Inhaltsverzeichnis. »E-Müll für dich!«- Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen V o r w o r t...

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Wolfgang Heidrich
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Inhaltsverzeichnis V o r w o r t... l l E rk lä ru n g d e r im B uch v e rw e n d e te n S y m b o le... 12 Kapitel 1»E-Müll für dich!«- Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen.

1 Inhaltsverzeichnis V o r w o r t... l l E rk lä ru n g d e r im B uch v e rw e n d e te n S y m b o le Kapitel 1»E-Müll für dich!«- Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen W a ru m k o m m e ich v o r la u te r M ails n ic h t m e h r z u m A rb e ite n? Packen wir's a n! N ic h t E -M ails sind das P roblem, s o n d e rn w ie w ir d a m it u m g e h e n Lassen Sie sich nicht ablenken Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens Vermeiden Sie unnötige Mails mit den Teamfunktionen von Outlook und Microsoft SharePoint H a lte n Sie Ihren P osteingang a u fg e rä u m t Bearbeiten Sie Ihren -Block mit dem AHA-System Wandeln Sie s in Aufgaben und Termine u m Erstellen und verwenden Sie Ihre eigene Ordnerstruktur Kennzeichnen Sie zur Bearbeitung anstehende M ails Lassen Sie Outlook die Post für Sie vorsortieren K o m m u n izie re n Sie ü b e r le g t Schreiben Sie empfängerorientiert Formulieren Sie kurz, konkret und glasklar Ü b u n g e n D ie w ic h tig s te n N e u e ru n g e n in O u tlo o k / Die neue -Ansicht mit Nachrichtenvorschau Antworten und Weiterleiten direkt im Lesebereich Warnung vor vergessenen Anhängen Die Archivieren-Schaltfläche von Outlook OneDrive/SharePoint-Dateien in Outlook-2016-Mails einfügen Integration der Office 365-Gruppen in Outlook Z u s a m m e n fa s s u n g... 54

2 K a p it e l 2» B e i m i r i s t a lle s w i c h t i g! «W ie S ie m i t A u f g a b e n u n d P r i o r i t ä t e n e f f e k t i v e r a r b e i t e n 57 W a ru m M ö c h te g e rn -A c tio n h e ld e n alles gera d e noch in le tz te r M in u te schaffe n - o d e r eben auch n ic h t Packen wir's an! W ie m an in den 24 S tunden eines Tages ein Land w ie d ie USA reg ie re n kann - setzen Sie P rio ritä te n Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche (Pareto-Prinzip) Entscheiden Sie, was Vorrang hat - grobe Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Diagramm Planen Sie schriftlich P lanen Sie fle x ib e l u n d e ffe k tiv m it A u fg a b e n lis te n Aufgabe vs. Term in Aufgaben in O utlook Der Editor von O utlook Definieren Sie eigene Ansichten Räumen Sie mit Filtern Ihre Ansichten a u f Verfeinern Sie Ihre Prioritäten mit der $-Methode Die Vorgangsliste - behalten Sie Aufgaben aus mehreren Ordnern und zu bearbeitende Mails auf einmal im Blick Ü b u n g e n D ie w ic h tig s te n N e u e ru n g e n in O u tlo o k / Editor in den Kontakten nutzen/formatierte Kontaktnotizen Das Aufgaben-Popup-Fenster von Outlook 2013/2016 anpassen Z u s a m m e n fa s s u n g K a p it e l 3» D a f ü r h a b ic h k e i n e Z e i t! «W ie S ie m i t e f f e k t i v e r W o c h e n p la n u n g m e h r Z e it f ü r d a s W e s e n t lic h e g e w in n e n ss W as z ä h lt - u n d w a ru m b le ib t das d a u e rn d lie g e n? Packen wir's an! N u tz e n Sie K a te g o rie n z u m Z usam m e nfasse n von A u fg a b e n Sorgen Sie mit Kategorien für Durchblick Behalten Sie mit Farben für Ihre wichtigsten Kategorien den Überblick Filtern und gruppieren Sie nach Kategorien M it d e m K ie s e lp rin z ip je d e W oche m e h r Z e it fü r das W e s e n tlic h e Halten Sie Ihr Leben in Balance Planen Sie Beruf und Privatleben zusam m en Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für das, was wirklich zählt

