganisation Mailmanagement

36 Arbeitsorganisation > Prinzip Standardisierung > Prinzip Freier Schreibtisch > Mailmanagement

37 Arbeitsauftrag: Arbeitsorganisation Tauschen Sie sich in einer Kleingruppe über die Tipps zur Arbeitsorganisation aus: Was mache ich bereits? Was ist für mich eine gute Anregung? Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest

38 Verhaltensfallen > Tendenz zum Aufschieben > Tendenz zur vorschnellen Reaktion > Tendenz zum Ausufern > Unrealistische Zeiteinschätzung > Tendenz zur Gefälligkeit

39 Tendenz zum Aufschieben Gründe reflektieren Unangenehme Aufgaben Schwierige Aufgaben Zeitaufwändige Aufgaben Stress, Krankheit, Konflikte Langweilige Aufgaben Gegenstrategie entwickeln

40 Tendenz zur vorschnellen Reaktion Jede Aufgabe, die reinkommt wird sofort bearbeitet Jeder Gedanke wird weiterverfolgt Jede Warteschleife bindet Energie für andere Aufgaben

41 Tendenz zum Ausufern In der Kommunikation Zu viele Themen Zu viele Details Zu wenig Führung Zielorientierte Kommunikation In der Arbeit Zu hohes Sicherheitsbedürfnis Perfektionismus

42 Unrealistische Zeiteinschätzung 1. Tendenz zur Unterschätzung Zeitdruck 2. Tendenz zur Überschätzung Sich spielen Statistik (AB Tätigkeitsanalyse) Einplanen

43 Gefälligkeit Es anderen recht machen Eigene Bedürfnisse unterordnen Nicht Nein sagen können Ablehnen Verhandeln

44 Drei Strategien des Nein-Sagens 1. Einschränkendes Nein > unter bestimmten Bedingungen > als Kuhhandel > Hilfe zur Selbsthilfe 2. Alternatives Nein > anderer Zeitpunkt > anderes Verfahren 3. Unausgesprochenes Nein > und stattdessen: sagen, womit man sonst beschäftigt ist bzw. was man denkt, fühlt

45 Verhaltensfallen > Tendenz zum Aufschieben > Tendenz zur vorschnellen Reaktion > Tendenz zum Ausufern > Unrealistische Zeiteinschätzung > Tendenz zur Gefälligkeit

46 Zeitverluste Zeitfallen - Persönliche Verhaltensmuster - Arbeitsorganisation Zeitdiebe - Menschen - Technik - Strukturen / Rahmenbedingungen - Unterbrechungen

47 Arbeitsauftrag: Zeitverluste vermeiden Suchen Sie in Ihrer KG für jede/n TN: eine Strategie zum Umgang mit einem Highlight aus dem AB Zeitfallen und Zeitdiebe Leitfrage: Wie werde ich konkret vorgehen, um diesen Zeitfresser zu eliminieren, zu minimieren oder anders damit umzugehen? Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest

48 Prioritäten Setzen Was als Erstes? Was später? Was mit voller Kraft? Was mit halber Kraft? Was unbedingt? Was kann hinten runter fallen?

49 Prioritäten Setzen = Entscheiden = Schwierig Der Mensch will Verluste vermeiden Die Umwelt ist komplex / wandelt sich

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51 Prioritäten Setzen Die Dollar Methode

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53 Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die $ - Methode

54 P rioritäten Setzen Was ist wichtig? Inwieweit trägt diese Aufgabe zur Zielerreichung bei? Bei Unklarheit Nachfragen

55 P rioritäten Setzen Andere Kriterien Chronologie Anforderung und Herausforderung persönliche Beziehungen Spaßfaktor Zeitdruck Hierarchie und Dienstanweisungen

56 Es ist besser, die richtige Arbeit zu tun, als eine Arbeit richtig zu tun Peter F. Drucker

57 Prioritäten Setzen Das Eisenhower-Prinzip

58 P rioritäten Setzen Eisenhower-Prinzip Einteilung der Aufgaben nach dem Zusammenwirken von Wichtigkeit und Dringlichkeit A - B - C und P

