1) Das Eisenhower-Prinzip (Kategorisierung von Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit)

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1 A) Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements 1) Das Eisenhower-Prinzip (Kategorisierung von Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit) Hohe Wichtigkeit: Aufgaben, die für meine langfristigen Ziele von großer Bedeutung sind. (z.b.: Absprache mit Kolleginnen und Kollegen über Arbeitsteilung bei zukünftigen Projekten. Anmeldung zu einer Fortbildung für die Optimierung der Unterrichtsvorbereitung) Hohe Dringlichkeit: Aufgaben, die zeitkritisch sind und schnell erledigt werden müssen. (z.b.: Kontaktaufnahme mit einem Ausbilder wegen eines Urlaubsantrags eines Schülers) Somit gibt es 4 Typen von Aufgaben: A-Aufgabe: wichtig und dringend B-Aufgabe: wichtig und nicht dringend C-Aufgabe: dringend und nicht wichtig D-Aufgabe: weder wichtig noch dringend Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip: Dringlichkeit C-Aufgaben delegieren oder nachrangig erledigen D-Aufgaben in die Ablage oder den Papierkorb A-Aufgaben sofort selbst erledigen B-Aufgaben Termin festlegen Wichtigkeit Daraus folgt: Vorrang haben die wichtigen Aufgaben, auch wenn sie nicht so dringend sind (z.b.: B ) Für sie sollten wir sowohl die meiste als auch die produktivste Arbeitszeit reservieren. Dringende und weniger wichtige Aufgaben ( C ) sollten wir nachrangig und in weniger produktiven Arbeitsphasen erledigen (z.b. nach Abschluss einer wichtigen Aufgabe).

2 Aufgabe 1: Welche Tätigkeiten/Aufgaben ordnen Sie persönlich dem Eisenhower-Schema zu? Bitte nennen Sie zu jedem Feld ein Beispiel. Aufgabe 2: Nun ordnen Sie bitte folgenden Tätigkeiten/Aufgaben ein Feld des Eisenhower-Schemas zu, indem Sie die Buchstaben A, B, C, D des Schemas eintragen. Klassenarbeitskorrektur Unterrichtsplanung Erstellen einer Klassenarbeit Planung von Projekten Im Internet surfen, um Neues zu erfahren Auswahl von Fortbildungsmaßnahmen, die die Vorbereitung von Unterricht optimiert und erleichtert Sortieren von Unterlagen Kaffeetrinken mit Kollegen/Kolleginnen Lesen von Fachliteratur zur langfristigen Integration von Lernstrategien in den Fachunterricht Beruhigung eines aufgebrachten Elternteils einer mir unbekannten Schülerin vor dem Lehrerzimmer Vorbereitung einer Konferenz Gespräch mit Ausbildern/Eltern Durchsicht von Werbebroschüren des Schulbuchverlags Spontane Teilnahme an Kollegengesprächen im Lehrerzimmer

3 Bezugnehmend zur obigen Aussage, dass Eisenhower empfiehlt, die C -Aufgaben nachrangig und in weniger produktiven Arbeitsphasen zu erledigen, stellt sich folgende Frage: Welche ist die produktivste Arbeitsphase? Dazu kann das Pareto-Prinzip etwas sagen. 2) Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel) Es besagt, dass 80 % der Ergebnisse schon mit den ersten 20 % des Aufwands erzielt werden. (Oder: mit den restlichen 80 % des Aufwands werden nur noch 20 % der Ergebnisse erreicht.) Der zusätzliche Ertrag nimmt also mit jeder Minute, die wir weiter an der Aufgabe arbeiten, rapide ab (abnehmender Grenzertrag ). Kombination von Eisenhower- und Pareto-Prinzip: Wichtige Aufgaben werden in den ersten 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt. Wir müssen also die Zeit auch reservieren! Das funktioniert nur, wenn die benötigte Zeit auch realistisch geschätzt werden kann. Natürlich sind die genannten Prozentsätze nicht sklavisch einzuhalten! Weitere Prinzipien 3) Die A-B-C-Analyse nach Seiwert (Ähnlich wie beim Eisenhower-Prinzip werden die Tätigkeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt und Handlungsempfehlungen ausgesprochen) Natürlich kann nicht immer alles, was sofort erledigt werden müsste, auch sofort erledigt werden. Hier kann folgendes Vorgehen helfen: A-Aufgabe: in ca. 65 % der Zeit ausführen! am Morgen! B-Aufgabe in ca. 20 % der Zeit ausführen! am Nachmittag! C-Aufgabe in ca. 15 % der Zeit ausführen! am Nachmittag! Die D-Aufgaben lt. Eisenhower werden hier nicht weiter aufgeführt....a.65%......b.20%......c.15%...

4 4) Die ALPEN-Methode nach Seiwert Alle Aufgaben notieren Länge (Zeit) zur Bewältigung schätzen Pufferzeiten reservieren (nur 60 % verplanen) Entscheidung über Prioritäten Nachkontrolle Diskussion über die Anwendbarkeit der Prinzipien Ein Ergebnis könnte sein, dass die Menschen unterschiedliche Denkmuster/Denkstile aufweisen, die sie bei der Gestaltung/Verwendung ihrer Arbeitszeit behindern: Aufgabe 3: Wie lauten ihre inneren Selbstgespräche? Bitte prüfen Sie, ob Ihnen diese Gedanken häufig, manchmal oder gar nicht durch den Kopf gehen.

5 Aufgabe 3: Wie lauten Ihre inneren Selbstgespräche? Mit der folgenden Checkliste kann beleuchtet werden, welche inneren Selbstgespräche Sie in akuten Belastungssituationen führen. Bitte prüfen Sie, ob Ihnen diese Gedanken häufig, manchmal oder gar nicht durch den Kopf gehen. häufig manchmal gar nicht Die Perfektionsfalle Ich muss meine Arbeit immer schaffen. Es gibt nichts Schlimmeres als Fehler zu machen. Auf mich muss 100% Verlass sein. Ich muss meine Termine immer einhalten. Ich muss immer alles richtig machen. Die Beliebtheitsfalle Ich will andere nicht enttäuschen. Es ist schrecklich, wenn andere mir böse sind. Ich will anderen nicht zur Last fallen. Ich muss es allen recht machen. Ich darf die anderen nicht enttäuschen. Die Unabhängigkeitsfalle Auf andere ist kein Verlass. Starke Menschen brauchen keine Hilfe. Ich muss das alleine hinbekommen. Ohne mich geht es nicht. Es ist schrecklich auf andere angewiesen zu sein. Die Kontrollfalle Bei Entscheidungen muss ich mir absolut sicher sein. Es muss alles so laufen, wie ich es geplant habe. Ich muss immer wissen, was auf mich zukommt. Es ist wichtig, dass ich alles unter Kontrolle habe. Ich gehe immer auf Nummer Sicher. Die Negativitätsfalle Ich halte das nicht durch. Ich werde versagen. Das schaffe ich nie. Probleme sind einfach nur schrecklich. Ich kann das nicht. Bitte markieren Sie, in welche der obigen Fallen Sie häufig durch Ihre unbewussten Selbstgespräche geraten. Dahinter verbergen sich Gedanken, die es Ihnen erschweren, mit akuten Belastungssituationen souverän und zielgerichtet umzugehen. Aus: Landmann, Meike. (2011): Entspannt durch den Schulalltag, Vandenhoeck und Ruprecht, S

6 B) Stress verstärkende Gedankenstile und Zeitmanagement Zuordnung der Denkstile zu den vorgestellten Prinzipien, die hier als Entlastungsstrategien angesehen werden. Die Falle Die Perfektionsfalle Die Entlastungsstrategie Pareto-Prinzip Die Beliebtheitsfalle Die Unabhängigkeitsfalle Nein sagen können, sich trauen Pausen bewusst zur eigenen Erholung einzusetzen Delegation (Eisenhower) Die Kontrollfalle Delegation (Eisenhower) Die Negativitätsfalle Augen zu und durch Strategie

7 C) Ausblick: Selbstmanagement und Selbstregulation Präaktionale Phase 1) Ziele definieren (Was will ich? Wo will ich hin?) 2) Handlungen zielgerichtet planen und vorbereiten (Was mache ich? Wann? Mit wem?) Aktionale Phase 3) Die Umsetzung der eigenen Pläne/des eig. Handelns beobachten (Mache ich das, was ich mir vorgenommen habe?) 4) Wenn nötig, regulierend in die Handlung eingreifen (Was kann ich tun, damit ich das tue, was ich mir vorgenommen habe?) Postaktionale Phase 5) Das eigene Handeln und dessen Ergebnisse reflektieren (Habe ich mein Ziel erreicht? Was war gut? Was war schlecht?) 6) Modifikationen in Bezug auf die gesetzten Ziele und das entsprechende eigene Handeln vornehmen (Was kann ich beim nächsten Mal besser machen? Auf welche Weise gelingt mir das?) Die Ähnlichkeit dieser Darstellung mit der Arbeit eines Lehrers/einer Lehrerin bei der Planung und Durchführung von Unterricht ist offensichtlich! Selbstmanagement: Strategierepertoire zur besseren Selbst- und Arbeitsorganisation. Selbstregulation geht darüber hinaus: Zielgerichtete, sukzessive Regulation von Gedanken, Gefühlen und Verhalten im Sinne der Erreichung persönlicher Ziele.