Wege zur Zeitsouveränität Tagesgestaltung und Arbeitsorganisation Handlungstipps und Übungen: Suchen Sie sich die für Sie passenden Werkzeuge heraus.

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1 Wege zur Zeitsouveränität Tagesgestaltung und Arbeitsorganisation Handlungstipps und Übungen: Suchen Sie sich die für Sie passenden Werkzeuge heraus. Planen Sie schriftlich Schreiben Sie alles auf, was Sie erledigen wollen: Termine, Aktivitäten, Telefonate, Korrespondenz. Sie entlasten Ihr Gedächtnis, konzentrieren sich auf das Wesentliche und lassen sich dadurch weniger ablenken. Machen Sie die Schriftlichkeit zu Ihrem Arbeitsprinzip Nr. 1. Ein von Ihnen niedergeschriebener Plan hat den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit. Außerdem können Sie später Ihre Aktivitäten besser kontrollieren. Die allgemeine Erfahrung in der Praxis zeigt, dass man mit einem Mehraufwand an Planungszeit weniger Zeit für die Durchführung benötigt und insgesamt Zeit einspart. Planung bedeutet Vorbereitung zur Verwirklichung von Zielen. Verwenden Sie Tages- und Wochenpläne Gewöhnen Sie sich daran, den Arbeitstag bereits am Ende des Vortages zu planen: Visualisieren Sie den Ablauf des Folgetages. Schon auf dem Weg nach Hause und der morgendlichen Fahrt ins Büro verinnerlicht Ihr Unterbewusstsein diese Aufgaben und hält mögliche Lösungen bereit. Da Sie nun Ihre Hauptaktivität vor Augen und Lösungsideen im Hintergrund haben, steht Ihnen der neue Tag jetzt plan- und greifbar bevor. Sie lassen sich dann weniger leicht durch Nebensächlichkeiten ablenken. Vorteile von Zeitplanung Hektik und Stress werden abnehmen, Ihr Tagesablauf wird stärker durch Vorhersehbares geprägt werden. Sie gewinnen einen Überblick über alle Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten. Sie sparen Zeit und können diese für die wirklich wichtigen Aufgaben und Ziele (Führungsaufgaben, Mitarbeiter, Kreativität, Freizeit) nutzen. Sie erreichen Ihre beruflichen und privaten Ziele besser und schneller.

2 Verwenden Sie für Ihre Tagespläne die ALPEN-Methode: A = Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben Notwendige Arbeiten aus Ihrem Aufgabenkatalog für die Woche Unerledigtes vom Vortag Neu hinzukommende Tagesarbeiten Termine, die wahrzunehmen sind Telefonate und Korrespondenzen Periodisch wiederkehrende Aufgaben L = Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen Zeitaufwand kalkulieren Zeitlimit setzen Störungen eliminieren P = Pufferzeit reservieren (nur 60% verplanen) 60 % für geplante Aktivitäten verplanen 20 % für unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe) 20 % für spontane und soziale Aktivitäten E = Entscheidungen treffen: Prioritäten, Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten N = Nachkontrolle - Unerledigtes übertragen Sie werden diese Aufgabe endlich anpacken - womit sie nunmehr erledigt ist Sie werden sie streichen, weil die Sache sich von selbst erledigt hat Wenn man viel hineinzustecken hat, hat ein Tag hundert Taschen. (Nietzsche)

