I P E R K A. Was ist das? Thomas Staub:

Transkript

1 I P E Was ist das? R K A

2 I nformieren P lanen E ntscheiden R K A ealisieren ontrollieren uswerten

3 IPERKA ist eine Projektmethode Wozu braucht es das? Ein Drittel aller Softwareprojekte scheitert. Ein weiterer Drittel wird zwar beendet, jedoch wird das verspätete oder kostenüberhöhte Ergebnis lediglich akzeptiert und Frustration ist möglicherweise täglicher Begleiter der Anwender.

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5 In jedem Projekt gibt es 3 Fixwerte Zeit Geld Qualität Diese haben eine feste Beziehung zu einander. Wird ein Fixwert erhöht, hat dies Zwangsläufig auf die anderen eine Auswirkung. Qualität Zeit Geld

6 Ein Beispiel? Schokolade! Qualität Qualität Zeit Geld Zeit Geld

7 Ein weiteres Beispiel? Hausaufgaben Qualität Qualität Zeit Geld Zeit Geld Geld? Hier kommen die Opportunitätskosten zum tragen, das vorauf sie verzichten. Zum Beispiel einen Nebenjob!

8 Das Projektmanagement versucht unter anderem diese drei Faktoren, Zeit, Geld und Qualität unter Kontrolle zu behalten. Ein Ansatz dazu bietet IPERKA Die einzelnen Phasen dazu sind nicht starr. Sie überlappen sich.

9 Informieren Auftrag klären Informationen beschaffen Informationen sortieren, ordnen, werten Wesentliches erkennen

10 Checkliste: Informieren Wer will von wem was und was nicht? Wie ist das Produkt, welche Merkmale hat es? Wozu dient das Produkt, was muss es bieten? In welcher Ausführung soll es (nicht) sein? Welchen Belastungsfaktoren ist es ausgesetzt? Wie wird es von wem genutzt? Wie hoch ist die erwartete Lebensdauer? Welche Umgebungsvariablen sind zu klären? Bis wann muss das Produkt übergeben sein? Welche Aspekte gibt es noch zu berücksichtigen? Verlangte Qualität und Güte? Handling?

11 Planen Ziel definieren Lösungsweg bestimmen Arbeitsplan erstellen Zeitplanung vornehmen Ausschlusskriterien bezüglich Machbarkeitsanspruch Planung des Vorgehens Grobplanung mit Eckdaten Feinplanung mit Details Meilensteine definieren Einsatz von Ressourcen

12 Checkliste: Planen Welche Voraussetzungen und Ressourcen haben wir zur Verfügung? Wie können diese eingesetzt werden? Material-, Infrastruktur-, Personal- und Zeitbedarf? Sind Zeitbudget und zeitliche Planung realistisch? Sind die Meilensteine zeitlich und produktemässig definiert? Sind die Teilverantwortlichkeiten geklärt? Sind die Vorgehens-, und Entscheidungswege klar? Haben wir Reservezeit und Unerwartetes eingeplant? Sind alle Faktoren des Produktes berücksichtigt?

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14 Software als Planungshilfe Beispiele: Excel MS Project Open Workbench Meilensteine sind wichtig helfen den Kurs zu halten Nützen nur wenn sie realistisch gesetzt sind Sind wie Kapitel bei Bücher

15 Entscheiden Point of no return Strategie festlegen Verbindlichkeiten absprechen und festhalten Nutzwertanalyse von verschiedenen Varianten Argumentarium erstellen und prüfen

16 Entscheidungs-Findung Entscheidungsträger Gütekriterien und Qualität des Prozesses Akzeptanz Einbezug von allen Berücksichtigung der individuellen Ressourcen

17 Checkliste: Entscheiden Sind Kompetenzen und Entscheidungswege klar? Halten sich alle an die Vereinbarungen? Ist akzeptiert und kommuniziert, welcher Weg eingeschlagen wird? Ist das Argumentarium erstellt und kommuniziert? Sind der eingeschlagene Weg und das anvisierte Ziel noch richtig? Stimmen die Teilentscheide mit dem Gesamtziel überein? Sind die Abmachungen verhältnismässig und angepasst, verstanden und verinnerlicht? Stimmen die definierten Abläufe mit der Realität überein? Werden die Ressourcen optimal eingesetzt?

18 Realisieren Ziel-Ausrichtung überprüfen Probleme beheben Zwischenziele überprüfen Kurskorrekturen vornehmen Irrwege erkennen Evtl. Entscheid für/ gegen Abbruch

19 Checkliste: Realisieren Werden die geplanten Schritte auch tatsächlich umgesetzt? Stimmt Mittel und Wege in Bezug auf das Ziel? Werden die Ressourcen auch tatsächlich genutzt? Gehen die Projektteilnehmenden nach Plan und Absprache vor oder gehen sie eigene Wege? Gibt es Wegmarken und Teilerfolge? Werden die Meilensteine erreicht? Muss mehr «Dampf» aufgesetzt werden? Stimmt das Zeitbudget noch? Braucht es zusätzliche Mittel?

20 Kontrollieren Meilensteine überprüfen Vergleich von Planung und Umsetzung Checkliste, eigene und Fremdkontrolle Qualitätskontrolle Abnahmekriterien überprüfen

21 Das Pareto Prinzip Ganz allgemein ausgedrückt bedeutet das Pareto-Prinzip, dass 20% des Inputs oft 80% des Ergebnisses erzielen. Das Prinzip lässt sich in vielen Bereichen finden: 20% der Zeitungen enthalten 80% der Nachrichten 20% der Besprechungszeiten bewirken 80% der Ergebnisse 20% der Kunden oder der Produkte erbringen 80% des Umsatzes 20% der Schreibtischarbeit ermöglichen 80% des Arbeitserfolges Achtung: Es gibt auch Arbeiten bei denen sind die letzten 20% sehr wichtig sind.

22 Checkliste: Kontrollieren Sind alle Abmachungen präsent und ist man willens diese einzuhalten? Können die Ziele und Teilziele erreicht werden? Werden Kontroll-Instrumente wie Checklisten etc. eingesetzt und gibt es Konsequenzen, wenn Mängel erkannt werden? Stimmt die Qualität des Produktes, bewährt sich das Produkt in Tests? Sind alle Teile der Abmachungen und Vereinbarungen berücksichtigt oder ging etwas vergessen? Gibt es Tabus, Verschleierungen von Missständen? Wie sind die Rückmeldungen an die Teilverantwortlichen? Kommunikation?

23 Auswerten Reflexion über Produkt (Ziel: Resultat) Reflexion über Prozess (Ressourcen; Gruppendynamik) Reflexion über Zusammenarbeit, Umgang miteinander Optimierung formulieren (Produkt und Prozess!) Erkenntnisse zusammenfassen

24 Checkliste: Auswerten Sind alle Ziele erreicht worden? Weshalb (nicht)? Wurden die Ressourcen, das Material, die Personen, die Zeit optimal eingesetzt? Wo gibt es Verbesserungsideen zum Produkt, zum Prozess, zur Zusammenarbeit, zum Umgang im Team? Gab es Verschleiss von irgendetwas? Was machen wir das nächste Mal anders/besser? Haben wir uns aufgrund dieser Erfahrung verändert/etwas gelernt/erkenntnisse gewonnen? Wie werden die Verantwortlichkeiten das nächste Mal gehandhabt? Informations- und Wissensmanagement?

25 «Soll Ist» Vergleich Oft gesehener Fehler bei IPA! «Soll und Ist» sind identisch -> Das gibt es in der Praxis fast nie.