PLANON MOBILE FIELD SERVICES. Umfassende Einbindung der Field Service Mitarbeiter in die Prozesskette

Transkript

1 PLANON MOBILE FIELD SERVICES Umfassende Einbindung der Field Service Mitarbeiter in die Prozesskette

2 Ein innovativer Spezialist mit über 30 Jahren Erfahrung Ein Partner, der von Gartner als Leader gesehen wird Integrierte, zukunftssichere Lösungen, die sich mit Ihrer Organisation weiterentwickeln International einsetzbare Standard- Software, die lokale Anpassungen ermöglicht Erfahrung, Wissen und Marktstandards, kombiniert in einer bewährten Plattform Ob Sie einen oder mehrere Kunden servicieren, ob an einem oder mehreren Standorten, ob mit einem oder mehreren Field Service Teams der Druck, als professionelle Serviceorganisation immer wettbewerbsfähig zu bleiben, ist enorm. Die Herausforderung besteht darin, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen und möglichst zu übertreffen, die Produktivität und Effizienz bei der Dienstleistungserbringung zu erhöhen, gesetzliche Bestimmungen zu beachten sowie Gesundheits-und Sicherheitsvorschriften immer einzuhalten. In der heutigen Geschäftswelt sind Geschwindigkeit und Qualität der end-to-end-serviceabwicklung kritische Erfolgsfaktoren. Zeit ist schließlich Geld, und das gilt nicht nur für die Ausführung von Arbeiten, sondern auch für die administrative und finanzielle Abwicklung. Planon Mobile Field Services hilft Ihnen dabei, diese Herausforderungen zu meistern, indem Ihren Field Service Mitarbeitern schnell und sicher Lösungen bereitgestellt werden, die sie auf jeglichen mobilen Geräten nutzen können. Dabei sind sie nahtlos in Planons umfangreiche Backoffice-Lösung integriert, in der die Arbeiten erfasst, geplant, zugewiesen, überwacht und verwaltet werden. Diese Broschüre gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionalitäten und Vorteile von Planon Mobile Field Services. Die Funktionalitäten unterscheiden sich je nach der Version, die Sie nutzen. Die Versionen sind auf die Anforderungen unterschiedlicher Zielgruppen, wie Gebäudeeigner bzw. nutzer oder FM-Dienstleister abgestimmt. Um mehr über die versionsspezifischen Funktionalitäten zu erfahren, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. 2 PLANON MOBILE FIELD SERVICES planonsoftware.com

3 EINFACHE UND INTUITIVE INTERAKTION: DAS LEBEN IHRER FIELD SERVICE MITARBEITER LEICHTER MACHEN Field Service Techniker erwarten einfach zu bedienende und relevante Lösungen, mit denen sie ihre Arbeit effizient, schnell und mit möglichst wenig administrativem Aufwand erledigen können. Planon Mobile Field Services bietet ihnen über ihre Tablets oder Smartphones sofortigen Einblick in ihre Arbeitsaufträge sowie den Zugriff auf wichtige Funktionen und Features, damit sie ihre Aufträge effizient und konform ausführen und verwalten können. Auftragsübersicht und Filter, die aktuelle Aufträge nach Zeit und Priorität anzeigen, unterstützt durch eindeutige Symbole, die Art, Priorität und Status der Aufträge anzeigen. Allgemeine Informationen, einschließlich Name und Code der betreffenden Anlage, Kontaktdaten des Auftraggebers und Anmerkungen des Backoffice. Standortdetails, Anzeige des betreffenden Gebäudes, des Raums und der Fläche und Verlinkung mit der Karten-Anwendung des Geräts, um eine optimale Route und schnelle Wegfindung zum Standort zu gewährleisten. Informationen zur Anlage mit wichtigen Details, Dokumenten und Bedienungsanleitungen sowie die Möglichkeit, den QR- oder Barcode der Anlage zu scannen, um sie mit dem Arbeitsauftrag zu verlinken. Sofortiger Zugriff auf Funktionen wie Sicherheitskontrollen, Fragebögen, Zeiterfassung, Materialhandhabung, Statusänderungen und Auftragsabschluss. SCHNELLE UND SICHERE AUFTRAGSABWICKLUNG: VERBESSERTE PRODUKTIVITÄT BEIM AUSSENDIENSTEINSATZ Geschwindigkeit, Effizienz und Teamarbeit bei der Auftragsabwicklung steigern die Produktivität und Servicequalität, in Online- wie Offline-Arbeitsumgebungen. Die Kommunikation von Daten und Auftragseinzelheiten zwischen dem Backoffice und den mobilen Geräten der Field Service Mitarbeiter muss sicher erfolgen können. Planon Mobile Field Services ermöglicht eine schnelle Auftragsabwicklung mit Funktionen, die Zeit und Aufwand für die Informationssuche, die Backoffice-Kommunikation und die Auftragsabwicklung reduzieren. Nutzung der mobilen Lösung sowohl im Online- als auch Offline-Modus mit automatischer Synchronisation aller Änderungen bei erneutem Verbinden mit dem Internet. Zusammenarbeit mit Teams durch Zusendung von Aufträgen an Gruppen von Technikern, die einzeln entscheiden, einen bestimmten Auftrag anzunehmen oder abzulehnen. Hinzufügen eines oder mehrerer Fragebögen zu einem Auftrag und seiner Position im Workflow, um eine schnelle und auf Anhieb fehlerfreie Ausführung zu gewährleisten. Eingabe beliebiger Zählerstände wie Strom, Wasser, Gas oder Betriebsstunden oder Scannen des Barcodes oder QR-Codes aus einem Gebäude zwecks Validierung. Unterstützung von End-to-End- Verschlüsselung, um eine sichere und geschützte Datenübertragung zwischen Backoffice und den mobilen Geräten zu gewährleisten. Zugewiesene Arbeitsaufträge prüfen Auftragsdetails prüfen planonsoftware.com PLANON MOBILE FIELD SERVICES 3