59 P rioritäten Setzen Eisenhower-Prinzip Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit

60 P rioritäten Setzen Eisenhower-Prinzip A- Aufgaben > Sofort erledigen B- Aufgaben > Terminieren C- Aufgaben > Delegieren Minimieren Rationalisieren P- Aufgaben > In den Papierkorb

61 Entlastungsfragen 1. Warum überhaupt? P 2. Warum gerade ich? C 3. Warum ausgerechnet jetzt? B 4. Warum in dieser Form? C

62 P rioritäten Setzen B - Aufgabe Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit

63 P r i o r i t ä t e n S e t z e n B - Aufgabe Termin noch weit weg Engere interne Terminleiste Komplexe Aufgaben zergliedern

64 Kann Aufgaben w i c h t i g, a b e r k e i n D r u c k v o n a u ß e n Überhaupt kein Termin z.b. - Strategie-Aufgaben - Reflexionstermine / Prozessoptimierung - Feedback-Gespräche - Soziale Kontakte / Beziehungspflege - Persönliche Qualifizierung

65 Arbeitsauftrag: Prioritäten setzen Austausch im Trio: Wie schwer oder leicht ist es für mich Prioritäten zu setzen? Nach welchen Kriterien entscheide ich in der Regel? Gibt es Papierkorbaufgaben? Wie gehe ich mit B- Aufgaben um? Welche KANN-Aufgaben sollte ich angehen? Strategie-Aufgaben, Reflexionstermine, Konfliktgespräche, Beziehungspflege, Persönliche Qualifizierung

66 Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die $ - Methode Das Wichtige mit zur besten Zeit und mit voller Kraft

67 Planung Grundsätze Erst sammeln, dann zuordnen Aufgaben zergliedern Schriftlichkeit einsetzen

68 Planung angehen Grundlegender Planungsrhythmus Tagesplanung

69 Planung angehen Planungsrhythmus Fixblöcke für immer wiederkehrende Aufgaben Festgelegte Zeiten für vorausplanbare Aufgaben Zuordnung tagesaktueller Aufgaben nach dem SE-Prinzip

70 Das SE - Prinzip Sofort Entscheiden SOFORT Bearbeiten SOFORT Zuordnen SOFORT Entsorgen

71 Tu- Es-Sofort-Prinzip SOFORT Bearbeiten o in weniger als drei Minuten erledigt o Schaden droht o erneutes Eindenken kostet mehr Zeit

72 Feinplanung für Tag Planung angehen Planungsrhythmus Fixblöcke für immer wiederkehrende Aufgaben Festgelegte Zeiten für vorausplanbare Aufgaben Zuordnung tagesaktueller Aufgaben nach dem SE-Prinzip Termine in den Kalender Hinweise auf vorbereitende Aufgaben in den Monatsplan / Wochenplan Grobe Zuordnung für Monate / Wochen

73 P lanung angehen ALPEN - Tagesplanung Aufgaben zusammenstellen Länge der Tätigkeiten schätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidungen treffen Nachkontrollieren

74 Vorsicht Falle Was das Einhalten von Planungen verhindert Unrealistische Zeiteinschätzung Tendenz zum Aufschieben Tendenz zur vorschnellen Reaktion

75 Tipps zur Tagesplanung 1. Timen Sie Ihre Aufgaben gut Leistungshoch nutzen, aber auch das Störungstief. o Leistungshoch und / oder Störungstief für die wichtigsten Aufgaben o Leistungstief und / oder Störungshoch für Routine

76 Tipps zur Tagesplanung 2. Legen Sie Erledigungstermine fest 3. Geben Sie Puffer zu 4. Richten Sie Fixblöcke ein 5. Richten Sie eine Black Box ein

77 Tipps zur Tagesplanung Fixblöcke, d.h. festgelegte Zeitfenster o für immer wiederkehrende Aufgaben, die an jedem Tag zur gewohnten Zeit abgearbeitet werden

78 Tipps zur Tagesplanung Black Box, d.h. ein festgelegtes Zeitfenster o für Rückrufe, verschobene Gespräche o oder unvorhergesehene Aufgaben o bzw. für eine vorgezogene Aufgabe als Alternative

