III. Die Fähigkeit, Zeit zu planen und zu organisieren

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1 III. Die Fähigkeit, Zeit zu planen und zu organisieren Selbstmanagement ist eine der wichtigsten sozialen Fähigkeiten, die in vielen Bereichen für deinen Erfolg entscheidend ist. Es definiert deine Organisationsmethode: von den Schulpflichten, Heimaufgaben bis zum Vergnügen. Für dein allgemeines Wohlbefinden ist ein Gleichgewicht zwischen allen wichtigen Lebensbereichen notwendig, es ist Zeit zu arbeiten, aber auch die Erholung ist wichtig. Die Fähigkeit, Zeit zu organisieren, hilft dir, es zu behalten. Die Basis für effektives Handeln, egal wie beschäftigt du bist, ist die Planung. Wie sollte man planen? Es gibt drei Prinzipien effektiver Planung: ruhig, konsequent und regelmäßig. Es lohnt sich, einen Plan aufzuschreiben, auf den man immer wieder zurückkommen und Korrekturen vornehmen kann. Die Grundlage für einen guten Plan ist es, einige Schlüsselfragen Schritt für Schritt zu beantworten: - Was und warum? - Definieren aller Aufgaben, d. h. was zu tun ist. - Wie? -Wählen die Methode der Realisierung? (z.b. Telefon, , Meeting). - Wann? - Bestimmung der Prioritäten (was am wichtigsten ist),bezeichnung der Realisation von Terminen - Wer? - Bestimmung von Personen, die bei bestimmten Aufgaben helfen können. - Was ist geklappt? Kontrolle der Realiserung und Effekten- Überprüfung, ob sie den Erwartungen entsprechen. Bei der Planung ist Festlegung von Prioritäten am wichtigsten. Oft treffen wir auf eine schwierige Entscheidung zwischen dringenden Aufgaben, persönlichen Vergnügungen und Verpflichtungen gegenüber Verwandten. Festlegung von Prioritäten ist nichts anderes als die Aufgabenteilung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es gibt viele Planungstechniken, die dafür verwendet werden z.b. so genannte Matrize (Tabelle) von Eisenhower. I dringend+ wichtig= am schnellsten - Angelegenheiten für gestern - Dringende Aufgaben - Krisen und Brände II nicht dringend + wichtig = wenn du Zeit hast - Planung - Vorbeugung und Suche nach Lösungen 1

2 - Beziehungen aufbauen, Ruhe, Entwicklung III dringend + unwichtig= schnell - Teil der täglichen Aufgaben - Aktuelle Angelegenheiten ~IV nicht dringend + unwichtig= so spät wie möglich Diebe der Zeit - Triviale, unbeudeutende Aufagaben Um die Matrize richtig zu verwenden, sollte man wichtige und dringende Elemente entsprechend verstehen und auswählen Oft haben wir ein Problem mit der Aufteilung unserer Aufgaben in wichtige, dringende, unwichtige und nicht dringende- im Sinne von wie sie zu sortieren, zu trennen, zu teilen? Vor allem solltest du dich auf die Aktivitäten konzentrieren, die für dich und deine Familie am wichtigsten sind. Das erste Viertel Dringende und wichtige Dinge - ein Viertel des Kampfes mit der Zeit / "Feuer löschen": - Diese Dinge, die nicht vernachlässigt werden können, sie sollten so schnell wie möglich, sofort,umgesetzt werden. - Ereignisse, die sich aus unserer Vernachlässigung ergaben, weil Dinge, die am Anfang "wichtig und nicht dringend" waren, verschoben wurden. - Dies sind oft plötzliche und krisenhafte Ereignisse; oft außerhalb unseres Einflusses, zum Beispiel Geräteausfall. Das zweite Viertel Wichtige Sachen, die nicht so dringend sind- Viertel hoher Qualität / effektiver Handlung: - Hier schreiben wir (langfristige) Pläne, Ziele; wir sehen Probleme voraus und Wege, sie zu verhindern. - Dinge, die wir im Laufe der Zeit verbreiten oder regelmäßig ausüben können (Sprachen lernen, Fitness) - Hier kannst du Fähigkeiten entwickeln - alle Kurse, jede Form der Selbstentwicklung. Auf Aufgaben in diesem Viertel sollte man sich vor allem konzentrieren. Man sollte den Zeitpunkt der Themarealisierung bestimmen; wenn du es schaffst, bist du im ersten Viertel. Merke: die Idee, die Disziplin, die Selbstkontrolle! 2

3 Das dritte Viertel. Dringende aber nicht wichtige Angelegenheiten, - ein Viertel der Illusionen / was andere uns vorwerfen: - Mach so, dass andere dich nicht ausnutzen, versuche Hilfe zu suchen und engagiere Dritte. - Setze Prioritäten, realisiere sie oder suche Hilfe bei der Realisierung bei jemandem anderen. Das vierte Viertel Nicht wichtige und nicht dringende Angelegenheiten - ein Viertel, das als Jobvermeidung / Zeitfresser bezeichnet wird: - Diese Angelegenheiten sind weder wichtig noch wesentlich, noch benötigen sie Eile. - Die Zeit den scheinbaren Handlungen widmen, die mit den eigentlichen Aufgaben wenig zu tun haben. - Vergiss diese Dinge oder minimiere sie. Auf diesem Feld sich konzentrieren, bedeutet, dass wir wirklich nichts tun, was dazu dient, Aufgaben und Ziele zu erreichen, und die Konsequenzen sind keine Ergebnisse, Ziele, Zeitverschwendung. o Übung. Versuche, deine Angelegenheiten in eine Tabelle zu setzen und ihnen die richtige Bedeutung zu geben. Lege Prioritäten anhand der folgenden Tabelle fest. I dringend+ wichtig= am schnellsten II nicht dringend + wichtig = wenn du Zeit hast III dringend + unwichtig= schnell ~IV nicht dringend + unwichtig= so spät wie möglich Woran sollte man noch denken? 3

