Zeitmanagement und Selbstorganisation

Transkript

1 Zeitmanagement und Selbstorganisation tekom-regionalgruppe Sachsen Dresden, 12. Juni 2006 Dr. Bertil Haack G&S Goals & Strategies GmbH Rapstedter Weg 55 B Berlin bertil.haack@goals-strategies.com 1

2 Ausgangssituation und Teilnehmererwartungen 2

3 Das eigene Empfinden Ausgangssituation und Teilnehmererwartungen Geht es Ihnen manchmal auch so? Meine Zeit reicht nicht zur Erledigung aller Aufgaben. Ich habe das Gefühl, meine Arbeit nicht zu schaffen. Ich komme nicht zu den wichtigen Dingen. Ich habe das Gefühl, unter meiner Arbeit zu ersticken. 3

4 Das eigene Erwarten Ausgangssituation und Teilnehmererwartungen Was erwarten Sie von diesem Vortrag????????????? 4

5 Ausgangspunkt Zeit-Balance-Modell (nach Seiwert/Peseschkian) Gesundheit, Ernährung, Erholung, Entspannung Körper Sinn Zeit- Balance Leistung, Arbeit Selbstverwirklichung, Erfüllung, Zukunftsfragen, Philosophie Kontakt Erfolg, Einkommen, Stress, Karriere Familie, Freunde, Zuwendung, Anerkennung 5

6 Übersicht 1 1 Ausgangssituation und Teilnehmererwartungen 22 Zeit und Zeitfallen 33 Zeitmanagement und Selbstorganisation 44 Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation 55 Noch ein Paar Tipps und Tricks 66 Resümee 6

7 Zeit und Zeitfallen 7

8 Überlegungen zur Zeit Zeit und Zeitfallen Sinnvolle Zeitverwendung statt nutzloser Zeitverschwendung: Zeit ist nur begrenzt vorhanden und lässt sich nicht vermehren. Zeit kann nicht gespart, sondern nur sofort genutzt werden. Zeit kann gut oder schlecht verwendet werden. Verlorene Zeit kann nicht wiedergewonnen werden. 8

9 Aufgabe 1 für hier Zeit und Zeitfallen Aufgabe 1 für hier Bitte denken Sie über Ihre Tagesabläufe nach und ermitteln Sie die wichtigsten Ursachen für Zeitverluste: Zeitfallen erkennen 9

10 Die bedeutsamsten 30 Zeitfallen (I) Zeit und Zeitfallen Unklare Zielsetzung. Keine Prioritäten. Versuch, zu viel auf einmal zu tun. Fehlende Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten. Schlechte Tagesplanung. Persönliche Desorganisation / überhäufter Schreibtisch. 10

11 Die bedeutsamsten 30 Zeitfallen (II) Zeit und Zeitfallen Papierkram und Lesen. Schlechtes Ablagesystem. Suche nach Notizen, Merkzetteln, Adressen / Telefonnummern. Mangelnde Motivation / arbeitsindifferentes Verhalten. Mangelnde Koordination / Teamwork. Telefonische Unterbrechungen. 11

12 Die bedeutsamsten 30 Zeitfallen (III) Zeit und Zeitfallen Unangemeldete Besucher. Unfähigkeit, nein zu sagen. Unvollständige, verspätete Informationen. Fehlende Selbstdisziplin. Aufgaben nicht zu Ende führen. Ablenkung / Lärm. 12

13 Die bedeutsamsten 30 Zeitfallen (IV) Zeit und Zeitfallen Langwierige Besprechungen. Mangelnde Vorbereitung auf Gespräche und Besprechungen. Keine oder unpräzise Kommunikation. Privater Schwatz. Zu viel Kommunikation. Zu viele Aktennotizen. 13

14 Die bedeutsamsten 30 Zeitfallen (V) Zeit und Zeitfallen Unentschlossenheit. Alle Fakten wissen wollen. Wartezeiten (z.b. bei Verabredungen oder Terminen). Hast, Ungeduld. Zu wenig Delegation. Mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten. 14

15 Zeitmanagement und Selbstorganisation 15

16 Zeitmanagement Zeitmanagement und Selbstorganisation Systematisches, diszipliniertes Planen, Einsetzen der eigenen Zeit: Nicht zu wenig Zeit, sondern zu viel ungenutzte Zeit (Seneca). Jede Arbeit braucht die Zeit, die wir ihr lassen (Parkinson). Nicht die Uhr, sondern sich selbst in Bezug auf die Uhr organisieren. Zeitmanagement gründet auf angemessener Selbstorganisation. 16

17 Selbstorganisation Zeitmanagement und Selbstorganisation Das Beste aus vorhandenen Mitteln und vorhandener Zeit machen: Sinnvolle Stabilität beim Planen und Erreichen von Zielen erlangen. Bewusster und Ziel orientierter Handeln. Organisatorische Regeln entwerfen und befolgen. Persönliche Stärken erkennen und besser ausnutzen. 17

