Change it, love it or leave it

Transkript

1 Mehr Zeit für das Wichtige Dr..--IIng.. Ute Haese, Diipll.. Wiirttschafftts--IIng.. ((FH))

2 Change it, love it or leave it Was ist Zeit? Ist Zeit ein knappes Gut? Was bedeutet Zeit für Sie? Sagen Sie auch manchmal: Hätte die Besprechung doch nur länger gedauert? 1.1 Zeitinventur 1. Zeitnutzungsanalyse a. Tätigkeiten b. Zeit wert analyse c. Störungen und Unterbrechungen 2. Zeitverlustanalyse a. Fehlerquellen für Zeitverluste b. Checklisten 3. Zeitfresseranalyse a. Ursachen unnötigen Zeitverbrauchs wer b. Warum wird mir die Zeit geklaut c. Wie kann Abhilfe geschaffen werden? Nein-Sagen? Es geht nicht um gefüllte Zeit, sondern erfüllte. Wichtig ist schon das Notieren aller möglicher Details in dem Planungsinstrument der eigenen Wahl. Die ist aber nur ein Hilfsmittel, denn entscheidend ist immer noch die Auswahl der richtigen und wichtigen Tätigkeiten und vor allen deren termingerechte Ausführung in optimaler Qualität. Deshalb sind folgende Fragen zu beantworten: Welche Tätigkeiten waren notwendig? War der Zeitaufwand gerechtfertigt? War die Ausführung zweckmäßig? War der Zeitpunkt der Ausführung sinnvoll? Tipps 1. das eigene Handeln an den eigenen Zielen ausrichten 2. unwichtige Aktivitäten verbannen sich auf Schlüsselaufgaben konzentrieren 3. Perfektionismus ist nicht nötig (keine Formvollendung) es kommt auf den Informationsgehalt an 4. Stille Stunden zum Arbeiten statt ständiger Unterbrechungen 5. Checklisten nutzen, um wiederkehrende Aufgaben schneller zu organisieren oder besser zu delegieren 6. Aufgaben mit max. 5 Minuten Zeitbedarf sofort erledigen, aber nicht in der schöpferischsten Zeit 7. guten Informationsfluss sichern und offene Kommunikation pflegen 8. kreative Pausen einplanen Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 2

3 1.2 Einprägsame Beispiele CD Erfolgsrhetorik von Stéphane Etrillard Track 23 (5:23) Wasserglas-Experiment dabei Glas mit Steinen verschiedener Größe zeigen Episode Axt schärfen 1.3 Zeit souverän einteilen können Zielsetzung Präzise Formulierung der Ziele und Wünsche Handeln und Tun auf diese Ziele und deren Erfüllung ausrichten Was kann mich davon abhalten, meine Ziele zu erreichen? Was kann mich zum Ziel bringen? ist ein permanenter Prozess dient der Konzentration der Kräfte (Verständnis und Unterstützung der Familie!) kann durch Bewusstwerden der Ziele die Eigenmotivation steigern laufende Ziele kurzfristige Ziele bis zu 3 Monaten 3 Monate bis 1 Jahr mittelfristige Ziele 1 bis 3 Jahre langfristige Ziele 3 bis 5 Jahre 1.4 Zeitplanung = Spielräume! 60 % geplante Aktivitäten 20 % unerwartete Aktivitäten 20 % spontane Aktivitäten Nur realistische Planungen sind der Garant für einen Erfolg! Ein Puffer von zusätzlich 20 % ist ggf. für den Notfall einzuplanen. Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 3

4 1.5 ALPEN-Methode A L P E N Alle Aufgaben auflisten Länge der Aufgaben schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen treffen Nachkontrolle Verlieren Sie ohne Tagespläne (To-do-Listen) den Überblick? Bewirken schriftliche Tagespläne eine Entlastung des Gedächtnisses? Motivieren Sie schriftliche Pläne? Geht durch die Kontrolle von Tagesplänen Unerledigtes verloren? Was bringt das? bessere Einstimmung auf den Tag Planung des bevorstehenden Tages Überblick über die Tagesanforderungen Ordnung des Tagesablaufes Ausschalten der Vergesslichkeit Konzentration auf das Wesentliche Reduzieren der Verzettelung Erreichen der Tagesziele Unterscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen (unwichtigen?) Vorgängen Entscheidung über Prioritäten und Delegation Rationalisierung durch Aufgabenbündelung (Mail-Abruf, Telefonate...) Reduzierung von Störungen und Unterbrechungen... positives Erfolgserlebnis größerer persönlicher Freiraum Steigerung der persönlichen Leistungsfähigkeit Abbau von Stress und Nervenverschleiß... Prioritäten setzen wie finde ich die wichtigsten Dinge? Welche Aufgaben tragen am meisten zum Erreichen meiner Ziele bei? Wo steht das meiste Geld auf dem Spiel? Welche nicht erfüllte Aufgabe führt zu den negativsten Konsequenzen? Gibt es Aufgaben, durch deren Erledigung andere Aufgaben weniger oder hinfällig werden? Welche Nichterfüllung einer Aufgabe hat keine oder nur geringe negative Konsequenzen? Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 4

