AMOR 3. Mobile Wareneingangskontrolle und Kommissionierung mit AMOR3mobile

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1 AMOR 3 Mobile Wareneingangskontrolle und Kommissionierung mit AMOR3mobile Software für das Gesundheitswesen Materialwirtschaft Stationslogistik Arzneimittelversorgung

2 Untertitel (Calibri, 18 pt, Fett, Grau) Klinikum Hanau GmbH Leimenstraße Hanau Akademisches Lehrkrankenhaus der Johann Wolfgang Goethe-Universität

3 Klinikum Hanau GmbH Wer wir sind Krankenhaus der Maximalversorgung mit 13 Kliniken und ca. 750 Betten GmbH unter der Trägerschaft der Stadt Hanau Akademisches Lehrkrankenhaus der Goethe-Universität in Frankfurt am Main Einzugsgebiet mit rund Einwohnern Unter anderem onkologischer Schwerpunkt mit div. zertifizierten Zentren Perinatalzentrum Stroke Unit 3

4 Klinikum Hanau GmbH Wer wir sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ca Mitarbeiter/innen (Köpfe), - ca. 853 im Pflegedienst - ca. 288 im ärztlichen Dienst - ca. 501 Beschäftigte in anderen Berufsgruppen - ca. 141 Auszubildende in verschiedenen Berufsgruppen Zahlen stationäre Betten - 20 tagesklinische Betten (gemäß Krankenhausplan Hessen vom Juli 2010) - ca stationäre Fälle jährlich - ca ambulante Behandlungen jährlich 4

5 Apotheke und Materialwirtschaft Der GB 6 Apotheke und Materialwirtschaft Mitgliedschaft in Einkaufsgemeinschaften AGKAmed (med. Sachbedarf) bzw. KEMA-ApoContract (Apotheke) Versorgung von Fremdkunden, unter anderem 1 Akutkrankenhaus (ca. 200 Betten) 2 Reha-Kliniken (ca. 300 Betten) 3 Rettungsdienste diverse Ambulanzen Herstellungserlaubnis der Apotheke, Produktion von TPN 5

6 IT-Landschaft Der GB 6 unsere IT-Landschaft Bildschirmarbeitsplätze mit Windows7 ( echte PCs und Citrix) KIS: SAP / ISHmed Mawi AMOR Rel in 3 Mandanten (Apotheke, Zentrallabor, Zentrallager) seit 2006 (zuvor seit 1995 Amor1) Internes Anforderungssystem MUSE mit Fremdhausanbindungen Bestellplattform HBS Zytostatika-Software CATO mit Stations-Anbindung und AMOR-Schnittstelle 6

7 AMOR-Nutzung Der GB 6 AMOR-Nutzung Online-Bestellung via HBS Import von Anforderungen aus MUSE (eigenes Haus und Fremdhäuser) Versorgungsassistent / Schrankverwaltung (med. Sachbedarf, alte Version) Modul Pharma-Großhandelsbestellungen (Apotheke / Direktanbindung Sanacorp) AMDB-Online-Anbindung Zentrale Chargendokumentation (manuell, nicht über MUSE) Importschnittstelle Zytostatika-Verbrauch CATO 7

8 AMOR-Nutzung Der GB 6 AMOR-Nutzung Online-Bestellung via HBS Import von Anforderungen aus MUSE (eigenes Haus und Fremdhäuser) Versorgungsassistent / Schrankverwaltung (med. Sachbedarf, alte Version) Modul Pharma-Großhandelsbestellungen (Apotheke / Direktanbindung Sanacorp) AMDB-Online-Anbindung Zentrale Chargendokumentation (manuell, nicht über MUSE) Importschnittstelle Zytostatika-Verbrauch CATO Anbindung an Preislistenplattform der AGKAmed (automatische Preisaktualisierung und Stammdatenabgleich) Modul OP-Dokumentation Modul Konsignationslagerverwaltung Kommissionierung mit AMOR3Mobile Kostenstelleninventur mit MUSEMobile 8

9 AMOR-Nutzung Der GB 6 AMOR-Nutzung Online-Bestellung via HBS Import von Anforderungen aus MUSE (eigenes Haus und Fremdhäuser) Versorgungsassistent / Schrankverwaltung (med. Sachbedarf, alte Version) Modul Pharma-Großhandelsbestellungen (Apotheke / Direktanbindung Sanacorp) AMDB-Online-Anbindung Zentrale Chargendokumentation (manuell, nicht über MUSE) Importschnittstelle Zytostatika-Verbrauch CATO Anbindung an Preislistenplattform der AGKAmed (automatische Preisaktualisierung und Stammdatenabgleich) Modul OP-Dokumentation Modul Konsignationslagerverwaltung Kommissionierung mit AMOR3Mobile Kostenstelleninventur mit MUSEMobile 9