4 VERFAHRENSANWEISUNG BEI GESUNDHEIT UND SICHERHEIT: RISIKEN MINIMIEREN UND COMPLIANCE GEWÄHRLEISTEN Die Zunahme der gesetzlichen Vorschriften verstärkt die Komplexität und das Risiko der Auftragsabwicklung für Field Service Mitarbeiter. Die Reduzierung des damit verbundenen Geschäftsrisikos und die Gewährleistung einer gesunden und sicheren Arbeitsumgebung für Field Service Mitarbeiter haben sich zu einer hohen Priorität entwickelt. Planon Mobile Field Services unterstützt Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen sowie dynamische Risikobewertungen, um die Einhaltung der lokalen Gesetze zu gewährleisten und die damit verbundenen Risiken zu reduzieren. Einblick in anzuwendende und auftragsbezogene Gesundheits- und Sicherheitsverfahren, denen der Field Service Mitarbeiter besondere Aufmerksamkeit widmen muss. Zugriff auf alle Unterlagen, Anweisungen und Richtlinien, die für eine sichere Ausführung des ausgewählten Auftrags relevant sind. Pflichtabarbeitung von Checklisten bei Aufträgen mit hohem Risiko. Eingabe von Kommentaren, Hinzufügen von Fotos oder Ablehnung oder Beendigung des Arbeitsauftrags, wenn Gesundheitsund Sicherheitsanforderungen nicht erfüllt werden können. Umfassender Audit Trail aller mobilen Aktionen und der Einhaltung von Gesundheits- & Sicherheitsverfahren und -vorschriften. ZEIT- UND MATERIALERFASSUNG: SERVICE LEVELS ERFÜLLEN UND KORREKTE RECHNUNGSLEGUNG SICHERSTELLEN Die genaue Erfassung der Zeitaufwände für verschiedene Tätigkeiten ist wichtig, um Service Level Agreements zu erfüllen, potenzielle Effizienzverbesserungen zu identifizieren, Dienstleistungen abzurechnen und Geschäftsanalysen durchzuführen. Darüber hinaus beeinflusst die Materialverfügbarkeit und -erfassung sowohl die Service Levels als auch die Abrechnung und ist in Bezug auf die Lagerbestandsverwaltung und die Vermeidung von Wartezeiten wichtig. Planon Mobile Field Services bietet einfach zu bedienende Funktionen, die Außendiensttechniker bei der korrekten und vollständigen Zeiterfassung und Materialverwaltung unterstützen. Erfassung und Nachverfolgung von Fahrzeit, Arbeitsleistung, Wartezeit bei verhinderter Arbeit und Unterbrechungen für Pausen oder am Tagesende. Erfassung von Überstunden mit zugehörigen Sondertarifen und -konditionen und Zeiterfassung von mehreren Field Service Mitarbeitern, die für ein- und denselben Auftrag arbeiten. Unterstützung des Service Level Management mit Time To Attend, Time To Fix, Time To Complete und Stop The Clock. Anzeige vorgeschriebener und geplanter Materialien mit der Möglichkeit, die Standardmenge zu ändern. Hinzufügen von ungeplanten Teilen und Materialien, die zur Ausführung des Auftrags verwendet werden. AUFTRAGSDOKUMENTATION UND FREIGABE: ARBEITEN VOLLSTÄNDIG UND FORMELL ABSCHLIESSEN Eine schnelle und vollständige Arbeitsauftragsabwicklung und -verwaltung verbessert die Effizienz, Qualität und Produktivität, und eine solide Dokumentation der Vor-Ort- Informationen sorgt für akkurate Daten. Health & Safety Richtlinien prüfen Auftragsinformationen prüfen planonsoftware.com PLANON MOBILE FIELD SERVICES 4

