Die -Flut beherrschen

Transkript

1 Die -Flut beherrschen Kleine Tricks mit großer Wirkung für ein aufgeräumtes Postfach IHK-Vortrag am 21. Januar 2019 Brigitte Spitzmüller

2 Muss nur noch kurz die Welt retten noch 148 Mails checken Hundertachtundvierzigtausendsiebenhundertdreizehn Mails checken Zitat aus "Nur noch kurz die Welt retten" von Tim Bendzko

3 Ein schönes Gefühl macht sich breit

4 3 Tipps für den effizienten Umgang mit s Nachrichten am besten gebündelt abrufen und den automatischen Empfang nach eigenen Kriterien festlegen. Frei nach dem Motto: "Nicht push, sondern pull!" Den Posteingang zu selbst definierten festen Zeiten kontrollieren hat Vorteile Keine Ablenkung und damit konzentriertes Arbeiten an den Kernaufgaben. Idealerweise werden s "im Block" bearbeitet, damit mehr Zeit bleibt für andere und vor allem wichtigere Aufgaben.

5 Was hat eine mit einer heißen Kartoffel zu tun? Fassen Sie jede nur 1 mal an! Treffen Sie nach dem Lesen sofort eine Entscheidung, was mit der elektronischen Nachricht passieren soll. Und so funktioniert's

6 Entscheiden Sie bei jeder Nachricht sofort, ob Sie diese... direkt beantworten wenn die Erledigung weniger als 5 Minuten dauert, z.b. Terminbestätigung zur späteren Bearbeitung markieren/terminieren in Aktivitätenplanung aufnehmen gleich im Archiv ablegen in entsprechenden Unterordner ziehen z.b. Mails, die der Dokumentation dienen löschen bei belanglosen Mails, z.b. Nachrichten aus Social Media Netzwerken Wichtig: s unterliegen den Aufbewahrungspflichten ebenso wie Papier!

7 Für schnellen Zugriff auf unerledigte Mails "Aus den Augen - aus dem Sinn" Damit das nicht passiert, wichtige s zur "Nachverfolgung kennzeichnen" (in Outlook), eine Erinnerung hinzufügen und dann direkt im geeigneten Ordner ablegen. Vorteile: Nichts wird vergessen Mail kann sofort archiviert werden (und wird im Suchordner "Zur Nachverfolgung" angezeigt) Achtung: Sobald die Mail bearbeitet ist, mit "Erledigt" markieren. Beim Löschen im Ordner "Zur Nachverfolgung" wird sie auch im ursprünglichen Ordner gelöscht!

8 Auf dem Weg zu einer Ordnung mit System Dieser Weg wird ein leichter sein mit einer ganz einfachen Struktur nach Funktion: 01-Antworten: Mails, die beantwortet werden müssen 02-Lesen: Mails, die zur Information dienen 03-Erledigt oder 03-Archiv: Abgeschlossene Mails und Projekte

9 Postfach aufräumen durch Ordnen mit Ordnern Eine klare -Ordner-Struktur hilft, den Überblick über s zu behalten und sie systematisch zu bearbeiten. Zeit und Nerven sparen Sie langfristig, indem Sie sich ein gut strukturiertes Ordnersystem zurechtlegen. Beispielsweise sortiert nach Projekten, Kunden, Lieferanten, Abteilungen, PR, Infos, Marketing oder nach anderen für Sie wichtigen Kriterien.

10 Aus Alt mach' NEU So funktioniert's, wenn Tausende von s ohne System im Posteingang sind: Alle Mails in speziellen Ordner mit Namen "Alter Posteingang bis " verschieben JEDE neu eingehende Mail ab diesem Tag nach dem neuen Schema verarbeiten und in der NEU definierten Struktur ablegen

11 Sortieren Sie noch oder filtern Sie schon? Sie haben eine "eingebaute Assistenz" Eingehende Mails über Filter-Regeln anhand des Absenders oder des Betreffs automatisch in Unterordner verschieben, z. B. für Newsletter QuickSteps (in Outlook) nutzen - eignen sich für wiederholende Aufgaben, die in einem Arbeitsschritt zusammengefasst werden, wie z. B.: "Erledigt": Ausgewählte Mail wird als gelesen & erledigt markiert und automatisch in einen von Ihnen bestimmten Ordner verschoben. Spam-Filter des -Anbieters nutzen, ggf. individuell anpassen (Blacklist)

12 Zurück aus dem Urlaub Elektronische Nachrichten (ausnahmsweise) nach Absender sortieren löschen, die unwichtig sind im CC herausfiltern (in temporären Ordner ziehen) und später lesen nach dringenden "Baustellen" sichten direkt bearbeiten oder terminieren gleich ablegen (wenn sie nur archiviert werden müssen/sollen)

13 Ist eine das richtige Kommunikationsmittel? So mancher -Marathon lässt sich mit einem kurzen Telefonat vermeiden und dringende Dinge erledigt man viel besser telefonisch. Weitere Vorteile: Geht oft schneller und ist einfacher Details werden direkt besprochen Evtl. Missverständnisse können sofort geklärt werden

14 Weniger ist das neue Mehr! CC-Funktion möglichst sparsam einsetzen Ping-Pong-Mails vermeiden Mailen ist nicht chatten ;-) Newsletter abbestellen, wenn sie nicht gelesen werden Betreff für Kurznachrichten nutzen bei unternehmensinterner Kommunikation Nicht auf "Allen Antworten" klicken, um nur kurz Danke zu sagen Keine Lesebestätigungen anfordern

15 DANKE! Ich wünsche Ihnen viele schöne Lichtblicke und freue mich auf unser erstes Gespräch

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