Zeitmanagement: 4. Zeitdiebe

Transkript

1 Zeitmanagement: 4. Zeitdiebe

2 Was Sie heute lernen 1. Erkennen Sie Ihre Zeitfresser! 2. Reduzieren Sie Störungen! 1. Bekämpfen Sie die Aufschieberitis!

3 1. Erkennen Sie Ihre Zeitfresser Um zu identifizieren, was Ihre persönlichen Zeitfresser sind, ist es zunächst wichtig zu erkennen, welche Zeitdiebe im Alltag lauern. Denn nur wenn Sie diese erkennen und analysieren, können Sie auch etwas dagegen tun!

4 1. Erkennen Sie Ihre Zeitfresser Was sind solche Zeitfresser/Zeitdiebe? Zeitfresser können individuell verschieden sein. Zum einen kann ein mangelndes Zeitmanagement die Ursache sein, z.b. fehlende Ziele oder keine Tages- /Wochen-/Monatsplanung zu machen Im Alltag begegnen Ihnen aber auch viele Zeitfresser, die Sie in Ihrer Planung nur schwer berücksichtigen können: lange Wartezeiten bei Verabredungen mit Anderen, zu viele unnötige Besprechungen, Kollegen/ Bewohner halten Sie bei einem Schwätzchen auf, das Telefon klingelt pausenlos.

5 1. Erkennen Sie Ihre Zeitfresser Was sind IHRE Zeitfresser? Auf dem Arbeitsblatt Zeitdiebe identifizieren finden Sie eine Liste mit möglichen Zeitdieben. Überlegen Sie doch einmal, welche Dinge Ihnen die Zeit stehlen.

6 1. Erkennen Sie Ihre Zeitfresser Wenn Sie wissen was Ihre persönlichen Zeitdiebe sind, können Sie diese bekämpfen, indem Sie sich jeden Punkt einzeln vornehmen und mittels konkreter Ziele angehen. Einige Techniken zur Verbesserung Ihrer Zeitmanagementkompetenz haben Sie bereits in den letzten Wochen kennengelernt: Ziele setzen, mit Check- und To-Do-Listen arbeiten, Nein sagen, Tages-/Wochen-/Monatspläne erstellen.

7 1. Erkennen Sie Ihre Zeitfresser Wie man Meetings und Telefonate effektiver führt und mit der -Flut am besten umgeht, werden Sie in der nächste Woche erfahren.

8 1. Erkennen Sie Ihre Zeitfresser Nachdem Sie nun Ihre persönlichen Zeitfresser identifiziert haben, soll es im Folgenden darum gehen, wie Sie mit Störungen und Unterbrechungen am besten umgehen.

9 2. Wie Sie Störungen reduzieren Mögliche Störungen im Arbeitsalltag zu reduzieren, gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre eigentlichen Aufgaben und Ziele zu verfolgen. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge, wie Sie mit Unterbrechungen umgehen können. Diese hängen natürlich auch von Ihrem Arbeitsumfeld ab. Deshalb sollten Sie überlegen oder ausprobieren, welche Strategien für Sie nützlich sind.

10 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Führungskräfte Richten Sie sich Zeiten ein, zu denen Sie regelmäßig für Bewohner/ Angehörige und Mitarbeiter ansprechbar sind. Setzen Sie in regelmäßigen Besprechungen Prioritäten um unwichtige und ausufernde Diskussionen zu vermeiden. Richten Sie sich stille Stunden ein um wichtige und schriftliche Arbeiten zu erledigen. Tragen Sie diese ganz bewusst in Ihren Zeitplan ein und kommunizieren Sie diese auch.

11 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Führungskräfte Management by Exception (Ausnahmen), das heißt: Die Ihnen unterstellten Mitarbeiter arbeiten weitestgehend selbstständig. Sie greifen nur ein, wenn etwas nicht nach Plan verläuft. Das meint, Sie geben einen Rat, Hilfe oder Anweisungen. Ansonsten halten Sie sich aus dem Tagesgeschäft weitestgehend heraus und gewinnen so Zeit für Ihre Führungsaufgaben.

12 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Führungskräfte Lernen Sie zu delegieren! Es gibt viele Gründe warum das Delegieren vermieden wird. Diese reichen von Es macht mir Spaß es selber zu machen! bis zu Ich kann das besser als andere!.

13 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Führungskräfte Lernen Sie zu delegieren! Trotz dieser häufig negativen Einstellung, bringt das Delegieren viele Vorteile: Sie gewinnen Zeit für andere Projekte, für Ihre Planung, für Weiterbildungen, etc. Ihre Mitarbeiter können von den delegierten Aufgaben profitieren und sind motivierter, wenn sie Verantwortung übernehmen dürfen. Sie ersparen sich Arbeit und können Ihre Ressourcen woanders effektiver nutzen.

14 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Führungskräfte Lernen Sie zu delegieren! besonders C- und D-Aufgaben sollten Sie wenn möglich delegieren. Wichtigste Regel dabei: Alles, was Sie nicht kommunizieren, kann auch nicht erledigt werden! Lesen Sie zur Vertiefung: Grundregeln des Delegierens

15 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Mitarbeiter Unterbrechungen können Sie häufig nicht ganz vermeiden, aber Sie können versuchen diese möglichst kurz zu halten. Sagen Sie dem Störer oder der Störerin freundlich, dass es Ihnen gerade nicht passt. Schlagen Sie einen Alternativtermin für ein Gespräch vor. Stellen Sie sicher, dass Sie der richtige Ansprechpartner sind.