3 Das PARETO-PRINZIP Wie oft gehen Sie ans Telefon, nur weil es läutet? Wie oft akzeptieren Sie eine Aufgabe, nur weil kein anderer sie macht? Wie oft lesen Sie Unwichtiges, nur weil es sich in Ihrer Post befindet? Sie müssen alle Situationen erkennen lernen, in denen Sie sich selbst daran hindern, Ihre eigentliche Arbeit zu tun. Viele Tätigkeiten im Berufsleben erfolgen, weil man diese Aufgaben schon immer gemacht hat. Nicht alles, was man aber gestern getan hat, ist heute noch erforderlich. Stellen Sie sich die Frage nach dem Sinn der Tätigkeit, hinterfragen Sie in regelmäßigen Abständen. Können Sie den Sinn nicht finden, lassen Sie diese für Sie und die Organisation sinnlose Tätigkeit. Zeitmanagement ist auch Prioritäten-Management. Viele verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit relativ nebensächlichen Problemen und Aktivitäten, statt sich auf wenige, aber wirklich wichtige Aktivitäten zu konzentrieren. Mit 20 % des Zeitaufwandes erzielen Sie bereits 80 % der Ergebnisse (Pareto-Prinzip). Das Pareto-Prinzip (20:80 Regel) Das Pareto Prinzip besagt, dass 20 % der Kunden oder Waren bringen 80 % des Umsatzes 20 % der Produktionsfelder verursachen 80 % des Ausschusses 20 % der Zeitungen enthalten 80 % der Information 20 % der Besprechungszeit bewirken 80 % der Beschlüsse

4 ABC-Analyse Wertanalyse der Zeitverwertung Auch wenn Sie viele Dinge erledigen müssen widmen Sie sich während einer bestimmten Zeit nur einer einzigen Aufgabe. Legen Sie eindeutige Prioritäten nach der A-B-C-Analyse fest: A-Aufgaben für die wichtigsten Aufgaben (nicht delegierbar) B-Aufgaben für durchschnittlich wichtige Aufgaben (teilweise auch delegierbar) C-Aufgaben für Kleinkram, Routineaufgaben wie Ablage etc. Hierbei gilt immer: Vorrang des Wichtigen vor dem Unwichtigen. Die Ordnung nach Dringlichkeit folgt erst danach. Planen Sie nur ein bis zwei A-Aufgaben (max. 3 Std.) und zwei bis drei B-Aufgaben (max. 1 Std.) pro Tag ein; der Rest sind C-Aufgaben (max. 45 Minuten). Mehr ist an einem Tag ohnehin nicht erreichbar. So steuern Sie aktiv Ihren Arbeitsablauf, konzentrieren sich jeweils auf die wesentlichen Dinge und erreichen damit innere Harmonie und Gelassenheit. Viele ziehen es jedoch vor, Dinge nur richtig zu tun (= Effizienz / Tätigkeitsorientierung), anstatt die richtigen Dinge zu tun (= Effektivität / Zielorientierung). Wichtig ist die Arbeit, die unmittelbar mit Ihren Zielen und Aufgaben verknüpft ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig. Dringend heißt: Die Arbeit muss sofort erledigt werden. Je nach Wichtigkeit entweder von Ihnen oder von anderen. Eisenhower-Box Ein einfaches, aber sehr effektives Hilfsmittel für die Einteilung in Dringendes und Wichtiges bildet die Eisenhower- Box. Insbesondere wenn Sie schnell über Prioritäten und Sofort-Aufgaben entscheiden müssen, hilft Ihnen dieses Instrument. 1-Aufgaben: Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, müssen Sie sofort und persönlich in Angriff nehmen. 2-Aufgaben: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringend sind, bearbeiten Sie später. Allerdings sollten Sie diese Aufgaben nicht einfach aufschieben, sondern planen. Versehen Sie diese Arbeiten mit einem Datum und sorgen Sie für die Einhaltung des Bearbeitungstermins mit Hilfe Ihres Kalenders.

