Zeit- und Selbstmanagement Individuelle Arbeitstechniken

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1 Beschreibung für die Teilnehmer Titel der Maßnahme Zielgruppe Seminarziele Inhalte Vermittler mit abgeschlossener Erstqualifikation in der Versicherungswirtschaft, Teamleiter, Projektleiter, Fach- und Führungskräfte aus allen Unternehmensbereichen Personale Kompetenz und Beratungskompetenz aufbauen Grundlegende Methoden und Techniken des Zeit- und Selbstmanagements kennen lernen und anwenden können Zeit- und Selbstmanagement zur Bewältigung des Tagesgeschäftes und für längerfristige Planungen nutzen lernen und in die eigene Arbeitspraxis integrieren können Nutzen und Bedeutung individueller Arbeitstechniken kennen und anwenden können Selbstmanagement: Identifizieren der eigenen Stärken und Schwächen im Bezug auf Arbeitsstil und Arbeitsverhalten Spaßmachende und nervtötende Aufgaben Ressourcenspender und Ressourcenkiller Balance zwischen Selbstdisziplin und chaotischer Kreativität Effizientes Arbeiten: Arbeitsprinzipien in der beruflichen Praxis Berücksichtigen der Leistungskurve Aktivitätenplanung Checklisten: Wie werden sie erstellt und in welchen Situationen können sie helfen? Integrata / Seite 1

2 Trainer Methode Dauer Organisatorische Hinweise Umgang mit der Zeit: Zeitbudget und Selbstmanagement Zeiteinteilung und die eigene Persönlichkeit Zeiteinteilung und die Anforderungen der Organisation Arbeiten mit dem Zeitplan Umgang mit Terminen Ziele klären, formulieren und vereinbaren: Bestandsaufnahme von Zielen Konkretisierung von Zielen Festlegung von Zeitperspektiven Klärung von Wichtigkeit und Dringlichkeit Abschätzung der Eindeutigkeit oder Klarheit des Weges Kompatibilität der Ziele verschiedener Abteilungen Kommunikation im Arbeitsumfeld: Verbesserte Arbeitsergebnisse durch ergebnisorientierte Kommunikation mit Kollegen und Mitarbeitern Gesprächsvorbereitung, Gesprächsführung und Gesprächsnachbereitung Planung und Durchführung von Besprechungen Sinnvoller Einsatz von Technik, Analyse und Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Arbeitsumfeldes Erfahrene Trainer Vortrag, Diskussion, Fallbeispiele, Gruppenarbeit 3 Präsenztage keine Weiterbildungspunkte 22,0 WP für die gesamte Maßnahme Integrata / Seite 2

3 Ablaufplan für die Trainer Tag 1 Zeit Inhalte Lernziele Kompetenzen Methoden/Medien UE WP 10:00-10:45h 10:45-11:30h 11:30-11:45h Pause 11:45-12:30h Eröffnung, Begrüßung, Vorstellung, Organisatorisches, Ablauf Vorstellungsrunde der Teilnehmer Erwartungsabfrage und Abgleich mit Seminarplan Problematisierung: Was behindert mich bei der optimalen Erfüllung meiner Aufgaben? Priorisierung der Themen Effizientes Arbeiten und Persönliche Leistungskurve Kenntnisse der Organisation des Seminars, der Seminarinhalte und der verwendeten Methodik Gegenseitiges Kennenlernen Klärung der Erwartungen der Teilnehmer Ermöglichen einer Teilnehmerorientierung, Erzeugen eines Problembewusstseins, Kennenlernen einer schnellen Priorisierungstechnik Kennenlernen einer Vision optimaler Zeitplanung und Erarbeitung realistischer Möglichkeiten, diese auf die eigene Praxis zu übertragen. Integrata / Seite 3 Kennen von Kartenabfrage, Clustern und Abstimmung als Technik des Priorisierens von Themen in Besprechungen Bewusstheit über die sinnvolle Verteilung von Arbeitsaufgaben auf geeignete Tageszeiten Vortrag, Gespräch, FC, PW PA-Interview oder kurze Selbstvorstellung LG, FC Kartenabfrage / Clustern im Plenum, Abstimmung, PW, FC Vortrag, FC und Integration in die Arbeitspraxis der TN 1 0

4 Praxistransfer Kennen der Schwankungen der eigenen Leistungsfähigkeit im Tagesverlauf Übung in EA 12:30-13:15h Verwendung der Zeit (Planung vs. Realität): Tages-, Wochen- Jahresplanung Wiederkehrende Aufgaben Kennenlernen einer realistischen Tagesplanung Kenntnis der wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten im Laufe einer Woche Kenntnis besserer Planbarkeit von wiederkehrenden Aufgaben im Laufe einer Woche Bewusstheit über die Möglichkeiten und Grenzen realistischer Tagesplanung Identifizieren der wichtigsten Wochenaufgaben (für eine spätere Priorisierung) Präsentation, PA- Übung, EA-Übung 13:15-14:00h Mittagspause 14:00-14:15h Übung (TN stehen im Kreis): Routineaufgaben Tagesgeschäft Sonderaufgaben Erleben wie ein Tagesablauf durch ein Zuviel an unterschiedlichen Anforderungen zur Belastung wird. Bewusstheit für die Kriterien der Entstehung von Belastungen im Tagesablauf Gruppenübung mit Traineranleitung 0,3 0,3 14:15-16:00h Prioritätensteuerung Eisenhower-Prinzip; ABC- Analyse Kennenlernen von Modellen/ Kriterien zur Steuerung von Prioritäten Kenntnis von Anwendung und Nutzen der Aufgabensteuerung nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit Vortrag, FC/PP, Diskussion, LG 2,3 2,3 16:00-16:15h Pause Integrata / Seite 4

