Fachaufsichtliche Prüfung - Teilbereich Bewilligungsstelle. Ökolandbau

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1 Anlage 0 BDA AUM Fachaufsichtliche Prüfung - Teilbereich Bewilligungsstelle Prüfung des Fachreferates / Prüfung der Innenrevision Geprüfte Maßnahmen Prüfende Behörde: Geprüfte Bewilligungsstelle: Datum der Prüfung: Prüfer/in: Auskünfte erteilte: A) Allgemeiner Teil, Organisation, Personaleinsatz Ist ein Geschäftsverteilungsplan/ Organisationsplan vorhanden und sind die Vorgaben der BDA eingehalten worden, einschließlich der Festlegung von Obergrenzen? (Kopie beifügen) Sind die internen Organisationsstrukturen schriftlich so geregelt, dass sie ein den Dienstanweisungen entsprechendes Bewilligungsverfahren gewährleisten? Ist das Personal entsprechend der BDA hinreichend qualifiziert und geschult? Liegt ein Schulungskonzept vor, wird es umgesetzt und werden die Schulungen dokumentiert? (s. Mustervorlage der koordinierenden Zahlstelle in FIS-Agrar) Ist eine Sammlung der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften (einschl. ZDA, BDA und ggf. IDA) vollständig vorhanden sowie zugänglich? Ist der Zugang zu FIS-Agrar gewährleistet? Ist die personelle Trennung zwischen fachlicher Beratung und Bewilligung gegeben? Ist die personelle Trennung zwischen VWK und VOK gegeben? Liegen von allen am Verfahren beteiligten Personen Verpflichtungserklä- rungen vor? 0 Bestehen Arbeitsrückstände? Seite von

2 Wird die dienstaufsichtliche Nachprüfung ordnungsgemäß durchgeführt und dokumentiert? Wird die Prüfquote zur dienstaufsichtliche Nachprüfung eingehalten? Werden die Vorgaben in Bezug auf die sensiblen Bereiche eingehalten? (Bitte alle sensiblen Bereiche einzeln aufführen und die Einhaltung bestätigen.) Führt die Bewilligungsstelle ein Debitorenbuch, das mindestens die Inhalte der Anlage der ZDA erfüllt? Sonstige Besonderheiten, die während der Prüfung bemerkt wurden? B) Beurteilung des allgemeinen Verfahrens (allgemeine Feststellungen anhand von Einzelfallprüfungen) Ist eine der BDA entsprechende Eingangsregistrierung vorhanden? Entspricht die Aktenführung den Vorgaben der ZDA und ggf. der BDA? Wird im gesamten Verfahren (einschließlich der DV-Erfassung) das Vier-Augen-Prinzip eingehalten? (Wenn nicht, Ausnahmen beschreiben) Werden die vorgeschriebenen Vordrucke (evtl. Aufzählung) verwendet? Werden die Prüfprotokolle vollständig abgearbeitet? Werden die Ergebnisse der VOK vollständig und korrekt im Vorsystem erfasst und ordnungsgemäß von der Bewilligungsstelle umgesetzt? Werden Entscheidungen über offensichtliche Irrtümer und höhere Gewalt etc. nachvollziehbar dokumentiert? Wurde das vorgegebene Verfahren gem. Betrugsbekämpfungshandbuch ordnungsgemäß durchgeführt? C) Zusammenfassung der durchgeführten Einzelfallprüfungen (detaillierter Bericht siehe Anlagen Prüfbogen Einzelfallprüfungen) AUKM Prüfbereich = Summe der geprüften RNR der kontrollierten Fälle Feststellungen finanzielle mit finanziellen Bewilligung Auszahlung Betrugsverdacht Rückforderungen Seite von