5 Die Freigabe durch den Kunden stellt eine schnelle Abwicklung sicher und vermeidet nachträgliche Streitigkeiten. Planon Mobile Field Services unterstützt Field Service Mitarbeiter dabei, alle relevanten Vor-Ort- Informationen hinzuzufügen und die Freigabe des Kunden einzuholen, nachdem die Arbeiten abgeschlossen wurden. Registrierung von Vor-Ort-Fotos, die mit der Anlage oder dem Auftrag assoziiert und für Analysen und zukünftige Arbeiten wertvoll sind. Hinzufügen wichtiger Erkenntnisse, Kommentare und eventueller Nachfolgearbeiten bei Abschluss eines Auftrags. Präsentation einer Übersicht über Stunden, Materialien und gefundene Fehler vor Freigabe durch den Kunden. Hinzufügen etwaiger Anmerkungen des Kunden und dessen -Adresse, um eine Kopie zu versenden. Digitale Signatur des Kunden. NAHTLOSE INTEGRATION MIT DEM BACKOFFICE: PLANUNG UND KONTROLLE VERBESSERN Die zentrale Backoffice-Lösung wird von Ihrem Service-Team für Planung und Kontrolle genutzt. Alle Aktivitäten in Bezug auf Kundenanfragen, vertragliche Verpflichtungen, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, geplante und reaktive Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten, Sonderprojekte und Ad-hoc-Service- Anfragen werden in dieser Backoffice- Lösung erfasst und koordiniert. Planon Mobile Field Services lässt sich nahtlos mit dem Backoffice integrieren und bietet eine Komplettlösung, die die Planung, Ausführung und Kontrolle aller Arbeiten verbessert. Verwaltung aller Prioritäten, Budgets, Autorisierungen, Zeitleisten, Workloads und Service Level Agreements. Automatische oder manuelle Vergabe von Aufträgen an Field Service Mitarbeiter auf Basis vorkonfigurierter Workflows, Konfigurationen, aktueller Workloads und Ressourcenverfügbarkeit. Automatisierte bidirektionale Synchronisierung aller Aktivitäten, Daten und Dokumente zwischen Backoffice und den mobilen Geräten der Field Service Mitarbeiter (im Online-Modus in Echtzeit). Überwachung des Status und Fortschritts der Arbeiten, Prioritäten, Service-Level- Fristen und verwendeten Materialien. Nutzung aller Vor-Ort-Informationen zur Weiterverarbeitung, wie Abrechnung, Reporting, Auftragsvergabe und zukünftige Planung. Aktivitäten auswählen Nutzung des Datums- und Zeitstempels bei Beginn der Anreise oder des Auftrags 5 PLANON MOBILE FIELD SERVICES planonsoftware.com

6 Planons Softwarelösungen bieten standardisierte, integrierte Geschäftsprozesse, die auf die Anforderungen unterschiedlicher Anwender abgestimmt sind wie z. B. Planer, Auftragnehmer, Manager und Field Service Mitarbeiter. Die sofort einsatzbereiten Planon-Lösungen basieren auf über 30 Jahren Erfahrung und führenden Marktstandards, die es Planon ermöglichen, bewährte Lösungen zu liefern und weiterzuentwickeln, die sich durch Folgendes auszeichnen: Eine von Beginn an integrierte Lösung auf Basis einer zentralen Datenbank als single-source-of-truth Zukunftssichere Lösungen, die sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln Weltweit standardisierte Software, die eine lokale Anpassung ermöglicht Schnelle, sofort einsatzbereite Prozesse, die wertvolle Managementinformationen liefern Erfahrung, Wissen und Marktstandards kombiniert in einer integrierten Lösung Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung ist Planon der weltweit führende Anbieter von innovativer Software, die Corporate Real Estate- und Facility Manager durch die Vereinfachung von Geschäftsprozessen und Kostenreduzierungen bei der Optimierung der Workplace-Performance unterstützt. Für FM-Dienstleister bietet Planon eine integrierte Softwareplattform, mit der sie durch hohe Prozessautomatisierung und eine nahtlose Systemintegration die operationelle Effizienz verbessern und den Mehrwert für ihre Kunden erhöhen können. planonsoftware.com Planon s Software Lösungen sind vollständig integriert, um durchgängige und zuverlässige Managementinformationen zu liefern. Gartner das führende und unabhängige Technologie Marktforschungsinstitut bewertet die Planon Software seit Jahren als internationalen Marktführer. Planon ist zudem nach GEFMA 444 zertifiziert und hat seine umfangreichen Lösungen bereits bei mehr als Kunden weltweit integriert. Um mehr über die Planon Software zu erfahren, besuchen Sie bitte planonsoftware.com oder folgen Sie uns HAUPTSITZ Tel.: info-int@planonsoftware.com FRANKREICH Tel.: info-fr@planonsoftware.com INDIEN Tel.: info-in@planonsoftware.com ÖSTERREICH Tel.: info-at@planonsoftware.com BELGIEN Tel.: info-be@planonsoftware.com GROSSBRITANNIEN Tel.: info-uk@planonsoftware.com KANADA Tel.: info-ca@planonsoftware.com SINGAPUR Tel.: info-sg@planonsoftware.com DEUTSCHLAND Tel.: info-de@planonsoftware.com HONGKONG Tel.: info-hk@planonsoftware.com NIEDERLANDE Tel.: info-nl@planonsoftware.com VEREINIGTE STAATEN Tel.: info-us@planonsoftware.com