10 Probleme... AMOR-Nutzung Unebenheiten im Arbeitsablauf bzw. in der Umsetzung OP-Dokumentation: funktionierte technisch, war aber noch nicht aktiv, da Barcodes und diverse notwendige Artikel immer noch nicht eingepflegt waren Hoher Zeitaufwand beim händischen Einpflegen der Barcodes Hoher Zeitaufwand bei der Artikelneuanlage Kostenstelleninventur mit MUSEMobile: klappt nur wirklich gut, wenn die Barcodes eingepflegt sind hoher Zeitaufwand beim Einpflegen Barcodes können sich stillschweigend ändern und werden erst beim Scannen als nicht scanbar identifiziert Chargendokumentation: neben Problemen mit fehlenden Rückmeldungen der Stationen auch oft Bestandsfehler durch Fehlabgaben Konsignationslagerverwaltung: soll aktiv werden, wenn OP-Dokumentation läuft, dann wird auch das automatische Nachbestellen verbrauchter Artikel einfach 10

11 Apotheke und Materialwirtschaft AMOR-Nutzung Unser Wunschdenken Erfassen von Artikeln per Scanner direkt beim Wareneingang Erkennung von Fehllieferungen Erkennen falscher / geänderter Barcodes Erfassen gelieferter Lot- bzw. Chargennummern (soweit vorhanden) Künftig Serialisierung der Arzneimittelpackungen irgendwo in der internen Lieferkette der Apotheke wird sicher gescannt werden müssen Evtl. schnellere Bearbeitung Evtl. Reduktion der Wareneingangsprüfung per Röntgenblick Auch für Mitarbeiter mit geringer IT-Affinität einsetzbar 11

12 Apotheke und Materialwirtschaft AMOR-Nutzung Unser Wunschdenken Endlich Umsetzung der OP-Dokumentation (Patientenpass!!) Kostenstelleninventur mit MUSE (sonst wieder zusätzliche Kosten für Alternativverfahren) Start des Konsignationslager-Moduls Verringerung von Abgabefehlern bei der Kommissionierung von zu dokumentierenden Produkten (Blut-Derivate usw.) 12

13 Das Hauptproblem? 13

14 Die Lösung? AMOR-Nutzung Unser Lösungsansatz Scanner-Lösung für die Bearbeitung des Wareneinganges Gespräch mit Aescudata Was muss ein solches Modul können? im April 2015 Kauf der Kommissionierung per AMOR3Mobile sowie von 10 Scannern Installation eines virtuellen Servers (Citrix) durch unsere IT Aufforderung an Lieferanten, Lieferschein-Nummern als Barcode auf Lieferscheinen anzudrucken Lernen der Barcodes unserer Lagerartikel (Apotheke und Zentrallager) Erste Testversion des mobilen Wareneinganges Weitere Verbesserungen am System durch Aescudata Leider dann Probleme mit dem virtuellen Server im Spannungsfeld Microsoft/Aescudata/IT-Abteilung, daher Verzögerungen in der weiteren Testung Das System ist seit drei Tagen mit 1 Scanner wieder betriebsbereit... 14

15 Die Lösung? AMOR-Nutzung Unser Lösungsansatz Scanner-Lösung für die Bearbeitung des Wareneinganges Gespräch mit Aescudata Was muss ein solches Modul können? im April 2015 Kauf der Kommissionierung per AMOR3Mobile sowie von 10 Scannern Installation eines virtuellen Servers (Citrix) durch unsere IT Aufforderung an Lieferanten, Lieferschein-Nummern als Barcode auf Lieferscheinen anzudrucken Lernen der Barcodes unserer Lagerartikel (Apotheke und Zentrallager) Erste Testversion des mobilen Wareneinganges Weitere Verbesserungen am System durch Aescudata Leider dann Probleme mit dem virtuellen Server im Spannungsfeld Microsoft/Aescudata/IT-Abteilung, daher Verzögerungen in der weiteren Testung Das System läuft seit etwa einem Jahr 15

16 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Anmeldung am Scanner per persönlichem Barcode 16

17 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Auswahl der Amor3Mobile-Funktionalität 17

18 Mobiler Wareneingang - Stammdatenpflege? Vorarbeit: Barcodes der vorhandenen Artikel lernen 18

19 Mobiler Wareneingang - Stammdatenpflege? Vorarbeit: Barcodes der vorhandenen Artikel lernen 19

20 Mobiler Wareneingang - Stammdatenpflege? Vorarbeit: Barcodes der vorhandenen Artikel lernen Auf diese Weise wurden an zwei Samstagen sämtliche Barcodes unserer Lagerartikel im Bereich der Nicht-Arzneimittel gelernt. Zeitaufwand: ca. 6 Manntage Artikelanzahl: ca

21 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Auswahl der Amor3Mobile-Funktionalität 21

22 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Scan eines gelieferten Artikels Es kann entweder ein gelieferter Artikel oder die Auftragsnummer (oder ein Teil davon) gescannt oder eingegeben werden. Voraussetzung: es liegt in Amor ein Auftrag vor! 22