16 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Mitarbeiter Stehen Sie bei unerwarteten Besuchern auf und gehen Sie diesen entgegen. Stellen Sie keinen Stuhl in die Nähe Ihres Schreibtischs. Halten Sie Ihre Tür geschlossen. Sitzen Sie nicht mit dem Gesicht zur Tür oder zum Durchgang. Jede Bewegung, die wir auch nur im Augenwinkel wahrnehmen, erfordert automatisch unsere Aufmerksamkeit.

17 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Mitarbeiter Richten Sie sich stille Stunden ein, die Sie in Ihrem Terminplan eintragen. Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen ein Zeichen, dass Sie nicht gestört werden möchten, z.b. auf dem Kopf stehender Stoffbär. Nach einer Eingewöhnungsphase (bei der Sie vermutlich einige Witze ertragen müssen), funktioniert dies meist recht gut.

18 2. Wie Sie Störungen reduzieren Tipps für Mitarbeiter Wenn Sie etwas besprechen müssen, kommen Sie gleich zum Thema und bleiben Sie konsequent dabei Vermeiden Sie Smalltalk. Können Sie eine Unterbrechung nicht vermeiden, dann kehren Sie danach sofort zu Ihrer eigentlichen Aufgabe zurück.

19 2. Wie Sie Störungen reduzieren Sie haben nun einige Tipps kennengelernt, wie man Störungen und Unterbrechungen vermeiden bzw. reduzieren kann. Ein weiteres Problem, was uns oft am Erledigen von B-Aufgaben hindert, ist die sogenannte Aufschieberitis. Wie man dagegen ankommen kann, werden wir uns nun noch anschauen.

20 3. Wie Sie die Aufschieberitis bekämpfen Jeder von uns kennt es: Wir schieben unangenehme Aufgaben gern tage- oder wochenlang vor uns her um sie dann im letzten Moment, kurz vor der Angst zu erledigen. Das verursacht nicht nur Stress, wir können dadurch auch oft nicht die Leistung erbringen, die wir erreichen könnten, wenn wir es in Ruhe bearbeiten.

21 3. Wie Sie die Aufschieberitis bekämpfen Dafür gibt es verschiedene Ursachen? Wir erledigen ungern unangenehme Dinge. Wir verschieben schwierige Dinge und befassen uns lieber mit unwichtigen Kleinigkeiten. Wir verschieben schwierige Entscheidungen. Dabei bringen uns solche Aufgaben/ Entscheidungen oft den größten Erfolg?

22 3. Wie Sie die Aufschieberitis bekämpfen Jeder weiß: Durch Aufschieben wird Unangenehmes nicht weniger unangenehm und Schwieriges wird auch nicht einfacher. Ganz im Gegenteil: Durch das Nichterledigen solcher Aufgaben belasten Sie Ihre psychische Gesundheit durch die Verdrängung. Dies verschlechtert die Situation nur noch mehr. Was kann man dagegen tun?

23 3. Wie Sie die Aufschieberitis bekämpfen Strategien zur Bekämpfung der Aufschieberitis Klären Sie warum Sie eine Sache nicht mögen. Stellen Sie Selbstdisziplin bewusst vor das Lustprinzip und versuchen Sie sich zu motivieren. Stellen Sie sich beispielsweise vor, welches Ergebnis wartet, wenn Sie die Aufgabe bewältigt haben. Planen Sie konkrete Schritte mit dem Ziel der Erledigung und halten Sie diese schriftlich fest. Ziele und Teilschritte wirken motivierend für unangenehme und schwierige Aufgaben. Denken Sie daran: Sie werden die lästigen Aufgaben nur los, wenn Sie diese auch erledigen. Belohnen Sie sich, wenn Sie solche Aufgaben erledigt haben.

24 3. Wie Sie die Aufschieberitis bekämpfen Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang mal folgende Fragen: Benutzen Sie gern bestimmte Aufgaben als vorgeschobene Entschuldigung, eine andere wichtige zu verzögern oder zu umgehen? Haben Sie vielleicht eine falsche Einstellung gegenüber dem Delegieren? Sind Sie vielleicht zu perfektionistisch veranlagt? Wissen Sie nicht wie Sie eine neue, unangenehme oder schwierige Aufgabe angehen sollen? Für jeden ist eine andere Strategie hilfreich. Was genau Ihnen hilft, können Sie nur herausfinden, wenn Sie es probieren.

25 Zusammenfassung Was Sie heute gelernt haben Was sind Zeitfresser? Was sind meine persönlichen Zeitfresser? Wie Sie Störungen und Unterbrechungen reduzieren können. Wie Sie richtig delegieren. Wie Sie Ihre Aufschieberitis bekämpfen können. Aber auch hier gilt wieder: Dieses Wissen kann Ihnen nur helfen, wenn Sie es auch anwenden! Also legen Sie am besten gleich los und sagen Sie Ihren Zeitfressern den Kampf an

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und bis nächste Woche!