Zeit- und Selbstmanagement

Transkript

1 Zeit- und Selbstmanagement Der bewusste Umgang mit der Zeit - 1

2 Balance halten, alles eine Frage der Zeit? Work Life Balance Soziales Leben Berufl. Leben Sinn/ Kultur Gesundheit - 2 Freunde Familie Partner Ehrena mt Motive Status Zufriede nheit Erfolg Werte Kultur Religion Ruhe Schlaf Ernähru ng Fitness

3 Körperlichen Reaktionen auf Stress Nasen-Yoga DIP (Daily Inspiration Programm) Progressive Muskelentspannung Autogenes Training Raucherpause - 3

4 Zeitfresser im Alltag und im Privatleben Es gibt eine Vielzahl an Zeitfressern im Privaten und beruflichen Umfeld Analoge Zeitfresser (Kaffeeklatsch, Zigarettenpause, Kataloge. Digitale Zeitfresser (Handy, I-Pad und Co) Überplanung, Schwarzmalerei, mangelnde Motivation. - 4 Nicht nur Mitarbeiter bummeln, Unternehmensberatung Czipin und Proudfoot: Manager verschwenden in Deutschland im Schnitt 54 Arbeitstage pro Jahr durch mangelnde Planung und Führung

5 Zeitfresser und Zeitdiebe Privat und im Beruf Viel gemacht und wenig geschafft! Unterbrechungen Telefon, Internet und Co Besucher, Chef, Mitarbeiter Besprechungen Aufschieberitis und Motivationslosigkeit Planlosigkeit, schlechte Zeiteinteilung, fehlende Priorisierung - 5

6 Digitalen Zeitfresser I Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge Optimieren Sie die Einstellungen Ihres -Programms Räumen Sie Ihren Posteingang frei Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste für PC und Handy - 6

7 Digitalen Zeitfresser II Geben Sie Ihren s eine Heimat Verarbeiten Sie Ihre s statt sie nur zu sichten Beschleunigen Sie das Beantworten Ihrer s Erleichtern Sie sich gegenseitig die Arbeit mit s durch Spielregeln Immer ein Betreff So wenig Kopien wie möglich Kurze Texte für abgegrenzte Empfänger - 7

8 Analogen Zeitfresser I Ja und Nein-Sagen Was geht mir leichter über die Lippen? Warum ist das so? - 8 Was sind die Hintergründe?

9 Analogen Zeitfresser II Deutlich Kommunizieren Ich-Botschaften vermeiden Konflikte Aktives Zuhören? - 9 Absprachen verschriftlichen

10 Ja- oder Nein-Sagen, Was fällt Euch schwer und warum? Wenn ich Nein sage Sympathieverlust Enttäuschung Egoismus Schuldgefühl Arbeitsstellenverlust Liebesverlust - Entzug Nein sagen Leicht gemacht Bedenkzeit vor Entscheidung! Warum fällt es mir schwer? Was kostet mich das Ja? Schenken Sie sich das NEIN! Ein NEIN aber sanft! - 10

11 Digitale oder analoge Systeme, Schriftlichkeit ist das A und O Dinge aufschreiben Kalender oder Block Struktur setzen Prioritäten setzen Immer wieder Reflektieren Einfache Kladden oder Heft genügen to-do liste Tagesplan Wochenplan Jahresplan m/watch?v=4gzh2acfay4-11 Der Kalender oder Block sollte immer dabei, wenn digital, dann konsequent digital. Wenn digital, regelmäßig mit PC und Handy synchronisieren.