5 nicht zu viel auf einmal vornehmen/verändern notwendige Arbeiten erledigen immer nur eines auf einmal tun wenn möglich: delegieren 1.6 Prioritäten setzen durch ABC-Analyse Zeitanalyse ergibt i.d.r., dass ein sehr hoher Teil der zur Verfügung stehenden Zeit (65 %) für die Erledigung unwichtiger Aufgaben (Wert dieser Tätigkeiten: 15 %) verwendet wird. In 15 % der Zeit wird 65 % des Wertes geschaffen sehr wichtig, unbedingt selber erledigen = A-Aufgaben, darauf konzentrieren In 20 % der Zeit wird 20 % des Wertes geschaffen wichtig = B-Aufgaben, delegieren? In 65 % der Zeit werden 15 % des Wertes geschaffen weniger wichtig, Kleinkram, Routine-Aufgaben = C-Aufgaben, entrümpeln möglich? Bei einer Konzentration auf die wenigen A-Aufgaben kann schon der größte Teil des Erfolges gesichert werden. Kann keine andere Aufgabe erledigt werden, ist doch bereits das Wichtigste getan. Umgekehrt bewirkt eine Verzettelung mit vielen C-Aufgaben, dass zwar die Zeit ausgefüllt wurde, jedoch nur ein geringer Teil für den Gesamterfolg geleistet wurde. Einfache Routineaufgaben gehören auch zum Alltag, doch sind nur mit der Erfüllung von A-Aufgaben die gesteckten Ziele erreichbar. 1.7 Schnellanalyse nach dem Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen und unwichtige Dinge aussortieren wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt = eine Methode eines militärischen Oberbefehlshabers; im Krieg können Aktivitäten des Gegners sehr wohl unvorhersehbare und äußerst dringende und wichtige Folgen haben Alle Aufgaben anhand der Kriterien wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend in 4 Quadranten verteilen Aufgaben im Quadrant nicht wichtig/nicht dringend nicht erledigen (in Papierkorb!) Einteilung X-Achse: Dringlichkeit einer Aufgabe Y-Achse: Wichtigkeit einer Aufgabe Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 5

6 Dringlichkeit dringend nicht dringend wichtig sofort selbst erledigen terminieren und persönlich erledigen Wichtigkeit nicht wichtig an kompetente Mitarbeiter delegieren nicht bearbeiten (Papierkorb) Eisenhower-Prinzip gelegentlich kritisch betrachtet, da ein gutes Zeitmanagement gerade dringende Aufgaben verhindern kann; Grundlage der Kritik: u. a. Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. 1.8 Pareto-Prinzip (80/20-Regel) vgl. Wikipedia Paretoprinzip (auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel) besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse verursachen die meiste Arbeit. Pareto-Verteilung beschreibt statistisches Phänomen, wenn eine kleine Anzahl von hohen Werten einer Wertemenge mehr zu deren Gesamtwert beiträgt, als die hohe Anzahl der kleinen Werte dieser Menge Vilfredo Pareto untersuchte Verteilung des Volksvermögens in Italien ca. 20 % der Familien besaßen zu dieser Zeit ca. 80 % des Vermögens Banken sollten sich um diese 20 % der Menschen kümmern und Großteil ihrer Auftragslage wäre gesichert Pareto-Prinzip besagt, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 % so erledigen lassen, dass 80 % aller Probleme gelöst werden Regel gilt nur, wenn Elemente des Systems unabhängig voneinander sind durch Interdependenz der Elemente (wie etwa in einer Organisation und allen soziotechnischen Systemen) wird die Situation verändert. In der Praxis ist folglich die Zahl der relevanten Elemente sehr gering; sehr wenige Elemente bestimmen fast den gesamten Effekt. Pareto-Prinzip kann bei vielen - auch alltäglichen - Fragestellungen beobachtet werden: 20 % der eingesetzten Zeit bringt 80 % der Ergebnisse, in einem durchschnittlichen Haushalt verursachen 20 % der Kostenpositionen 80 % der Kosten, 20 % des Teppichs in einem Büro weisen 80 % der Gesamtabnutzung auf; im Unternehmen werden 80 % des Umsatzes mit 20 % der Kunden erzielt... Viele Verteilungen in der Natur folgen einem Skalengesetz, sehr oft einem Potenzgesetz, also einer Pareto- Verteilung. Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 6