3 W ie Sie m it O u tlo o k Ihre W oche p la n e n... l l l Bereiten Sie Ihre Aufgabenliste für die Woche v o r Planen Sie Aufgaben und Termine zusammen im Gleichgewicht Planen Sie Termine mit sich selbst, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren 116 Ü b u n g e n... D ie w ic h tig s te n N e u e ru n g e n in O u tlo o k / So blenden Sie Teile der Outlook-2013/2016-Aufgabenleiste ein/aus Reihenfolge der Teile Ihrer Aufgabenleiste: Was ist oben/unten? Im Kalender Termine für ein anderes Datum nachschlagen Z u s a m m e n fa s s u n g ns Kapitel 4»Es kommt sowieso alles anders«- Wie Sie Tagespläne erstellen, die funktionieren 125 W elch en P rob le m en m uss eine solid e T age splanung s ta n d h a lte n? Packen wir's a n! G ru n d la g e n e in e r e rfo lg re ic h e n T a g e s p la n u n g Fassen Sie gleichartige Aufgaben zu Blöcken zusammen Sehen Sie der Wahrheit ins Auge: Zeitprotokolle Berücksichtigen Sie Ihre Leistungs- und Störkurve Werden Sie deutlich produktiver mit stillen Stunden O rd n u n g m uss s e in Blenden Sie in den Wochen-/Tagesplanansichten die der Blockbildung zugewiesenen Aufgaben aus Heben Sie heute und morgen fällige Aufgaben farblich he rvor Gewinnen Sie mit Terminlisten mehr Überblick F e in tu n in g fü r Ihren T a g e s p la n Planen Sie anstehende Aufgaben mit der $-Methode Weitere Schritte zur erfolgreichen Tagesplanung Behalten Sie mit der Aufgabenleiste die nächsten und fälligen Aufgaben im Blick Ü b u n g e n D ie w ic h tig s te n N e u e ru n g e n in O u tlo o k / Zusätzlich zu heute weiter entfernt liegende Termine anzeigen Was steht morgen/übermorgen um diese Uhrzeit an? Sollte ich einen Schirm mitnehmen? Das Wetter im Kalender..., Z u s a m m e n fa s s u n g

4 Kapitel 5»Die reinste Chaostruppe!«Im Team Termine planen und Informationen teilen iss V o n vie l zu vie le n u n passenden B esp rech u n g sanfra g e n u n d m a n g e ln d e r V o r b e r e itu n g Packen wir's an! Technische Voraussetzung für die Nutzung dieses Kapitels B e s p re ch u n g sanfra g e n m it O u tlo o k - G ru n d re g e ln u n d T ip p s Freie Zeiten finden und Antworten auswerten Sorgen Sie für»durchblick« Gehen Sie sparsam mit Besprechungsanfragen u m Optimieren Sie Ihren Kalender für Anfragen B esp rech ungen e ffe k tiv v o rb e re ite n Steigern Sie die Effektivität durch die richtige Vorbereitung und Durchführung Nutzen Sie SharePoint zur Besprechungsvorbereitung & Zusammenarbeit im Team 179 Lassen Sie sich automatisch über für Sie relevante Änderungen benachrichtigen. 181 Nutzen Sie Dokumentbibliotheken Entdecken Sie die Vorteile der weiteren SharePoint-Apps Ü b u n g e n D ie w ic h tig s te n N e u e ru n g e n in O u tlo o k / Ein neuer Wert für Anzeigen als: An anderem Ort tä tig Dokumente & s im Team teilen mit Websitepostfächern Aus Outlook 2016 im Team Gruppendateien (Office 365) teilen Gruppenkalender in Outlook Z u s a m m e n fa s s u n g Kapitel 6»Ich hab alles im Kopf!«- OneNote als perfekte Ergänzung für Ziele, Ideen und Notizen 193 W a ru m ve rs c h w in d e n w ic h tig e D o k u m e n te u n d N o tiz e n s tä n d ig? Packen wir's an! E ndlich ein P latz fü r all Ih re N o tiz e n - m it S y s te m Planen Sie mit System Nutzen Sie trotz Notebook noch Papier für Notizen? Entdecken Sie die Vorteile von OneNote G ru n d la g e n zu N o tiz e n in O n e N o te Nutzen Sie die digitale Notizbuchstruktur Mit Abschnitten, Notizbüchern und Seiten arbeiten So füllen Sie Ihre Seiten Verwenden Sie Zeichenstifte, Textmarker und Farben

5 B e sp re c h u n g s m its c h rifte n in O n e N o te Nutzen Sie Gliederungen zur Vorbereitung Behalten Sie Folgeaktivitäten und wichtige Infos im Blick Verknüpfen Sie Ihre Informationen und nutzen Sie Outlook und OneNote als Team Erstellen Sie Seitenvorlagen und Checklisten Ideen u n d Z ie le stets p rä s e n t »Druckmittel«- exportieren Sie Daten aus beliebigen Programmen Lassen Sie zwischen den Zeilen lesen - OCR für Bilder... 22S Setzen Sie sich Ziele - nicht nur für Ihren Um satz Erstellen Sie Ihren Masterplan Ü b u n g e n D ie w ic h tig s te n N e u e ru n g e n in O n e N o te / Zeichnen per Finger Ganzseitenansicht Verbesserte Tabellen und Excel-Tabellen in OneNote 2013/ Onlinevideo einfügen in OneNote Die OneNote-App von Windows Z u s a m m e n fa s s u n g Kapitel 7»Irgendwann könnte ich ja mal anfangen«- Wie Sie von diesem Buch maximal profitieren 239 W as n ü tzen to lle S trategien un d T e c h n ik e n? Packen wir's a n! W ie Sie Ihre Z e it in den G riff b e k o m m e n So geht es w eiter Die aktuelle Office-Version kostenlos testen Ü b e rn e h m e n Sie d ie V e ra n tw o rtu n g - je t z t! Zeitmanagement ist Selbstdisziplin Entwickeln Sie Ihren persönlichen Aktionsplan Suchen Sie sich einen Sparringspartner Starten Sie sofort und bleiben Sie d ra n! D a n k Z u s ä tz lic h e V id e o le k tio n e n im W e b L ite ra tu rv e rz e ic h n is S tic h w o rtv e rz e ic h n is

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