Ihr Kollege vergisst sehr oft wichtige Termine. Auch bei Arbeitsbeginn hat er keinen Überblick darüber, welche Aufgaben an diesem Tag auf ihn zukommen

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1 Sie wurden damit betraut, ein wichtiges Meeting zu organisieren. Am Tag des Meetings stellen Sie fest, dass Sie die noch ausstehenden Aufgaben bis zum Beginn nicht alleine bewältigen können. Wie gehen Sie vor? Das Eisenhower-Prinzip kombiniert die Prinzipien des Priorisierens und des Delegierens: Aufgaben werden anhand der Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit vier Kategorien zugeordnet. In Abhängigkeit der Zuordnung zu einer bestimmten Kategorie ergeben sich spezifische (Nicht-) Bearbeitungs-empfehlungen. 0 Punkte Schneller Arbeiten. 1 Punkt Aufgaben delegieren ohne die Priorität zu berücksichtigen. 2 Punkte Aufgaben priorisieren und nur die wichtigsten bearbeiten. 3 Punkte Anwendung des Eisenhower Prinzips.

2 Ihr Kollege vergisst sehr oft wichtige Termine. Auch bei Arbeitsbeginn hat er keinen Überblick darüber, welche Aufgaben an diesem Tag auf ihn zukommen werden. Was empfehlen Sie ihm? à Spielen Sie die Situation mit einem Mitspieler nach Das Vergessen von Terminen und der mangelnde Überblick über aktuell anstehende Aufgaben weisen auf das Fehlen einer effizienten Tagesplanung hin. Eine Methode zur systematischen Erstellung eines realistischen Tagesplanes stellt die ALPEN-Methode dar. Sie beinhaltet 5 Arbeitsschritte, die nacheinander ausgeführt werden. Aufgaben aufschreiben Länge der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen treffen: Prioritäten setzen, Delegieren Nachkontrolle 0 Punkte Einen anderen Beruf suchen. 1 Punkt Bessere Organisation des Tagesauflaufs. 2 Punkte Erstellen eines Tagesplans. 3 Punkte Tagesplan unter Verwendung der ALPEN Methode.

3 Sie können sich bei der Arbeit nicht konzentrieren, da andauernd Ihr Telefon klingelt oder Kollegen Sie um Ihre Meinung bitten. Wie gehen Sie mit derartigen Unterbrechungen um? Bei häufigen Unterbrechungen spricht man auch vom Sägeblatt-Effekt, da abrupte Störungen ein sägeblattartiges Muster in der individuellen Leistungskurve verursachen. Zur Vermeidung dieses Effektes, bietet sich die Einrichtung einer Stillen Stunde an: Stille Stunde im Kalender als Termin eintragen Unterbrecher aus dem Arbeitsumfeld verbannen Kollegen über die Stille Stunde informieren Telefon ausschalten und Postfach schließen 0 Punkte Unterbrechungen ignorieren. 1 Punkt Nach einer Unterbrechung eine Pause machen. 2 Punkte Einzelne Störquellen identifizieren und abschalten. 3 Punkte Einrichtung einer Stilen Stunde.

4 Ein Kollege bittet Sie, eine Aufgabe für ihn zu übernehmen, da er aktuell sehr ausgelastet ist. Doch auch Sie sind extrem ausgelastet. Was antworten Sie dem Kollegen? à Spielen Sie die Situation mit einem Mitspieler nach Die eigenen Bedürfnisse zu respektieren und sie gegeben falls auch durch ein Nein zu verteidigen ist ein wichtiger Selbstschutz-Mechanismus. Beim Nein -sagen sollten Sie einige entscheidende Aspekte beachten: Sich bewusst machen, dass man eine Wahl hat Nicht sofort eine Antwort geben, um Bedenkzeit bitten Das Nein begründen und evtl. Alternativen aufzeigen Genau überlegen, wem Sie Zeit schenken wollen Dienen Sie Ihrem eigenen Leben, oder Sie werden dem eines anderen dienen 0 Punkte Aufgabe übernehmen. 1 Punkt Aufgabe ohne Begründung ablehnen. 2 Punkte Aufgabe mit einer Begründung ablehnen. 3 Punkte Mit Begründung ablehnen, wertschätzen & Alternative aufzeigen.