7 Wohlstandsverteilung auf Individuen Größe von menschlichen Siedlungen: Viele kleine Dörfer mit wenig Einwohnern, die Masse der Menschen wohnt aber in wenigen großen Städten. Werte im Lager eines Industrieunternehmens: Viele Schrauben etc., die nicht viel kosten, aber wenige sehr teure Zukaufartikel. Aufwände bei Vorhaben: 20 % Aufwand bringen 80 % Ergebnis, die restlichen 20 % des Ergebnisses brauchen aber 80 % des gesamten Aufwandes. 75 % des Welthandels finden unter 25 % der Menschen statt. 80 % aller Supportanfragen im Internet beziehen sich immer wieder auf die gleichen 20 % (oder weniger) der Problemstellungen. 2 Umgang mit Besuchern und Gesprächspartnern Management by open doors verbreitet, aber nicht unbedingt vorteilhaft, da jederzeit eine Störung erlaubt scheint klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten schwieriger wird Terminvereinbarungen nicht immer durchsetzbar sind, weil angeblich nur eine kurze Zeitspanne beansprucht wird Management by objetives (Zielen) erlaubt, eigenständig zu entscheiden Fähigkeit entwickeln, NEIN zu sagen 3 10 goldene Regeln, um das Zeitlimit einzuhalten Hilft positives Denken? 1. Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden 2. gezielt abschirmen (stille Stunden) 3. Zeitlimits setzen und einhalten 4. Prioritäten für alle Aufgaben festlegen und vor allem einhalten 5. möglichst nur das Wesentliche tun 6. Delegation auch als bezahlte Aufgabe sinnvoll (z. B. Korrektur der Dokumentation) 7. Salami-Taktik anwenden (größere Aufgaben in kleinere Abschnitte portionieren) 8. Termine mit sich selbst vereinbaren (auch zur Entspannung) 9. Schwerpunktaufgaben sehr früh erledigen 10. Stimmungs- und Leistungshochs und -tiefs gezielt berücksichtigen der richtige Rhythmus macht s 11. eigene Leistungskurve (Bio-Rhythmus) erkennen (Morgen-/Abendmensch bzw. Lerche/Eule) und berücksichtigen 12. Belohnung in Aussicht stellen und genießen Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 7

8 Mit einer schriftlichen Planung kann der Überblick über alle anstehenden Termine erhöht werden. Flexible Aufgabelisten machen Sinn. Langfristigkeit zahlt sich aus Tätigkeiten mit großem Nutzen frühzeitig bearbeiten, auch wenn noch kein aktuter Druck aufgebaut wurde. Niemand hat genug Zeit, um alles das zu tun, was er tun möchte. Nein-Sagen bedeutet auch, Ja-zu-Sagen zu dem, was wirklich wichtig ist. Ordnung muss sein. Schwierige Situationen gibt es immer und manche entwickeln sich zu Krisen. Die Kunst ist nicht, diese vollkommen zu vermeiden, sondern gelassen mit ihnen umzugehen, weil ein Notfallplan vorhanden ist. Zur schriftlichen Planung von Termine und Aufgaben und zum Notieren von Kontaktinformationen oder Ideen eignet sich neben Papier auch ein Softwareprogramm. Fangen Sie an! Zeitmanagement ist in erster Linie Selbstdisziplin! Niemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen. Lee Iacocca (CEO Chrysler) 4 Empfehlungen zum Weiterlesen Birkenbihl, Vera F.: Freude durch Stress. mvg 14. Auflage, 2001 DeMarco, Tom: Spielräume. Projektmanagement jenseits von Burn-out, Stress und Effizienzwahn. Hanser, 2001 Seiwert, Lothar, Wöltje, Holger; Obermayer, Christian: Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook. Die Zeit im Griff mit der meist genutzten Bürosoftware Strategien, Tipps und Techniken (Version ). Microsoft Press, 8. Auflage Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 8

9 KommunikationsBeratung Haese Inh.: Dr.-Ing. Ute Haese Ersparen Sie sich Ärger. Erledigen Sie Ihre Kernaufgaben effizienter und schneller. Sorgen Sie für ein besseres Image Ihrer Person und/oder Ihres Unternehmens. Jeder von uns verfolgt Ziele, die ihm wichtig sind, mit Energie und voller Leidenschaft. Das Ziel der KommunikationBeratung Haese ist es, mit erfolgversprechenden Strategien und Methoden sowie bestem Service einen Beitrag zu leisten, der Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen mehr Erfolg ermöglicht. Ich lege größten Wert auf individuelle Beratung und Betreuung. Beratung für kleine und mittlere Unternehmen individuelle Beratung neues Denken fördern Training und Coaching für Unternehmen, Bildungsdienstleister, Privatpersonen entsprechend Ihrer Bedarfe optimale Betreuung Projekte managen für kleine und mittlere Unternehmen zuverlässig, offen und fachkundig Kommunikationsberatung Gründercoacing Fördermittelberatung Kommunikationstraining Marketing/Vertrieb Office-Software u.a. Beantragung Durchführung/Steuerung Abrechnung Lassen Sie uns gemeinsam für Ihren Erfolg arbeiten. Ihre Dr. Ute Haese Stand vom 8. Februar 2011, Version Seite 9