5 3-Aufgaben: Bei Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, sollten Sie überprüfen, ob Sie diese Aufgaben erledigen müssen oder ob eine Delegation möglich ist. 4-Aufgaben: Von nebensächlichen Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit sind, müssen Sie unbedingt Abstand nehmen. Hier müsste überprüft werden, wie diese Aufgaben auf Ihrer Agenda gelandet sind. Berücksichtigen Sie Pufferzeiten Legen Sie bei Ihrer Tagesplanung auch eine Zeit fest, in der die Durchführung geschehen soll und verplanen Sie nicht mehr als 50 % des Arbeitstages. Die anderen 50 % müssen Sie für unvorhergesehene, spontane und soziale Aktivitäten freihalten: Unterbrechungen, Besucher, Telefonate, Privatgespräche. Alles andere ist unrealistisch. Sonst (ver-)planen Sie mehr, als Sie erledigen können. Denn Stress kommt nicht von Dingen, die wir erledigt haben, sondern von dem, was wir nicht bewältigt haben. Was wir nicht schaffen, das schafft uns. Beginnen und enden Sie positiv! Morgenstund hat Gold im Mund Jeden Tag etwas tun, das Ihnen sehr viel Freude bereitet. Jeden Tag etwas tun, das Sie spürbar Ihren persönlichen Zielen näher bringt. Jeden Tag etwas tun, das Ihnen einen Ausgleich zur Arbeit schafft. Persönliche Tagesschau durchführen: Auf welche Aktivitäten hätten Sie verzichten können? Wie hat der heutige Tag Sie Ihren Zielen näher gebracht? Was ist das Schönste, was Sie heute noch tun können? Was haben Sie heute gelernt? Beachten Sie die Leistungskurve Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit biorhythmischen Schwankungen unterworfen. Trotz individueller Unterschiede liegt der Leistungshöhepunkt in der Regel am Vormittag (zwischen und Uhr): Am Vormittag sollten Sie daher die Erledigung komplizierter und wichtiger Dinge (A-Aufgaben) einplanen. Im bekannten Leistungstief nach dem Essen (i.d.r. zwischen und Uhr) sollten Sie sozialen Kontakten und Routinetätigkeiten (C-Aufgaben) nachgehen. Nach dem Anstieg der Leistungskurve am Nachmittag (i.d.r. zwischen und Uhr) können Sie sich wieder wichtigeren Aktivitäten (B-Aufgaben) zuwenden. Indem Sie die biorhythmischen Gesetzmäßigkeiten Ihres Organismus nutzen, können Sie ohne Mehraufwand Ihre Produktivität erheblich steigern. Bei langen, intensiven Arbeiten gönnen Sie sich regelmäßig Pausen, weil sonst Konzentration und Leistungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Einschlägige medizinische Untersuchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa 1 Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt. Betrachten Sie deshalb Pausen nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames Auftanken von Energie.

6 Reservieren Sie eine Stille Stunde Viele kommen erst abends dazu, ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen, weil sie tagsüber wegen zahlreicher Störungen und Unterbrechungen angeblich keine Zeit dafür finden. Wer während einer Arbeit gestört wird, bedarf bis zur erneuten Weiterarbeit zusätzlicher Anlaufs- und Einarbeitungszeit. Addiert man diese Leistungsverluste, können sie bis zu 28 % unserer Tagesarbeitszeit ausmachen. Wer jedoch Termine mit anderen wahrnimmt, wird während dieser Zeit in der Regel nicht gestört. Nach diesem Prinzip funktioniert die Stille Stunde. Sie ist ein Termin mit sich selbst, eine persönliche Sperrzeit. Tragen Sie diese Zeit für konzentriertes, persönliches Arbeiten (A-Aufgaben) wie andere Termine in Ihren Tagesplan ein und schirmen sich währenddessen ab. Anrufe und Besucher werden später nach der Rückruf- und Rücksprachemethode erledigt. Niemand muss ständig erreichbar und persönlich ansprechbar sein. Bei Konferenzen geht es ja auch so. Kontrollieren Sie das Unerledigte Ohne eigene Kontrolle keine richtige Planung. Aus den Augen, aus dem Sinn heißt, was man nicht sehen kann, scheint erledigt. Machen Sie Unerledigtes daher sichtbar. Überprüfen Sie jeden Tag, welche Aufgaben nicht erledigt werden konnten und auf den nächsten Tag übertragen werden müssen. Unerledigtes geht sonst unweigerlich verloren. Außerdem verstärkt das planerische Übertragen die innere Motivation, diese Sache endlich auch zu tun. Bleiben Sie konsequent Techniken, Methoden und Zeitplan-Werkzeuge sind nur der erste Teil eines erfolgreichen Zeitmanagements. Es ist die einfachere Seite. Einstellung, Verhalten und Selbstdisziplin sind die andere, und zwar die schwierigere Seite. Der Mensch wird weniger von Ratio und Logik, sondern überwiegend von Psyche und Unbewussten gesteuert. Das eine geht ohne das andere nicht, aber das Gefühl dominiert gewöhnlich über den Verstand. Darum werden Konsequenz, Selbstdisziplin, Aufschieberitis oder Überwindung des inneren Schweinehundes trotz Benutzung eines Zeitplanwerkzeuges immer wieder als Hauptschwierigkeit beim Zeitmanagement in der Praxis angegeben. Aktivieren Sie Ihr Unterbewusstsein und motivieren Sie sich positiv bleiben Sie konsequent! Ein persisches Sprichwort lautet: Alle Dinge sind schwer, bevor sie leicht werden. Sorgen Sie dafür, dass das spielerische Element in Ihrem Leben genügend Raum einnimmt - spielen Sie mit dem Management Ihrer Zeit. Und sehen Sie die von Ihnen gewählten Veränderungen als Geschenk an sich selbst an.