5 Sie kommen morgens an Ihren Arbeitsplatz. Sie haben die anstehenden Aufgaben für den heutigen Tag bereits den Prioritäten A, B und C zugeordnet. Stellen Sie dar, wann Sie in Ihrem Tagesverlauf welche Prioritäten bearbeiten werden & begründen Sie dies. Unser Biorhythmus unterteilt den Tagesverlauf in unterschiedliche Phasen der Leistungsfähigkeit. Beachten Sie: Die Leistungskurve kann bei jedem etwas anders verlaufen! Leistungshöhepunkt am Vormittag: A-Aufgaben Mittags-Tief (ca. 14 Uhr): C-Aufgaben Anstieg am Nachmittag: B- evtl. A-Aufgaben Kontinuierliche Leistungsabnahme am Abend: Feierabend 0 Punkte Keine Aufgabenplanung. 1 Punkt Aufgaben dann bearbeiten, wenn Zeit verfügbar ist. 2 Punkte Bearbeitung entsprechend der Priorisierung. 3 Punkte Bei d. Abarbeitung Prioritäten & Leistungskurve beachten.

6 Die Organisation der s verschlingt einen sehr großen Teil Ihrer Arbeitszeit. Wie können Sie den elektronischen Schriftverkehr effizienter organisieren? Posteingang aufräumen Posteingang beinhaltet ausschließlich aktuelle s, deren Bearbeitung aussteht Funktionen nutzen Filterregeln definieren und s automatisch vorsortieren lassen s, die direkt an Sie adressiert sind, farblich von Cc- und Bcc-Nachrichten abheben Auto-Vorschau verwenden (im Posteingang werden zusätzlich zum Betreff die ersten drei Zeilen jeder angezeigt) Priorisieren Priorisierungsmethoden auf s anwenden Nach Priorisierung selbst abarbeite ggf. delegieren 0 Punkte Keine Maßnahme bekannt. 1 Punkt Eine Maßnahme bekannt. 2 Punkte Zwei Maßnahmen bekannt. 3 Punkte Mehr als 2 Maßnahmen bekannt.

7 Sie sind dabei Ihre Tagesplanung für den kommenden Tag zu machen. Wie gehen Sie vor, warum und bei welchen Aufgaben ist eine Priorisierung sinnvoll? R = Routine, täglich, abschätzbarer Vorgang à einplanen mit möglichst festen Zeitrahmen à Konsequent einhalten, nicht zu priorisieren, da es auf jeden Fall gemacht werden muss. à Puffer einplanen P = Planbar (nicht R), ich weiß davon vor Tagesbeginn à Priorisierung hilfreich S = Situativ, kommen im Laufe des Tages, unvorhersehbar à Priorisierung hilfreich 0 Punkte Keine Idee zur Tagesplanung. 1 Punkt Tätigk. werden eingeplant, keine/ falsche Priorisierung. 2 Punkte Tätigk. werden eingeplant und priorisiert. 3 Punkte Tätigk. werden eingeplant, priorisiert & Begründung geliefert.

8 Mit welchen Zeitfressern sind Sie in Ihrem Arbeitsalltag konfrontiert? Welche Strategien wenden Sie an, um diese zu reduzieren? In der Person liegende Zeitfresser: Sorgen und Ängste Konzentrationsprobleme Müdigkeit Schlechtes Zeitmanagement Unordnung Anweisungen nicht verstanden Externe Zeitfresser: Unangemeldete Besuche Private Gespräche Unpünktlichkeit Visuelle oder akustische Reize Mangelnde Frischluft Zufuhr 0 Punkte Keine Zeitfresser bekannt. 1 Punkt Ausschließlich externe oder interne Zeitfresser bekannt. 2 Punkte Externe und interne Zeitfresser bekannt. 3 Punkte Externe und interne Zeitfresser bekannt inkl. Strategien.

9 Wie häufig unterbrechen Sie Ihre Arbeitstätigkeit für Pausen und wie gestalten Sie diese? Häufigkeit und Dauer der Pausen Empirische Studien legen nahe, bei Routinetätigkeiten statt einer langen Pause alle Minuten kurze Pausen einzulegen. Pausengestaltung Die Gestaltung der Arbeitspausen sollte auf Ihre spezifischen Arbeitsanforderungen abgestimmt sein. Körperliche Arbeit kann durch eine passive Pausengestaltung kompensiert werden (z.b. Autogenes Training, Powernapping ) Geistige Arbeit legt eine aktive Pausengestaltung nahe (z.b. Spaziergänge) 0 Punkte Macht keine Pause. 1 Punkt Macht lange Pause ohne diese aktiv zu gestalten. 2 Punkte Macht mehrere kurze Pausen ohne aktive Gestaltung. 3 Punkte Mehrere kurze Pausen mit angepasster aktiver Gestaltung.