5 16:15-17:15h Arbeitsplatz und Arbeitsumfeld Analyse und Gestaltung des Arbeitsplatzes 17:15-17:30h Abschluss des Tages Weiteres Vorgehen, Feedbackrunde, Themenspeicher Den eigenen Arbeitsplatz sinnvoll gestalten können Vortrag, FC, Diskussion, Übung, FC 1,3 1,3 Diskussion, FC, LG 0,3 0 Summe 6,9 Tag 2 Zeit Inhalte Lernziele Kompetenzen Methoden/Medien UE WP 09:00-10:30h Unterbrechungen: s, Anrufe, Besucher 10:30-10:45h Pause 10:45-11:30h Tagesplanung mit der ALPEN- Methode Übung: Typische Aufgabenplanung Kennenlernen verschiedener Arten von Unterbrechungen und adäquater Bewältigungsmöglichkeiten Kennenlernen von Umgangsmöglichkeiten mit s, Mails, Anrufen und Besuchern Theorie und Praxistransfer der Planung wichtiger Aufgaben Integrata / Seite 5 Verschiedene Lösungsstrategien zum Handling von Unterbrechungen auswählen und einsetzen können, Hilfsmittel zur gezielten Steuerung von Unterbrechungen kennen und nutzen können Wichtige Tages-Aufgaben mit der ALPEN-Methode planen können Vortrag, FC, Diskussion, Übung, FC FC; EA-Übung, Feedback/ Diskussion 2 2

6 11:30-12:15h Der/ die gut geplante Tag/ Woche 12:15-13:00h Mittagspause Erstellung bzw. Überarbeitung der Wochenplanung 13:00-14:30h Zeitfallen und Zeitdiebe 14:30-14:45h Pause 14:45-16:15h Umgang mit Zeitdieben Praxistransfer: Eigene Wochenplanung Eine sinnvolle Wochenplanung vornehmen können Erkennen weiterer selbst- oder fremdverschuldeter Zeitprobleme Themen werden so individuell bearbeitet. Der Fokus wird auf die eigene Lösungskompetenz gelenkt. Zeitdiebe im eigenen Arbeitsumfeld identifizieren können Mit Zeitdieben im eigenen Arbeitsumfeld lösungsorientiert umgehen können Vortrag/ Diskussion Übung, FC EA, LG,FC, PW 2 2 GA-Übung, PW :15-16:30h Abschluss des Tages Weiteres Vorgehen, Feedbackrunde, Themenspeicher Diskussion, FC, LG 0,3 0 Summe 8 Tag 3 Zeit Inhalte Lernziele Kompetenzen Methoden/Medien UE WP 09:00-09:30h Begrüßung und weiterer Ablauf 0,6 0,6 Integrata / Seite 6

7 Delegieren: Selbstreflexion: Welche Möglichkeiten des Delegierens habe ich in meinem Arbeitsumfeld? 09:30-10:30h Kommunikation im Arbeitsumfeld: 10:30-10:45h Pause Praxisorientiert kooperieren 10:45-12:15h Umgang mit Zeitfallen 12:15-13:00h Mittagspause 13:00-13:45h Ziele und Zielsetzung 13:45-14:15h Lebensziele beruflich und privat Erkennen der eigenen Schwächen wie z.b. Loslassen von Aufgaben oder zu große Übernahme von Verantwortung TN erkennen spielerisch Strategien zum erfolgreichen Kommunizieren (wann z.b. Nein Sagen) Übertragung in verschiedene Praxissituationen Themen werden individuell bearbeitet. Der Fokus wird auf die eigene Lösungskompetenz gelenkt. Theorie und Praxis zum Thema sinnvolle und motivierende Ziele setzen Persönliche (Lebens-) Zielsetzung kurz, mittel- und langfristig nach der SMART Integrata / Seite 7 Bewusstheit über die persönlichen Potentiale und Verbesserungspotentiale bezüglich der Delegation von Aufgaben erlangen Kennen und nutzen lernen von erfolgreichen Kommunikationsstrategien im eigenen Arbeitsumfeld Zeitfallen im Arbeitsumfeld identifizieren lernen und mit ihnen umgehen können Bewusstheit der Wirkkraft geeigneter Zielsetzungen Ziele nach der SMART-Regel setzen können Bewusstheit der Erfordernis und Planung des LG EA-Übung GA-Übung: LG, Diskussion 1,3 1,3 Diskussion, EA, GA 2 2 Plenum, Zuruf, FC EA-Übung 0,6 0,6

8 14:15-14:30h Pause 14:30-15:15h Selbstmanagement: Regel Die Teilnehmer erkennen, wie Stress entsteht und wie sie damit sinnvoll umgehen können Zusammenfließens beruflicher und privater Ziele Möglichkeiten der Stressbewältigung kennenlernen LG, Diskussion, Übungen 15:15-15:45h Lerntransfer 15:45-16:00h Seminarabschluss: Teilnahmezertifikate, Feedback & Seminarbewertung, Verabschiedung Festlegen eines konkreten Lerntransferplanes: Was ändere ich in meiner Arbeitsorganisation bis zum XX.XX.XXXX (etwa drei Monate)? Anstoßen der Umsetzung des Gelernten im beruflichen Alltag EA-Übung: Ein Brief an mich selbst 0,6 0,6 0,3 0 Summe 7,1 Summe gesamt 22 Integrata / Seite 8