Herzlich willkommen! Die Zeit im Griff mit Outlook Holger Wöltje

Transkript

1 Herzlich willkommen! Die Zeit im Griff mit Outlook

2 Ihr Referent: Dipl. Ing. (BA) IT-Projektengineering Berater, Trainer & Redner: Effektives Arbeiten mit iphone & Blackberry Zeitmanagement mit Outlook Viele Fortune-500- und DAX-30-Kunden wie z.b. CreditSuisse, T-Mobile, SAP, Lufthansa und ThyssenKrupp Lehrbeauftragter für Zeitmanagement 2

3 Ihr Referent: Über zwei Dutzend Artikel für c t (Handheld- und Tablet-PC-Anwendungen und Zubehör) Mehrfacher Buchautor mit über verkauften Exemplaren 3

4 Agenda Die $-Methode Grundprinzipien erfolgreichen Zeitmanagements Planungshelfer: Outlook Aufgaben und Termine im Blick behalten Power auf Dauer Langfristig planen und wissen, wohin Sie wollen Mittagspause 6

5 Agenda Was zählt? Termine, Aufgaben und Prioritäten E-Müll für Dich! Wie Sie Ihren Posteingang in den Griff bekommen Von Kieseln, Plänen und italienischen Sozialökonomen Effektive Wochenplanung auch mit Outlook Tagespläne, die funktionieren Ihr Einsatz! wenn nicht jetzt, wann dann?!!! 9

6 Agenda Die $-Methode Planungshelfer: Outlook Power auf Dauer Mittagspause Was zählt? E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen und italienischen Sozialökonomen Ihr Einsatz! 11

7 Denksport für Fortgeschrittene 12

8 Denksport für Fortgeschrittene 01:30 Los! 13

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10 Prioritätenmanagement The main thing is to keep the main thing the main thing! Zig Ziglar Jeder von uns hat jeden Tag genau 24 Stunden Zeit Entscheiden Sie, wie Sie sie nutzen Wer nicht plant, wird verplant 15

11 Manchmal muss man Prioritäten setzen! Prioritäten setzen: selbstverständlich, meist unbewusst und unsystematisch Setzen Sie bewusst eindeutige, schriftliche Prioritäten! Vorteile: Sie arbeiten nur an wichtigsten & notwendigen Aufgaben Auf diese volle Konzentration = höhere Qualität wo es zählt Mehr Gelassenheit und weniger negativer Stress 16

12 Das Eisenhower-Diagramm 17

13 Oberstes Gebot: Schriftlichkeit! Alles systematisch ablegen Nichts geht verloren In einem vernünftigen System ablegen, dem man traut (sonst denkt man immer wieder dran, wenn man gerade was anderes tut) Kopf bleibt frei für kreatives / volle Konzentration Die relative Wichtigkeit der Aufgaben regelmäßig überprüfen, Wochen- und Tagesplan erstellen Konsequent danach handeln 18

14 Agenda Die $-Methode Planungshelfer: Outlook Power auf Dauer Mittagspause Was zählt? E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen & Sozialökonomen Ihr Einsatz! 19

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16 Agenda Die $-Methode Planungshelfer: Outlook Power auf Dauer Mittagspause Was zählt? E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen & Sozialökonomen Ihr Einsatz! 26

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18 Agenda Die $-Methode Planungshelfer: Outlook Power auf Dauer Mittagspause Was zählt? E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen & Sozialökonomen Ihr Einsatz! 28

19 Unterschied Termin / Aufgabe Termin: Wann genau? festes Zeitfenster, genau dann Aufgabe: Was? (und wie wichtig) frei wählbare Erledigungszeit (bis zum Fälligkeitsdatum, falls vorhanden) 29

20 Wichtigkeit vor Dringlichkeit! 30

21 Was zählt? Aufgaben mit hoher Hebelwirkung 31

22 Woher die Zeit für B-Aufgaben nehmen? 32

23 Sagen Sie Ja! zu B-Aufgaben! Sie haben jeden Tag genau 1440 Minuten Teilen Sie sich die Zeit ein: Nur durch konsequentes, diszipliniertes Nein! zu C und D gewinnen Sie die Zeit für B Zeitmanagement ist Selbstdisziplin Ein klarer, schriftlicher Plan hilft Ihnen dabei 33

24 Agenda Was zählt? Pause E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen und italienischen Sozialökonomen Ihr Einsatz! 34

25 Agenda Was zählt? Pause E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen & Sozialökonomen Ihr Einsatz! 35

26 Freund oder Feind? Nicht für jede neue Nachricht die aktuelle Tätigkeit unterbrechen Arbeiten Sie s im Block ab Nehmen Sie sich einmal ca. 1 Stunde Zeit, eine sinnvolle Ordnerstruktur anzulegen Entwerfen Sie danach passende Filterregeln 36

27 Halten Sie Ihren Posteingang leer Die AHA-Methode: Nehmen Sie jede nur einmal in die Hand (wo es möglich ist) Abfall (sofort) Handeln Ablage 37

28 Agenda Was zählt? E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen und italienischen Sozialökonomen Ihr Einsatz! 44

29 Das Pareto-Prinzip 45

30 Der Weg zum Wesentlichen Vilfredo Pareto: 20% der Ursachen bedingen 80% der Wirkungen Für den langfristigen Erfolg wichtige B-Aufgaben identifizieren auch OHNE baldige Fälligkeit erledigen, um besonders weit vorwärts zu kommen Dazu: Termine mit sich selber setzen und diese diszipliniert einhalten 46

31 Wochenplanung 47

32 Das Kieselprinzip Die dicksten Brocken zuerst dann passen sie noch Die Wochenplanung liefert genug Spielraum dafür Jede Tag ca. 1 Stunde für eine B-Aufgabe Für Fortgeschrittene: 7 Tage, 7 Lebenshüte (/-rollen) Jede Woche eine B-Aufgabe pro Lebenshut ca. 1x 30 min. für Wochenplanung & -Rückschau 48

33 Tagesplanung Jeden Tag ca Minuten (anfangs 20), die sich lohnen Gerüst aus dem Wochenplan vervollständigen Prioritäten überprüfen & anpassen Zeitlimits setzen, Längen schätzen Auf dem Teppich bleiben 60:40 Leistungs- und Störkurven berücksichtigen 49

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35 Agenda Was zählt? E-Müll für Dich Von Kieseln, Plänen und italienischen Sozialökonomen Ihr Einsatz! 51

36 Bleiben Sie dran! Entwickeln Sie Ihren persönlichen Aktionsplan Starten Sie sofort Suchen Sie sich einen Sparrings-Partner zur gegenseitigen Kontrolle und Motivation wenn nicht jetzt, wann dann??? MT10 MT05 52

37 Nehmen Sie sich Zeit für sich! Hier kommt noch eine nette Abschlussfolie 53