Stand: Chargen-Verwaltung Modulbeschreibung

Transkript

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2 Inhalt Allgemeines... 3 Voraussetzungen... 3 Chargen anlegen... 4 Chargen-Artikel ausliefern/verkaufen... 4 Chargenangaben auf Formularen drucken... 5 Chargen recherchieren... 5 Die Funktion ChargenManager... 7 Chargen aus Chargen herstellen... 8 Seite 2

3 Allgemeines Wenn Sie Artikel verkaufen, die Chargen zugeordnet sind, hilft Ihnen das INKS-Modul dabei, den Überblick zu behalten, aus welchen Chargen mit welchen Mindesthaltbarkeitsdaten Sie im Bestand haben und welche Kunden Artikel aus welchen Chargen bekommen haben. Jeder Beleg-Position also z. B. jedem Artikel in einer Rechnung kann in INKS eine Charge zugeordnet werden. Bei Artikeln, die als Chargen-Artikel gekennzeichnet sind, ist dies Pflicht. So haben Sie in Verbindung mit dem INKS-Modul Archivierung mit der INKS- Belege-Info die Möglichkeit, Eingang und Verbleib jeder Charge im Detail verfolgen zu können. Voraussetzungen Artikel, für die Sie Chargen verwalten wollen, müssen in den Artikelstammdaten unter dem Reiter Artikelkennung an der 6. Stelle mit einem C gekennzeichnet sein. (Alternativ kann der Artikel auch an der 5. Stelle mit einem C gekennzeichnet sein.) Abb.: Im Artikelstamm unter dem Reiter Artikelkennung Chargen-Artikel definieren Seite 3

4 Bei Artikeln, die mit der Artikelkennung als Chargen-Artikel definiert worden sind, wird in der Reihe mit den vielen Buttons zusätzlich der Chargen-Button ( ) angezeigt, mit dem Sie sich über vorhandene Chargen informieren können. Chargen anlegen Chargen werden normalerweise sofern Sie nicht selbst Chargen produzieren beim Wareneingang angelegt, wenn aus einer Bestellung ein Wareneingangsbeleg erzeugt wird. Auch wenn Sie einen Wareneingangsbeleg erfassen, ohne vorher mit INKS eine Bestellung geschrieben zu haben, werden Sie bei Chargenartikeln dazu aufgefordert, die Chargennummer und das Mindesthaltbarkeitsdatum anzugeben. Abb.: Anlegen einer Charge beim Wareneingang Chargen-Artikel ausliefern/verkaufen Beim Erfassen von Lieferscheinen und/oder Rechnungen werden Sie bei Chargen-Artikeln zur Angabe aufgefordert, zu welcher Charge der gelieferte Artikel gehört. (Per Einstellung im INKS-Firmenstamm kann vorgegeben werden, dass bereits beim Erfassen von Aufträgen eine Chargennummer ausgewählt bzw. eingegeben werden muss.) Seite 4

5 Abb.: Auswahl/Zuordnen einer Charge in einem Lieferschein Chargenangaben auf Formularen drucken Ob Angaben wie die Chargennummer und/oder das Mindesthaltbarkeitsdatum auf Lieferscheinen und Rechnungen oder auf hausinternen Packzetteln gedruckt werden, ist eine Frage der Formulardefinition. Im List&Label-Formulargenerator in INKS ist die Definition z. B. folgendermaßen möglich: Cond(F.Sonst.ChargenNr <>"","Chargennummer: " + F.Sonst.ChargenNr,"") Cond(F.Sonst.ChargenNr <>"","MHD: " + FStr$(F.Sonst.MHDatum,"&&,&&,&&&&")) Sprechen Sie uns bei Fragen zur Formulargestaltung im Hinblick auf das Drucken von Chargen-Daten bitte an. Der Ausdruck der Chargennummer ist mit der Feldnummer 456 auch auf alten DOS- Formularen möglich, die für das Bedrucken von mehrlagigen Formularsätzen besser geeignet sind als Windows-Formulare (sofern bei Ihnen die technischen Voraussetzungen für DOS-Drucke noch gegeben sind). Chargen recherchieren Aus welcher Charge Artikel an welchen Kunden verkauft worden bzw. geliefert worden sind, wird in den Lieferscheinen und Rechnungen mit gespeichert. In Verbindung mit dem INKS-Modul Archivierung ist es uneingeschränkt möglich, diese Informationen auch noch Jahre später nachzuvollziehen. Das Recherchieren von Chargen ist einerseits überall möglich, wo die Beleginfo aufgerufen werden kann also beispielsweise in der Belegerfassung selbst, im Adressen- und im Artikelstamm, im Online-Info-System und außerdem im Programmteil Stammdaten Chargenliste mit Beleginfo : Seite 5

6 Abb.: Chargen-Recherche über die Belegsuche Die Suche kann mit Hilfe der Artikelnummer oder auch ohne diese erfolgen. Abb.: Chargen-Übersicht im Programmteil Stammdaten Chargen-Liste Seite 6

7 Abb.: Beleg-Übersicht aus dem Archiv für eine bestimmte Charge Die Funktion ChargenManager Die Funktion ChargenManager, die standardmäßig aktiv ist, ermöglicht es, in der Belegerfassung Chargenartikel einzugeben, ohne eine Charge einzugeben bzw. auszuwählen. Lieferscheine und Rechnungen, in denen Artikel-Positionen mit dem Vermerk ChargenManager enthalten sind, können nicht gedruckt werden, und es kann kein Monatsabschluss gemacht werden, ohne dass in allen Rechnungen bei Chargen-Artikeln auch Chargennummern zugeordnet sind. Die Funktion ChargenManager ist dafür gedacht, dass die Bearbeitung von Lieferscheinen oder Rechnungen vorübergehend unterbrochen werden kann, auch wenn die tatsächlich kommissionierte oder vorgesehene Charge im Moment nicht bekannt ist. Im Programmteil Stammdaten Chargen-Liste mit Beleginfo gibt es die Option nur ChargenManager. Damit können Sie sich schnell die Lieferscheine und Rechnungen und ggf. auch Aufträge auflisten lassen, in denen es Klärungsbedarf gibt, welche Chargen geliefert bzw. kommissioniert wurden bzw. werden sollen. Seite 7

8 Abb.: Chargen-Hinweise in der Belege-Info mit ChargenManager Die Funktion ChargenManager kann in den INKS-Firmenstamm-Einstellungen ausgeschaltet werden, sodass es dann nicht möglich ist, bei Chargenartikeln keine Chargennummer anzugeben. Chargen aus Chargen herstellen Sie sind ein produzierender Betrieb und verarbeiten Chargen-Artikel zu neuen Chargen? Auch dafür bietet INKS eine Lösung, nämlich die Produktions-Chargen. Dies ist ein gesondertes Modul, das außerdem auch den Einsatz des INKS-Moduls Fertigung/ Stücklisten voraussetzt. Sprechen Sie uns bei Interesse bitte an. Seite 8