12 Niemand kann Dir Freude geben nur du selbst - 12

13 Mittel und Wege gegen Aufschieberitis Beginnen sie innerhalb von 72 Std. Hinterfragen Sie sich Verdeutlichen Sie Konsequenzen Zerlegen Sie Aufgaben Sie haben die Wahl Nicht zu viel vornehmen Belohnung für kleine Aufgaben Done ist enough Arbeiten Sie in ihrer Hochphase Routinen, jeden Tag 15 min Unterbrechungen ausschließen Schalten sie Zeitfresser aus Machen sie ihre Ziele bekannt Leben sie gesund Arbeiten sie im Team - 13

14 Prokrastination Aufschieberitis Listenschreiber get going- das Unangenehmste zuerst Internet- Junkies Schieb Dir selbst einen Riegel vor - 14 Der Saubermann Entscheidung für Prioritäten steh dazu Multitasker Sorry, funktioniert nicht, eins nach dem anderen

15 Aus dem Talmud "Achte auf deine Gedanken, denn sie werden Worte. Achte auf deine Worte, denn sie werden Handlungen. Achte auf deine Handlungen, denn sie werden Gewohnheiten. Achte auf deine Gewohnheiten, denn sie werden dein Charakter." - 15 Denken Sie positiv: Sie schaffen das!

16 The Work Gedanken hinterfragen Frage 1: Gedanken genau wahrnehmen und benennen Wenn ich Nein- Sage hält die Kollegin mich führ faul Frage 2: Ist dieser Gedanke wahr? Gedanken aus mehreren Perspektiven hinterfragen? - 16 Frage 3 Wie fühle ich mich, wenn ich das denke? Frage 4: Wer wärst du/wie wäre es, wenn du diesen Gedanken nicht denken würdest?:

17 Sich selbst im Wege stehen Tisch zum Schreiben (Atmosphäre/Ablenkung) Ordnung und Organisation, keine Zeit zum suchen Direkt ablegen, der Neueinstieg dauert länger Vorgänge abschließen - 17

18 Sich selbst im Wege stehen Aktenplan analog und digital (Ablage dokumentieren) Keine Zettelwirtschaft, alles hat seinen Platz Einen Termin mit sich selbst machen Rationelles Lesen Positive Denken (Unpünktlichkeit Flexibilität, Sprunghaftigkeit- Spontanität, Pedanterie- Hartnäckigkeit) - 18

19 Teufelskreis der Planlosigkeit Schaffenslähmung - 19 erlebnisse Minderwertigkeitsgefühle Fehlende Ziellosigkeit Planlosigkeit Erfolgs-

20 Tages-, Wochen-, Jahrespläne Gut überdenken und entscheiden was zu Dir passt. Ausprobieren und ggf. Neuüberdenken Anfangen und dabeibleiben - 20

21 Stille Stunde - 21

22 Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es, Aufgaben (gründlich und perfekt) zu tun, die gar nicht getan werden müssten! Dr. Martin Krengel - 22

23 Pareto-Prinzip 80/20 Regel Pareto untersuchte die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Familien ca. 80 % des Vermögens besitzen. Daraus leitet sich das Pareto-Prinzip ab, auch 80-zu-20-Regel oder Pareto-Effekt genannt. Häufig bringen 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und/oder Energie 80 % des Ergebnisses - 23 Beispiele 20 % der Besprechungszeit bewirken 80 % der Beschlüsse 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes

24 ALPEN-Methode - 24

25 ALPEN- Methode 1. Aufgaben und Termine festhalten Aktivitäten und Aufgaben Termine, Anrufe, s, Briefe 2. Zeitaufwand beurteilen Realistisch Nicht knapp, mit Zeitlimit 3. Zeitpuffer 60% Zeit verplanen 40% Zeitpuffer 4. Entscheiden ABC-Analyse $ Methode Eisenhower 5. Nachkontrolle Reflektieren Verbessern Optimieren - 25

26 Prioritäten setzen - Eisenhower-Prinzip Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtig - Aufgaben, die unmittelbar mit Zielen und Aufgaben zu tun haben. Dringlich - sind Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen Jedoch - Nicht alles was dringlich ist, ist wichtig! Mit Hilfe des Eisenhower Prinzips entscheiden Sie, ob Sie eine Aufgabe sofort, später oder gar nicht bearbeiten. Damit stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Dinge tun.