18 Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation 18

19 Regelkreis der Selbstorganisation Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation 5. Kontrolle 1. Zielsetzung 4. Realisation 2. Planung 3. Entscheidung 19

20 Zielsetzung Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Ausrichten des Tuns auf präzise formulierte Absichten: Spezifisch sein (konkret, eindeutig, präzise formuliert): S Messbar sein (Überprüfbarkeit von Ziel und Erreichungsgrad): M Aktionsorientiert sein ( Bejahungen statt Verneinungen ): A Realistisch sein (hoch gesteckt, aber erreichbar): R Terminierbar sein (zeitliche Fixierung der Zielerreichung): T 20

21 Aufgabe 2 für hier Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Aufgabe 2 für hier Bitte stellen Sie sich vor, Ihre Fitness verbessern zu wollen und definieren Sie einige sinnvolle Ziele: Ziele operationalisieren 21

22 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Planung = Vorbereitung und Verwirklichung von Zielen + Strukturierung der Zeit Zeitgewinn Optimum Unterplanung Überplanung Zeitplanung 22

23 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Das eigene Tun (Arbeiten) organisieren: Arbeitsplatz ist Arbeitsplatz. Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Arbeitsinhalt ist Arbeitsinhalt. Arbeitsmittel sind Arbeitsmittel. 23

24 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Arbeitsplatz ist Arbeitsplatz: Den Arbeitsplatz zum Arbeiten nutzen. Am Arbeitsplatz keine Zeitung lesen, Pausen machen etc. Am Arbeitsplatz für Arbeitsordnung sorgen. Den Arbeitsplatz vor- / nachbereiten. 24

25 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Arbeitszeit ist Arbeitszeit: Die Arbeitszeit täglich planen und zum Arbeiten nutzen. Die 60:40-Regel einhalten und Selbsttermine vorsehen. Die eigene Tagesleistungskurve beachten. Abwechslung und Pausen vorsehen. Störungen vermeiden. 25

26 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Zeitplanung mit der ALPEN-Methode (Tagespläne): Aufgaben zusammenstellen : A Länge der Tätigkeiten schätzen : L Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren: P Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen, Delegation treffen: E Nachkontrolle- Unerledigtes übertragen: N 26

27 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation normaler Verlauf Verlauf bei Störungen Leistungsfähigkeit Tageszeit 27

28 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Arbeitsinhalt ist Arbeitsinhalt: Nicht zu viel auf einmal tun. Die wenigen wichtigen Aufgaben lösen, nicht die vielen unwichtigen. Das Pareto-Prinzip beachten (80:20-Regel). Die ABC-Analyse einsetzen (Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben). Das Eisenhower-Prinzip nutzen (Dringend Wichtig). 28

29 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Input Output 80% der Zeit 20% der Ergebnisse bringen 20% der Zeit Pareto- Prinzip 80% der Ergebnisse 29

30 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Anteil am Wert aller Aufgaben im Hinblick auf die effektive Erfüllung der Funktion (Zielerreichung) ABC- Analyse A-Aufgaben C-Aufgaben B-Aufgaben Anteil an der Menge aller Aufgaben 30

31 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation E i s e n h o w e r Reagieren dringend X wichtig X Agieren nicht dringend P r i n z i p Delegieren X nicht wichtig X Ignorieren 31

32 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Entscheidung heißt Prioritäten setzen: Nur an wichtigen und notwendigen Aufgaben arbeiten. Aufgaben nach Dringlichkeit bearbeiten. Konzentration auf nur eine Aufgabe. Alle Aufgaben abgeben, die von anderen erledigt werden können. Wenigstens die dringendsten Aufgaben erledigt haben. 32

33 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Arbeitsmittel sind Arbeitsmittel: Kalender Ort für Termine. Notizbuch Ort für Mitschriften. Offene-Punkte-Liste Ort für Aufgaben. Wiedervorlagemappen Ort für aktuelle Unterlagen. Archiv / Ablage Ort für bearbeitete Unterlagen. 33

34 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Offene-Punkte-Liste Termin Mit wem? Was? Bemerkungen Am Vortag Polizei, Veranstalter, Chef-Mediziner Streckenbegehung Besonders auf Halteverbote achten 34

35 Planen, Entscheiden und Realisieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Dok. Wiedervorlage Papierkorb Tagesmappe Ablage 35

36 Aufgabe 3 für Zuhause Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Aufgabe 3 für Zuhause Bitte wählen Sie einen typischen Arbeitstag aus und legen Sie den Tagesablauf fest: Arbeits- / Aufgabenbearbeitung planen 36