10 Erläutern Sie Ihren Mitspielern, welche Vorteile eine schriftliche Zeitplanung mit sich bringt. Die Schriftlichkeit ist das wichtigste Planungsprinzip. Sie bringt unter anderem folgende Vorteile mit sich: Arbeitsentlastung des Gedächtnisses Übersichtlichkeit Dokumentation dadurch Ergebnis Kontrolle möglich Selbstmotivation bei der Abarbeitung Konzentration auf das Wesentliche Bei regelmäßiger Anwendung: bessere Einschätzung des Zeitbedarfs und von Störzeiten. 0 Punkte Keine Vorteile bekannt. 1 Punkt Ein Vorteil bekannt. 2 Punkte Zwei Vorteile bekannt. 3 Punkte Mehr als zwei Vorteile bekannt.

11 Ergänzen Sie: Um 80% des Arbeitserfolges zu erzielen, muss man laut dem Pareto-Prinzip X % der anfallenden Arbeit erledigen. Welche Zahl suchen wir? Es ist auch bekannt als 80 / 20 Regel und kann kurz zusammengefasst werden mit: Kleine Ursache große Wirkung Eine Möglichkeit, diese erfolgskritischen 20% zu identifizieren lautet: Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihr aktuelles Projekt statt in 30 in 6 Tagen beenden. Auf welche kritischen Schritte müssten Sie Ihre Todo-Liste reduzieren? 0 Punkte Zahl nicht bekannt. 1 Punkt Verschätzt um 10% oder mehr. 2 Punkte Verschätzt um 5% bis 9%. 3 Punkte Exakte Schätzung evtl. noch mit Erklärung.

12 Was versteht man unter einer Aktivitäten-Checkliste und aus welchen Elementen setzt sich diese idealerweise zusammen? Aktivitäten-Checklisten stellen eine spezielle Form der klassischen To-do-Liste dar. Überblick über die einzelnen Elemente bzw. Kategorien einer idealtypischen Aktivitäten-Checkliste: 0 Punkte Aktivitäten-Checkliste nicht bekannt. 1 Punkt Prinzip der Aktivtäten-Checkliste bekannt. 2 Punkte Prinzip bekannt, sowie einige der Elemente. 3 Punkte Prinzip und Elemente vollumfänglich bekannt.

13 Wieviel Prozent Ihrer Arbeitszeit sollten Sie maximal verplanen? Maximal 60% der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit sollten Sie fest verplanen. Die restliche Zeit reservieren Sie für unerwartete, spontan erforderliche Aktivitäten. 0 Punkte Zahl nicht bekannt. 1 Punkt Verschätzt um 10 %-Punkte mehr oder weniger als 60%. 2 Punkte Verschätzt um < 10 % Punkte mehr oder weniger als 60%. 3 Punkte Exakte Schätzung evtl. noch mit Erklärung.

14 Erläutern Sie die 5 Schritte der A-L-P-E-N Methode. A-ktivitäten aufschreiben L-änge der Aktivitäten schätzen P-ufferzeit reservieren Ca. 60% für geplante Aktivitäten Ca. 20% für unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe) Ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten E-ntscheidungen treffen N-achkontrolle Unerledigtes Übertragen 0 Punkte Kein Schritt der A-L-P-E-N Methode bekannt. 1 Punkt 1-2 Schritte der A-L-P-E-N Methode bekannt. 2 Punkte 3-4 Schritte der A-L-P-E-N Methode bekannt. 3 Punkte Alle 5 Schritte der A-L-P-E-N Methode bekannt.

15 Welches Zeitmanagement Instrument funktioniert in Ihrem Alltag am besten? Überzeugen Sie Ihre Mitspieler von diesem Instrument, diese werden Gegenargumente liefern. Haben Sie sich schon einmal bewusst Gedanken über Ihr Zeitmanagement bzw. die hierfür herangezogenen Instrumente gemacht? Sind Sie tatsächlich von dem von Ihnen beschriebenen Instrument überzeugt oder nutzen Sie dieses nur aus Mangel an Alternativen? Prüfen Sie kritisch, mit welchen Zeitmanagement Instrumenten Sie Ihren Arbeitsalltag am effizientesten organisieren können. 0 Punkte Argumente überzeugen die Mitspieler nicht. 1 Punkt Argumente überzeugen teilweise. 2 Punkte Argumente überzeugen größtenteils. 3 Punkte Alle Argumente sind schlüssig und überzeugend.

16 Warum kann es sinnvoll sein ab und zu bewusst auf Zeitmanagement und Planung zu verzichten? Diskutieren Sie mit Ihren Mitspielern, diese versuchen Gegenargumente zu finden. Planen Sie öfter mal einen Tag ohne Plan ein (z.b. den Sonntag) Es hilft zu sich selbst zu finden Es steigert das kreative Potential Mal faul sein, heißt nicht in Lethargie zu versinken Wenn Sie einfach in den Tag hineinleben, fällt es Ihnen leichter Routinen zu unterbrechen und sich einfach mal treiben zu lassen 0 Punkte Argumente überzeugen die Mitspieler nicht. 1 Punkt Argumente überzeugen teilweise. 2 Punkte Argumente überzeugen größtenteils. 3 Punkte Alle Argumente sind schlüssig und überzeugend.

17 Warum sollten Sie überhaupt Zeit in Zeitmanagement investieren? Diskutieren Sie mit Ihren Mitspielern, diese versuchen Gegenargumente zu finden. Durch Zeitplanung erreichen Sie eine Konzentration auf das Wesentliche. Aufgaben werden somit effizienter und effektiver bearbeitet. Probleme und Hindernisse lassen sich schon frühzeitig erkennen, so dass Abweichungen schon mit geringem Aufwand zu korrigieren sind. 0 Punkte Argumente überzeugen die Mitspieler nicht. 1 Punkt Argumente überzeugen teilweise. 2 Punkte Argumente überzeugen größtenteils. 3 Punkte Alle Argumente sind schlüssig und überzeugend.

18 Wie können Aufgaben klassifiziert werden? R = Routine, täglich, abschätzbarer Vorgang à einplanen mit möglichst festen Zeitrahmen à Konsequent einhalten à Puffer einplanen P = Planbar (nicht R), ich weiß davon vor Tagesbeginn à Priorisierung hilfreich S = Situativ, kommen im Laufe des Tages, unvorhersehbar à Priorisierung hilfreich 0 Punkte Kann keine Klassifizierung nennen. 1 Punkt Kennt eine Klassifizierung. 2 Punkte Kennt alle Klassifizierungen. 3 Punkte Kennt die Klassifizierungen sowie die Priorisierung.

19 Welche Kritikpunkte können Sie beim Eisenhower Prinzip der Priorisierung anbringen? Diskutieren Sie mit Ihren Mitspielern verschiedene Kritikpunkte. Der wichtigste Einwand ist die Frage, wie man für sich selbst eigentlich "wichtig" und "dringlich" definiert - denn bei dieser Einteilung hilft das Eisenhower-Prinzip nicht. Außerdem hilft das Prinzip nicht, wenn sich Aufgaben in einem relativ kleinen Bereich häufen; das kann leicht passieren, wenn wichtige Aufgaben selten dringlich und dringliche Aufgaben selten wichtig sind. Da Eisenhower es als Strukturierungshilfe für militärische Befehle einsetze, scheint in diesem Kontext diese Art der Priorisierung sicherlich sinnvoll zu sein. Ob sie auf den nichtmilitärischen Alltag übertragbar ist, dürfte von Mensch zu Mensch sehr verschieden sein. 0 Punkte Argumente überzeugen die Mitspieler nicht. 1 Punkt Argumente überzeugen teilweise. 2 Punkte Argumente überzeugen größtenteils. 3 Punkte Alle Argumente sind schlüssig und überzeugend.

20 Warum sollten Sie beim Zeitmanagement auf Ihre innere Uhr achten? Wer beim Zeitmanagement seinen Biorhythmus berücksichtigt, arbeitet in der Regel effizienter. Optimal wäre der Einklang des (Arbeits-)Tagesablaufs mit unserem Biorhythmus. Leider lässt sich unsere Zeitplanung nicht immer mit unserer im Tagesverlauf variierenden Leistungsfähigkeit ( Leistungskurve ) vereinbaren. Um den eigenen Biorhythmus soweit wie möglich zu berücksichtigen, gilt es, auf die innere Uhr zu achten bzw. sie kennenzulernen. 0 Punkte Argumente überzeugen die Mitspieler nicht. 1 Punkt Argumente überzeugen teilweise. 2 Punkte Argumente überzeugen größtenteils. 3 Punkte Alle Argumente sind schlüssig und überzeugend.