27 Prioritäten setzen - ABC-Analyse Aufgaben A-Aufgaben B-Aufgaben C-Aufgaben Priorität Sehr wichtig wichtig weniger wichtig Wer macht es? Ich selbst Ich selbst, wenn delegieren Zeit vorhanden Verteilung 65 % 20% 15 % - 27

28 - 28

29 Prioritäten setzen $ Methode, Irwing Lee Je einfacher, desto alltagstauglicher Je einfacher, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auch in der Hektik des Arbeitsalltags bewährt - 29 Einfach und dazu sehr effektiv

30 Hier nun die Anweisung von Lee Nehmen Sie ein Blatt Papier und schreiben Sie die wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen Ordnen und nummerieren Sie diese Aufgaben nach Wichtigkeit. Aufgabe 1 ist die wichtigste Am nächsten Tag arbeiten Sie die Aufgaben der Reihenfolge nach ab. Beginnen Sie mit Nummer 1 Sobald diese erledigt ist, überprüfen Sie, ob die Prioritäten noch stimmen, da in der Zwischenzeit häufig neue Aufgaben dazugekommen sind Ordnen Sie bei Bedarf die neuen Aufgaben in die Prioritätenliste ein. Fahren Sie anschließend mit der nun wichtigsten Aufgabe fort Am Ende des Tages haben Sie vielleicht nicht alle Aufgaben abgearbeitet, aber die wichtigsten haben Sie geschafft. Ordnen Sie am Abend Ihre Aufgaben für den nächsten Tag neu Machen Sie sich dieses Vorgehen zur Routine und lassen Sie auch Ihre Mitarbeiter nach dieser Methode vorgehen!

31 Umsetzung Sinnvolle Gestaltung des Arbeitstages Positive Grundhaltung Alle 60 Minuten eine kleine Pause - 31 Beachtung der persönlichen Leistungskurve

32 Zielsetzung - 32

33 Ziele setzen mit der SMART-Regel Spezifisch konkret, präzise, eindeutig Messbar - überprüfbar Anspruchsvoll Aktionsorientiert, Ansatzpunkt - 33 zur positiven Veränderung Realistisch hochgesteckt, aber erreichbar Terminierbar erreichbar zu einem festgelegten Zeitpunkt

34 Was sind Ihre Etappenziele? Einfach mal aufschreiben Malen oder erzählen und mit der Gruppe diskutieren Ideen einfangen und Anregungen als Geschenke sehen - 34

35 Prinzip der Schriftlichkeit Eigenkontrolle Wer schreibt der bleibt (dabei) Selbstverpflichtungsgrad durch Wort und Plan Kreativitätserhalt Gehirn - 35 Strukturierung durch Schreiben, Entlastung des Gehirns Effekt der Selbstmotivation, Konzentrierte Vorgehensweise Dokumentation über geleistete Arbeit, Sichtbare Ergebnisse Überblick über Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten

36 Konsequenz und Selbstdisziplin kann erarbeitet werden! Unser schlechtes Gewissen - es stresst, wenn es nicht klappt Zeitgewinn-Regeln: 1. Ziele und Prioritäten setzen (Teilziele/Datum) 2. Delegieren und andere tun lassen 3. Nein-Sagen 4. Gesprächsdauer zu Beginn festlegen (Konferenzen, Mitarbeitergespräche ) 5. Erholungszeiten planen 6. Abschirmen und störungsfreie Zeit planen 7. Kommunizieren und die anderen nicht alleine lassen 8. Erfolge genießen - 36

37 Zeitersparnis im Büro Vorlagen für Outlook, Word und PowerPoint nutzen Checklisten erstellen und konsequent damit arbeiten Eine Arbeitsgruppe bilden Digitale und analoge Ablage sinnvoll ordnen 10 Finger-System erlernen Kommunizieren Sie präzise - 37

38 Quellen Gutes Zeitmanagement ist erlernbar, Knoblauch, Wöltje, Hausner, Zeitmanagement, Best-of-Edition Die Basis allen Zeitmanagements, Lothar J. Seiwert: Das neue 1 x 1 Zeitmanagement Einfache Regeln für gehetzte Zeitgenossen, Lothar Seiwert: simplify your time Lernfelder 7-13 für die Kaufm. Ausbildung

39 - 39

40 - 40

41 Viel Erfolg beim Umsetzen und Durchhalten Training und Organisationsberatung Potential-Coaching - 41 Dozent allg. BWL und Soft Skills Silvia Bölling-Zündorf ww.deinezeitzaehlt.de