37 Kontrollieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Das eigene Tun kontrollieren, reflektieren und verbessern: Arbeitsabläufe kontrollieren. Arbeitsergebnisse überprüfen. Persönliche Situation reflektieren. Schlüsse ziehen und Verbesserungsmaßnahmen definieren. Zeitmanagement und Selbstorganisation wie geplant verbessern. 37

38 Kontrollieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Ablaufkontrolle: Erfolgt die Abarbeitung der Aufgaben gemäß ihrer Priorität? Stimmt die Zeitplanung? Erfolgt die Arbeit systematisch / geordnet (z.b. Telefonblöcke)? Wo wurde Zeit verschwendet? Gibt es Verbesserungspotenziale? Welche? 38

39 Kontrollieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Ergebniskontrolle: Welche Aufgaben / Ziele konnten erledigt / erreicht werden? Was blieb unerledigt? Welche Ergebnisse wurden erzielt? Welche Abweichungen gibt es zwischen Soll- / Ist-Ergebnissen? Warum kam es zu den Abweichungen? Verbesserungspotenziale? 39

40 Kontrollieren Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Selbstkontrolle: Welche Erkenntnisse / Erfahrungen habe ich heute gemacht? Was habe ich heute geschafft und geleistet? Wie war heute meine vorherrschende Stimmung / Gemütslage? Wie ist meine körperliche Verfassung? Was habe ich für sie getan? Womit habe ich anderen geholfen, gedient, diese erfreut, gefördert? 40

41 Aufgabe 4 für Zuhause Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Aufgabe 4 für Zuhause Bitte reflektieren Sie Ihre Art, Aufgaben zu erledigen und listen Sie Stärken und Schwächen auf: Verbesserungspotenziale erkennen 41

42 Noch ein Paar Tipps und Tricks 42

43 Ein möglicher Tagesablauf Noch ein paar Tipps und Tricks Tagesbeginn: Positive Einstellung! Gutes Frühstück, keine Hast! Arbeitsbeginn möglichst zu konstanten Zeiten! Überprüfung des Tagesplans! Schwerpunktaufgabe morgens erledigen! 43

44 Ein möglicher Tagesablauf Noch ein paar Tipps und Tricks Tagesverlauf (1): Gute Arbeitsvorbereitung. Handlungen mit Rückwirkungen/Folgeaktivitäten vermeiden. Zusätzliche Dringlichkeitsfälle kritisch überprüfen. Ungeplante, impulsive Aktivitäten vermeiden. Rechtzeitige Pausen machen, angemessenes Arbeitstempo. Bei kleinen, ähnlichen Aufgaben Bildung von Arbeitsblöcken. 44

45 Ein möglicher Tagesablauf Noch ein paar Tipps und Tricks Tagesverlauf (2): Angefangene Arbeiten sinnvoll abschließen. Antizyklisch arbeiten. Zusätzliche Dringlichkeitsfälle kritisch überprüfen. Eine Stille Stunde (Störarme Zeit) einrichten. Zeit und Pläne kontrollieren. 45

46 Ein möglicher Tagesablauf Noch ein paar Tipps und Tricks Tagesschluss: Unerledigten Kleinkram abschließen. Ergebnis- und Selbstkontrolle. Zusätzliche Dringlichkeitsfälle kritisch überprüfen. Zeitplan für den nächsten Tag erstellen. Mit positiver Stimmung nach Hause gehen und für Ausgleich sorgen. 46

47 In kleinen Schritten zum Erfolg Noch ein paar Tipps und Tricks Den richtigen Weg für sich finden: Gewohnheiten ändern! Bei den eigenen Schwächen beginnen! In kleinen, leicht umsetzbaren Schritten vorgehen! Kontinuierlich verfahren und ausreichend Zeit einplanen! Die passenden Instrumente verwenden (Papier / Elektronik)! 47

48 Resümee 48

49 Resümee Und so könnte es Ihnen gehen: Weniger Hektik und Stress! Weniger Fehler und mehr Qualität! Mehr eingehaltene Termine und zeitlicher Freiraum! Mehr Platz für Kreativität und Spaß bei der Arbeit! Mehr Freizeit und mehr erreichte Lebens- und Arbeitsziele! 49

50 Aufgabe 5 für Zuhause Handlungsfelder erfolgreicher Selbstorganisation Aufgabe 5 für Zuhause Bitte legen Sie einzeln für sich fest, in welchen Schritten, bis wann und mit welchen Zielen Sie Ihr Zeitmanagement und Ihre Selbstorganisation verbessern wollen: Selbstverpflichtung vornehmen 50

51 G&S Goals & Strategies GmbH Dr. Bertil Haack Rapstedter Weg 55B Berlin Telefon: 030 / Telefax: 030 / bertil.haack@goals-strategies.com 51