7 Zehn Goldene Regeln für das Zeitmanagement 1. Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden statt 6 x 10 Minuten mit Unterbrechung 1 x 60 Minuten 2. Gezielt abschirmen Termin mit sich selbst vereinbaren 3. Zeitlimits bei Besprechungen und eigenen Terminen setzen 4. Prioritätensetzen als Grundprinzip allen Arbeitens mit höchster Priorität starten 5. Möglichst nur das wirklich Wesentliche tun Pareto-Prinzip 6. Delegation nutzen sich Hilfe und Unterstützung holen 7. Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren Zwischenziele vermitteln, Erfolgserlebnisse schaffen 8. Termine mit sich selbst für A-Aufgaben vereinbaren 9. Schwerpunktaufgaben früh erledigen 10. Leistungshochs und -tiefs in die Planung einbeziehen Tipps für die Büroorganisation Die richtige Reichweite: Je häufiger der Zugriff, umso näher der Standort. Je seltener der Zugriff, umso entfernter die Aufbewahrung. Schubladen effizient nutzen: Entrümpeln Sie Schreibtischschubladen mindestens zweimal jährlich. Entfernen Sie, was Sie nicht mindestens einmal wöchentlich in die Hand nehmen. Legen Sie stattdessen hinein, was Sie mindestens einmal wöchentlich zur Hand nehmen und was sich bisher an einem entfernteren Platz befand. Platzieren Sie Hilfsmittel, die Sie mehrmals täglich zur Hand nehmen (Büroklammern, Marker), außerhalb der Schublade in direkter Reichweite. Schreibtischoberfläche effizient nutzen: Entfernen Sie, was Sie nicht täglich benötigen. Reservieren Sie einen festen Platz für Ihre TO DO - Liste. Benutzen Sie für Stifte, Brieföffner und Schere senkrechte Behälter, damit Sie sie nicht aus einer waagerechten Ablage heraus kramen müssen. Belassen Sie nur tagesaktuelle Vorgänge auf Ihrem Schreibtisch. Legen Sie gelesene Post nicht wahllos aufeinander, sondern bilden Sie sofort drei Stapel: Ablage, Bearbeiten, Papierkorb.