4 Unvorhergesehene Aufgaben -etwas, das den besten schriftlichen Plan effektiv verderben kann. Es ist gut, 30-40% aller Zeiten für solche Überraschungen zu lassen. Durchsetzungsvermögen - wenn wir uns daran erinnern, wird es leichter, sich im Laufe der Zeit durchzusetzen, ohne zum Beispiel die Aufgaben anderer zu übernehmen (und sich somit keine Zeit für seine eigenen Aufgaben zu nehmen). Konzentration und Ausdauer - wenn wir etwas tun, konzentrieren wir uns nur auf diese eine Aufgabe. Stress - es lohnt sich, sich bewusst zu sein, dass das Handeln unter seinem Einfluss nicht ausreicht, wenn es der effektiven Umsetzung von Aufgaben zuträglich ist, man sollte nach Möglichkeiten suchen, ihn zu reduzieren. Erholung- selbst im überlasteten Aktionsplan sollte Zeit dafür sein. Gruppierung - eine Methode, die besonders für alltägliche, wiederkehrende Aufgaben hilfreich ist. Es lohnt sich, ähnliche Aktivitäten zu verbinden (z. B. Telefone, s), um sie zusammen und schneller auszuführen. Was sollte man vermeiden? Wenn du das Gefühl hast, dass du trotz all der Anstrengungen keine Zeit hast, bist du überlastet, bleib für einen Moment stehen, vielleicht bist du ein Opfer der Zeitdiebe. Zeitdiebe - interne und externe Faktoren, die die Effektivität der Zeitnutzung reduzieren. Hier sind einige der schlauesten Diebe der Zeit: 1.Fernsehen Sinnlose Sehen von TV - Programmen (docu-crime, court-show, scripted-docu), Reality-Shows, das Kippen von Kanal zu Kanal auf der Suche nach etwas und... Werbunganschauen 2. Sozialmedien Facebook, Instagram, Twitter und was du noch magst. Fass zusammen, wie viele Minuten des Tages verbringst du vor dem Computer und wie viel ist es wöchentlich? 3. Faulheit Es gibt Tage, an denen du dich es leisten kannst, sehr faul zu sein, aber beachte - nichts zu tun ist zu ermüdend, desorganisierend und demotivierend für weitere Aktivitäten. 4

5 4. Plaudern, telefonieren, klatschen Der Kontakt mit Ihren Freunden ist wichtig, aber schaue dich an, ob deine Telefonanrufe und Internet zu viel Zeit brauchen. Versuche das Telefon auszuschalten. 5. Unordentlichkeit Du brauchst keine perfekte Ordnung, hör aber auf, nach Schlüsseln oder Telefon zu suchen. Lerne, sie an ihren Platz zurückzubringen, und wenn du keinen hast, fang an, deinen Raum zu organisieren. 6. Perfektionismus Jede Aufgabe, Situation kann unbegrenzt gebohrt werden.fange also an, das Prinzip anzuwenden "gemacht ist besser als perfekt". Und wahrscheinlich viele mehr... o Übung. Es ist wichtig zu bestimmen, was deine Zeit absorbiert. Versuche, die Übung zur Selbstreflexion durchzuführen. Fülle die folgende Tabelle aus und denke über die Antworten nach, vor allem diejenigen, die fast immer oder oft vorkommen. Meine Diebe der Zeit Ich verbringe sehr viel Zeit auf Kommunikation mit den Freunden. (Telefone, Kommunikatoren ) Ich beschäftige mich mit den Angelegenheiten anderer Menschen. Ich verbringe viel Zeit mit Fernsehen und Filmen,Serien(auch im Internet). Ich beschäftige mich mit vielen Dingen auf einmal, deshalb beende ich nicht alle. Ich suche immer noch nach meinen Sachen, weil ich eine Sauerei habe. Ich lege Dinge fest, um die sich jemand anderes kümmern kann. Selten bitte ich um die Hilfe. Beim Surfen auf Websites verliere ich Fast immer Oft Manchmal Fast nie 5

6 viel Zeit. Ich verbringe viel Zeit in den Einkaufszentren. Ich spiele Spiele online, Konsole, Telefon und kann Zeit nicht kontrollieren. Jetzt, wenn du schon weisst, was deine Zeit am meisten verschlingt, kannst du deine Aktivitäten bewusster planen. Denke daran, dass du im Falle von Schwierigkeiten Ratschläge von Pädagogen und Spezialisten in der Schule erhalten kannst. Merke! Wenn du keine Pläne hast, sei nicht überrascht, dass du nichts erreichst!!! 6