79 Tipps zur Tagesplanung 6. Bilden Sie Blöcke z.b. o Telefongespräche o Abholen und Bearbeiten der s o Internetrecherchen o Lesearbeiten o Wege o verwandte Themen

80 Tipps zur Tagesplanung 7. Reservieren Sie sich eine Stille Stunde 8. Planen Sie Kann-Aufgaben ein

81 Tipps zur Tagesplanung 9. Planen Sie Pausen ein o öfter und kürzer o aktive Entspannung

82 P a usen zur a ktiven E ntspannung und Erholung

83 Tipps zur Tagesplanung Bevor Sie nach Hause gehen o prüfen Sie, welche Aufgaben nicht erledigt wurden o und terminieren sie neu o reflektieren Sie den Tag o erstellen Sie den Plan für morgen

84 Und wenn Sie zu Hause sind sollte eigentlich nur die Arbeit erledigt sein

85 Arbeitsauftrag: Planung Tauschen Sie sich in einer KG über die Tipps zur Planung aus: Leitfragen: Was ist für mich überhaupt planbar? Welche Zeiten kann ich für welche immer wiederkehrende Aufgaben festlegen? Welche Tipps zur Planung kann ich in meinem Arbeitsumfeld umsetzen? Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest

86 Zeitmanagement

87 Selbstmanagement

88 Selbstmanagement = Ziele definieren = Handlungsschritte anschließen = Selbstmotivation pflegen

89 Selbstmotivation 1. Jemanden Motivieren Schub Zug 2. Motiviert sein Optimale Rahmenbedingungen Demotivation verhindern

90 Motivationsbremse 1. Mangelndes Zeitmanagement o keine Planung o keine Prioritäten o keine Grenzen Spielball statt Spieler Reaktion statt Aktion

91 Motivationsbremse 2. Fehlende Anerkennung o vom Vorgesetzten o von den Kolleginnen und Kollegen o von den Kunden o im privaten Umfeld Wie sorge ich für Anerkennung von außen? Feedback erfragen Erfolge präsentieren

92 Motivationsbremse o und von der eigenen Person Wie sorge ich für meine innere Zufriedenheit? Erfolge bewusst wahrnehmen Sich selbst belohnen Nach dem eigenen Wertesystem handeln

93 Motivationsbremse 3. Ärger entsteht aus der Enttäuschung, weil o Wünsche und Bedürfnisse nicht erfüllt sind o Das Wertesystem missachtet wird Wie kommuniziere ich das Bedürfnis? Was ist verhandelbar? Und wie? Wie kann ich mein Wertesystem nachjustieren?

94 Motivationsbremse 4. Fehlende Balance o Körper / Gesundheit o Arbeit / Leistung o Familie / Kontakt o Sinn / Kultur / Gesellschaft Regelmäßige Standortbestimmungen

95 Handlungsschritte Planen Wie konkret werde ich vorgehen? Was brauche ich dafür? Wo kann ich mir Unterstützung holen? Welche Widerstände kann es geben? Wie gehe ich damit um? Umsetzen Reflexion / Arbeit an Störungen

96 Ziele Handlungs- und Leistungsziele Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert Identitätsziele abhängig von Wertesystem und innerem Selbstbild wie z.b. o Ich sorge für meine Zufriedenheit o Ich achte die Rechte und Werte anderer o Ich bin leicht und beweglich

97 Handlungs- und Leistungsziele SMART Spezifisch Messbar Attraktiv Realistisch Terminiert TREPPE Terminiert Reizvoll Erreichbar Präzise Positiv Einsatzbezogen

98 Arbeitsauftrag: Ziele definieren EA: Sammeln Sie für sich berufliche und / oder private Wünsche und Vorstellungen Duo: und formulieren Sie für ein ausgewähltes Beispiel ein SMARTES Ziel und erste Handlungsschritte

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100 Selbstmanagement

101 Arbeitsauftrag: Abschlussreflexion Wie habe ich den Tag erlebt? Was an Inhalten und Erfahrungen war für mich besonders wichtig? Was werde ich als erstes in der Praxis angehen? Und wann werde ich es tun?

102 Zeit- und Selbstmanagement