3 Ökologischer Landbau Prüfbereich = Summe der geprüften RNR der kontrollierten Fälle Feststellungen finanzielle mit finanziellen Bewilligung Auszahlung Betrugsverdacht Rückforderungen Ausgleichszulage Prüfbereich = Summe der geprüften RNR der kontrollierten Fälle Feststellungen finanzielle mit finanziellen Bewilligung Auszahlung Betrugsverdacht Rückforderungen D) Ergebnis der fachaufsichtlichen Prüfung Darstellung und Bewertung der Ergebnisse Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge Weitere Veranlassungen E) Weiterverfolgung der Prüfungsfeststellungen Abarbeitung, ggf. bzw. Abschlussvermerk Seite von

4 Anlage BDA AUM Fachaufsichtliche Prüfung Prüfung der Innenrevision der LWK durch das Fachreferat Teilbereich Bewilligungsstelle Geprüfte Maßnahmen Prüfende Behörde: Geprüfte Bewilligungsstelle: Datum der Prüfung: Prüfer/in: Auskünfte erteilte: 0 Wurden die Prüfungen der Innenrevision in Bezug auf die zu prüfende Dienststelle im erforderlichen Umfang durchgeführt? Wurden die vorgesehenen Prüfungsprotokolle verwendet und ordnungsgemäß ausgefüllt? Ist die Prüfung der organisatorischen Fragen zu beanstanden? Ist die Prüfung der verfahrenstechnischen Fragen zu beanstanden? Die Prüfung der Einzelfälle wurde an folgenden Einzelfällen nachvollzogen: Ist die Prüfung der Einzelfälle zu beanstanden? Wurde eine ausreichende von Einzelfällen geprüft? Wurde eine ausreichende von VOK wiederholt bzw. begleitet? Wurde eine ausreichende von Rückforderungsfällen geprüft? Entspricht die Prüfung der Innenrevision der LWK, GB Förderung, FB.0, den Anforderungen? Seite von

5 Fachaufsichtliche Prüfung Prüfung von Einzelfällen Geprüfte Maßnahmen Begünstigter (Name) Registriernummer Vorhabenart (FM) Datum Förderantrag Geprüfte Jahre Datum Auszahlungsantrag Prüffall Bewilligung Auszahlung Betrugsfall 0 Ist auf dem Förderantrag bzw. Auszahlungsantrag und ggf. auf nachgereichten Antragsunterlagen ein Eingangsstempel vorhanden? Ist der Antrag fristgerecht eingegangen? Wurden eventuelle Verspätungsabzüge berücksichtigt? Ist die Eingangsregistrierung korrekt vorgenommen worden? Sind alle notwendigen Angaben im Förderantrag nach ggf. erfolgter Nachforderung der Bearbeiterin/des Bearbeiters vorhanden (insbesondere auch Unterschrift des Begünstigten und das Datum)? Waren alle erforderlichen Anlagen und Nachweise vorhanden? Sind evtl. Änderungen der Bewilligungsstelle im Antrag entsprechend der Vorgaben der BDA vorgenommen worden und mit Änderungsgrund und Handzeichen versehen? Ist die VWK zur Bewilligung EFN (einschließlich aller Abgleiche) ordnungsgemäß durchgeführt und dokumentiert worden? Soweit Änderungsanträge eingegangen sind, sind diese ordnungsgemäß registriert, geprüft, dokumentiert und beschieden worden? Ist der Auszahlungsantrag fristgereicht eingegangen? Wurden eventuelle Verspätungsabzüge berücksichtigt? Ist die VWK zum Auszahlungsantrag einschließlich etwaiger Abgleiche ordnungsgemäß durchgeführt und dokumentiert worden? Seite von

6 0 Erfolgte bei Feststellungen eine korrekte Weiterbearbeitung des Falles? Nur bei erfolgter VOK: Ist die VOK durchgeführt und ordnungsgemäß dokumentiert worden? (Beurteilung aufgrund Aktenprüfung) Sind die Ergebnisse der VOK (ggf. auch im Rahmen der Fernerkundung) im Vorsystem korrekt erfasst? Sind die erforderlichen Bewertungen (Erfassung, ggf. Änderungsbescheid, Rückforderung, Entscheidungsinstanz) zur VOK durch die Bewilligungsstelle korrekt erfolgt? Ist die Berechnung des Auszahlungsbetrages korrekt? Ist die Auszahlung erst nach Abschluss aller Kontrollen (einschließlich aller Abgleiche) erfolgt? War die Anwendung der Checkliste zur vertieften Prüfung bei Betrugsverdacht erforderlich? Falls ja, ist die Checkliste ordnungsgemäß angewandt und ausgefüllt worden? Sind die festgestellten Ergebnisse der Checkliste zur vertieften Prüfung bei Betrugsverdacht nachvollziehbar und plausibel? Ergebnis der Einzelfallprüfung Ja Nein Wurden Feststellungen getroffen? Wurden Feststellungen mit finanziellen festgestellt? Sind Nacharbeiten erforderlich? Seite von

7 Fachaufsichtliche Prüfung Prüfung von Rückforderungen Geprüfte Maßnahmen Begünstigter (Name) Registriernummer Vorhabenart (FM) Datum RF-Bescheid Feststellung der Rückforderung (Verwaltungskontrolle, VOK, Selbstanzeige etc.) Art der Rückforderung (Unregelmäßigkeit, Mischfehler, reiner Verwaltungsfehler) 0 Wurde die festgestellte Rückforderung zeitnah (innerhalb von Monaten nach Feststellung der Unregelmäßigkeit) bearbeitet (ZS-Erlass)? Wurde dementsprechend das Feststellungsdatum der Unregelmäßigkeit korrekt erfasst? Wurde die Rückforderung einschließlich etwaiger Sanktionen korrekt berechnet? Wurden die verwaltungsrechtlichen Anforderungen an Aufhebungs-, Rückforderungs- und Zinsbescheide eingehalten? War eine OLAF-Meldung erforderlich? Wurde im Fall einer OLAF-Meldung diese ordnungsgemäß und fristgerecht vorgelegt? War die Anwendung der Checkliste zur vertieften Prüfung bei Betrugsverdacht erforderlich? Falls ja, ist die Checkliste ordnungsgemäß angewandt und ausgefüllt worden? Sind die festgestellten Ergebnisse der Checkliste zur vertieften Prüfung bei Betrugsverdacht nachvollziehbar und plausibel? Wurde die Rückforderung transferiert bzw. korrekt in ZEUS erfasst? War eine Zinsfestsetzung erforderlich? Wurden die Zinsen korrekt berechnet? Wurden die Zinsen korrekt in ZEUS erfasst? Datum der Feststellung: Seite von

8 Stimmt der Verfahrensstand in ZEUS mit der Aktenlage überein und wurden Änderungen von Verfahrensständen zeitnah aktualisiert? Sind die Rückforderung und ggf. die Zinsen im dezentralen Debitorenbuch eingetragen? Ist der Kontrollbogen Außenstände ordnungsgemäß ausgefüllt? Bewertung (auch im Hinblick auf die Dauer des Verfahrens) Ergebnis der Einzelfallprüfung Ja Nein Wurden Feststellungen getroffen? Wurden Feststellungen mit finanziellen festgestellt? Sind Nacharbeiten erforderlich? Seite von

9 Anlage BDA AUM Fachaufsichtliche Prüfung - Teilbereich Technischer Prüfdienst Prüfung des Fachreferates / Prüfung der Innenrevision Geprüfte Maßnahmen Prüfende Behörde: Geprüfte Bewilligungsstelle: Datum der Prüfung: Prüfer/in: Auskünfte erteilte: A) Allgemeiner Teil, Organisation, Personaleinsatz Ist ein Geschäftsverteilungsplan/ Organisationsplan vorhanden? (Kopie beifügen) Ist das Personal entsprechend der Vorgaben aus Dienstanweisungen hinreichend qualifiziert und geschult? Liegt ein Schulungskonzept vor, wird es umgesetzt und werden die Schulungen dokumentiert? (s. Mustervor- lage der koordinierenden Zahlstelle in FIS-Agrar) Ist eine Sammlung der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften (einschl. ZDA, BDA und ggf. IDA, Richtlinien und Erlassen) vollständig vorhanden sowie zugänglich? Ist der Zugang zu FIS-Agrar gewährleistet? Ist die personelle Trennung zwischen VWK und VOK gegeben? Liegen von allen am Verfahren beteiligten Personen Verpflichtungserklä- rungen vor? Bestehen Arbeitsrückstände? 0 Wird die dienstaufsichtliche Nachprüfung entsprechend der Vorgaben der BDA ordnungsgemäß durchgeführt und dokumentiert? Wird die Prüfquote zur dienstaufsichtlichen Nachprüfung eingehalten? Werden die Vorgaben in Bezug auf die sensiblen Bereiche eingehalten? Sonstige Feststellungen / Besonderheiten, die während der Prüfung bemerkt wurden? Seite von

10 B) Allgemeine Feststellungen zur Durchführung der Vor-Ort-Kontrollen Werden die vorgegebenen Prüfprotokolle zur VOK verwendet? Werden die Prüfprotokolle vollständig abgearbeitet? Ist die technische Ausstattung des Prüfdienstes ausreichend? Sind die VOK innerhalb des vorgesehenen Zeitraums beendet worden? C) Zusammenfassung der durchgeführten Einzelfallprüfungen AUKM VOK Feststellungen (Prüffeststel- (Liste der RNR ist beigefügt) lungen des Prüfdienstes richtig und vollständig) wiederholende VOK begleitende VOK VOK mit Feststellungen (Prüffeststellungen des Prüfdienstes nicht richtig/unvollständig) Gesamt Ökologischer Landbau wiederholende VOK begleitende VOK Gesamt (Liste der RNR ist beigefügt) VOK Feststellungen (Prüffeststellungen des Prüfdienstes richtig und vollständig) VOK mit Feststellungen (Prüffeststellungen des Prüfdienstes nicht richtig/unvollständig) Ausgleichszulage wiederholende VOK (Liste der RNR ist beigefügt) VOK Feststellungen (Prüffeststellungen des Prüfdienstes richtig und vollständig) VOK mit Feststellungen (Prüffeststellungen des Prüfdienstes nicht richtig/unvollständig) begleitende VOK Gesamt D) Ergebnis der fachaufsichtlichen Prüfung Darstellung und Bewertung der Ergebnisse Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge Weitere Veranlassungen Seite 0 von

11 Fachaufsichtliche Prüfung Prüfung von Einzelfällen Geprüfte Maßnahmen Begünstigter (Name) Registriernummer Vorhabenart (FM) Prüfjahr Auswahlgrund zur Kontrollstichprobe Risiko Zufall Selbstauswahl Fernerkundung 0 wiederholende VOK, Datum der Erstkontrolle: Erfolgte bzw. erfolgt die (Erst-)VOK im Vier-Augen-Prinzip? Erfolgte die Prüfung unangekündigt bzw. wurde die Ankündigungsfrist eingehalten? Wurde die Belegprüfung ordnungsgemäß durchgeführt? Wurde bei einer stichprobenartigen Prüfung der für die Fördermaßnahme relevanten Prüfpunkte (Belegkontrolle u. ä.) die angemessene Auswahl dokumentiert? Wurden alle notwendigen Messungen vorgenommen? Geschah dies mittels geeigneter Messverfahren und geschah dies ordnungsgemäß (z. B. Beachtung Messtoleranz)? Wurden die dem Begünstigten auferlegten Auflagen und Verpflichtungen entsprechend den Vorgaben kontrolliert? Ist die VOK ordnungsgemäß durchgeführt und dokumentiert worden? Wurde das Kontrollergebnis durch die Prüfer/innen korrekt festgestellt? Stimmen die Ergebnisse der Erstkontrolle mit der wiederholenden VOK überein? Falls nein: Welche Konsequenzen ergeben sich daraus? Wurden Feststellungen bei der wiederholenden/begleitenden VOK getroffen? Wurden Feststellungen mit finanziellen getroffen? Sind Nacharbeiten erforderlich? begleitende VOK Seite von