8 Ein anderer Ansatz: Q2 Der bisherige Ansatz ging davon aus, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Covey hat diese Sicht grundsätzlich auf den Kopf gestellt und das Zeitmanagement damit um einen bedeutsamen Schritt erweitert. Sein Hauptansatz richtet sich darauf, dass wir nur die kurzfristig wichtigen Dinge berücksichtigen, wenn wir die Aufgaben erledigen, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Wir werden zur Feuerwehr, die immer dahin fährt, wo ein Brand schwelt. Covey plädiert dafür, sich auf die langfristigen Dinge zu konzentrieren, also auf den 2. Quadranten, auf das, was sehr wichtig ist, aber wenig dringlich. So können wir langfristig vorbeugen, unsere eigene Arbeitsfähigkeit zu erhalten und zu fördern. So gesehen geht es weniger darum, unsere Zeit zu managen, sondern uns selbst. Welche Ergebnisse werden wir erzielen, wenn wir den jeweiligen Quadranten Vorrang geben? Q1: Stress, ausgebrannt sein, Krisenmanagement, Feuerwehrsyndrom. Oft werden die Erwartungen und Prioritäten anderer erfüllt. Der Quadrant I frisst viele Leute auf. Sie sind Krisenmanager, problemorientierte Menschen, termingetriebene Schaffer. Q3 + Q4: Kurzfristige Orientierung, Krisenmanager, Chamäleon-Charakter, Pläne und Ziele werden für wertlos gehalten, die Personen fühlen sich als Opfer, die keine Kontrolle haben, Beziehungen verflachen. Die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, sinkt stark ab, die Menschen sind abhängig von anderen oder Institutionen. Q2: Es geht um Visionen, Perspektiven, Ausgewogenheit, Disziplin, Kontrolle und wenig Krisen. Es werden die richtigen präventiven Maßnahmen ergriffen, die von vornherein verhindern, dass eine Situation sich überhaupt zu einer Krise entwickelt. Wir setzen nicht Prioritäten für das, was auf dem Terminplan steht, sondern wir setzen Termine für unsere Prioritäten. Denn die Prioritäten sind es, die unsere Planung und unsere Handlungen bestimmen. Q2 heißt: Jede Aktivität daraufhin zu überdenken, ob sie langfristig zu einer höheren Effektivität führt, und auf die Vorbeugung für Krisen in der Zukunft beiträgt. Aufgaben werden nicht mehr einfach nur durchgeführt. Der Quadrant 2-Ansatz hilft Ihnen, mehr Balance in Ihrem Leben herzustellen.

9 Übung zu Q 2: 1. Identifizieren Sie Ihre Quadrant 2-Aktivitäten, z.b. mit der Frage: 2. Welche eine Sache könnten Sie tun (die Sie bisher nicht tun), die bei regelmäßiger Ausübung einen riesigen positiven Unterschied a) in Ihrem privaten Leben und b) in Ihrem Berufsleben ausmachen würden? 3. Müllabfuhr: Was von dem, was Sie heute tun, würden Sie nicht mehr beginnen, wenn Sie es noch nicht täten? Entlasten Sie sich von alten Gewohnheiten, die Sie unnötig viel Zeit kosten. 4. Fragen Sie sich, wie die Matrix bei Ihnen prozentual verteilt ist. 5. Überlegen Sie sich, was Sie delegieren können. 6. Fragen Sie sich, wie Sie ein Hauptproblem in Ihrer Arbeit an der Wurzel packen können. 7. Erstellen Sie einen Wochenplan. Übung: Ein Quadrant II Tag im Büro Sie würden gern mit der Geschäftsführerin zu Mittag essen. (60 90 Minuten) 1. Man hat Sie gestern gebeten, Ihr Medienbudget für das kommende Jahr zu erstellen. (2 3 Tage) 2. Ihr Posteingangsfach ist übervoll. (60 90 Minuten) 3. Sie müssen mit dem Verkaufsleiter über die Umsätze des letzten Monats sprechen; sein Büro liegt auf demselben Gang. (4 Stunden) 4. Es gibt Korrespondenz zu schreiben, von der Ihre Sekretärin meint, sie sei dringend. (1 Stunde) 5. Sie würden gern die medizinischen Fachzeitschriften durchsehen, die sich auf dem Schreibtisch stapeln. (30 Minuten) 6. Sie müssen eine Präsentation für eine Vertretertagung nächsten Monat vorbereiten. 7. Es gibt ein Gerücht, dass die letzte Ladung von Produkt X nicht durch die Qualitätskontrolle gekommen ist. 8. Jemand vom Gesundheitsministerium möchte wegen Produkt X zurückgerufen werden. (30 Minuten) 9. Für 14:00 Uhr ist eine Vorstandssitzung angesetzt, aber Sie wissen nicht, worum es geht. (1 Stunde) Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und nutzen Sie die Quandrant2-Technik, um Ihren Tag von 08:00 17:00 Uhr effektiv zu planen. 08:00 Uhr 09:00 Uhr 10:00 Uhr 11:00 Uhr 12:00 Uhr

10 13:00 Uhr 14:00 Uhr 15:00 Uhr 16:00 Uhr 17:00 Uhr