23 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Richtige Bestellung auswählen 23

24 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Eingabe der Lieferschein-Kopfdaten (evtl. scannergestützt) 24

25 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Falls nötig: Erfassung der Mengen 25

26 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Freigabe und Belegdruck Ausdruck von Wareneingangsbeleg, Abgangsbeleg und Lagereinräumliste ist möglich 26

27 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? und Chargenartikel? 27

28 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? und Chargenartikel? Charge erfassen und bei Bedarf anlegen Aber Vorsicht, dass unbedingt der richtige Barcode gescannt wird! 28

29 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? und wenn ein Barcode nicht bekannt ist? Artikel auswählen und Artikel lernen lassen. Dann funktioniert es künftig 29

30 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Und wenn kein Auftrag vorliegt? 30

31 Mobiler Wareneingang - Wie funktioniert es? Und wenn kein Auftrag vorliegt? Dabei evtl. Scannerunterstützung durch Handscanner 31

32 Mobiler Wareneingang - Was haben wir davon? Scannergestützter Wareneingang mit Amor3Mobile Qualitätssteigerung Ausschluss von Fehllieferungen im Warenzugang und Warenabgang Falscher Artikel Falsche Verpackungseinheit Falsche Charge/Lot-Nummer Erkennung fehlerhafter/fehlender Barcodes Dokumentation klappt überall besser Ware ist sofort nach Buchung im System verfügbar Die selben Scanner werden (zunehmend) verwendet im Wareneingang bei der Kommissionierung (nach Liste oder als Ad-Hoc-Abgang) Bei Lager- und Kostenstelleninventuren (von Versorgungsassistenten) höhere Bestandssicherheit, geringere Fehlerquote, schnellerer Ablauf 32

33 Kommissionierung mit Amor3Mobile Scannergestützte Kommissionierung Voraussetzung: Entnahmelagerbereich in den Amor3-Stammdaten ist entsprechend gekennzeichnet: 33

34 Kommissionierung mit Amor3Mobile Auswahl Entnahmelagerbereich 34

35 Kommissionierung mit Amor3Mobile Auswahl Kommissionierungsliste Prinzipiell Zuordnung von Kommissionierungslisten zu konkreten Personen möglich ( Leitstand ) 35

36 Kommissionierung mit Amor3Mobile Artikel scannen 36

37 Kommissionierung mit Amor3Mobile Artikel gescannt, evtl. Menge eingeben (je nach Einstellung) 37

38 Kommissionierung mit Amor3Mobile Nächsten Artikel scannen ohne Barcode?! 38

39 Kommissionierung mit Amor3Mobile Falschen Artikel gescannt? Zusätzlich ist es auch möglich, den Lagerort verpflichtend scannen zu lassen. 39

40 Kommissionierung mit Amor3Mobile Beleg speichern oder freigeben 40

41 Mobile Kommissionierung - Was haben wir davon? Scannergestützte Kommissionierung mit Amor3Mobile Qualitätssteigerung Ausschluss von Fehllieferungen im Warenabgang Falscher Artikel Falsche Verpackungseinheit Falsche Charge/Lot-Nummer ( falsche Menge ) höhere Bestandssicherheit, geringere Fehlerquote, jedoch etwas langsamerer Ablauf 41

42 Ad Hoc-Abgang mit Amor3Mobile Hier werden Spontanabgaben gebucht 42

43 Ad Hoc-Abgang 43

44 Ad Hoc-Abgang mit Amor3Mobile Artikel auswählen 44

45 Ad Hoc-Abgang mit Amor3Mobile Abgegebene Menge erfassen 45

46 Ad Hoc-Abgang mit Amor3Mobile Charge scannen 46

47 Ad Hoc-Abgang mit Amor3Mobile Evtl. abgegebene Chargen-Menge verändern 47

48 Ad Hoc-Abgang - Was haben wir davon? Buchung von Spontanabgaben mit Amor3Mobile Qualitätssteigerung Abgegebene Artikel stimmen mit Buchung überein Falsche Verpackungseinheit Falsche Charge/Lot-Nummer ( falsche Menge ) höhere Bestandssicherheit sofortige Buchung, zeitgleich mit Abgabe; Mitgabe eines Abgangsbeleges möglich 48

49 Probleme...? AMOR3Mobile-Nutzung Unsere (Haupt-)Probleme bislang Keine Barcodes auf gelieferten Packungen Unter Umständen gleiche Barcodes für unterschiedliche Verpackungseinheiten Zu viele Barcodes auf gelieferten Packungen Welcher ist der richtige? (Artikelnummer, Charge, Verfall,...?) Zu dicht nebeneinander Abdecken erforderlich Schulungsbedarf und Aufmerksamkeit beim Personal! 49

50 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Klinikum Hanau GmbH Leimenstraße Hanau Johannes Oeß Apotheker Telefon: Andreas Mühlich Lager- und Logistikleitung Telefon: