Anleitung zum ZDV-Webmailer. Inhalt:

Transkript

1 Stand Anleitung zum ZDV-Webmailer Inhalt: Kap. Thema Seite 1 Übersicht: Was der ZDV-Webmailer alles kann Hilfen, Anleitungen, Videos zum ZDV-Webmailer (FAQ) Anmelden am ZDV-Webmailer Mail lesen, beantworten und löschen Mailliste sortieren, Mailanhänge speichern und senden Mail schreiben, Adressbuch verwenden Signaturzeilen einrichten Mit Entwürfen arbeiten Mail markieren, weiterleiten, löschen, in andere Ordner verschieben Zurücksetzen, Greylisting, Speicherplatzbelegung Ordner v-spam aufräumen, Mail löschen Mailordner, Sicherheitskopien, virtuelle Ordner Vorlagen für Mailtexte verwenden (Entwürfe) Kontakte und Verteilerlisten, Schlüssel im Adressbuch speichern Mail suchen, Suche als virtuellen Ordner speichern Alle Kopfzeilen einer Mail einsehen Was können Kalender? Termine einsehen (mehrere Kalender öffnen) Neuen Termin anlegen, Termin bearbeiten Adresse (Kontakt) eintragen Aufgabe eintragen Notizen eintragen Eigene Kategorien anlegen Konfigurieren der Begrüßungsseite (Portalseite) Grundlagen zur gemeinsamen Nutzung von Informationen Kalender für andere freigeben Kalender von anderen nutzen Adressbuch für andere freigeben Adressbücher von anderen nutzen Aufgabenlisten für andere freigeben Aufgabenliste von anderen nutzen Notizblöcke für andere freigeben Notizblöcke von anderen nutzen Rechte bearbeiten Grundlagen der digitalen Terminabstimmung (Teilnehmer) Einem Termin Teilnehmer hinzufügen Auf digitale Terminabstimmungs-Mail antworten Beantwortete Terminabstimmungs-Mail übernehmen

2 39 Einführung in Filter Der Filter "Ausschlussliste" (Blacklist) Der Filter "Positivliste" (Whitelist) Der Filter "sicher Spam" (s-spam) Der Filter "vermutlich Spam" (v-spam) Der Filter "Abwesenheit" Der Filter "Weiterleitung" Grundlagen für eigene Filterregeln Eigene Filterregel für "unerwünschte Worte" Eigene Filterregel für "unerwünschte Maildomain" Eigene Filterregel für "sichere Absender" Die wichtigsten Ansicht-Einstellungen Die wichtigsten Sicherheits-Einstellungen Die wichtigsten Lese-Einstellungen Die wichtigsten Ordner-Einstellungen Die wichtigsten "Neue Nachricht"-Einstellungen Wichtige Einstellpfade Stichwortverzeichnis

3 1 Übersicht: Was der ZDV-Webmailer alles kann Ihr ZDV-Webmailer ist weit mehr als ein Mailprogramm. Mit dem ZDV-Webmailer können Sie z.b. Kontakte (das Adressbuch), Aufgabenlisten, Termine gemeinsam mit anderen (z. B. in einer Arbeitsgruppe) benutzen und die Daten mit anderen Programmen oder mit ihrem Handy abgleichen. Er hilft Ihnen, Treffen mit mehreren Personen zu organisieren und Termine untereinander abzustimmen. Er beantwortet automatisch Mail (z. B. wenn Sie im Urlaub sind), verwaltet Ihre Notizen, erinnert Sie an Termine oder sendet Ihnen eine tägliche Aufgabenliste zu. Auf der Portalseite können Sie neue Mail, Termine und aktuelle Aufgaben gleichzeitig sehen. Digitales Unterschreiben und Verschlüsseln von Mail wird einfacher. Nach Mail können Sie schnell suchen und die Suche für die spätere Verwendung speichern. Sie können Mail beim Eintreffen automatisch in bestimmte Ordner einsortieren oder auch löschen lassen. Wenn Sie möchten, archiviert der ZDV-Webmailer monatsweise ihre gesendete Mail in neuen Ordnern. Sie können zusätzlich ganze Ordner als ZIP-Datei auf Ihrem Rechner sichern. Sie können mit dem ZDV-Webmailer ihre universitäre Mail, den Terminkalender, ihre Kontakte und Notizen weltweit und jederzeit nutzen. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang, einen www-browser (z. B. den Internet Explorer), ihre ZDV-LoginID und ihr aktuelles Passwort. 2 Hilfen, Anleitungen, Videos zum ZDV-Webmailer (FAQ) Das ZDV unterstützt Sie in Ihrer Arbeit mit dem Webmailer auch mit der Onlinehilfe (FAQ), die Sie im www unter folgender Adresse erreichen: Suchen Sie dort etwa nach "Webmailer Anleitung" 3 Anmelden am ZDV-Webmailer Geben Sie in ihrem www-browser (z.b. Internet Explorer oder Firefox) die Adresse des ZDV-Webmailers ein: Sollten Sie beim Aufruf der Seite eine (Zertifikats-)Fehlermeldung erhalten, suchen Sie in der FAQ (s. Kap. 2) bitte nach Browser Zertifikatsprobleme. Abb. 1 Login-Seite In der Anmeldemaske geben Sie als Benutzernamen Ihre ZDV-LoginID ein und als Passwort Ihr zentrales Passwort ein und klicken auf "Anmelden". Falls Ihre Anmeldedaten nicht akzeptiert werden, suchen Sie in der FAQ (s. Kap. 2) bitte nach "Passwort vergessen". 4 Mail lesen, beantworten und löschen Nach der Anmeldung (vgl. Kap. 3) im linken Menü des ZDV-Webmailers auf das Pluszeichen vor Webmail (s. Abb. 2) klicken, anschließend auf Posteingang (s. Abb. 3 ). Abb. 2 Menüpunkt Webmail Abb. 3 Menüpunkt Posteingang 3

4 In der Mitte des Bildschirms wird dann der Inhalt des Posteingangs aufgelistet. Klicken Sie auf den Betreff einer Mail (unterhalb von Nr 1 auf Abb. 4), um die Mail zu lesen oder klicken Sie nacheinander auf Nr. 2, 3 und 4 auf Abb. 4, um eine Mail ungelesen zu löschen: Abb. 4 aufgelistete Mail Wenn Sie eine Mail zum Lesen geöffnet haben, können Sie über den Pfeil rechts oben (vgl. Nr. 1 auf Abb. 5) zur nächsten Mail weiter blättern. Wenn Sie auf eine Mail antworten wollen, klicken Sie an der linken Seite (oberhalb der Kopfzeile Datum ) auf den Textlink Antworten (vgl. Nr. 2 auf Abb. 5), zum Löschen der Mail klicken Sie links auf den Textlink Löschen (vgl. Nr. 3 auf Abb. 5). Abb. 5 zum Lesen geöffnete Mail Nachdem Sie Antworten gewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Die Felder für den Empfänger (1) und den Betreff (2) werden automatisch ausgefüllt (vgl. Abb. 6). Abb. 6 Beantworten einer Mail Sie können weiter unten im Fenster Ihre Antwort eintippen und durch Anklicken der Schaltfläche Senden (Nr. 3 auf Abb. 6) Ihre Mail absenden. Achten Sie bitte darauf, dass die Einstellungen in ihrem WWW-Browser das Öffnen von neuen Fenstern zulassen, sonst erscheint das Fenster zum Antworten nicht. Fragen Sie ggf. bei der Hotline des ZDV nach, wo Sie dies in Ihrem WWW-Browser einstellen können. Tipp: Wenn Sie das Adressfeld BCC (Blind Carbon Copy) ausfüllen und ihre eigene Mailadresse dort eintragen, erhalten Sie eine Kopie der Mail zugesandt. Sie können dann kontrollieren, ob die Mail bei unserem Mailserver ankam und von ihm versendet wurde. Sie können den Ordner Posteingang direkt auf der Startseite anzeigen lassen: s. Kap. 24. Abb. 7 Menü Abmelden Wenn Sie mit der Mail fertig sind, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Senden" (Nr 7 auf Abb. 12). Am Ende Ihrer Arbeit wählen Sie im links gelegenen Hauptmenü des ZDV-Webmailers ganz unten den Befehl "Abmelden". 4

5 5 Mailliste sortieren, Mailanhänge speichern und senden Abb. 8 Liste der Mail Sie können die Reihenfolge in der die Mail aufgelistet wird ändern, indem Sie auf die Spaltenüberschriften (Datum, Von ) klicken (Nr. 1 auf Abb. 8 ) Um eine Mail zum Lesen zu öffnen, klicken Sie auf den Titel (das Betreff) der Mail. Oberhalb des dann angezeigten Mailtextes sehen Sie die Headerzeilen der Mail (Von:, An:, Betreff:, vgl. Abb. 9) Falls am Ende der Zeile "Von:" ein kleines Buch-Symbol (Abb. 10) angezeigt wird können Sie durch Anklicken dieses Symbols den Absender der Mail gleich in ihr Webmailer-Adressbuch übernehmen. Abb. 9 Header-Zeilen Abb. 10 Buch-Symbole Über den Headerzeilen werden (in Textform) Befehle wie "Löschen" oder "Antworten" angezeigt (Abb. 9). Falls mit der Mail Dateien als Anhänge (Attachments) an Sie gesendet wurden, finden Sie in der Mail (meist am Ende) gestrichelte Rahmen, die den Dateinamen und ein Download-Symbol anzeigen. Das Download-Symbol sieht aus wie ein kleiner grauer Schuhkarton, der oben einen roten Pfeil hat ( Abb. 11). Durch Anklicken dieses Symbols können Sie die Datei auf Ihrem Rechner speichern. Abb. 11 Downloadsymbol Achtung: Bevor Sie die Datei auf Ihrem Rechner weiter verwenden, sollten Sie sie erst mit einem Virenscanner prüfen. Mailattachments sind die häufigste Ursache für die Verbreitung von Spam und Viren. Öffnen Sie ein Dokument, das Sie auf Ihrem Rechner gespeichert haben, erst nach der Prüfung durch ihren Virenscanner. Hinweis 1: Wenn Sie eine Word- oder Exceldatei erhalten haben, können Sie die Datei auch direkt in Word oder Excel öffnen, indem Sie auf des Downloadsymbol klicken (also auf den "grauen Schuhkarton" in ganz rechts). Bitte klicken Sie nicht auf den Link davor (da öffnet sich Word & Co nicht). Es sollte sich dann ein Fenster öffnen, in dem Sie neben "speichern" auch auf "öffnen" klicken können damit sollte dann das zuständige Programm auf ihrem Rechner starten. Im Prinzip kann das auch mit anderen Dateitypen funktionieren, wenn Sie das dazugehörige Programm besitzen (ausprobieren). Um eine geöffnete Mail zu beantworten, klicken Sie über den Headerzeilen auf den Textlink "Antworten" (Abb. 9). Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem Formular zum Erstellen von Mail. Die Zeilen "An" und "Betreff" sind bereits ausgefüllt. Klicken Sie auf die "Rettungsringe" ganz rechts, wenn Sie nicht wissen, wofür eine Zeile zuständig ist (Nr 1 auf Abb. 12). 5

6 Abb. 12 Mail schreiben Abb. 13 Datei anhängen In der Mitte des Fensters können Sie ihren Text eingeben. Im Mailfenster können Sie ganz unten Dateien als Anhänge hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Durchsuchen" (Nr 1 auf Abb. 13). 6 Mail schreiben, Adressbuch verwenden Kurzfassung für Experten: Neue Mail verfassen Sie über "+Webmail" - "Neue Nachricht" (Abb. 14), über die Schaltfläche "Adressbuch" (Nr. 1 auf Abb. 16) können kommagetrennte Empfänger und Verteilerlisten ("Kontaktlisten") hinzugefügt werden. Im HTML-Modus (Nr. 4 auf Abb. 16) lässt sich der Mailtext formatieren (Abb. 20). Das Signieren (Abb. 19) ist erst nach dem Hochladen ihrer Zertifikatsdateien vom ZDV möglich. Die Grußzeilen (Signatur) werden über "+Einstellungen" - "Webmail" - "Persönliche Angaben" festgelegt (Abb. 18), weitere wichtige Einstellungen finden Sie in Kap. 54. Nach dem Speichern als Entwurf kann die Mail im Entwurfsordner (Kap. 53) geöffnet und über den Textlink "Fortführen" fertig gestellt werden (Kap. 13). Abb. 14 Neue Nachricht Abb. 15 Mail schreiben 1 Abb. 16 Mail schreiben 2 6 Abb. 17 Adressbuch Abb. 18 Signatur festlegen Abb. 19 Mail signieren Ausführliche Fassung: Nach dem Anmelden am ZDV-Webmailer (Kap. 3) klicken Sie zum Schreiben einer neuen Mail im links gelegenen Hauptmenü auf "+Webmail" und dann auf "Neue Nachricht" (Abb. 14). Es öffnet sich das Fenster "Neue Nachricht" und Sie können im oberen Teil zunächst die Headerzeilen ihrer neuen Mail sehen (Abb. 15). Falls Sie nicht wissen, wofür eine Zeile zuständig ist, können Sie am rechten Rand

7 auf die "Rettungsringe" klicken. In die Zeile "An" tippen Sie die Mailadresse des Empfängers. Falls Sie die Mail an mehrere Empfänger versenden wollen, trennen Sie die Mailadressen durch Komma. Mailadressen, die Sie bei "An" oder "Cc" eintippen, werden von allen Empfängern gesehen. Mailadressen, die Sie bei "Bcc" (Nr. 5 auf Abb. 15) eingeben, werden von den Empfängern nicht gesehen. Falls Sie in ihr Webmailer-Adressbuch bereits Kontakte aufgenommen haben (Kap. 14), können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche "Adressbuch" (Nr. 1 auf Abb. 16) Empfänger auswählen. Klicken Sie im Adressbuch auf die Schaltflächen "An", "Cc" oder "Bcc" (vgl. Nr. 2 auf Abb. 17) und anschließend auf die Schaltfläche "OK" (Nr. 4 auf Abb. 17), um die ausgewählten Empfänger in die entsprechenden Felder der Mail zu übernehmen. In das Feld "Betreff" (Nr. 6 auf Abb. 15) geben Sie das Thema Ihrer Mail ein. Etwas tiefer können Sie festlegen, dass eine Kopie ihrer Mail gespeichert wird (Nr. 2 auf Abb. 16). Bedenken Sie aber, dass Sie dadurch mehr Speicherplatz auf dem ZDV-Mailspeicher belegen. Durch aktivieren von "Lesebestätigung anfordern" (Nr. 3 auf Abb. 16) erbitten Sie eine Bestätigung, dass die Mail gelesen wurde. Sie können Ihre Mail im normalen "Text-Modus" verfassen oder in den "HTML-Modus" wechseln, in dem Sie dann ihren Text auch formatieren können. Im Zweifelsfall bleiben Sie im üblichen Text-Modus. Abb. 20 Schaltflächen beim Verfassen einer Mail im HTML-Modus In das Feld "Text" tippen Sie den eigentlichen Text Ihrer Mail ein. Dort können automatisch schon Grußzeilen (eine "Signatur") stehen (z. B. im oberen Teil von Abb. 19 sichtbar). Vgl. hierzu Kap. 7. Wenn Sie Mail digital unterschreiben ("signieren") wollen, öffnen Sie unterhalb des Textfeldes die Liste bei "Verschlüsselungs-Einstellungen" und wählen "Unterzeichnen" (Nr. 1 auf Abb. 19). Dies bestätigt dem Empfänger, dass Sie tatsächlich der Absender der Mail sind. Allerdings müssen Sie vorher ihre persönlichen Zertifikatsdateien auf den ZDV-Webmailer übertragen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie zum Abschicken der Mail auf die Schaltfläche "Senden" (Nr. 7 auf Abb. 15). 7 Signaturzeilen einrichten Zum Einrichten der Grußzeilen können Sie im Hauptfenster Ihres Browsers im links gelegenen Menü des ZDV- Webmailers "+Einstellungen" und dann "Webmail" und im Hauptfenster dann "Persönliche Angaben" anklicken (Abb. 18). Wählen Sie ggf. eine Identität aus und geben Sie (ganz unten) bei "Ihre Signatur" den Text ein, der beim Schreiben von Mail automatisch hinzugefügt wird (z. B. Grußformel und Kontaktangaben). Klicken Sie anschließend auf "Einstellungen speichern" (Nr. 3 auf Abb. 18). Anm.: Diese "Signatur" hat nichts mit dem "digitalen unterschreiben" (dem "Signieren") zu tun, für das Sie eine Zertifikatsdatei benötigen. 8 Mit Entwürfen arbeiten Falls Sie die Arbeit beim Verfassen einer Mail unterbrechen möchten, können Sie auf die Schaltfläche "Entwurf speichern" klicken. Das Fenster für neue Mail schließt sich dann. Wollen Sie die Arbeit später fortsetzen, klicken Sie im links gelegenen Hauptmenü des ZDV-Webmailers auf "+webmail" "+Mail" - "drafts" und öffnen den Entwurf durch Klick auf den Betreff (mehr in Kap. 13). 9 Mail markieren, weiterleiten, löschen, in andere Ordner verschieben Kurzfassung für Experten: Aufgelistete Mail kann durch die Kästchen am Zeilenanfang markiert werden (Nr. 2 auf Abb. 21), die Textlinks über der Liste führen Aktionen durch. Nach "Löschen" muss noch "Endgültig löschen" (Nr. 4 auf Abb. 23) angewendet werden. Wie Sie kontrollieren können, welche Ordner besonders viel Mail enthalten, erfahren Sie in Kap. 10. Zielordner für "Kopiere" oder "Verschiebe" müssen zuvor über die Dropdown-Liste "Nachrichten nach" (Nr. 4 auf Abb. 21) festgelegt werden. Mail mit bestimmten Merkmalen kann über "Auswahl" (Nr. 6 auf Abb. 21) ausgesucht werden, die Merkmale lassen sich über "Markieren als" (Nr. 7 auf Abb. 21) ändern. Markierte Mail kann über den Textlink "Weiterleiten" (rechts oberhalb von Nr. 5 auf Abb. 21) an andere Empfänger weitergeleitet werden. Eine Aufnahme in die "Positivliste" (Nr. 5 auf Abb. 21) verschiebt zukünftig Mail des gleichen Absenders sofort in den Posteingang (mehr 7

8 dazu in Kap. 41). Zum Thema "Verschieben in Ordner" gibt es in der Onlinehilfe (FAQ) ein Bildschirmvideo (vgl. Kap 2). 8 Abb. 21 Aufgelistete Mail im Order "Posteingang" Ausführliche Fassung: Nach dem Öffnen des Posteingangs (Nr. 1 auf Abb. 21) (oder eines anderen Mailordners) wird die Mail im Hauptfenster Ihres www-browsers aufgelistet. Am Anfang jeder Mailzeile gibt es ein Kästchen (Nr. 2 auf Abb. 21). Wenn Sie dieses anklicken, wird die Mail markiert und Sie können anschließend einen Befehl wie etwa "Löschen" oder "in einen Ordner verschieben" mit der Mail durchführen. Sie können auch mehrere Kästchen anklicken und danach Aktionen mit allen markierten Mails auf einmal durchführen. Markierte Mail wird gelb hinterlegt. Die Befehle befinden sich über der Liste der Mail (und noch mal ganz unten). Der Befehl "Löschen" (Nr. 3 auf Abb. 21) bewirkt, das markierte Mail als gelöscht gekennzeichnet wird und ein Papierkorb-Symbol erhält. Anschließend gibt es ganz rechts bei den Befehlen den Befehl "Endgültig löschen" (Nr. 4 auf Abb. 23). Erst wenn Sie darauf klicken, wird die Mail tatsächlich gelöscht und ihre Speicherplatzbelegung auf dem ZDV-Mailspeicher verringert. Welche Ordner wie viel Platz belegen, erfahren Sie in Kap. 10. Für Befehle wie "Mail in einen anderen Ordner kopieren" oder "Mail in einen anderen Ordner verschieben" müssen Sie zunächst den Zielordner festlegen. Dazu gibt es bei den Befehlen über der Mailliste (in der Mitte neben dem Textlink "Kopiere") eine aufklappbare Liste "Nachrichten nach" (Nr. 4 auf Abb. 21), in der Sie den gewünschten Ordner auswählen können. Anschließend können Sie direkt links daneben die Befehle "Kopiere" oder "Verschiebe" anklicken. Alle markierte (gelb hinterlegte) Mail wird dann in diesen Ordner kopiert bzw. verschoben. Wie Sie eigene Ordner anlegen können, erfahren Sie in Kap. 12, wichtige Einstellmöglichkeiten zum Thema Ordner in Kap. 53. Um eine oder mehrere Mail im Einzelfall an andere Teilnehmer weiterzuleiten, markieren Sie die Mail und klicken auf den Textlink "Weiterleiten" (rechts oberhalb von Nr. 5 auf Abb. 21). Die Mail wird daraufhin im Fenster "neue Nachricht" am unteren Ende bei den Anhängen angezeigt und kann über die aufklappbare Liste bei "Einbindung" entweder im Text oder als angehängte Datei(en) versendet werden. Wollen Sie eine eingebundene Mail doch nicht weiterleiten, können Sie das Kästchen "Löschen" markieren und auf die Schaltfläche "Aktualisierung" klicken. Außer durch Anklicken des Kästchens am Anfang jeder Mail der Mailliste können Sie Mail auch noch anders markieren: Am Anfang der Mailliste finden Sie dazu über dem Textlink "Löschen" eine aufklappbare Liste mit der Beschriftung "Auswahl" (Nr. 6 auf Abb. 21). Wenn Sie diese Liste öffnen, können Sie auf einen Schlag alle Mail im aktuellen Mailordner markieren, die eine bestimmte Bedingung erfüllt, z. B. alle Mail, die als "gelesen" gilt oder alle Mail, die noch "Nicht gelesen" ist. Untersucht wird die Mail, die gerade aufgelistet wird. Zu markierende Mail wird dann am Beginn der Zeile mit einem Häkchen versehen und gelb hinterlegt. Sie können dann einen Befehl wie etwa "Löschen" geben. Neben der Liste "Auswahl" finden Sie noch die aufklappbare Liste "Markieren als" (Nr. 7 auf Abb. 21), mit der Sie alle derzeit markierte Mail z.b. als "nicht gelöscht" kennzeichnen können (das gleiche bewirkt übrigens der Befehl "Wiederherstellen"). 10 Zurücksetzen, Greylisting, Speicherplatzbelegung Über "Mein Konto" (Abb. 22) bei "Default Einstellungen" lässt sich die persönliche Konfiguration zurücksetzen. Abb. 22 Menü Mein Konto Einen zusätzlichen guten Schutz vor Spam erhalten Sie, wenn Sie das "Greylisting" aktivieren. Klicken Sie dazu im links gelegenen Hauptmenü des ZDV-Webmailers auf "Mein Konto" (Abb. 22) und dann auf "Greylisting". Es wird daraufhin angezeigt, ob bei Ihnen Greylisting aktiv ist. Falls nicht, sollten Sie es durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche aktivieren. Greylisting basiert darauf, dass Mail von unbekannten Absendern zunächst zurückgewiesen wird. Normale Mailserver senden dann die Mail in einiger Zeit (meist nach ca. 5 Minuten) erneut. Spam-Mailserver hingegen senden Mail meistens nicht erneut.

9 Um Ihre Speicherplatzbelegung auf dem ZDV-Mailspeicher zu kontrollieren, wählen Sie unter "Mein Konto" - "Speicherplatz-Kontingent". Sie sehen daraufhin, welchen Platz ihre einzelnen Mailordner belegen. Räumen Sie bitte rechtzeitig auf, damit Sie den ihnen zur Verfügung gestellten Speicherplatz nicht überschreiten. Zum Aufräumen müssen Sie Mail löschen (vgl. Kapitel 11). Falls Sie dies vergessen, funktioniert ihre Mail irgendwann nicht mehr. 11 Ordner v-spam aufräumen, Mail löschen Kurzfassung für Experten: Der Filter "vermutlich Spam" (Kap. 43) verschiebt vermutliche Werb nach /Mail/v-spam. Kontrollieren Sie diesen Ordner regelmäßig (z.b. monatlich) und löschen Sie Spam, damit Sie Ihr Speicherplatzkontingent nicht überschreiten. Nach "Löschen" muss noch "Endgültig löschen" (Nr. 4 auf Abb. 23) angewendet werden. Eine Aufnahme in die "Positivliste " (vgl. Nr. 5 auf Abb. 21) verschiebt zukünftig Mail des gleichen Absenders sofort in den Posteingang (Whitelist-Funktion, die den Spamfilter umgehen kann). Wenn Sie vermuten, dass Sie auch in anderen Ordnern aufräumen müssen, prüfen Sie die Speicherplatzbelegung ihrer Ordner, wie in Kap. 10 beschrieben. Falls Sie derzeit unsichtbare Ordner einblenden möchten, sehen Sie sich Kap. 12 bzw. die Nr. (1) auf Abb. 25 an. Zum Thema "Aufräumen in v-spam" gibt es in der Onlinehilfe (FAQ) ein Bildschirmvideo (vgl. Kap 2). Abb. 23 Speicherplatzreduzierung durch "Endgültig löschen" (Nr. 4) Ausführliche Fassung: Klicken Sie im links gelegenen Hauptmenü des ZDV-Webmailers auf "+Webmail", dann auf "+Mail" und dann auf den Mailordner "v-spam". Im Hauptfenster wird dann die Mail aufgelistet, die das ZDV für Sie als "vermutlich Spam" aussortiert hat. In den meisten Fällen wird es sich tatsächlich um unerwünschte Werb handeln. Ganz selten kann aber mal eine "gute" Mail dabei sein. Kontrollieren Sie über die Liste, welche Mail in den Ordner v-spam verschoben wurde. Falls eine Mail mal keine Spam sein sollte, verschieben Sie sie, wie in Kapitel 9 beschrieben, in den Posteingang. Nach der Kontrolle sollte sich nur noch echte Spam-Mail in dem Ordner v-spam befinden. Wählen Sie oberhalb des Textlinks "Löschen" in der Liste "Auswahl" (Nr. 1 auf Abb. 23) den Befehl "Alle". Es wird daraufhin alle Mail gelb hinterlegt (ausgewählt). Wählen Sie anschließend in der aufklappbaren Liste daneben ("Markieren als") (Nr. 2 auf Abb. 23) den Eintrag "gelöscht". Alle Mail sollten danach mit dem Symbol "Papierkorb" versehen sein und durchgestrichen sein. Wenn Sie jetzt ganz rechts den Befehl "Endgültig löschen" wählen (Nr. 4 auf Abb. 23), wird die markierte Mail endgültig gelöscht und Ihr Speicherplatzbedarf auf dem ZDV-Mailspeicher verringert sich. Die Anzahl der Nachrichten, die nach dem Öffnen eines Ordners pro Seite aufgelistet werden, ist begrenzt. Sie können aber dafür sorgen, dass viel mehr Mail aufgelistet wird (und diese damit schneller kontrollieren bzw. markieren): -Einstellungen -Webmail - (an der rechten Seite:) Sonstige Einstellungen - Anzeigeeinstellungen für die Ordneransicht und -übersicht - Nachrichten pro Seite. Falls Sie zukünftig verhindern wollen, dass Mail von bestimmten Absendern als Spam aussortiert wird, markieren Sie die Mail und wählen Sie den Befehl "Positivliste" (vgl. auf Abb. 21 die Nr. 5). Diese Funktion heißt in anderen Mailprogrammen oft "Whitelist" (Kap. 41). Möchten Sie hingegen, dass Mail von einem bestimmten Absender nach dem Eintreffen bei Ihnen sofort gelöscht wird ("Blacklist"), wählen Sie den Befehl "Ausschussliste" (Kap. 40). Einen guten Schutz vor Spam erhalten Sie, wenn Sie das "Greylisting" aktivieren (vgl. Kap. 10). 9

10 12 Mailordner, Sicherheitskopien, virtuelle Ordner Kurzfassung für Experten: Wenn Sie eigene IMAP-Mailordner auf dem ZDV-Mailspeicher anlegen wollen, wechseln Sie über die Schaltfläche "Ordner" (Abb. 24) in die "Ordner-Navigation" (Abb. 25), markieren links den Ordner /Mail und wählen unter "Aktion auswählen" (Nr. 4 auf Abb. 25) die Aktion "Ordner erstellen". Mail kann über Filterregeln (Kap. 39) automatisch in Ordner verschoben werden (Kap. 49). Die Aktion "Ordner herunterladen (als Zip-Datei)" ermöglicht den Download (Backup) von Mail auf den eigenen Rechner. "Virtuelle Ordner" sind keine echten IMAP-Ordner sondern gespeicherte Suchaufträge, die beim Öffnen erneut ausgeführt werden (vgl. Kap. 15). Zum Thema "virtuelle Ordner" gibt es in der Onlinehilfe (FAQ) ein Bildschirmvideo (vgl. Kap 2). Abb. 24 Die Schaltfläche "Ordner" (1) Abb. 25 Ordner Navigation Ausführliche Fassung: Wenn Sie z. B. um Ihre Mail zu archivieren oder zu organisieren eigene IMAP-Mailordner anlegen wollen, sollten Sie dies unterhalb des Ordners /Mail tun. Im ZDV-Webmailer und in Mailprogrammen, die per IMAP zugreifen, können Sie Ordner unterhalb von /Mail sehen, nicht aber in Mailprogrammen, die per POP3 zugreifen. Um mit Ordnern zu arbeiten, öffnen Sie zunächst einen beliebigen vorhandenen Ordner, z.b. über "+Webmail" - "Posteingang" und klicken in der oben liegenden Symbolleiste des ZDV-Webmailers auf die Schaltfläche "Ordner". Es erscheint die "Ordner Navigation", in der Sie am besten zunächst auf die Textlinks "Ausgeblendete Ordner anzeigen" (Nr. 1 auf Abb. 25) und "Alle öffnen" (Nr. 2 auf Abb. 25) klicken. Sie sollten daraufhin alle Ordner sehen können, auch die bisher ausgeblendeten. Sie können den Ordner markieren, mit dem Sie eine Aktion ausführen wollen, indem Sie in das Kästchen am Zeilenanfang ein Häkchen hineinklicken (Nr. 3 auf Abb. 25). Aktionen sind z.b. "Ordner herunterladen" (Kopie auf ihren Rechner holen), oder "Ordner umbenennen". Sie können die gewünschte Aktion in der aufklappbaren Liste über dem ersten Ordner auswählen ("Aktion auswählen") (Nr. 4 auf Abb. 25). Um einen neuen Ordner anzulegen, markieren Sie am Zeilenanfang zunächst den Ordner "Mail" (Nr. 3 auf Abb. 25) und wählen dann oben unter "Aktion auswählen" (Nr. 4 auf Abb. 25) die Aktion "Ordner erstellen". Es erscheint ein Fensterchen, in das Sie den Namen des neuen Unterordners eintippen können. Wenn Sie einen Ordner und die darin enthaltene Mail als Sicherheitskopie auf ihren Rechner übertragen wollen, markieren Sie den Ordner und wählen Sie die Aktion "Ordner herunterladen (als Zip-Datei)". Bestimmte Sicherungsaufgaben kann der ZDV-Webmailer zum Monatswechsel automatisch erledigen, z. B. neue Ordner für gesendete Objekte anlegen (mehr dazu in Kap. 51). "Virtuelle Ordner" listen Mail aus anderen Ordnern auf, wenn die Mail bestimmte Bedingungen erfüllt. Da die Mail in Wirklichkeit in anderen Ordnern liegt, kann man mit "virtuellen Ordnern" nur wenige Aktionen durchführen. Neue "virtuelle Ordner" erzeugen Sie über "+Webmail" - "Suche". Beim Öffnen eines "virtuellen Ordners" wird die Suche erneut durchgeführt. Mit Hilfe einer solchen "gespeicherten Suchanfrage" können Sie ganz schnell Mail zusammensuchen und auflisten lassen, z. B. alle Mail von einem bestimmten Absender (vgl. Kap. 15). 10

11 Wenn Sie Mail automatisch in "echte" Mailordner verschieben lassen wollen, können Sie eine Filterregel erzeugen (Kap. 39, speziell zum Verschieben von Mail Kap. 49). 13 Vorlagen für Mailtexte verwenden (Entwürfe) Erstellen Sie eine neue Mail mit dem gewünschten Vorlagentext und speichern Sie sie als Entwurf ab, indem Sie auf die Schaltfläche "Entwurf speichern" klicken (Nr. 8 auf Abb. 26). Abb. 26 Entwurf speichern Standardmäßig finden Sie Entwürfe im Mailordner /Mail/drafts wieder. Achtung: Verwenden Sie als Entwurf gespeicherte Mail nur im offiziell dafür vorgesehenen Ordner, auch dann, wenn es weitere Ordner gibt, die "Entwurf" oder ähnlich heißen (diese Ordner wurden ggf. von anderen Mailprogrammen angelegt) und selbst dann, wenn Sie den Entwurf noch in anderen Ordnern sehen. Wenn Sie die gespeicherte Vorlage verwenden wollen, wechseln Sie in den offiziellen Ordner für Entwürfe (meist: /Mail/drafts) und öffnen Sie den Entwurf, indem Sie auf seinen Betreff klicken. Die Vorlage wird dann sofort zur Bearbeitung geöffnet. Falls Sie auf den Empfänger geklickt haben, müssen Sie noch den Textlink "Fortführen" wählen, um die Mail weiter bearbeiten zu können. In welchem Ordner Entwürfe offiziell gespeichert werden, erfahren Sie in Kap. 53. Wie Sie in einen Ordner wechseln, erfahren Sie in Kap. 12. Nach dem Öffnen des Entwurfs können Sie den Mailtext vervollständigen und die Mail wie gewohnt versenden. Der bisher gespeicherte Entwurf bleibt dabei unverändert, so dass Sie die Vorlage später erneut verwenden können. Falls Sie beim Bearbeiten eines Entwurfs auf "Entwurf speichern " klicken, wird ein weiterer Entwurf im offiziellen Entwurfsordner angelegt. 14 Kontakte und Verteilerlisten, Schlüssel im Adressbuch speichern Das private Adressbuch lässt sich über "+Organisieren" - "+Adressbuch" - "IhrNameAdressbuch" bearbeiten (beim Kontakt das Symbol mit Stift anklicken, vgl. Nr. 4 auf Abb. 27). Abb. 27 Kontakte öffnen Abb. 28 neue Kontaktliste Verteilerlisten werden als "Kontaktlisten" bezeichnet und können im Adressbuch über die Dropdown-Liste "zu einer Kontaktliste" (Nr. 1 auf Abb. 28) angelegt und nach dem Markieren von Kontakten mit "Hinzufügen" (Nr. 3 auf Abb. 28) gefüllt werden. 11

12 Zum Verschlüsseln das Datenfeld "Öffentliches S/MIME-Zertifikat" (Abb. 29) am besten über eine vom Empfänger zugesandte, signierte Mail füllen (siehe Nr. 1 auf Abb. 30). Wichtige Einstellmöglichkeiten zu Adressbüchern finden Sie in Kap. 52, wie Sie Adressbücher für andere freigeben, erfahren Sie in Kap. 28. Abb. 29 Kontakt bearbeiten Abb. 30 geöffnete signierte Mail Ausführliche Fassung: Sie können ein oder mehrere Adressbücher entweder alleine verwenden oder mit anderen Benutzern teilen (s. Kap. 28). Abb. 31 Buchsymbole Der einfachste Weg, eine Mailadresse in ihr Standard-Adressbuch einzutragen, ist es, wenn Sie eine Mail öffnen und am Ende der Headerzeilen "Von:", "An:" oder "Cc:" auf das kleine Buchsymbol klicken. Sie können anschließend weitere Informationen zu diesem Kontakt eintragen, indem Sie ihn bearbeiten. Abb. 32 Kontakte öffnen Um einen Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie im links gelegenen Hauptmenü des ZDV-Webmailers auf "+Organisieren" - "+Adressbuch" (klicken Sie auf das Pluszeichen!) und dann auf "IhrNameAdressbuch" (Nr. 3 auf Abb. 32. Wenn Sie nicht auf das Pluszeichen klicken sondern direkt auf das Wort Adressbuch, sehen Sie eine Suchfunktion). Im Hauptbereich wird daraufhin eine Liste von Kontakten in diesem Adressbuch angezeigt. Am Anfang und am Ende der Liste stehen als Textlinks die Bearbeitungsbefehle für Kontakte ("Löschen", "Bearbeiten", "Exportieren" usw. s. Nr. 6 auf Abb. 32). Bearbeiten Sie einen Kontakt, indem Sie am Zeilenanfang auf das Symbol mit dem Stift klicken (vgl. Nr. 4 auf Abb. 32, alternativ können Sie auch z. B. auf den Namen eines Kontaktes klicken und danach rechts oben auf den Textlink "Bearbeiten"). Zu einem Kontakt gehören viele Datenfelder, die Sie je nach Bedarf füllen können. 12

13 Das Feld "Öffentliches S/MIME-Zertifikat" (Nr. 1 auf Abb. 29) lässt sich am besten füllen, wenn Ihnen Ihr Mailpartner eine signierte Mail zusendet. Öffnen Sie die signierte Mail und klicken Sie auf "Anzeigen" (Nr. 1 auf Abb. 30). Sie können dann ihrem Mailpartner eine verschlüsselte Mail zusenden, die nur er wieder entschlüsseln kann. Verteilerlisten heißen im ZDV-Webmailer "Kontaktlisten", sie werden mit dem Symbol "Zwei Köpfe" versehen. Wenn Sie eine neue Verteilerliste anlegen möchten, öffnen Sie ein Adressbuch (Abb. 32) und klappen oberhalb der Adressbucheinträge die Liste "zu einer Kontaktliste" auf und wählen darin bei "neue Kontaktliste anlegen in" das Adressbuch aus, zu dem die Verteilerliste gehören soll (Nr. 1 auf Abb. 28). Anschließend markieren Sie in Ihrem Adressbuch einzelne Kontakte und fügen sie der Kontaktliste hinzu, indem Sie auf den Textlink "Hinzufügen" klicken (Nr. 3 auf Abb. 28). Es öffnet sich ein Fensterchen, in das Sie den Namen der neuen Verteilerliste eintippen können. Falls Sie einer bereits vorhandenen Kontaktliste Kontakte hinzufügen möchten, markieren Sie Kontakte, wählen in der aufklappbaren Liste die Kontaktliste und klicken daneben auf den Textlink "Hinzufügen". Wenn Sie beim Schreiben einer Mail (also im Fenster Neue Nachricht) ihre Kontakte oder eine Verteilerliste verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Adressbuch" (vgl. Kapitel 6, Nr. 1 auf Abb. 16). 15 Mail suchen, Suche als virtuellen Ordner speichern Eine Suche in der vorhandenen Mail lässt sich über "+webmail" - "Suche" (Abb. 33) erstellen. Wählen Sie ein Feld oder den (Mail-) Text und legen Sie den zu suchenden Text fest (Abb. 34). Sie können außerdem einen Nachrichtenstatus (z.b. "ungelesen") und einen Mailordner als Suchkriterium angeben. Nach dem Abschicken wird in "Suchergebnisse" Mail so aufgelistet, wie in normalen Mailordnern (Abb. 36). Falls Sie vor dem Abschicken die Suche als "virtuellen Ordner" gespeichert haben (Abb. 35), können Sie die Suche später schnell wiederholen, indem Sie den virtuellen Ordner öffnen ("+webmail" - "Virtuelle Ordner"). Zum Thema "Mail suchen" gibt es in der Onlinehilfe (FAQ) ein Bildschirmvideo (vgl. Kap 2). Abb. 33 Suche öffnen Abb. 34 Suchfelder festlegen Abb. 35 virtuellen Ordner anlegen Abb. 36 Suchergebnisse einsehen Im Gegensatz zu den Filtern (Kap.39), die nur eintreffende Mail berücksichtigen, kann die Suchfunktion auch ältere Mail und Mail in Ordnern finden. Um eine Suche zu erstellen, müssen Sie Felder und was Sie darin suchen festlegen, wie auf Abb. 34 dargestellt: Geben Sie bei Nr. 1 das Feld (oder "Text", wenn Sie den Mailtext durchsuchen wollen) und bei Nr. 2 den Text, den Sie suchen, ein. Falls von mehreren Worten nur eines gefunden werden muss, wenn Sie also eine Liste von möglichen Worten haben, schalten Sie um auf "einem Kriterium". Unterhalb der Nr. 1 auf Abb. 34 erscheint dann statt "UND" ein "ODER". Da Suchkriterien auch bei "Filtern" verwendet werden, können Sie in Kap. 46 weitere Informationen finden, die Sie auch beim Suchen gebrauchen können. Hinweis 1: Je weniger Ordner Sie durchsuchen, um so schneller wird die Suche durchgeführt. 13

14 Hinweis 2: Unter "Webmailer Video" finden Sie in der Onlinehilfe FAQ (s. Kap. 2) ein Bildschirmvideo zum Thema "Suchanfrage speichern". 16 Alle Kopfzeilen einer Mail einsehen Abb. 37 Alle Headerzeilen aktivieren Abb. 38 Headerzeilen des ZDV-Spamfilters Alle Headerzeilen einer Mail können Sie sehen, wenn Sie beim Lesen einer Mail oben bei den Kopfzeilen bei "Kopfeinträge" auf "Alle" klicken (vgl. Nr. 1 auf Abb. 37). Als Beispiel für die Kopfzeileneinträge des ZDV- Spamfilters sehen Sie zwei Sternchen bei "X-Spam-Level" auf Abb. 38. Welche Folgen die Sternchen haben, erfahren Sie u.a. in Kapitel Was können Kalender? Sie können einen oder mehrere eigene Kalender und die Kalender anderer Personen verwenden. Legen Sie z. B. einen Kalender für private und einen für berufliche Termine an und geben Sie letzteren für ihre Kollegen frei. Sie selbst können sich beide Kalender gleichzeitig anzeigen lassen und haben so alle ihre Termine im Überblick, während Ihre Kollegen nur den freigegebenen Kalender sehen können (und dazu die eigenen Kalender). Ihre privaten Termine können nur Sie selber sehen. Termine können darüber hinaus einen Alarm auslösen und sich regelmäßig wiederholen (z.b. jeden ersten Dienstag im Monat). Je nach den Fähigkeiten Ihres Browsers kann der Alarm ein akustisches Signal sein, oder es wird eine Erinnerungsmail an Sie gesendet. Zu einem Termin kann eine Gruppe von Personen gehören, z.b. die gewünschten Teilnehmer einer Sitzung. Werden an dem Termineintrag durch eine berechtigte Person Änderungen vorgenommen, werden alle Teilnehmer per automatischer Mail informiert und können (wiederum per Mail) einer Änderung zustimmen oder sie ablehnen (mehr dazu in Kap. 35). Es lässt sich genau regeln, wer welche Berechtigungen besitzt, z. B. wer Termine sehen, bearbeiten oder löschen darf. Wie bei den meisten Groupware-Objekten (Kap. 25) auch, können Sie Termine farblich in Gruppen ordnen, indem Sie Kategorien zuweisen (Kap. 23). 18 Termine einsehen (mehrere Kalender öffnen) Nachdem Sie links auf "Organisieren" "Kalender" geklickt und dann oben rechts die Kalenderliste geöffnet haben, können Sie unter "Meine Kalender" einen oder mehrere von Ihnen erstellte Kalender auswählen. Sie sehen dann gleichzeitig die Termine aus allen ausgewählten Kalendern. Falls Sie den Kalender eines anderen Benutzers unerwartet nicht sehen, fragen Sie ihn, ob er den Kalender für Sie freigegeben hat (Kap. 26). Abb. 39 Auswahl von Kalendern Abb. 40 Kalenderliste geschlossen Abb. 41 Kalenderliste geöffnet Anm. zu Abb. 40 Kalenderliste geschlossen: Nach dem Öffnen eines Kalenders finden Sie rechts oben die geschlossene Kalenderliste. Klicken Sie darauf, um einen Kalender zu wählen. 14

15 Anm. zu Abb. 41 Kalenderliste geöffnet: Unterhalb von Nr. (1) bei "Meine Kalender" können Sie links ein Häkchen in das Kästchen derjenigen Kalender anklicken, die angezeigt werden sollten. Durch das Häkchen wird ein Kalender aktiviert bzw. deaktiviert. Bei (2) können Sie andere Kalender suchen, also die Kalender, die andere Benutzer für Sie (genauer für Ihre ZDV-LoginID) freigegeben haben. Wenn Sie keine "gemeinsame Kalender" sehen, hat noch niemand für Sie einen Kalender freigegeben. Falls Sie durch ein Häkchen einen Kalender aktivieren oder deaktivieren, sollten Sie sich die Liste noch einmal genau ansehen, um zu prüfen, welche Kalender angezeigt werden. Klicken Sie das Häkchen weg, wenn Sie die Inhalte eines Kalenders nicht mehr sehen wollen. Mit (3 auf Abb. 39) bestimmen Sie den angezeigten Zeitraum, bei (4) blättern Sie durch Zeiträume (hier: Jahre). Die einzelnen Zeitpunkte bei (5) (hier Tage) können Sie durch Anklicken öffnen und - sofern Sie die nötigen Rechte besitzen - auch bearbeiten. Mit der Schaltfläche (6) legen Sie neue Termine an. Mehr zu gemeinsame Kalender erfahren Sie in Kap. 17., wie Sie einen Kalender freigeben in Kap. 26. Hinweise: 1: Sie können aktuelle Termine direkt auf der Startseite anzeigen lassen: s. Kap : Mehr zum Einstellen des deutschen Datumsformat in : Kap. 50 (und Kap. 55 Einstellpfad 2). 3: Termine, deren Titel in der Übersicht in kursiver Schrift dargestellt werden, haben den Status "frei" oder "unter Vorbehalt". Termine in normaler Schrift haben den Status "Bestätigt", durchgestrichene Termine gelten als "abgesagt". 19 Neuen Termin anlegen, Termin bearbeiten Kurzfassung für Experten: Nachdem Sie links auf "Organisieren" "Kalender" geklickt und dann oben rechts einen Kalender geöffnet haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Neuer Termin" (s. Nr. (6) auf Abb. 39) oder öffnen einen vorhandenen Termin durch Anklicken. Die meisten Einstellmöglichkeiten erklären sich von selbst. Achten Sie jedoch darauf, den richtigen Kalender zu wählen (s. Nr. (1) auf Abb. 42). Abb. 42 Neuer Termin Anm. zu Abb. 42: Der Titel (2) erscheint nur in der Terminübersicht, wenn der Benutzer das Recht "lesen" (s. Kap. 34) besitzt. Neue Kategorien (3) können Sie selber anlegen (Kap. 23). Wenn Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins den "Alarm" aktivieren, bekommen Sie eine Erinnerungsmail zugesendet (ggf. ertönt zusätzlich ein akustisches Signal). Während der Bearbeitung eines Termins können Sie zwecks Terminabstimmung auch Teilnehmer hinzufügen (Kap. 36). Mehr zur mailgestützten Terminabstimmung in Kap Adresse (Kontakt) eintragen Abb. 43 Adressbuch öffnen Öffnen Sie ein Adressbuch über "Organisieren" "Adressbuch". Sie können mehrere Adressbücher verwenden und einige davon zur gemeinsamen Nutzung für andere freigeben (z. B. für ein Arbeitsteam). Um ein Adressbuch anzulegen, klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Meine Adressbücher" (Nr. 3 auf Abb. 43). Geben Sie unter "Adressbuch erstellen" einen Namen ein und klicken auf "Erstellen". 15

16 Wenn Sie über die Schaltfläche "Neuer Kontakt" eine Adresse eintragen und Sie über mehrere Adressbücher verfügen, werden Sie anschließend aufgefordert ein Adressbuch auszuwählen (Nr. 2 auf Abb. 44). Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt im richtigen Adressbuch anlegen. Abb. 44 Neuer Kontakt Hinweise: Weiteres zur Nutzung gemeinsamer Adressbücher erfahren Sie in Kap.25, weiteres zum Bearbeiten von Kontakten in Kap. 14 und weiteres zum Freigeben von Adressbüchern in Kap Aufgabe eintragen Öffnen Sie eine Aufgabenliste über "Organisieren" "Aufgaben". Sie können mehrere Aufgabenlisten verwenden und einige (oder alle) davon zur gemeinsamen Nutzung für andere freigeben (z. B. Aufgabenlisten für ein Arbeitsteam). Um eine Aufgabenliste anzulegen, öffnen Sie im rechten oberen Bereich die "Aufgabenlisten", wählen darin "Aufgabenlisten verwalten" und dann unterhalb von Aufgabenlisten- Verwaltung die Schaltfläche "Neue Aufgabenliste erstellen". Wenn Sie über die Schaltfläche "Neue Aufgabe" eine Aufgabe anlegen und Sie mehrere Aufgabenlisten verwenden, sehen Sie oben eine aufklappbare Liste mit dem Titel "Aufgabenliste", in der Sie die gewünschte Aufgabenliste auswählen können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgabe in der richtigen Aufgabenliste anlegen. Falls Sie nur eine Aufgabenliste verwenden, sehen Sie die aufklappbare Liste nicht. Hinweis: Zur Freigabe von Aufgabenlisten vgl. Kap. 30. Zu den Kategorien vgl. Kap Notizen eintragen Öffnen Sie einen Notizblock über "Organisieren" "Notizen". Sie können mehrere Notizblöcke verwenden und einige davon zur gemeinsamen Nutzung für andere freigeben (Notizen für ein Arbeitsteam). Um einen Notizblock anzulegen, öffnen Sie im rechten oberen Bereich die "Notizblöcke", wählen darin "Notizblöcke verwalten" und dann unterhalb von Notizblöcke-Verwaltung die Schaltfläche "Neuen Notizblock erstellen". Wenn Sie über die Schaltfläche "Neue Notiz" eine Notiz anlegen und Sie mehrere Notizblöcke verwenden, finden Sie unten die aufklappbare Liste "Notizblock", in der Sie den gewünschten Notizblock auswählen können. Stellen Sie sicher, dass die Notiz im richtigen Notizblock angelegt wird. Falls Sie nur einen Notizblock verwenden, sehen Sie die aufklappbare Liste nicht. Hinweise: Wenn Sie einen Erinnerungstermin benötigen, verwenden Sie eine Aufgabenliste. Zur Freigabe von Notizblöcken s. Kap. 32. Zu den Kategorien vgl. Kap Eigene Kategorien anlegen Notizen, Termine, Aufgaben können Sie über Kategorien zu einer Gruppe zusammenfassen und in einer bestimmten Farbe anzeigen, z. B. "Veranstaltungen" in Grün oder "Wichtiges" in Rot. Gehen Sie wie folgt vor: "Einstellungen" "Allgemeine Einstellungen" Kategorien und Beschriftungen" (Falls Sie den letzten Punkt nicht sehen, stellen Sie sicher, dass Sie vorher alle gemeinsam nutzbaren Objekte geschlossen hatten, wechseln Sie vorher z. B. in den Posteingang und klicken Sie dann im linken Hauptmenü des ZDV-Webmailers auf "Einstellungen" usw. Verwenden Sie nicht die oben liegende Symbolschaltfläche "Einstellungen") Hinweis: Wenn Sie eine von Ihnen angelegte Kategorie einem gemeinsam genutzten Eintrag zuweisen, können auch die anderen diese Kategorie sehen. Ihre Farben sehen die anderen allerdings nicht. Mehr zur Arbeit im Team s. Kap

17 24 Konfigurieren der Begrüßungsseite (Portalseite) Die Begrüßungsseite, die Sie nach dem Anmelden sehen, die sog. "Portalseite", können Sie im Aussehen gestalten. Sie können dabei für mehrere Bereiche des Browserfensters festlegen, was darin angezeigt wird, z.b. Mailordner (u. a. Posteingang), Termine, Aufgaben. So sehen Sie gleich alles Wichtige auf einen Blick. Um ihre Portalseite zu konfigurieren, wählen Sie im links gelegenen Hauptmenü "ZDV-Webmail" und klicken dann oben rechts auf "Inhalt hinzufügen". Weitere Hinweise zum Konfigurieren der Ansicht vgl. Kap. 50. Abb. 45 Portalseite konfigurieren Anm. zu Abb. 45: Nach "ZDV-Webmail" "Inhalt hinzufügen" wählen Sie beliebig bei "Hier hinzufügen" den gewünschten Inhalt und klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen". Unter Blocktyp (1) wählen Sie den Inhalt für diesen Bereich, der Inhalt wird dann automatisch hinzufügt. Anschließend können Sie (meistens) Details zum Blocktyp konfigurieren (2). Über die kleinen Pfeile (3) tauschen Sie die Position mit dem Nachbarbereich, mit den großen Pfeilen (4) vergrößern Sie einen Bereich. Übernehmen Sie Ihre Änderungen am Bereich durch Klicken auf "Speichern" (unten links). Wollen Sie nachträglich einen Bereich verändern, können Sie es, wenn Sie über "ZDV-Webmail" "Inhalt hinzufügen" wieder auf die Seite gelangen und dann das Symbol mit dem Notizblock und Stift (neben dem Papierkorb, s. Nr. 5) sehen werden. Klicken Sie auf dieses Symbol, um diesen Bereich zu bearbeiten. Mit dem Papierkorb rechts oben (5) löschen Sie einen Bereich. Hinweis: Den Blocktyp (1) "ZDV Webmail: ZDV-News" sollten Sie nicht entfernen, da dort wichtige und aktuelle Hinweise zu lesen sind. Vorschlag zur Konfiguration der Portalseite : Ordnerübersicht Kalender-Übersicht Leer -leer -* Aufgabenübersicht Leer ZDV-News Notizen-Zusammenfassung Leer leer Leer Leer * Wenn Sie hier bereits die ZDV-News einordnen, werden Ihre Notizen sehr weit unten angezeigt. 25 Grundlagen zur gemeinsamen Nutzung von Informationen Sie können im ZDV-Webmailer einige oder alle ihre Kalender, Adressbücher, Aufgabenlisten oder Notizblöcke für andere freigeben. So kann ein Institut z.b. ein gemeinsames Adressbuch besitzen, das entweder von allen oder nur von bestimmten Mitarbeitern gepflegt wird. Ein studentisches Arbeitsteam kann z. B. eine gemeinsame Aufgabenliste führen, deren Einträge nach und nach als "Erledigt" gekennzeichnet oder mit Kommentaren versehen werden. Ein Sekretariat kann online Terminkalender für Mitarbeiter führen. Sie können mehrere Kalender, Adressbücher, Aufgabenlisten oder Notizblöcke anlegen, z. B. jeweils für private und für öffentliche Einträge. Und Sie können die Kalender, Adressbücher, Aufgabenlisten oder Notizblöcke von anderen Personen nutzen. Sie können alle Einträge sehen (z.b. die Termine aus allen Kalendern), ihre privaten und die anderen auf einen Blick, während andere ihre privaten Einträge nicht sehen können. Wie Sie Objekte freigeben, erfahren Sie in folgenden Kapiteln: Kalender (Kap. 26), Adressbücher (Kap. 28), Aufgabenlisten (Kap. 30) und Notizblöcke (Kap. 32). Einträge können zu einem Thema ("Kategorie") gehören, z. B. "Veranstal- 17

18 tung" oder "Wichtig". Sie können eigene Kategorien mit unterschiedlichen Farben anlegen (Kap. 23). Auf der Portalseite können Sie neue Mail, Termine und aktuelle Aufgaben gleichzeitig sehen (Kap 24). 26 Kalender für andere freigeben Nachdem Sie links über "Organisieren" "Kalender", dann oben rechts die Kalenderliste (Abb. 41) geöffnet haben, klicken Sie auf "Kalender verwalten" (Nr. 1). Nun sehen Sie rechts drei Symbole, wobei Sie auf das mittlere Symbol mit den zwei Schlüsseln klicken, um die Rechte zu ändern. Unter Einzelne Benutzer können Sie selbstausgewählte Benutzernamen (ZDV-LoginID) eintragen und zusätzlich bestimmen, welche Rechte sie besitzen dürfen. Geben Sie mindestens das Recht "Zeigen", damit die Personen Ihren Kalender sehen können. Zu den weiteren Einstellungen vergleichen Sie bitte Kap. 34. Speichern Sie nach jedem Schritt Ihre Eintragung und beenden Sie Ihre Arbeit mit "Speichern und Beenden". 27 Kalender von anderen nutzen Wenn Sie den Kalender von anderen Personen nutzen wollen, bitten Sie diese Person, für Sie Rechte einzurichten, siehe Kap. 34. Anschließend sehen Sie diesen Kalender unter "Gemeinsame Kalender", vgl. Kap Adressbuch für andere freigeben Klicken Sie links auf "Organisieren" "Adressbuch" und dann oben rechts auf die Schaltfläche "Meine Adressbücher". Wählen Sie beim jeweiligen Adressbuch, das Sie freigeben wollen, rechts das mittlere Symbol mit den zwei Schlüsseln aus, um die Rechte zu bearbeiten. Tragen Sie unter Einzelne Benutzer selbstausgewählte Benutzernamen (ZDV-LoginID) ein und bestimmen Sie zusätzlich, welche Rechte diese besitzen dürfen. Geben Sie mindestens das Recht "Zeigen", damit die Personen Ihren Kalender sehen können. Zu den weiteren Einstellungen vergleichen Sie bitte Kap. 34. Speichern Sie nach jedem Schritt Ihre Eintragung und beenden Sie Ihre Arbeit mit "Speichern und Beenden". 29 Adressbücher von anderen nutzen Wenn Sie das Adressbuch von anderen Personen nutzen wollen, bitten Sie diese Person, für Sie Rechte einzurichten, siehe Kap. 34. Wenn Sie anschließend Ihr Adressbuch benutzen, sehen Sie zusätzlich die von anderen Personen für Sie freigegebenen Adressbücher. 30 Aufgabenlisten für andere freigeben Klicken Sie links auf "Organisieren" "Aufgaben" und öffnen Sie dann oben rechts die "Aufgabenliste". Wählen Sie Aufgabenlisten aus, indem Sie beliebig ein Häkchen in das Kästchen hinein klicken und anschließend auf "Aufgabenlisten verwalten" gehen. Nun sehen Sie rechts drei Symbole, wobei Sie auf das mittlere Symbol mit den zwei Schlüsseln klicken, um die Rechte zu ändern. Unter Einzelne Benutzer können Sie selbstausgewählte Benutzernamen (ZDV-LoginID) eintragen und zusätzlich bestimmen, welche Rechte diese besitzen dürfen. Geben Sie mindestens das Recht "Zeigen", damit die Personen Ihren Kalender sehen können. Zu den weiteren Einstellungen vergleichen Sie bitte Kap. 34. Speichern Sie nach jedem Schritt Ihre Eintragung und beenden Sie Ihre Arbeit mit "Speichern und Beenden". 31 Aufgabenliste von anderen nutzen Wenn Sie die Aufgabenliste von anderen Personen nutzen wollen, bitten Sie diese Person, für Sie Rechte einzurichten, siehe Kap. 34. Wenn Sie anschließend Ihre Aufgabenlisten benutzen, sehen Sie zusätzlich die von anderen Personen für Sie freigegebenen Aufgabenlisten. 32 Notizblöcke für andere freigeben Kurzfassung für Experten: Klicken Sie links auf "Organisieren" "Notizen" und dann oben rechts auf "Notizblöcke". Hier können Sie Ihre Notizblöcke auswählen, die Sie unter "Notizblöcke verwalten" durch das mittlere Symbol mit den zwei Schlüsseln bearbeiten und freigeben können. Unter Einzelne Benutzer können Sie selbstausgewählte Benutzernamen eintragen und zusätzlich bestimmen, welche Rechte diese besitzen dürfen. Geben Sie mindestens das Recht "Zeigen", damit die Personen Ihren Kalender sehen können. Zu den weiteren Einstellungen vergleichen Sie bitte Kap. 34. Speichern Sie nach jedem Schritt Ihre Eintragung und beenden Sie Ihre Arbeit mit "Speichern und Beenden". 18

19 33 Notizblöcke von anderen nutzen Wenn Sie den Notizblock von anderen Personen nutzen wollen, bitten Sie diese Person, für Sie Rechte einzurichten, siehe Kap. 34. Wenn Sie anschließend Ihren Notizblock benutzen, sehen Sie zusätzlich die von anderen Personen für Sie freigegebenen Notizblock. 34 Rechte bearbeiten Für "Listen" vom Typ Adressbücher, Kalender, Notizblöcke und Aufgabenlisten können Sie anderen ZDV- Benutzern Rechte wie etwa "Bearbeiten" oder "Löschen" geben. Nach dem Öffnen des Fensters zur Bearbeitung der Rechte einer Liste (Kap. 26, 28, 30, 32) tragen Sie unten zunächst den Benutzer ein. Verwenden Sie dazu seinen ZDV-Benutzernamen (ZDV-LoginID nachfragen) und aktivieren Sie die gewünschten Rechte. Achtung: Nicht alle Kombinationen von Rechten sind sinnvoll. Wenn ein Benutzer etwa das Recht zum Bearbeiten bekommt, benötigt er auch das Recht zum Lesen, wer Lesen darf, muss auch das Recht "Zeigen" bekommen usw. Abb. 46 Rechte bearbeiten Anm. zu Abb. 46: Bei (1) tragen Sie zunächst die ZDV-LoginID von demjenigen ein, dem Sie Rechte geben möchten (prüfen Sie vorher, ob er nicht schon auf der Liste der Benutzer oberhalb der Nr. (1) vorhanden ist). Personen, die keine ZDV-LoginID besitzen, können Sie keine Zugriffsrechte geben. Das Recht (2) "Zeigen" bedeutet, dass ein Benutzer Übersichten einsehen kann, in denen die Einträge neutrale Beschriftungen besitzen. Beim Kalender sieht er von einem Termin etwa den Zeitpunkt und den Standardtitel "Termin von bis ". Er kann aber keine Details sehen und die Einträge in der Liste (z. B. Termine) auch nicht öffnen. Sie können das Recht "Zeigen" allein vergeben. Das Recht (3) "Lesen" bedeutet, dass ein Benutzer in Listen den echten Titel eines Eintrags sieht (keinen Standardtitel) und dass er den Eintrag öffnen kann, um die Details (Felder) einzusehen. Bei einem Termin sieht er z. B. alle Felder, die die Bearbeiter ausgefüllt haben. Er kann die Einträge in den Feldern aber nicht verändern. Wenn Sie das Recht "Lesen" vergeben, sollten Sie dem Benutzer auch das Recht "Zeigen" geben. Das Recht (4) "Bearbeiten" bedeutet, dass ein Benutzer Einträge in den Feldern verändern kann und das er in der Liste neue Einträge (z.b. bei Kalendern neue Termine, bei Adressbüchern neue Kontakte usw.) anlegen darf. Wenn Sie dieses Recht vergeben, sollten Sie dem Benutzer auch "Lesen" und "Zeigen" geben. Das Recht (5) "Löschen"" bedeutet, dass der Benutzer ein Element der Liste (z. B. einen Termin) entfernen kann, nicht aber die Liste selbst (den Kalender kann er nicht löschen). Wenn Sie dieses Recht vergeben, sollten Sie dem Benutzer auch "Lesen" und "Zeigen" geben (in der Regel auch "Bearbeiten"). Nachdem Sie mit (6) die Änderungen abgespeichert haben, werden die neuen Rechte bei den Benutzern wirksam. Falls Sie jemandem z. B. bei einem ihrer Kalender mindestens das Recht "Zeigen" gegeben haben, sieht er den Kalender in seiner Kalenderliste. Gegebenenfalls. muss der andere seine Ansicht im ZDV-Webmailer noch mal aktualisieren (z. B. die Rubrik Kalender neu öffnen). Hinweis: Am besten Informieren Sie den Benutzer über seine neuen Zugriffsrechte. Falls er Zugriff auf neue Listen (z. B. auf Kalender) hat, sollte er beim Anlegen eines neuen Elements (Termins) genau darauf achten, in welcher Liste (welchem Kalender) er dies tut. Schlagen Sie ihm vor, das Kapitel 18 noch mal zu lesen (das gilt sinngemäß auch für Adressbücher, Notizblöcke und Aufgabenlisten). 35 Grundlagen der digitalen Terminabstimmung (Teilnehmer) Terminabstimmungen können Sie mit dem ZDV-Webmailer digital erledigen, indem Sie zu einem Termin Teilnehmer hinzufügen (Kap. 36). Sie benötigen dazu lediglich die Mailadressen der Teilnehmer. Dies können auch nicht-universitäre Mailadressen sein und Benutzer anderer Mailprogramme. Die Abstimmungsmails werden automatisch von den Mailprogrammen erzeugt und versendet. In den Mails werden den Beteiligten Antworten und Aktionen zur Auswahl (zum Anklicken) angezeigt (etwa "stimme zu", "lehne ab", "mache anderen Terminvorschlag"). Alle Teilnehmer können sich so an der Terminabstimmung beteiligen, sie dürfen dabei allerdings nicht die Mailadresse wechseln (mehr zu diesem Problem in Kap. 37). In den Mails können Sie außerdem eine Funktion aktivieren, über die Terminkorrekturen in den eigenen Kalender übernommen werden. 19

20 Achtung: Die Antworten (Rückmails) auf diese digitalen Terminabsprachen kommen im Posteingang des "Besitzers" eines Termins (derjenige, der den Termin als erstes im Kalender angelegt hat) an, werden jedoch aus Sicherheitsgründen im ZDV-Webmailer nicht automatisch in den Kalender eingetragen. Er muss die Mail öffnen und "Status der Teilnehmer aktualisieren" auswählen, um den Kalender zu aktualisieren (mehr dazu in Kap. 38). 36 Einem Termin Teilnehmer hinzufügen Während Sie einen Termin anlegen oder bearbeiten (Kap.19), können Sie unter der Rubrik "Teilnehmer" dem Termin Teilnehmer hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer bearbeiten" klicken (Nr. 2 auf Abb. 47). Sollen die Teilnehmer bei jedem Speichern des Termins (also bei allen Änderungen) informiert werden, können Sie nachdem Sie auf "+Wiederholung" geklickt haben, ein Häkchen neben "Aktualisierungen an alle Teilnehmer schicken?" hinein klicken. Abb. 47 Teilnehmer hinzufügen Abb. 48 Teilnehmer bearbeiten Anm. zu Abb. 48: Tragen Sie bei Nr. (1) die Mailadresse eines Teilnehmers ein und klicken Sie bei Nr. (2) auf "Teilnehmer speichern". Bei Nr. (3) können Sie die Anwesenheit eines Teilnehmers als "Notwendig" oder "Freiwillig" einstufen, bei Nr. (4) können Sie sehen, welche Teilnehmer bereits geantwortet haben. Über die Mülleimer-Symbole Nr. (5) lassen sich Teilnehmer entfernen. Empfehlung: Weisen Sie Teilnehmer, die zum ersten Mal auf diese Art Terminabsprachen durchführen, in einer Einladungsmail ausdrücklich darauf hin, dass Terminabsprachen über das Mailprogramm geregelt werden. Beim Beantworten von Terminabstimmungs-Mail müssen einige Dinge beachtet werden (z. B. darf ein Teilnehmer nicht die Mailadresse wechseln). Sie und Ihre Teilnehmer sollten Kap. 37 dazu lesen. Hinweis 1: Tragen Sie keine Mailadressen ein, die an andere Mailadressen weitergeleitet werden, da der Teilnehmer dann (höchstwahrscheinlich) von einer anderen Adresse aus antwortet und vom Kalender nicht mehr erkannt wird. Hinweis 2: Sie können sich auch selber auf die Teilnehmerliste setzen und sich so an den Terminabstimmungen beteiligen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie einen Termin, der sich bereits im Kalender befindet, nicht erneut aus einer Terminabstimmungs-Mail übernehmen. Der bisherige Termin würde dabei überschrieben werden und dabei wichtige Informationen (z. B. die Teilnehmer) verlieren (mehr zu diesem Problem in Kap. 37). Hinweis 3: Wenn Sie "Teilnehmer bearbeiten" wählen, erscheint unten (noch unterhalb von Nr. (2) auf Abb. 48) eine Zeitleiste "Alle Teilnehmer" und "Notwendige Teilnehmer". Diese Leiste wird aus Gründen des Datenschutzes nicht aktualisiert (Sie werden darauf durch eine Meldung aufmerksam gemacht, es handelt sich dabei um keinen Fehler!). 20

21 37 Auf digitale Terminabstimmungs-Mail antworten Falls Ihre Mailadresse in einem digitalen Kalender als Teilnehmer eines Termins eingetragen wurde, erhalten Sie ggf. Terminabstimmungs-Mails, mit deren Hilfe das Vereinbaren von gemeinsamen Terminen automatisiert wird (vgl. Kap. 35). Sie können diese Mail mit dem ZDV-Webmailer oder einem anderen Mailprogramm beantworten. Wenn Sie mehrere Mailadressen besitzen, achten Sie bitte darauf, dass Sie auch mit der Mailadresse antworten, an die die Terminabstimmungs-Mail ursprünglich gesendet wurde. Wählen Sie nach dem Öffnen der Mail zwischen den angebotenen Möglichkeiten aus. Abb. 49 Terminanfrage beantworten (ZDV-Webmailer) Anm. zu Abb. 49: Wählen Sie bei Nr. (1) ihre Reaktion auf die Terminanfrage aus. Achtung: Fügen Sie einem Kalender den Termin nur hinzu, wenn sich der Termin bisher noch nicht im Kalender befand. Falls der Termin sich bereits im Kalender befindet, könnten Sie bei der erneuten Übernahme auf den gleichen Zeitpunkt wichtige Daten des Termins verlieren (diese Gefahr besteht vor allem dann, wenn Sie sich selber nach Kap. 36 als Teilnehmer des Termins hinzugefügt haben). Verwenden Sie zum Antworten die Mailadresse, die Sie bei Nr. (4) bei Ihrem Namen sehen. Bestätigen Sie Ihre Reaktion mit Nr. (2) (der Absender der Anfrage erhält eine automatische Antwortmail von Ihrem Mailprogramm). Achtung: Die digitale Terminabstimmung funktioniert nur, wenn Sie mit exakt der gleichen Mailadresse antworten, an die auch die Anfrage an Sie ursprünglich gesendet wurde. Antworten Sie mit derselben Mailadresse, wechseln Sie nicht die Identität oder das Mailkonto (diese Gefahr besteht vor allem in Mailprogrammen, die mehrere Mail-Konten verwalten oder wenn Sie im ZDV-Webbmailer mehrere Aliase besitzen). Bei Nr. (3) sehen Sie die Termindetails, bei Nr. (4) die Teilnehmer, bei Nr. (5) deren Rolle (z. B. "erforderlicher Teilnehmer") und den Antwortstatus. Diese Angaben gelten für den Absendezeitpunkt der Mail, d. h. inzwischen könnten Teilnehmer bereits zugesagt oder abgelehnt haben, neue Termine vorgeschlagen haben oder von der Teilnehmerliste entfernt worden sein. Als Teilnehmer erhalten Sie aktualisierte Informationen erst, nachdem der "Terminbesitzer" (der Absender der Terminabstimmungs-Mail) seinen Kalender aktualisiert hat (er muss dazu außerdem die Funktion "Aktualisierungen an alle Teilnehmer schicken" (Nr. (1) auf Abb. 47) aktiviert haben). Abb. 50 Terminanfrage beantworten (Outlook) Anm. zu Abb. 50: In Outlook können Sie eine Terminanfrage durch klicken auf die Schaltflächen bei Nr. (1) beantworten. Bevor Sie einen Termin mit Nr. (2) in Ihren Kalender übernehmen, prüfen Sie ggf., ob er sich nicht bereits im Kalender befindet. Achtung: In Outlook werden Terminanfragen z. T. automatisch in den Kalender übernommen. Hinweis: Falls Sie in Outlook mehrere Mailkonten eingerichtet haben, sollten Sie beim Beantworten einer Terminanfrage die Option "Antwort vor dem Senden bearbeiten" aktivieren, damit Sie überprüfen können, ob Sie die Mail mit der richtigen Adresse beantworten. Falls Sie ein falsches Konto verwenden, wird ihre Terminantwort beim Empfänger nicht richtig ausgewertet. Die richtige Mailadresse, die Sie als Absender-Adresse auswählen sollten, ist die Adresse, auf die Sie die Terminanfrage erhalten haben. Beachten Sie dies besonders, wenn Sie Weiterleitungsadressen verwenden. 21

22 38 Beantwortete Terminabstimmungs-Mail übernehmen Falls Sie in Ihrem Kalender einem Termin Teilnehmer hinzugefügt haben (Kap. 36), landen die Antworten auf Terminabstimmungs-Mails in Ihrem Posteingang, werden jedoch aus Sicherheitsgründen nicht automatisch in ihren Kalender übernommen. Erst wenn Sie aktiv die Antworten übernehmen, werden die Teilnehmer über Änderungen benachrichtigt (vorausgesetzt, Sie haben die Funktion "Aktualisierungen an alle Teilnehmer schicken" (Nr. (1) auf Abb. 47) aktiviert). Öffnen Sie die Mail und verwenden Sie bei "Aktionen" die aufklappbare Liste, um die Antwort in den Kalender zu übernehmen. Abb. 51 Antwort in Kalender übernehmen Anm. zu Abb. 51: Ein Teilnehmer hat auf eine Terminanfrage geantwortet. Die bei Nr. (1) ausgewählte Aktion wird durch Klicken auf Nr. (2) durchgeführt. Der aktuelle Status der Teilnehmer wird bei Nr. (3) angezeigt. Warnung: Falls Sie sich selber auch als Teilnehmer eingetragen haben, können Sie feststellen, ob die Teilnehmer automatisch per Mail über Änderungen informiert werden (vgl. das Kästchen bei Nr (1) auf Abb. 47). Falls Sie selber (aus Versehen oder zu Testzwecken) auf ihre eigenen Terminanfrag s antworten, sollten Sie ihre eigene Antwort niemals mit "Los" (2) im Kalender aktualisieren. Sie könnten dabei alle Teilnehmer des Termins verlieren. Übernehmen Sie also nur die Antwortmails der anderen Teilnehmer. Änderungen an ihren eigenen Terminen nehmen Sie stattdessen direkt im Kalender vor (Kap. 18). Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer mit dem richtigen Absender (Mailadresse) antworten. Falls die Mailadresse des Absenders nicht in Ihrer Teilnehmerliste enthalten ist, erhalten Sie beim Versuch zu aktualisieren eine Fehlermeldung (meist: "Beim Aktualisieren des Termins ist ein Fehler aufgetreten. Zugriff verweigert"). Verwenden Sie nach Möglichkeit keine Mailadressen, die vom Empfänger auf andere Mailadressen weitergeleitet werden. 22

23 39 Einführung in Filter Mit Filterregeln können Sie eingetroffene Mail auf bestimmte Inhalte untersuchen und anschließend automatisch löschen, weiterleiten oder in bestimmte Ordner verschieben lassen. Neu eintreffende Mail wird der Reihe nach von allen vorhandenen Filtern geprüft (es sei denn, in einem Filter ist die Option "Weitere Überprüfung anhalten, wenn diese Regel zutrifft" aktiviert). Falls keine Filterregel auf eine neue Mail zutrifft, wird die Mail in den Posteingang ausgeliefert. Zum Thema "Filter" gibt es in der Onlinehilfe (FAQ) ein Bildschirmvideo (vgl. Kap 2). Abb. 52 Filterregeln Um Filter zu bearbeiten, klicken Sie im links gelegenen Menü des ZDV-Webmailers auf "+Webmail" und dann auf "Filter". Hier können Sie Regeln hinzufügen, indem Sie unten auf "Neue Regel" klicken. Sie können die Reihenfolge der Regeln ändern, indem Sie auf die Hoch- und Runterpfeile in der "Verschieben"-Spalte klicken oder neue Regelpositionen in die Eingabefelder eintragen. Die Reihenfolge sollten Sie aber nur sehr vorsichtig ändern, im Zweifelsfalle gar nicht. Sie können Filter ("Regeln") aktivieren und deaktivieren, indem Sie auf das entsprechende Icon in der "Aktiviert"-Spalte klicken. Und Sie können einzelne Regeln bearbeiten, indem Sie auf das Stift-Icon in der "Bearbeiten"-Spalte (oder auf den Regelnamen) klicken. Hinweis 1: Beachten Sie, dass die Regeln in der aufgelisteten Reihenfolge ausgeführt werden. Wird zum Beispiel eine Mail durch einen Eintrag in der Ausschlussliste gelöscht, haben die nachfolgenden Regeln keinen Einfluss auf diese Mail mehr. Falls Sie die Filterregeln falsch umsortieren, kann im schlimmsten Fall ihre Mail nicht mehr richtig funktionieren. Setzen Sie im Notfall ihre Filtereinstellungen komplett zurück (Kap. 10). Hinweis 2: Wenn Sie nicht nur zukünftig eintreffende Mail behandeln wollen, sondern ältere Mail oder Mail in Ordnern suchen wollen, verwenden Sie "virtuelle Ordner" (Kap. 15). 40 Der Filter "Ausschlussliste" (Blacklist) Dieser Filter ist für unerwünschte Mail zuständig, Sie können damit Mail von bestimmten Absendern ausschließen ("Blacklist"). Öffnen Sie den Filter wie in Kap. 39 beschrieben. Mögliche Aktionen sind "Löschen" und "Verschieben". Wenn Sie "Löschen" auswählen, wird jede Nachricht von den festgelegten Absendern sofort gelöscht. Mit "Verschieben" wird die Nachricht in den angegebenen Ordner ausgeliefert. Im Textfeld können Sie pro Zeile eine unerwünschte Mailadresse eingeben, z. B. Der Stern (*) ist als Platzhalter erlaubt, um ganze Adressbereiche festzulegen, z. B. *mailspammer.com Abb. 53 Filter "Ausschussliste" Hinweise: Dieser Filter ist normalerweise der erste Filter und setzt sich daher "gnadenlos" durch. Bei Adressen, die von diesem Filter erkannt werden, sind alle anderen Filter wirkungslos. Sie können beim Lesen von Mail den 23

24 Befehl "Ausschussliste" anklicken, um den (unerwünschten) Absender zu diesem Filter hinzuzufügen. Außerdem können Sie in jedem Mailordner eine oder mehrere Mails auswählen und mit einem Klick auf die Schaltfläche Ausschlussliste die Absenderadressen zur Ausschlussliste hinzufügen (z. B. sichtbar unterhalb der Nr. 7 auf Abb. 21). Wir empfehlen, diesen Filter nur im Notfall zu benutzen, d. h. wenn eine Mailabsender laufend unerwünschte Mail sendet und diese durch die Filter "Sicher Spam" und "Vermutlich Spam" nicht aussortiert wird. Bedenken Sie, dass Spammer oft die Absenderadresse wechseln. Wenn Sie weniger Spam im Posteingang haben wollen, können Sie auch das Greylisting (Kap. 10) aktivieren, die Spam-Filter verschärfen (Kap. 42 und 43) und die Kapitel 47 und 48 anwenden. 41 Der Filter "Positivliste" (Whitelist) Dieser Filter ist für erwünschte Mail zuständig. Mail von den dort eingetragenen Absendern wird sofort in den Posteingang verschoben ("Whitelist"), so dass spätere Filter diese Mail nicht mehr bearbeiten können. Verwenden Sie diesen Filter vor allem in Fällen, in denen erwünschte (!) Mail irrtümlich von den Filtern "Sicher Spam" oder "Vermutlich Spam" aussortiert bzw. gelöscht wird. Öffnen Sie den Filter wie in Kap. 39 beschrieben. Tragen Sie in die Positivliste pro Zeile eine Mailadresse ein, deren Nachrichten Sie immer in Ihrem Postfach haben möchten. Der * ist als Platzhalter erlaubt, um ganze Adressbereiche als erwünscht zu definieren, z. B. *unituebingen.de Abb. 54 Filter "Positivliste" Sie können Adressen von markierter Mail in Mailordnern bzw. beim Lesen von Mail hinzufügen, indem Sie auf den Textlink "Positivliste" klicken (z. B. bei Nr. 5 sichtbar auf Abb. 21). Eine Alternative zur "Positivliste" wäre ein Filter, wie er in Kap. 49 vorgestellt wird (dort wird bestimmte Mail allerdings nicht in den Posteingang, sondern in einen anderen Ordner verschoben). 42 Der Filter "sicher Spam" (s-spam) Dieser Filter sucht in der Headerzeile "X-Spam-Level" standardmäßig nach 10 oder mehr Sternchen und löscht diese Mail sofort. Der ZDV-Spamfilter vergibt für den "X-Spam-Level" viele Sternchen, wenn eine eintreffende Mail viele typische Merkmale von unerwünschter Werb besitzt (vgl. auch Abb. 37 und Abb. 38). Öffnen Sie den Filter wie in Kap. 39 beschrieben. Standardmäßig ist der Filter wie folgt eingestellt: Abb. 55 Der Filter "Sicher Spam" Manche Benutzer verschieben Mail mit hohem Spamlevel auch in den Ordner "s-spam", dann sieht die Nr. 5 auf Abb. 55 so ähnlich aus, wie die Nr. 5 auf Abb. 56, nur dass der Ordner s-spam verwendet wird. Wenn weniger Mail als "sicher Spam" behandelt werden soll, können Sie die Anzahl der Sternchen erhöhen. Mehr dazu in der Onlinehilfe (FAQ) unter dem Stichwort "Spamfilter anpassen" (vgl. Kap 2). Mail mit weniger als 10 Sternchen wird normalerweise vom Filter "vermutlich Spam" (Kap. 43) behandelt. Um Mail vor dem Spam-Filter zu schützen, können Sie die in Kapitel 41 und 49 vorgestellten Methoden verwenden. Wenn Sie weniger Spam im Posteingang haben wollen, können Sie, statt die Zahl der Sternchen zu ändern, auch das Greylisting (Kap. 10) aktivieren (sehr empfohlen) und die Kapitel 40, 47 und 48 anwenden. 24

25 43 Der Filter "vermutlich Spam" (v-spam) Dieser Filter sucht in der Headerzeile "X-Spam-Level" standardmäßig nach 5 oder mehr Sternchen und verschiebt diese Mail in den Ordner v-spam. Der ZDV-Spamfilter vergibt für den "X-Spam-Level" Sternchen, wenn eine eintreffende Mail typische Merkmale von unerwünschter Werb besitzt (vgl. auch Abb. 37 und Abb. 38). Öffnen Sie den Filter wie in Kap. 39 beschrieben. Standardmäßig ist der Filter wie folgt eingestellt: Abb. 56 Der Filter "vermutlich Spam" Hinweis: Den Ordner v-spam sollten Sie regelmäßig (z.b. wöchentlich) kontrollieren, da gelegentlich auch mal eine Nicht-Spam-Mail darin sein kann. Mail, die tatsächlich Spam ist, sollten Sie löschen, damit Sie den Ihnen zur Verfügung stehende Speicherplatz nicht überschreiten. Wie Sie v-spam aufräumen, ist in Kapitel 11 ausführlich beschrieben. Wenn weniger Mail nach v-spam verschoben werden soll, können Sie die Anzahl der Sternchen erhöhen. Wenn Sie hingegen die Anzahl der Sternchen in dieser Regel verringern, laufen Sie Gefahr, dass mehr "echte Mail" als Spam behandelt wird. Mehr dazu in der Onlinehilfe (FAQ) unter dem Stichwort "Spamfilter anpassen" (vgl. Kap 2). Mail mit mehr als 9 Sternchen wird normalerweise vorher vom Filter "sicher Spam" (Kap. 42) behandelt. Um Mail vor dem Spam-Filter zu schützen, können Sie die in Kapitel 41 und 49 vorgestellten Methoden verwenden. Wenn Sie weniger Spam im Posteingang haben wollen, können Sie, statt die Zahl der Sternchen zu ändern, auch das Greylisting (Kap. 10) aktivieren (sehr empfohlen) und die Kapitel 40, 47 und 48 anwenden. 44 Der Filter "Abwesenheit" Sie können für einige Tage ihre (dienstliche) Mail nicht beantworten, weil Sie z. B. auf Reisen, krank oder beurlaubt sind? In dieser Zeit können Sie den normalerweise ausgeschalteten Filter mit dem Namen "Abwesenheit" aktivieren. Er beantwortet dann eintreffende Mail automatisch mit einem Hinweistext, den Sie selber festlegen können. Öffnen Sie den Filter, indem Sie auf den Regelnamen "Abwesenheit" klicken (vgl. Abb. 52 bzw. Kapitel 39), legen Sie den Text fest (Nr. 6 auf Abb. 57), speichern Sie die Änderung ab und vergewissern Sie sich, dass der Filter aktiviert ist, er muss dazu in der Spalte "Aktiviert" (Abb. 52) ein grünes Häkchen besitzen. Abb. 57 Abwesenheitsmeldung Abb. 58 Abwesenheitsmeldung erweitert Anm. zu Abb. 57 und zu Abb. 58: Derzeit ist der Filter noch deaktiviert (1), Sie müssen ihn noch aktivieren (vgl. Abb. 52). (2) kann leer bleiben. (4) So viele Tage wird gewartet, bis der gleiche Mailpartner erneut eine Abwesenheitsmeldung bekommt, wenn er Ihnen weitere Mail sendet. Bei (6) geben Sie Ihre Abwesenheitsmeldung ein (bitte die Zeichen xx ersetzen oder einen eigenen Text verfassen). Um Probleme mit der Darstellung der Zeichen 25